【例文28選】資料送付のパスワード別送メール完全ガイド｜PPAP廃止後の安全な送付方法

「資料にパスワードをかけて別送したいけど、どうすればいい？」「PPAPって危険って聞いたけど本当？」「安全で確実な方法を知りたい」など、パスワード付き資料の送付で悩んでいませんか。政府機関でも廃止されたPPAPに代わる、安全な方法を知ることが重要です。

結論として、従来のPPAP（同一メール経路でのパスワード別送）は政府機関で廃止済みで、電話・SMS・チャットなど別チャネルでのパスワード通知、または期限付き共有リンクの活用が安全で確実な方法です。セキュリティと利便性を両立する適切な手段選択がポイントです。

PPAPが廃止された理由

推奨される送付方法（安全性順）

資料送付のパスワード別送メールテンプレート28選

A. 期限付き共有リンク（推奨・8選）

【1】基本的な共有リンク
件名：【共有リンク】{資料名}（期限：{日付}）

{会社名}
{部署名} {名前}様

いつもお世話になっております。
{自社名}の{自分の名前}です。

{資料名}を共有リンクでお送りします。

■リンク：{URL}
■有効期限：{日付}まで
■権限：閲覧・ダウンロード制限付き

アクセスに問題があればご連絡ください。

{自分の名前}
{自社名} {部署名}
電話：{電話番号}

【2】緊急時の共有リンク
件名：【緊急共有】{資料名}（{時間}まで確認要）

{名前}様

緊急でお送りします。
{時間}までのご確認をお願いします。

■共有リンク：{URL}
■期限：{日時}まで
■緊急連絡：{携帯番号}

よろしくお願いします。

{自分の名前}

【3】重要書類の共有リンク
件名：【重要・共有リンク】{書類名}（厳重管理）

{役職} {名前}様

{書類名}を厳重管理の上、共有します。

■リンク：{URL}
■期限：{日付}
■制限：1回ダウンロードのみ
■注意：第三者への転送禁止

{自分の名前}

【4】複数ファイル共有リンク
件名：【複数資料共有】{案件名}関連（{件数}ファイル）

{名前}様

{案件名}の関連資料をまとめて共有します。

■共有フォルダ：{URL}
■ファイル数：{件数}
■有効期限：{期間}
■権限：閲覧のみ

{自分の名前}

【5】夜間・休日の共有リンク
件名：【夜分失礼・共有】{資料名}（返信は営業時間内で）

{名前}様

夜分のご連絡失礼します。

{資料名}を共有リンクでお送りします。
返信は営業時間内で結構です。

■リンク：{URL}
■期限：{日付}

{自分の名前}

【6】期限延長の共有リンク
件名：【期限延長】{資料名}（{新期限}まで延長）

{名前}様

共有リンクの期限を延長しました。

■同じリンク：{URL}
■新期限：{新期限}まで
■変更点：期限のみ延長

{自分の名前}

【7】英語での共有リンク
Subject: [Shared Link] {Document Name} (Valid until {Date})

Dear {Name},

Please find the shared link for {Document Name}.

■ Link: {URL}
■ Valid until: {Date}
■ Access: View and download

Best regards,
{Your Name}

【8】アクセス困難時の代替共有
件名：【代替共有】{資料名}（別サービス利用）

{名前}様

前回のリンクにアクセス困難とのことで、
別サービスで共有いたします。

■新リンク：{URL}
■サービス：{サービス名}
■期限：{日付}

{自分の名前}

B. 電話でのパスワード通知（10選）

【9】基本的な電話通知
件名：【資料送付】{資料名}（パスワードは電話連絡）

{会社名}
{部署名} {名前}様

{資料名}をお送りします。
パスワードはお電話でお伝えします。

■添付：{ファイル名}.zip
■電話予定：{時間}頃
■連絡先：{電話番号}

{自分の名前}
{自社名} {部署名}

【10】緊急時の電話通知
件名：【緊急送付】{資料名}（PW即電話連絡）

{名前}様

緊急で{資料名}をお送りします。
パスワードは直ちにお電話します。

■添付：{ファイル名}.zip
■電話：即座に実施
■緊急時：{携帯番号}

{自分の名前}

【11】重要書類の電話通知
件名：【重要書類】{書類名}（PW厳重電話通知）

{役職} {名前}様

{書類名}をお送りします。
機密性を考慮し、パスワードは
お電話で厳重にお伝えします。

■添付：{ファイル名}.zip
■電話：本人確認後通知
■予定時刻：{時間}

{自分の名前}

【12】複数ファイルの電話通知
件名：【複数資料送付】{案件名}（PW順次電話連絡）

{名前}様

{案件名}の資料{件数}点をお送りします。
各パスワードを順次電話でお伝えします。

■添付：{ファイル一覧}
■電話予定：{時間}より順次
■所要時間：約{分}分

{自分の名前}

【13】夜間送付の電話通知
件名：【夜分失礼】{資料名}（PW翌朝電話連絡）

{名前}様

夜分の送付となり失礼します。
パスワードは翌営業日朝一にお電話します。

■添付：{ファイル名}.zip
■電話予定：{日付} {時間}
■緊急時：{携帯番号}

{自分の名前}

【14】初回取引先への電話通知
件名：【ご提案資料】{資料名}（PW丁寧電話案内）

{会社名}
{部署名} {名前}様

初回のご提案資料をお送りします。
パスワードは丁寧にお電話でご案内します。

■提案資料：{ファイル名}.zip
■電話案内：{時間}頃予定
■質問対応：同時に承ります

{自分の名前}
{自社名} {部署名}

【15】パスワード再通知
件名：【PW再通知】{資料名}（新PW電話連絡）

{名前}様

パスワードを変更しました。
新しいパスワードをお電話します。

■対象ファイル：{ファイル名}.zip
■旧PW：無効
■新PW通知：{時間}予定

{自分の名前}

【16】英語での電話通知
Subject: [Document] {Document Name} (Password via Phone)

Dear {Name},

Please find attached {Document Name}.
I will call you to provide the password.

■ Attached: {filename}.zip
■ Call time: Around {time}
■ Phone: {phone number}

Best regards,
{Your Name}

【17】電話不通時の代替連絡
件名：【電話不通・代替連絡】{資料名}PW通知

{名前}様

お電話が繋がらないため、
代替手段でパスワードをお伝えします。

■添付：{ファイル名}.zip
■代替手段：{手段名}
■通知済み：{時刻}

{自分の名前}

【18】時間指定の電話通知
件名：【時間指定】{資料名}（{指定時間}に電話連絡）

{名前}様

{資料名}のパスワードを
{指定時間}にお電話でお伝えします。

■添付：{ファイル名}.zip
■電話時間：{指定時間}（厳守）
■所要時間：約{分}分

{自分の名前}

C. SMS・チャットでの通知（6選）

【19】SMS通知
件名：【資料送付】{資料名}（PWはSMS送信）

{名前}様

{資料名}をお送りします。
パスワードはSMSでお送りしました。

■添付：{ファイル名}.zip
■SMS送信：{携帯番号}宛
■送信時刻：{時刻}

{自分の名前}

【20】チャット通知（Teams）
件名：【資料送付】{資料名}（PWはTeamsで連絡）

{名前}さん

{資料名}をメールでお送りしました。
パスワードはTeamsのDMでお伝えします。

■添付：{ファイル名}.zip
■Teams DM：送信済み
■確認期限：{日付}

{自分の名前}

【21】チャット通知（Slack）
件名：【資料送付】{資料名}（PWはSlackで連絡）

{名前}さん

{資料名}のパスワードを
SlackのDMでお送りしました。

■メール添付：{ファイル名}.zip
■Slack DM：確認済み
■有効期限：{期限}

{自分の名前}

【22】LINE WORKS通知
件名：【資料送付】{資料名}（PWはLINE WORKSで連絡）

{名前}さん

{資料名}をお送りします。
パスワードはLINE WORKSでご案内しました。

■添付ファイル：{ファイル名}.zip
■LINE WORKS：送信完了
■期限：{日付}まで

{自分の名前}

【23】複数チャネル併用
件名：【資料送付】{資料名}（PW複数手段で通知）

{名前}様

重要資料のため、パスワードを
複数の手段でお伝えします。

■添付：{ファイル名}.zip
■通知手段：SMS + 電話
■SMS送信：完了
■電話予定：{時間}

{自分の名前}

【24】チャット障害時の代替
件名：【代替通知】{資料名}（チャット障害のため電話で）

{名前}さん

{チャットツール名}の障害のため、
パスワードをお電話でお伝えします。

■添付：{ファイル名}.zip
■代替手段：電話連絡
■予定時刻：{時間}

{自分の名前}

D. 特殊状況対応（4選）

【25】誤送信時の対処
件名：【緊急・PW変更】{資料名}（誤送信対応）

{名前}様

誤送信が発生したため、
パスワードを緊急変更いたします。

■対象ファイル：{ファイル名}.zip
■旧PW：即座に無効化
■新PW：電話で通知
■セキュリティ：強化済み

{自分の名前}

【26】システム障害復旧後
件名：【復旧・資料再送】{資料名}（システム障害対応）

{名前}様

システム障害により送信に失敗したため、
{資料名}を再送いたします。

■添付：{ファイル名}.zip
■パスワード：電話で通知
■復旧確認：完了
■お詫び：ご迷惑をおかけしました

{自分の名前}

【27】海外向け（時差考慮）
Subject: [Document] {Document Name} (Password notification considering time difference)

Dear {Name},

Considering the time difference, I will send the password via email to your secure address at {time} your local time.

■ Attached: {filename}.zip
■ Password notification: {time} (your timezone)
■ Secure email: {secure email address}

Best regards,
{Your Name}

【28】最高機密資料
件名：【最高機密】{資料名}（特別セキュリティ手順）

{役職} {名前}様

最高機密資料をお送りします。
特別なセキュリティ手順に従い、
パスワードをお伝えします。

■機密レベル：最高
■添付：{ファイル名}.zip
■PW通知：対面または暗号化通話
■取扱：社内規定準拠
■期限：{短期間}

{自分の名前}

件名作成の基本ルール

送付前の必須チェック項目

1. 宛先確認：To・CC・BCCが適切に設定されているか
2. ファイル確認：最新版で内容に誤りがないか
3. パスワード生成：12文字以上の複雑なパスワードか
4. 通知手段確認：相手の連絡先が正確で利用可能か
5. 期限設定：適切な有効期限が設定されているか
6. 権限設定：必要最小限の権限に設定されているか

よくある質問

まとめ

従来のPPAP（同一経路でのパスワード別送）は政府機関でも廃止され、現在は安全性に問題があるとされています。期限付き共有リンクを最優先とし、やむを得ない場合は電話・SMS・チャットなどの別チャネルでパスワードを通知することが、セキュリティと利便性を両立する現代的な方法です。

この28のテンプレートと対処方法を活用し、セキュリティを重視した確実で安全な資料送付を実現してください。

参考文献・引用情報

• 内閣府「平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨」（2020年11月24日）
• IPA「Emotet（エモテット）対策」
• IPA「情報セキュリティ10大脅威」
• NISC「政府機関等の対策基準」
• 文化庁「公用文作成の考え方（建議）」