PPAP廃止後の資料送付メール｜パスワード別送・クラウド共有のテンプレート例文28選

「パスワード付きファイルを安全に送りたいけど、PPAPが廃止されて困っている」「政府機関で使われなくなった理由を知りたい」「セキュリティと利便性を両立する方法を教えてほしい」など、資料送付の新しい方法で悩んでいませんか。

2020年11月に内閣府がPPAP廃止を発表してから5年が経過し、多くの企業で代替手段への移行が進んでいます。しかし、従来の慣習から抜け出せずにいる組織も少なくありません。

PPAPが廃止された理由と背景

PPAP（Password付きZIPファイルを送ります、Passwordを送ります、暗号化、Protocol）は、2020年11月24日に平井卓也デジタル改革担当大臣（当時）が内閣府と内閣官房でのPPAP廃止を発表して以降、多くの組織で見直しが進んでいます。

政府機関での廃止決定の経緯

内閣府の発表によると、「ZIPファイル送付と同じ経路でパスワードを自動で送る方式については、セキュリティ対策の観点からも、受け取る側の利便性の観点からも、適切なものではない」として、明確に廃止方針が示されました。

PPAPの根本的な問題点

PPAPが問題視される理由は、セキュリティ効果の低さと業務効率の悪化にあります。同一ネットワーク経路でZIPファイルとパスワードをそれぞれ送るため、ネットワークが盗聴されてしまうと、いとも簡単に情報漏洩を許してしまうという根本的な脆弱性があります。

推奨される安全な資料送付方法

PPAP廃止後の代替手段として、セキュリティ効果と利便性を両立する方法が確立されています。選択する手段は、情報の機密度と業務要件、組織の技術的環境に応じて決定します。

実際の企業での対応状況

日立製作所では2021年から電子メールへの暗号化ファイル添付を禁止し、文部科学省では2022年1月からBoxを用いた仕組みを導入しています。また、IIJは2022年1月26日より、社外からのパスワード付きファイル受信を原則として変更することを発表しました。

段階的な導入手順

PPAP廃止から代替手段への移行は、組織の規模と要件に応じて段階的に実施することが重要です。

1. 現状把握と方針策定：現在のファイル送信頻度と機密度レベルを分析し、組織としての移行方針を策定する
2. 代替手段の選定：業務要件とセキュリティ要件に基づいて、最適なクラウドサービスまたはファイル転送サービスを選定する
3. パイロット実施：特定の部署や取引先から試験的に新しい手法を導入し、運用上の課題を把握する
4. 従業員研修：新しいツールの使用方法とセキュリティガイドラインについて、全従業員への研修を実施する
5. 段階的展開：部署単位または取引先単位で順次移行し、完全廃止まで進める
6. 継続的改善：運用開始後の課題を収集し、手順の改善とセキュリティポリシーの見直しを継続する

別チャネルでのパスワード通知メール28選

暗号化ファイルのパスワードを電話・SMS・チャットなど、メールとは異なる経路で通知する手法の実用的テンプレートを紹介します。

A. 電話でのパスワード通知（基本パターン・10選）

【1】基本的な電話通知
件名：【資料送付】{資料名}（パスワードは電話でお伝えします）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

{資料名}をパスワード付きファイルにてお送りいたします。
セキュリティを考慮し、パスワードはお電話でお伝えいたします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■パスワード通知：{時間}頃にお電話いたします
■連絡先：{電話番号}

お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【2】緊急時の電話通知
件名：【緊急送付】{資料名}（パスワード即時電話連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

急ぎの案件で{資料名}をお送りいたします。
パスワードは直ちにお電話でお伝えします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■電話連絡：メール送信後すぐに実施
■緊急連絡先：{携帯番号}

緊急の対応をお願いして申し訳ございません。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【3】重要書類の電話通知
件名：【重要書類】{書類名}（パスワード厳重電話通知）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{書類名}の機密性を考慮し、厳重な手順でお送りいたします。
パスワードはお電話にて本人確認後にお伝えします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■電話予定：{時間}
■注意事項：第三者への転送は禁止

セキュリティにご配慮いただき、ありがとうございます。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【4】複数ファイルの電話通知
件名：【複数資料送付】{案件名}（パスワード順次電話連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{案件名}に関する資料{件数}点をお送りします。
各ファイルのパスワードを順次お電話でお伝えします。

■添付ファイル：
　・{ファイル名1}.zip
　・{ファイル名2}.zip
　・{ファイル名3}.zip

■電話予定：{時間}より約{分}分間
■所要時間：各パスワード確認含む

お時間をいただき恐縮ですが、よろしくお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【5】夜間送付の電話通知
件名：【夜分失礼】{資料名}（パスワード翌朝電話連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

夜分のご連絡で失礼いたします。
{資料名}をお送りしますが、パスワードは翌営業日の朝一番にお電話いたします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■電話予定：{日付} {時間}
■緊急時連絡：{携帯番号}

時間外の送付で申し訳ございません。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【6】初回取引先への電話通知
件名：【ご提案資料】{資料名}（パスワード丁寧電話説明）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

初回のご提案資料をお送りいたします。
セキュリティを重視し、パスワードは丁寧にお電話でご説明いたします。

■提案資料：{ファイル名}.zip
■電話説明：{時間}頃を予定
■内容説明：ファイル内容についてもご説明可能

初回のお取引でご不明な点があれば、お気軽にお申し付けください。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【7】パスワード再通知
件名：【パスワード変更】{資料名}（新パスワード電話連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

セキュリティ強化のため、先ほどお送りした{資料名}のパスワードを変更いたします。
新しいパスワードをお電話でお伝えします。

■対象ファイル：{ファイル名}.zip
■旧パスワード：無効
■新パスワード通知：{時間}予定

セキュリティ向上のための措置にご理解をお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【8】電話不通時の代替連絡
件名：【電話不通・代替手段】{資料名}（パスワード通知方法変更）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

お電話が繋がらないため、パスワードの通知方法を変更いたします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■代替手段：{SMS/チャット等の手段}
■通知完了：{時刻}

代替手段でのご連絡となり申し訳ございません。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【9】時間指定の電話通知
件名：【時間指定】{資料名}（{指定時間}厳守でお電話）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}のパスワードを{指定時間}にお電話でお伝えします。
時間厳守でご連絡いたします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■電話時間：{指定時間}（厳守）
■所要時間：約{分}分

指定時間にお受けいただけますよう、お願いいたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【10】海外向けの電話通知
件名：[Document] {Document Name} (Password via International Call)

【会社名】【部署名】
【氏名】様

Please find the attached document.
I will call you to provide the password considering the time difference.

■ Attached File: {filename}.zip
■ Call Schedule: {time} (your local time)
■ International Line: {international phone number}

Thank you for your patience with the international coordination.

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

B. SMS・チャットでの通知（9選）

【11】SMS通知
件名：【資料送付】{資料名}（パスワードはSMSで送信）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}をパスワード付きファイルでお送りいたします。
パスワードはSMSでお送りしました。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■SMS送信先：{携帯番号}
■送信時刻：{時刻}

SMSをご確認ください。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【12】Microsoft Teams通知
件名：【資料送付】{資料名}（パスワードはTeamsで連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}をお送りいたします。
パスワードはMicrosoft TeamsのDMでお伝えしました。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■Teams DM：送信完了
■確認期限：{日付}まで

Teamsでのパスワード確認をお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【13】Slack通知
件名：【資料送付】{資料名}（パスワードはSlackで連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}のパスワードをSlackのDMでお送りしました。

■メール添付：{ファイル名}.zip
■Slack DM：確認済み
■有効期限：{期限}まで

Slackでのパスワード確認をお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【14】LINE WORKS通知
件名：【資料送付】{資料名}（パスワードはLINE WORKSで連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}をお送りします。
パスワードはLINE WORKSでご案内いたします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■LINE WORKS：送信完了
■期限：{日付}まで有効

LINE WORKSでのご確認をお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【15】複数チャネル併用
件名：【重要資料】{資料名}（パスワード複数手段で通知）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

重要資料のため、パスワードを複数の手段でお伝えします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■通知手段：SMS + 電話確認
■SMS送信：完了
■電話予定：{時間}に確認

確実な受け取りのための二重確認です。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【16】チャット障害時の代替
件名：【通信障害対応】{資料名}（パスワード電話連絡に変更）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{チャットツール名}の障害により、パスワード通知方法を変更します。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■変更理由：{チャットツール名}の通信障害
■代替手段：電話連絡
■実施予定：{時間}

通信障害によるご不便をおかけし申し訳ございません。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【17】セキュリティ強化版SMS
件名：【機密資料】{資料名}（パスワードSMS+本人確認）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

機密性の高い{資料名}をお送りします。
パスワードはSMS送信後、お電話で本人確認を行います。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■SMS送信：完了
■本人確認：{時間}に電話実施
■セキュリティレベル：最高

機密保持にご協力をお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【18】WhatsApp Business通知
件名：【海外資料】{資料名}（パスワードはWhatsAppで連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

International document transmission.
Password will be sent via WhatsApp Business.

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■WhatsApp：{phone number}
■送信完了：Completed

Please check WhatsApp for the password.

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【19】Chatwork通知
件名：【プロジェクト資料】{資料名}（パスワードはChatworkで連絡）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{プロジェクト名}の資料をお送りします。
パスワードはChatworkでご連絡いたします。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■Chatwork：送信完了
■グループ：{プロジェクト名}内のDM

Chatworkでのパスワード確認をお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

C. クラウドストレージ共有リンク（9選）

【20】基本的な共有リンク
件名：【共有リンク】{資料名}（期限：{日付}まで）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}を安全な共有リンクでお送りします。

■共有リンク：{URL}
■有効期限：{日付}まで
■アクセス権限：閲覧・ダウンロード制限付き
■パスワード：不要（リンクアクセスのみ）

期限内にダウンロードをお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【21】機密資料の共有リンク
件名：【機密共有】{資料名}（厳重管理・1回限り）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

機密性の高い{資料名}を厳重管理の上、共有いたします。

■共有リンク：{URL}
■アクセス制限：1回ダウンロードのみ
■有効期限：{短期間}
■注意事項：第三者への転送禁止

機密保持にご協力をお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【22】複数ファイル共有リンク
件名：【プロジェクト資料】{案件名}（{件数}ファイル一括共有）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{案件名}の関連資料をまとめて共有いたします。

■共有フォルダ：{URL}
■ファイル数：{件数}点
■有効期限：{期間}
■権限：閲覧のみ

フォルダ内の全資料をご確認ください。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【23】大容量ファイル共有
件名：【大容量】{資料名}（{サイズ}・クラウド共有）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

大容量の{資料名}（{サイズ}）をクラウド経由でお送りします。

■共有リンク：{URL}
■ファイルサイズ：{サイズ}
■推定ダウンロード時間：約{時間}
■推奨環境：高速回線

ダウンロード時間にご注意ください。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【24】時間指定アクセス
件名：【時間限定】{資料名}（{開始時間}～{終了時間}のみアクセス可）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}を時間限定でアクセス可能にいたします。

■共有リンク：{URL}
■アクセス可能時間：{開始時間}～{終了時間}
■制限理由：セキュリティ強化
■注意事項：時間外はアクセス不可

指定時間内のアクセスをお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【25】共同編集可能リンク
件名：【共同編集】{資料名}（編集権限付き共有）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}を編集可能な形で共有いたします。

■共有リンク：{URL}
■権限：編集・コメント可能
■同時編集：可能
■バージョン管理：自動保存

共同での編集作業をお願いします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【26】期限延長通知
件名：【期限延長】{資料名}（{新期限}まで延長）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

{資料名}の共有リンクの有効期限を延長いたします。

■同じリンク：{URL}
■新しい期限：{新期限}まで
■変更内容：期限のみ延長（他は変更なし）

引き続きご利用ください。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【27】監査ログ付き共有
件名：【監査対応】{資料名}（アクセス履歴記録付き）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

コンプライアンス要件に対応し、アクセス履歴を記録する共有リンクをお送りします。

■共有リンク：{URL}
■監査機能：アクセス履歴・ダウンロード履歴記録
■有効期限：{期限}
■コンプライアンス：対応済み

セキュリティログが記録されることをご了承ください。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【28】アクセス困難時の代替共有
件名：【代替共有】{資料名}（別サービスで再送）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

前回の共有リンクにアクセス困難とのことで、別のクラウドサービスで再送いたします。

■新しいリンク：{URL}
■サービス：{サービス名}
■有効期限：{期限}
■変更理由：アクセシビリティ向上

新しいリンクでのアクセスをお試しください。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

クラウドストレージサービスの選定考慮点

企業でのファイル共有において、クラウドストレージの選定では、まずセキュリティ要件と既存システムとの互換性を重視する必要があります。多くの企業が使用している主要サービスの特徴を理解することが重要です。

主要サービスの特徴

選定時の重要な検討項目

クラウドストレージを選定する際には、セキュリティ機能だけでなく、組織の既存システムとの親和性や従業員の習熟度も考慮する必要があります。

安全な資料送付の運用チェックリスト

資料送付前に確認すべき項目を整理し、セキュリティインシデントを防止するための実践的なチェックリストです。

1. 送付前の確認：ファイル内容の機密度分類、送付先の正確性、最新版であることの確認
2. 送付方法の選定：機密度に応じたクラウド共有または別チャネル通知の選択
3. セキュリティ設定：アクセス権限（閲覧のみ/編集可能）と有効期限の適切な設定
4. 通知の実行：パスワード通知経路の利用可能性確認と確実な通知実施
5. 受信確認：相手による受信確認の取得とアクセス状況の監視
6. 事後管理：有効期限後のアクセス無効化と送付履歴の適切な記録保持

よくある質問

まとめ

PPAP廃止から5年が経過し、安全な資料送付の手法は確立されています。重要なのは、情報の機密度と業務要件に応じて適切な手段を選択し、段階的に移行を進めることです。

28のテンプレートと段階的な導入手順を活用し、セキュリティと利便性を両立した資料送付体制を構築してください。PPAPからの移行は単なるセキュリティ対策ではなく、業務効率化と組織のデジタル変革の重要な一歩となります。

参考文献・引用情報

• 内閣府「平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日」
• NTTドコモ「『PPAP』は危険！その理由と代替案について」
• NRIセキュア「PPAPメールのリスクとは？禁止の背景と今すぐできるセキュリティ対策」
• IIJ「PPAPに対する当社運用の変更について」
• BoxSquare「PPAP とは? 政府や各企業の動きに見る問題点と代替方法」