「PTA会計担当になることになった…どうやって会計報告書を作ればいいの？」そんな不安を抱えているあなたに、安心してください。PTA会計は決して難しいものではありません。この記事では、会計初心者でも確実に報告書を完成させられる具体的な方法をお伝えします。
PTA会計報告書は、保護者から預かった大切な会費がどのように使われたかを明らかにする重要な書類です。透明性のある報告を行うことで、会員の信頼を獲得し、PTA活動への参加意欲を高めることができます。
・PTA会計報告書を作るための具体的な5ステップ
・コピペで使える実用的なテンプレート（規模別3種類）
・初心者がつまずきやすいポイントと解決法
・総会でスムーズに報告する方法
・トラブルを防ぐための実践的なコツ
PTAの運営方法は地域や学校により大きく異なります。この記事は一般的な内容を基に作成しており、すべての状況に適用できるとは限りません。実際の運営については、お住まいの地域のPTA連絡協議会、学校、教育委員会にご確認ください。また、税務や法務に関する詳細は、必要に応じて専門家にご相談することをお勧めします。
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PTAの会計報告書とは
PTA会計報告書とは、一定期間（通常4月から翌3月の1年間）における収支をまとめた書類のことです。
PTAは法人格を持たない任意団体として「人格のない社団等」に分類され、（収益事業を行っていない場合）PTAの会計を個別具体的に規制するルール（法律）は存在しません。そのため、難しい会計知識は不要で、家計簿のような感覚で作成できます。
PTAは任意加入の団体であり、加入や役員就任を強制することはできません。この記事は、PTA活動に参加される方が会計業務を円滑に行えるよう支援することを目的としています。PTAの在り方について疑問や負担感がある場合は、学校やPTA内で率直に話し合うことをお勧めします。
企業の決算書との違い
| 項目 | PTA会計報告書 | 企業の決算書 |
|---|---|---|
| 作成義務 | 法的義務なし（会員への説明責任のため） | 法的義務あり |
| 記帳方法 | 単式簿記（家計簿と同じ） | 複式簿記 |
| 必要な知識 | 基本的な計算ができれば十分 | 専門的な会計知識が必要 |
| 書式の自由度 | 高い（各PTAで決められる） | 低い（法律で決まっている） |
初心者でも失敗しない5ステップ作成法
PTA会計報告書の作成は、以下の5つのステップに分けて取り組めば、初心者でも確実に完成させることができます。焦らず一つずつ進めていきましょう。
- 書類を集める
通帳、領収書、前年度報告書など必要な書類をすべて集めます。この段階で足りない書類があっても慌てる必要はありません。 - 収支を分類する
収入と支出を項目ごとに分けて整理します。迷った時は前年度の報告書を参考にしましょう。 - テンプレートに入力する
整理した数字をテンプレートに入力します。最初は鉛筆で書いて、確認後にペンで清書すると安心です。 - 監査を受ける
他の役員に確認してもらいます。間違いがあっても大丈夫、一緒に修正すれば問題ありません。 - 総会で報告する
作成した報告書をもとに、要点を絞って報告します。詳しい質問があれば後で個別に対応しましょう。
ステップ1：必要書類の準備
まず、以下の書類を集めましょう。すべて揃わなくても作業は始められます。
□ PTA口座の通帳（1年分）
□ 現金で支払った領収書・レシート（日付順に整理）
□ 前年度のPTA会計報告書
□ 今年度の予算書
□ 会費徴収の記録
□ 銀行振込の控え（ある場合）
ステップ2：収支の分類と帳簿作成
収支報告書の差引収支は、必ず手元の現金残高と突き合わせ、相違がないかを確認することが必要です。そのためには、日々の収支を記録する帳簿の作成が欠かせません。
PTA会計では、最低限以下の帳簿を作成しましょう：
| 帳簿名 | 記録する内容 | 記入タイミング |
|---|---|---|
| 現金出納帳 | 現金の入金・出金とその残高 | 現金を扱うたびに即座に |
| 預金出納帳 | 銀行口座の入金・出金とその残高 | 月1回の通帳記帳時 |
| 会費収入台帳 | 各家庭からの会費納入状況 | 会費収納のたびに |
現金出納帳の具体的な書き方
日付｜摘要（内容）｜収入｜支出｜残高
4/1｜前年度繰越｜50,000｜－｜50,000
4/5｜文房具購入｜－｜1,500｜48,500
4/10｜会費収入｜30,000｜－｜78,500
4/15｜コピー代｜－｜800｜77,700
※領収書番号も記載すると管理しやすくなります
・記入は必ずその日のうちに行う
・修正時は訂正印を押し、二重線で消す
・前年度と同じ項目名を使う（比較しやすくするため）
・領収書番号と帳簿を対応させる
・電卓で計算し、必ず2回確認する
・月末には必ず残高を実際の現金・預金と照合する
PTA規模別の項目設定
| 学校規模 | 世帯数目安 | 収支項目数の目安 | 管理のポイント |
|---|---|---|---|
| 小規模校 | 50世帯以下 | 収入5項目・支出8項目程度 | シンプルに大項目でまとめる |
| 中規模校 | 51〜200世帯 | 収入7項目・支出12項目程度 | 行事ごとに分類して管理 |
| 大規模校 | 200世帯以上 | 収入10項目・支出15項目程度 | 委員会別に細かく分類 |
コピペで使える実用テンプレート
以下のテンプレートをご活用ください。あなたの学校の規模に合うものを選んで、数字を入れ替えてお使いください。
標準版テンプレート（中規模校向け）
令和6年度 ○○小学校PTA 会計決算報告書 【基本情報】 作成日：令和7年3月15日 会員数：120世帯 会計年度：令和6年4月1日〜令和7年3月31日 PTA会長：山田 太郎 印 会計担当：鈴木 花子 印 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【収入の部】 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 前年度繰越金 158,500円 会費収入（120世帯×3,000円） 360,000円 バザー収益 85,300円 資源回収収益 12,600円 学校補助金 20,000円 預金利息 180円 雑収入 3,200円 ───────────────────────────────── 収入合計 639,780円 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【支出の部】 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ◆学校行事関連費 運動会関連費 28,500円 文化祭関連費 22,000円 卒業関連費 35,600円 入学関連費 18,200円 小計 104,300円 ◆PTA活動運営費 広報活動費 15,800円 会議費 8,500円 通信運搬費 12,300円 事務用品費 6,200円 小計 42,800円 ◆備品・設備費 テント購入費 45,000円 音響機器修理費 8,500円 保管庫設置費 25,000円 小計 78,500円 ◆各種負担金・会費 市P連年会費 15,000円 県P連年会費 3,000円 安全共済会費 18,600円 小計 36,600円 ◆その他 慶弔費 5,000円 雑費 3,800円 小計 8,800円 ───────────────────────────────── 支出合計 271,000円 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【収支差額】 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 収入合計 639,780円 支出合計 271,000円 ───────────────────────────────── 当期収支差額 368,780円 次年度繰越金 368,780円 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【監査報告】 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 上記決算について、帳簿および証拠書類を確認した結果、 適正に処理されていることを証明いたします。 令和7年3月12日 監事 田中 一郎 印 監事 佐藤 美智子 印 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【備考・来年度への申し送り】 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・現金残高と通帳残高の照合確認済み ・次年度繰越金は○○銀行○○支店 普通預金123456に保管 ・来年度は体育館エアコン設置のため追加積立を検討 ・テント保管庫の鍵は職員室で保管
簡易版テンプレート（小規模校向け）
令和6年度 ○○小学校PTA 会計報告書 【基本情報】 会員数：35世帯 作成日：令和7年3月20日 【収入】 前年度繰越金 78,400円 会費収入 105,000円 （35世帯×3,000円） バザー収益 32,800円 その他収入 2,500円 ────────────────────── 合計 218,700円 【支出】 行事運営費 65,200円 備品購入費 28,000円 通信事務費 8,900円 負担金・会費 12,500円 その他 3,600円 ────────────────────── 合計 118,200円 【次年度繰越】 収支差額 100,500円 【確認済み】 PTA会長 ○○ ○○ 会計担当 ○○ ○○ 監査 ○○ ○○ ○○ ○○
総会での上手な報告方法
報告書ができあがったら、総会で分かりやすく説明しましょう。以下のポイントを押さえれば、5分程度でスムーズに報告できます。
報告の基本構成（5分間で完了）
1. 挨拶と概要（1分）：「今年度の会計についてご報告します」
2. 収入の説明（1.5分）：「主な収入は会費とバザー収益です」
3. 支出の説明（2分）：「主に子どもたちの行事と備品に使いました」
4. 繰越金の説明（0.5分）：「来年度への繰越は○万円です」
実際の報告例
「会計の○○です。令和6年度の会計報告をいたします。
まず全体の概要ですが、収入が約64万円、支出が約27万円で、約37万円を来年度に繰り越すことができました。
収入の主なものは、皆様からの会費36万円とバザー収益8万5千円です。バザーは雨の予報でしたが、多くの方にご協力いただき、昨年を上回る収益となりました。
支出については、運動会や文化祭などの行事費に約10万円、新しいテントなどの備品に約8万円を使いました。特に今年は古くなったテントを新調でき、来年度からより安全に使用できます。
繰越金37万円については、来年度予定されている体育館エアコン設置の積立金として活用予定です。詳細は配布資料をご覧ください。ありがとうございました。」
質問への回答準備
| よくある質問 | 回答のポイント |
|---|---|
| 「繰越金が多すぎませんか？」 | 具体的な使用予定を説明する（設備投資、緊急時の備えなど） |
| 「○○費の内訳は？」 | 主な支出項目を2〜3個挙げて「詳細は後ほどお話しします」 |
| 「前年と比べてどうですか？」 | 増減の主な理由を簡潔に説明する |
| 「監査は適切に行われましたか？」 | 監査日時と監査役の名前、確認項目を説明する |
初心者がつまずきやすいポイントと解決法
実際にPTA会計を担当される方が困りがちなポイントと、その解決方法をまとめました。事前に知っておくことで、多くのトラブルを避けることができます。
よくある困りごとと対策
| 困りごと | 原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| 帳簿と現金が合わない | 記帳漏れや計算ミス | 支出のたびに即座に記帳する習慣をつける |
| 領収書を紛失した | 整理方法が決まっていない | 月別ファイルを作り、受け取ったらすぐ保管 |
| どの項目に入れるか迷う | 項目の基準が曖昧 | 前年度の報告書を見て同じ分類にする |
| 作業時間が足りない | 年度末にまとめて作業 | 月1回の簡単な残高確認を習慣化 |
監査を成功させるコツ
収支報告書は、監査役による監査が行われることがあります。監査を円滑に進めるためのポイントをお伝えします。
- 事前準備をしっかり行う
監査日の1週間前までに、すべての書類を整理して監査役に渡しておきます。 - 監査日程は余裕を持って設定
平日の夜や土日など、監査役の都合に合わせて2〜3時間確保します。 - 不明点は素直に相談
分からないことがあれば隠さずに相談し、一緒に解決策を考えます。 - 監査報告書を作成してもらう
監査完了後、監査役に簡単な報告書を作成してもらいます。
PTA会計の内部統制システム
PTA会計では、不正を防止し適正な会計処理を確保するため、内部統制システムの構築が重要です。複雑な仕組みは必要ありませんが、最低限のルールを決めて運用しましょう。
基本的な職務分離の原則
| 担当者 | 主な職務 | 分離の理由 |
|---|---|---|
| 会計担当 | 帳簿作成、現金管理、支払処理 | 日常の会計処理を担当 |
| 会長 | 通帳・印鑑の保管、高額支出の承認 | 最終的な承認権限を持つ |
| 監事（監査役） | 帳簿と現金の照合、定期チェック | 客観的な監視を行う |
承認プロセスの明確化
・1万円未満：会計担当の判断で支出可能
・1万円以上5万円未満：会長の事前承認が必要
・5万円以上：役員会での承認が必要
・緊急時の支出：事後承認でも可（翌月役員会で報告）
※金額基準は各PTAの規模に応じて調整してください
実践的な内部統制の仕組み
- 二重チェック体制
すべての現金の出し入れは、会計担当以外の1名が立ち会って確認します。大きな金額の場合は会長が立ち会うことをお勧めします。 - 定期的な残高照合
月1回、帳簿の残高と実際の現金・預金残高を照合し、監事が確認します。不一致があれば即座に原因を調査します。 - 領収書管理の徹底
すべての支出で領収書を取得し、連番を付けて管理します。領収書のない支出は出金伝票を作成し、承認者の印を必須とします。 - 役員会での定期報告
月次または四半期ごとに収支状況を役員会で報告し、異常な支出がないかチェックします。 - 通帳・印鑑の分離管理
通帳は会計担当、印鑑は会長が管理し、支払いの際は必ず両者が立ち会います。
トラブル防止のための実践的なアドバイス
内部統制システムを構築した上で、日常的にトラブルを防ぐための具体的なアドバイスをお伝えします。
・現金は必要最小限しか手元に置かない
・大きな支払いは銀行振込を利用する
・現金を保管する場合は金庫等の安全な場所に
・現金の出し入れは必ず2名以上で確認する
・通帳と印鑑は別々の人が管理する
・支出の都度、即座に出納帳に記録する
地域・学校特性に応じた配慮
PTAの運営方法は地域や学校の規模によって大きく異なります。以下の点を確認して、お住まいの地域に適した方法を採用してください。
| 確認項目 | 確認先 | 確認内容 |
|---|---|---|
| 地域のPTAルール | 市町村PTA連絡協議会 | 報告書の様式、総会の時期、監査方法 |
| 学校との協力体制 | 学校事務室、前年度PTA役員 | 予算の立て方、学校への支援ルール |
| 法的・制度的な注意点 | 教育委員会 | 学校への寄付のルール、公費との区分 |
・PTAは学校とは独立した任意団体です
・学校への支援は「寄付」として適切な手続きが必要な場合があります
・公費で賄うべき経費との区分を明確にしましょう
・学校側の要請であっても、PTA総会での承認が必要です
・教育委員会のガイドラインがある地域は必ず確認してください
引き継ぎで失敗しないために
PTAなどは、年度ごとに役員が変わるケースも少なくありません。会計担当者の引き継ぎのためにも、帳簿の作成は大切です。
・年間スケジュール表の作成（いつ何をするか）
・銀行手続きの方法をメモ（必要書類、担当者連絡先）
・よく使う業者の連絡先リスト
・今年度困ったことと解決方法の記録
・来年度の注意事項（設備投資予定など）
作業効率を上げる実践的なコツ
経験を重ねることで身についた、作業を効率的に進めるためのちょっとしたコツをお伝えします。
・領収書は月別クリアファイルで管理（探す時間が激減）
・Excel使用時は合計欄に「=SUM」関数を活用（計算ミス防止）
・大きな支出は事前に役員会で相談（後々のトラブル回避）
・通帳記帳は月1回必ず行う（残高不一致の早期発見）
・不明な支出は写真を撮って記録（後で調べやすい）
よくある質問
PTA会計報告書はいつまでに作成すればよいですか？
年度末から1〜2ヶ月以内が一般的です。4月中に作成し、5〜6月の総会で報告する学校が多いようです。ただし、学校によって総会の時期が異なりますので、前年度のスケジュールを確認することをおすすめします。余裕を持って、総会の1週間前には完成させておくと安心です。
簿記の知識がなくても大丈夫ですか？
はい、全く問題ありません。PTA会計は家計簿と同じ単式簿記で十分です。収入と支出を項目別に分けて足し算と引き算ができれば作成できます。難しい仕訳や専門用語を覚える必要はありませんので、安心してください。
監査はどのように行えばよいですか？
監査役2名にお願いして、帳簿と通帳、領収書を確認してもらいます。具体的には、①通帳の残高と帳簿の一致確認、②主な領収書の確認、③計算の再チェック、④現金の実査を行います。監査の時間は内容や規模によって異なりますが、問題がなければ監査報告書に署名・押印してもらいます。
領収書をもらい忘れた場合はどうすればよいですか？
出金伝票を作成して対応します。支払日、金額、支払先、支払目的、支払者名を記載し、可能であれば支払先に証明印をもらいます。ただし、これは例外的な処理ですので、原則として全ての支出で領収書を取得するよう心がけてください。
繰越金はどのくらいが適切ですか？
明確な基準はありませんが、年間支出の20〜30%程度が目安とされています。重要なのは金額の妥当性を会員に説明できることです。大型設備の購入予定、緊急時の備え、活動の継続性確保など、具体的な理由があれば問題ありません。
PTAは税金の申告が必要ですか？
PTAは税法上、「人格のない社団等」に含まれ、（収益事業を行っていない場合）PTAの会計を個別具体的に規制するルール（法律）は存在しません。通常の会費収入やバザーなどの収益は収益事業に該当せず、法人税の申告は不要です。ただし、継続的な商品販売を行う場合は専門家にご相談ください。
他の学校と会計処理が違っても大丈夫ですか？
はい、問題ありません。PTAは独立した任意団体のため、各校で会計基準が異なるのは正常です。ただし、以下の点にご注意ください：①地域のPTA連絡協議会のルールがある場合は確認する、②教育委員会から指導要領がある場合は従う、③近隣校との情報交換で改善点を見つける。同じ市内でも学校規模、地域性、保護者の職業構成によって大きく運営方法が異なることは珍しくありません。
PTAで人を雇った場合の注意点はありますか？
PTAがアルバイトや業務委託で人を雇った場合、法律上はPTA側に源泉徴収票を渡す義務があります。年間支払額が一定額を超える場合は源泉徴収や支払調書の作成・提出が必要になる場合があります。詳しくは税理士や税務署にご相談ください。
まとめ
PTA会計報告書の作成は、最初は複雑に感じるかもしれませんが、基本的な手順を理解すれば対応可能です。この記事でご紹介した方法は一般的なガイドラインであり、お住まいの地域や学校の状況に応じて調整が必要な場合があります。
□ 完璧な会計処理よりも透明性の確保を最優先する
□ 分からないことは素直に相談し、一人で抱え込まない
□ 地域のPTAルールや学校の方針を事前に確認する
□ 前年度の方法を参考にしながら無理のない改善を図る
□ 会員への説明責任を果たせる最低限の記録を残す
□ 監査を通じて客観的なチェックを受ける
□ 次年度への引き継ぎ資料を分かりやすく作成する
□ 負担が大きすぎる場合は役員会で業務の見直しを相談する
PTAは保護者のボランティア活動です。専門的な会計知識よりも、保護者同士の協力と相互理解が何より大切です。会計業務も含めて、無理のない範囲でPTA活動に参加し、子どもたちの教育環境向上に貢献していければと思います。困った時は地域のPTA連絡協議会や学校関係者、必要に応じて専門家に相談しながら、安心してお取り組みください。
・完璧な会計処理よりも透明性と説明責任を重視する
・分からないことは素直に「分からない」と言う
・一人で全てを背負わず、複数人でサポートし合う
・必要に応じて会計処理の簡素化を提案する
・心身の負担が大きい場合は役員会で相談する
参考文献・引用情報
- 収支報告書（会計報告書）とは？役割や主な記載項目などを解説 – 弥生
- 会計報告書の簡単な書き方は？部活や町内会で必要な際の記載項目も解説 – ジンジャー
- 町内会等の会計報告書の書き方・話し方・テンプレート – マネーフォワード
- PTAの法的側面｜全国PTA連絡協議会
- PTAの会計処理にまつわる？？？ – PTA’S（ピータス）
- PTAの税金の申告は？ – gerbera partners