検収作業が完了した際の「検収しました」メールは、プロジェクトを円滑に完了させるための重要なコミュニケーションです。適切な書き方により、相手に安心感を与え、次の手続きをスムーズに進めることができます。
「検収しました」メールでは、判定結果と検査完了日を明確に伝えることで、相手が迷わず次のアクションを取れるようになります。逆に、結果が曖昧、日付の記載漏れ、次の手順案内不足があると、プロジェクトの完了が遅れてしまいます。
この記事では、検収結果別に使える「検収しました」メールのテンプレート8選と、失敗しない書き方のポイントを分かりやすく解説します。30秒でコピペできる実用的な例文で、どんな状況にも対応可能です。
参考：【例文付】英語の検収依頼メールの書き方完全ガイド
参考：【例文8選】検収メール返信の書き方｜受領から合否通知まで完全ガイド
参考：取引・会計に関する実務メール大全【保存版】
「検収しました」メールで守るべき3つの基本ルール
検収完了を伝えるメールには、相手が混乱せずに次の手続きを進められるよう、以下の3つのルールがあります。これらを守ることで、プロジェクトを円滑に完了させることができます。
「合格」「差戻し」「部分合格」など、検収の結果を冒頭でハッキリと伝えます。相手にとって最も知りたい情報なので、回りくどい説明は避けて結論から入りましょう。
検査完了日を具体的に記載する
「8月30日」のように具体的な日付を必ず書きます。これは相手が支払い期限を正しく計算するために必要な重要な情報です。
次にやることを分かりやすく案内する
合格なら「請求書を発行してください」、差戻しなら「○日までに修正版をお送りください」など、相手が次に何をすれば良いかを具体的に伝えます。
検査完了日が重要な理由
検収合格時に検査完了日を明記するのは、単なる記録のためではありません。法的にも重要な意味があります。
法律では、検査が完了した日から60日以内に代金を支払うことが定められています。検査完了日を明記することで、相手が正しい支払い期限を設定でき、トラブルを防げます。
状況別「検収しました」メール件名の作り方
件名は相手が受信箱を見た瞬間に、検収結果と重要な日付が分かるように書きましょう。以下のパターンを参考にしてください。
| 検収結果 | 件名の作り方 | 具体例 |
|---|---|---|
| 合格 | 【検収完了（合格）】案件名（検査完了日） | 【検収完了（合格）】ホームページ制作（検査完了日：8/30） |
| 軽微指摘あり | 【検収完了（軽微指摘あり）】案件名 | 【検収完了（軽微指摘あり）】システム開発 |
| 差戻し | 【差戻し（要修正）】成果物名（期限） | 【差戻し（要修正）】デザインデータ（期限：9/2） |
| 部分検収 | 【部分検収】案件名（合格分/差戻し分） | 【部分検収】WEBサイト（TOP合格/下層差戻し） |
| 再検収合格 | 【再検収完了（合格）】成果物名 | 【再検収完了（合格）】修正版システム |
| 条件付き合格 | 【検収完了（条件付き合格）】案件名 | 【検収完了（条件付き合格）】アプリ開発 |
| 立会い検収 | 【検収完了（立会い済）】案件名 | 【検収完了（立会い済）】設備導入 |
| 最終検収 | 【最終検収完了】プロジェクト名 | 【最終検収完了】社内システム刷新 |
コピペで使える「検収しました」メールテンプレート8選
実際のビジネスでそのまま使えるテンプレートをご紹介します。［ ］の部分を実際の情報に置き換えるだけで完成です。
1. 基本パターン（合格通知）
件名：【検収完了（合格）】[案件名]（検査完了日：[8/30]） [会社名] [部署名] [氏名] 様 いつもお世話になっております。 [自社名]の[氏名]です。 [成果物名]の検収作業が完了いたしましたので、 結果をご報告いたします。 ■検査完了日：[8月30日] ■判定結果：合格 ■確認内容：仕様書Ver.[1.2]に基づく機能確認 ■確認項目：動作テスト、表示確認、性能測定 すべての項目で基準を満たしており、 問題なく運用可能な品質と判断いたします。 つきましては、請求書の発行をお願いいたします。 必要書類：請求書、納品書 この度は良質な成果物をご提供いただき、 ありがとうございました。 今後ともよろしくお願いいたします。 [署名]
2. 軽微指摘ありパターン（受入合格）
件名：【検収完了（軽微指摘あり）】[案件名] [会社名] [部署名] [氏名] 様 いつもお世話になっております。 [自社名]の[氏名]です。 [成果物名]の検収結果をご報告いたします。 ■検査完了日：[8月30日] ■判定結果：合格（軽微な指摘2点あり） 【軽微な修正点】 ・文章の誤字修正（2箇所） ・画像の配置調整（1箇所） 上記については当方で修正対応可能なため、 そのまま受入とさせていただきます。 修正後の最終版は後日共有いたします。 請求書の発行をお願いいたします。 迅速な対応をありがとうございました。 [署名]
3. 差戻しパターン（要修正）
件名：【差戻し（要修正）】[成果物名]（再提出期限：[9/02]） [会社名] [部署名] [氏名] 様 いつもお世話になっております。 [自社名]の[氏名]です。 [成果物名]の検収を実施いたしましたが、 下記の点について修正をお願いいたします。 【修正が必要な項目】 1. [機能名]の動作不具合 詳細：[具体的な問題内容] 根拠：仕様書p.[ページ番号] 2. [デザイン要素]の仕様相違 詳細：[具体的な相違点] 参照：デザイン仕様書[章番号] ■再提出期限：[9月2日（木）] 修正作業でご不明な点がございましたら、 いつでもお気軽にご相談ください。 必要に応じてオンライン会議での 説明も可能です。 よろしくお願いいたします。 [署名]
4. 部分検収パターン（一部合格・一部差戻し）
件名：【部分検収】[案件名]（合格：A/差戻し：B） [会社名] [部署名] [氏名] 様 いつもお世話になっております。 [自社名]の[氏名]です。 [プロジェクト名]の検収結果を ご報告いたします。 【合格分】 ■成果物A：[内容] ■検査完了日：[8月30日] ■次のアクション：請求書発行をお願いします 【差戻し分】 ■成果物B：[内容] ■主な修正点：[具体的内容] ■再提出期限：[9月2日] 詳細な指摘事項は別添の 「修正依頼書」をご確認ください。 合格分の請求と、差戻し分の修正を 並行して進めていただけると幸いです。 よろしくお願いいたします。 [署名]
5. 再検収合格パターン
件名：【再検収完了（合格）】[成果物名]（検査完了日：[9/01]） [会社名] [部署名] [氏名] 様 いつもお世話になっております。 [自社名]の[氏名]です。 修正版[成果物名]の再検収を 完了いたします。 ■検査完了日：[9月1日] ■判定結果：合格 ■修正確認：前回指摘事項がすべて解消されました 【確認完了項目】 ・[修正項目1]：解消済み ・[修正項目2]：解消済み ・[修正項目3]：解消済み 迅速な修正対応をありがとうございました。 品質も当初の期待を上回る仕上がりです。 請求書発行をお願いいたします。 お疲れさまでした。 [署名]
6. 条件付き合格パターン
件名：【検収完了（条件付き合格）】[案件名] [会社名] [部署名] [氏名] 様 いつもお世話になっております。 [自社名]の[氏名]です。 [成果物名]の検収結果をご報告いたします。 ■検査完了日：[8月30日] ■判定結果：条件付き合格 【合格条件】 ・運用開始後1か月間のサポート対応 ・軽微な不具合への24時間以内対応 ・月次レポートによる動作状況報告 上記条件にご同意いただける場合は、 合格扱いとして請求書発行を お願いいたします。 ご質問やご相談がございましたら、 お気軽にお知らせください。 よろしくお願いいたします。 [署名]
7. 立会い検収完了パターン
件名：【検収完了（立会い済）】[案件名] [会社名] [部署名] [氏名] 様 本日は貴重なお時間をいただき、 立会い検収にご対応いただき ありがとうございました。 検収結果をご報告いたします。 ■検査完了日：[8月30日] ■判定結果：合格 ■立会い参加者：[参加者名] ■確認方法：現地での動作確認 現場での直接確認により、 仕様書通りの品質であることを 双方で確認できました。 請求書発行をお願いいたします。 今後ともよろしくお願いいたします。 [署名]
8. 英語対応パターン
Subject: Acceptance Completed - [Project Name] (Date: [Aug 30]) Dear [Name], I hope this email finds you well. We have completed the acceptance review for [deliverable name] and would like to report the results. ■Acceptance Date: [August 30, 2025] ■Result: Accepted ■Review Scope: ・Functionality test per specification v[1.2] ・Performance verification ・User interface validation All items met our quality standards and are ready for production use. Please proceed with invoice issuance. Required documents: Invoice and delivery note Thank you for delivering excellent work within the agreed timeline. Looking forward to future collaboration. Best regards, [Signature]
「検収しました」メールのよくある失敗例と改善方法
検収完了メールでよく見られる問題点と、その解決方法をご紹介します。これらを避けることで、相手に分かりやすく、行動しやすいメールが作成できます。
内容の改善例
| よくある失敗 | 改善後 | なぜ重要か |
|---|---|---|
| 「確認しました」だけ | 「検査完了日：8/30、判定：合格、請求書発行をお願いします」 | 結果と次の行動が明確 |
| 「問題ありませんでした」 | 「仕様書通りの機能を確認し、合格と判定します」 | 判定根拠が明確 |
| 「修正が必要です」 | 「仕様書p.5に基づき○○の修正をお願いします」 | 修正根拠が具体的 |
| 「後で連絡します」 | 「請求書を○日までに発行してください」 | 次の期限が明確 |
| 「だいたいOKです」 | 「軽微指摘2点ありますが、合格とします」 | 判定基準が明確 |
表現の改善例
| 改善前 | 改善後 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 確認させていただきました | 確認いたしました | 二重敬語を避けてすっきりと |
| 検収させていただきます | 検収いたします | 自然で読みやすい敬語 |
| ありがとうございます | ありがとうございました | 完了した作業には過去形 |
| お疲れさまです | お疲れさまでした | 完了した作業には過去形 |
| よろしくです | よろしくお願いいたします | 丁寧で完全な表現 |
業界別「検収しました」メールの書き方のコツ
業界によって検収で重視される点や、相手が期待する情報が変わります。以下のポイントを参考に、より効果的なメールを作成してください。
| 業界 | 重要な確認ポイント | メールに含めるべき情報 |
|---|---|---|
| IT・システム開発 | 機能・性能・セキュリティ・使いやすさ | テスト結果、性能測定値、セキュリティチェック状況 |
| 製造業 | 品質基準・規格適合・安全性 | 検査証明書、測定データ、規格適合証明 |
| 建設・工事 | 安全基準・法令遵守・施工品質 | 検査員資格、安全確認項目、法令適合状況 |
| デザイン・制作 | デザインガイドライン・ブランド統一 | ガイドライン適合確認、ブランド基準チェック |
| コンサルティング | 成果物の実用性・完成度 | 活用可能性評価、実装支援の必要性 |
検収後のスムーズな手続きのために
「検収しました」メールを送った後も、プロジェクトが完全に終わるまで、適切なフォローが重要です。
- 請求書の受領確認
合格通知から1週間程度で請求書が届いているかを確認します。遅れている場合は、作成方法の案内や必要書類の再確認を行いましょう。 - 支払い手続きの連携
自社の経理部門に検収完了と支払い予定を連絡し、円滑な支払い処理を準備します。支払い予定日を相手に事前に伝えることも親切です。 - プロジェクト完了の記録
検収内容、課題点、改善提案を社内で記録し、次回のプロジェクトでの品質向上に活用します。継続的な関係改善につながります。
よくある質問
「検収しました」メールで必ず書くべき情報は何ですか？
判定結果、検査完了日、次のアクション案内の3つは必須です。特に検査完了日は法的にも重要で、相手の支払い期限計算に直結します。合格なら請求書発行の案内、差戻しなら修正内容と期限を具体的に書きましょう。
軽微な指摘がある場合はどう表現すれば良いですか？
「軽微指摘あり」として合格扱いにし、当方で修正対応する旨を伝えるのが一般的です。具体的な修正内容を明記し、後日修正版を共有することを約束します。相手の手間を減らしながら品質も確保できる方法です。
差戻しの理由はどの程度詳しく書くべきですか？
相手が修正できる程度の具体性で書くことが重要です。「仕様書p.○参照」「操作手順：○○で再現可能」など、根拠と再現方法を明確にします。曖昧な指摘は修正品質の低下と工期遅延の原因になります。
部分的に合格、部分的に差戻しの場合はどう伝えますか？
成果物ごとに結果を明確に分けて伝えましょう。合格分は検査完了日を明記して請求可能であることを伝え、差戻し分は修正内容と期限を明示します。支払いと修正作業を並行して進められるため効率的です。
社内承認が必要な場合の進め方は？
技術的な検収と社内承認を分けて説明しましょう。「技術面は合格、社内決裁後に正式承認」など、現在の状況と最終承認の予定を明示します。相手が状況を正しく理解でき、不安を解消できます。
検収期間が長引いた場合はお詫びが必要ですか？
契約期間を超えた場合はお詫びを含めましょう。「検収期間の延長によりご心配をおかけしました」など、相手への配慮を示します。ただし、契約期間内であれば、特にお詫びの必要はありません。
英語での検収完了メールで注意すべき点は？
日本語より簡潔で明確な表現を心がけましょう。「Acceptance completed」「Result: Accepted」など、ビジネス英語の定型表現を使い、検査完了日と次のアクションを明確に伝えます。過度に丁寧すぎる表現は避けて、ビジネスライクに仕上げることが重要です。
「検収しました」メール作成時のチェックリスト
□ 判定結果（合格/差戻し/部分検収）を冒頭で明記
□ 検査完了日を具体的な日付で記載
□ 確認した内容や観点を簡潔に説明
□ 合格時は請求書発行の案内を含める
□ 差戻し時は修正内容と根拠、期限を明記
□ 次のアクション（請求/修正/打合せ）を具体的に案内
□ 件名で結果と重要情報が一目で分かる
□ 相手への感謝と今後の協力意向を表現
□ 宛先・宛名に間違いがない
□ 署名が適切に設定されている
まとめ
「検収しました」メールは、プロジェクトを成功に導く最終段階の重要なコミュニケーションです。判定結果の明確な伝達、検査完了日の記載、次のアクション案内により、相手との信頼関係を維持し、円滑なプロジェクト完了を実現できます。
成功のための3つのポイント
- 結論から伝える：合格か差戻しかを最初にハッキリと
- 日付を明記する：検査完了日は法的にも実務的にも重要
- 次の手順を案内：相手が迷わず進められるよう具体的に
この記事のテンプレートとチェックリストを使って、あなたの状況に最適な「検収しました」メールを作成してください。適切な対応により、プロジェクトの成功と継続的なビジネス関係の発展につながります。