PTAお便りの書き方｜コピペで使える例文テンプレートと基本ルール

「PTAお便りを初めて作ることになったけれど、どう書けばいいのか分からない」。そんな方のために、すぐに使える例文テンプレートと基本的な書き方をご紹介します。

この記事を読めば、よくある5つの場面で使えるテンプレート、個人情報で気をつけるべきポイント、読みやすい文章を書くコツが分かります。初心者の方でも15分程度で、安心してお便りを作成できるようになります。

PTAお便りの基本3ルール

ルール1：最初に「何のお便りか」を書く

読む人が内容をすぐに理解できるよう、冒頭で目的を明確に伝えます。「運動会のお知らせ」「ボランティア募集について」など、具体的に書きましょう。

ルール2：大切な情報は箇条書きにする

日時・場所・持ち物・費用・締切・連絡先などは、箇条書きで整理すると読みやすくなります。文化庁も「三つ以上の項目は箇条書きを用いる」と推奨しています。

ルール3：写真と名前は同意を確認する

子どもの顔が写った写真や名前を載せる場合は、事前に保護者の同意を得ることが法律で義務付けられています。トラブルを避けるため、必ず確認しましょう。

今すぐ使える例文テンプレート

テンプレート1：行事案内

件名：【PTA】運動会のご案内（5月18日土曜日）

保護者の皆様

いつもPTA活動にご協力いただき、ありがとうございます。

下記のとおり運動会を開催いたします。

【日時】5月18日（土）午前8時30分～午後3時
【場所】本校校庭
【雨天時】5月19日（日）に延期
【持ち物】レジャーシート・帽子・水筒
【駐車場】ありません（公共交通機関をご利用ください）
【問合せ】PTA体育委員会　田中（090-0000-0000）

子どもたちの頑張りをぜひご覧ください。

○○小学校PTA体育委員会

テンプレート2：参加者募集

件名：【募集】家庭教育講演会の参加者募集

保護者の皆様

下記の講演会を開催いたします。ぜひご参加ください。

【テーマ】「子どもとスマホ～上手な付き合い方～」
【講師】○○大学　△△先生
【日時】6月15日（木）午後7時～8時30分
【場所】本校視聴覚室
【参加費】無料
【定員】50名（先着順）
【申込締切】6月10日（月）
【申込方法】メールまたは電話
【連絡先】PTA成人教育委員会　佐藤（kouenkai@example.com）

【申込時にお知らせください】
・お名前
・お子様の学年
・電話番号

多くの方のご参加をお待ちしています。

○○小学校PTA成人教育委員会

テンプレート3：お礼・報告

件名：【御礼】バザーへのご協力ありがとうございました

保護者の皆様

11月10日のPTAバザーでは、多くの方にご協力いただき、ありがとうございました。

【結果報告】
・来場者：約500名
・売上：25万円
・ボランティア参加：60名

おかげさまで大成功となりました。

収益は図書購入費として活用させていただきます。

今後ともPTA活動へのご協力をお願いいたします。

○○小学校PTAバザー実行委員会

テンプレート4：訂正・お詫び

件名：【訂正】授業参観の日程について

保護者の皆様

昨日配布した「3月行事予定」に間違いがありました。

【訂正内容】
授業参観・懇談会の日程
正しい日程：3月8日（金）
間違った記載：3月5日（火）

正しくは3月8日（金）です。

ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。

ご質問は下記までご連絡ください。

○○小学校PTA広報委員会　田中
電話：090-2222-2222

テンプレート5：提出物の依頼

件名：【提出のお願い】卒業記念品アンケート（締切1月31日）

6年生保護者の皆様

卒業記念品を決めるため、アンケートにご協力ください。

【提出締切】1月31日（水）
【提出方法】担任の先生へ提出

【記念品の選択肢】
1. 文房具セット
2. 図書カード（1,000円分）
3. 記念品（キーホルダー等）

ご希望の番号を○で囲んでください。

まだ提出されていない方は、お早めにお願いします。

○○小学校PTA6年委員会　山田

写真と名前を載せる時の法的注意点

個人情報保護法とPTAの関係

平成29年の個人情報保護法改正により、PTAも法的義務の対象となりました。子どもの顔が分かる写真や名前は「個人情報」として、適切な取り扱いが求められます。

簡単な同意書の作り方

PTA活動での写真使用について

○○小学校PTA　様

令和6年度のPTA活動で、下記の写真使用について同意します。

【使用する写真】お子様の学校生活・PTA行事での写真
【使用目的】PTA広報紙・ホームページ
【使用期間】令和6年4月～令和7年3月

□ 同意します
□ 同意しません

お子様の名前：
学年・組：
保護者名：　　　　　　　印
日付：令和　年　月　日

無料テンプレートと素材の活用法

信頼できる無料テンプレート入手先

テンプレート選択のコツ

見た目よりも実用性を重視しましょう。文字が読みやすく、必要な情報を整理しやすいシンプルなデザインがおすすめです。白黒印刷でも見やすいかどうかも確認してください。

著作権に注意した画像使用

インターネットで見つけた画像は、多くが著作権で保護されています。無料のフリー素材サイト（いらすとや等）の画像や、テンプレートサイトで提供されている画像のみを使用してください。

作成から配布までの実務ガイド

効率的な作成手順

印刷・配布の注意点

配布前の必須チェック項目

よくある間違いと対策

よくある質問

PTAは学校の組織ですか？

PTAは学校とは別の独立した組織です。保護者と先生で作る任意の団体で、入会・退会は各家庭の判断に委ねられています。そのため、学校とは別に、PTA独自のルールで運営する必要があります。

子どもの写真を載せても大丈夫ですか？

顔が分かる写真は個人情報に該当するため、事前に保護者の同意が必要です。年度初めに「PTA活動での写真使用」について同意を得ておけば、その後のお便りで使用できます。同意を得ていない場合は、写真の使用を控えてください。

文章が硬くなってしまいます。

「いつもありがとうございます」「皆様のご協力により」など、感謝の表現を使うと親しみやすくなります。また、「子どもたちのために」という共通の思いを表現に込めると、自然で温かい文章になります。

メールと紙、どちらで配布すべきですか？

重要な案内（運動会・授業参観等）は紙とメール両方で配布すると確実です。日常的な連絡はメール中心で構いませんが、すべての家庭がメールを確認するとは限らないため、重要度に応じて使い分けましょう。

作成時間を短くするにはどうすればいいですか？

過去のお便りを保存しておき、テンプレートとして活用することが効果的です。行事ごとに基本の形を作っておけば、日時や詳細だけを変更するだけで短時間で作成できます。

間違いを見つけた場合はどうすればいいですか？

速やかに訂正のお便りを作成し、配布してください。間違いの内容、正しい情報、お詫びの言葉を簡潔に記載します。重要な間違い（日時・場所等）の場合は、メールでも速報として流すことをお勧めします。

まとめ

PTAお便りの作成は、基本的なルールを覚えれば誰でもできる作業です。「目的を最初に書く」「大切な情報は箇条書きにする」「写真・名前は同意を取る」という3つのルールを守り、この記事のテンプレートを参考にすれば、読みやすく安全なお便りが作成できます。

最も大切なのは、読む人の立場に立って分かりやすく書くことです。完璧を目指さず、必要な情報が正確に伝わることを重視してください。個人情報の取り扱いに注意しながら、保護者の皆様とのコミュニケーションツールとして、お便りを有効活用してください。

PTA活動は子どもたちの豊かな学校生活を支える大切な活動です。お便りを通じて、保護者同士そして学校との良好な関係を築き、充実したPTA活動を実現していきましょう。

参考文献

• 個人情報保護委員会「個人情報保護法について」
• 文化庁「公用文作成の考え方（建議）」
• 東京都PTA協議会「個人情報保護法とは」
• 全国PTA連絡協議会「個人情報保護テンプレート」
• Microsoft Office「お知らせ文書テンプレート」