【完全版】PTA連絡文例集｜役員→保護者＆保護者→学校の双方向テンプレート16選

PTA役員になったけれど「どんな文面で連絡すればいいのか分からない」「保護者として学校にどう連絡すればいいの？」と悩んでいませんか？

PTA連絡は保護者と学校をつなぐ大切なコミュニケーションです。しかし、書き方を間違えると情報が伝わらなかったり、相手に失礼になったり、個人情報保護の問題が発生したりするリスクがあります。

実は、効果的なPTA連絡には明確な型があります。役員から保護者への連絡も、保護者から学校・PTAへの連絡も、「結論→要点→行動→配慮」の流れを守ることで、スムーズで安心な情報共有が実現できます。

この記事では、文部科学省や個人情報保護委員会の公式見解に基づいた正しい書き方から、メール・LINE・紙それぞれの特性を活かした実用テンプレートまで、PTA連絡の完全ガイドをお届けします。

PTA連絡の基本原則と法的背景

効果的なPTA連絡を作成する前に、押さえておくべき基本原則と法的背景を理解しましょう。

媒体別の特徴と使い分け方法

PTA連絡では、内容と相手に応じて適切な媒体を選択することが重要です。

【PTA役員→保護者】連絡テンプレート8選

PTA役員から保護者の皆様への連絡でよく使われる場面別テンプレートです。

総会・会議関連

1. PTA総会の案内と出欠確認

件名：【要出欠】令和○年度PTA総会開催のお知らせ（○/○ 18:30～）

保護者の皆様

いつもPTA活動にご理解とご協力をいただき、
誠にありがとうございます。

下記の通りPTA総会を開催いたしますので、
お知らせいたします。

■日時：令和○年○月○日（○曜日）18:30～20:00
■場所：○○小学校 体育館
■議題：
・令和○年度事業報告及び決算報告
・令和○年度事業計画及び予算案
・新役員選出

■出欠回答期限：○月○日（○曜日）17:00
■回答方法：添付の出欠票またはQRコードから

欠席される場合は委任状のご提出をお願いいたします。
委任状は出欠票と同じフォームからご提出いただけます。

お忙しい中恐縮ですが、
子どもたちのより良い学校生活のため、
ご協力をお願いいたします。

○○小学校PTA会長 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

※いただいた個人情報は総会運営の目的に限定して使用し、
終了後は適切に廃棄いたします。

2. 役員選出のお願い

件名：【お願い】令和○年度PTA役員候補者の募集について

保護者の皆様

いつもお世話になっております。
PTA○○委員会です。

来年度のPTA活動にご協力いただける
役員候補者を募集いたします。

■募集役職と人数：
・会長：1名
・副会長：2名  
・書記：1名
・会計：1名
・各専門委員長：5名

■主な活動内容：
・月1回程度の会議参加（平日19:00～20:30）
・年数回の行事運営サポート
・短時間での参加も大歓迎です

■応募・推薦期限：○月○日（○曜日）

PTAは任意の団体です。
ご家庭の事情を最優先に、
無理のない範囲でご検討いただければと思います。

ご質問やご相談がございましたら、
お気軽にご連絡ください。

皆様のご理解とご協力を心よりお願い申し上げます。

○○小学校PTA
○○委員会 委員長 ○○ ○○

行事・イベント関連

3. 運動会の参加確認

件名：【参加確認】秋季運動会の実施について（○/○ 9:00～）

保護者の皆様

秋涼の候、皆様にはご健勝のこととお喜び申し上げます。

下記の通り運動会を開催いたします。
子どもたちの頑張る姿を一緒に応援していただければと思います。

■日時：○月○日（○曜日）9:00～15:00
■場所：○○小学校 校庭
■雨天の場合：○月○日（○曜日）に延期

■参加予定人数の確認：
児童1名につき保護者○名まで参加可能です。
参加予定人数を○月○日までにお知らせください。

■お願い：
・駐車場は○○をご利用ください
・熱中症対策として水分補給をお忘れなく
・体調不良の場合は無理をなさらずお休みください

■参加人数報告先：
QRコードまたは連絡帳にてお知らせください。

子どもたちの晴れ舞台を
皆様と一緒に応援できることを楽しみにしております。

○○小学校PTA
行事委員会 委員長 ○○ ○○

4. 親子レクリエーションの案内

件名：【お知らせ】親子レクリエーション開催のご案内（○/○ 10:00～）

○年生保護者の皆様

いつもお世話になっております。
○年○組学級委員の○○です。

親子で楽しい時間を過ごしていただくため、
下記の通りレクリエーションを企画いたします。

■日時：○月○日（○曜日）10:00～12:00
■場所：○○小学校 体育館
■内容：親子でできる簡単なゲームやクイズ
■参加費：無料
■持ち物：
・上履き（親子とも）
・飲み物
・タオル

■参加確認：
○月○日（○曜日）までに
学級連絡網またはQRコードからお知らせください。

■注意事項：
・動きやすい服装でお越しください
・怪我等については十分注意いたしますが、
  万一の場合は応急処置のみとさせていただきます
・途中参加・途中退場も可能です

親子の触れ合いを深める楽しい機会になれば幸いです。
多数のご参加をお待ちしております。

○年○組学級委員 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

緊急連絡

5. 気象警報による臨時休校

件名：【緊急】本日○/○の臨時休校について

保護者の皆様

おはようございます。
○○小学校PTAです。

本日○月○日（○曜日）午前○時現在、
当地域に大雨警報が発令されているため、
学校と協議の結果、本日は臨時休校といたします。

■本日の対応：
・授業：全学年休校
・学童保育：中止
・部活動：中止

■明日以降の予定：
・午後○時に再度判断いたします
・決定次第、学校HPとメール配信でお知らせします

■安全確保のお願い：
・お子様の安全確保を最優先にしてください
・不要不急の外出は控えてください
・河川や用水路には絶対に近づかないよう
  お子様にお話しください

次回の連絡は本日午後○時を予定しております。
ご不安な点がございましたら、
学校または下記連絡先までお問い合わせください。

○○小学校PTA
緊急連絡担当 ○○ ○○

※この連絡は学校の危機管理マニュアルに基づき
配信しております。

6. 不審者情報の共有

件名：【注意喚起】不審者情報について

保護者の皆様

○○小学校PTAです。

本日○時頃、学校周辺で不審者の目撃情報がありました。
警察に通報済みですが、念のためお知らせいたします。

■状況：
・時間：本日午後○時頃
・場所：○○付近
・特徴：○○

■安全確保のお願い：
・お子様の一人歩きは避けてください
・不審な人物を見かけた場合は
  すぐに110番通報してください
・できるだけ複数での行動をお願いします

■下校時の対応：
・本日は集団下校といたします
・お迎え可能な保護者の方は
  よろしくお願いいたします

お子様の安全確保に最大限配慮いたしますが、
ご家庭でも十分ご注意ください。

○○小学校PTA
安全対策委員会 委員長 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

その他の重要連絡

7. アレルギー対応の確認

件名：【重要】食物アレルギー対応確認のお願い（○/○行事）

保護者の皆様

いつもお世話になっております。
○○委員会です。

○月○日開催の○○において、
食べ物を提供する予定です。

食物アレルギーをお持ちのお子様に
安全にご参加いただくため、
下記の通り確認をお願いいたします。

■対象行事：○○○○
■提供予定の食品：○○、○○、○○
■原材料表示：当日配布いたします

■アレルギー対応について：
学校の食物アレルギー対応指針に従い、
以下の対応を行います。

・事前の原材料確認
・代替食品の準備
・緊急時の対応手順の確認
・専用テーブルの設置

■お願い：
食物アレルギーをお持ちのお子様の保護者様は、
○月○日までに下記にご連絡ください。

個別に詳細な打ち合わせをさせていただきます。

○○委員会 委員長 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

※お子様の安全を最優先に対応いたします。
些細なことでもお気軽にご相談ください。

8. 写真掲載同意の確認

件名：【同意確認】広報紙への写真掲載について

保護者の皆様

いつもPTA活動にご協力いただき、
ありがとうございます。

PTA広報紙に行事写真を掲載するにあたり、
個人情報保護の観点から同意確認をお願いいたします。

■掲載予定媒体：
・PTA広報紙（保護者配布のみ）
・学校ホームページ

■写真の内容：
・運動会での児童の様子
・授業参観の風景
※個人が特定できないよう配慮いたします

■個人情報の取り扱い：
・利用目的：PTA広報活動のみ
・保管期間：令和○年度末まで
・第三者提供：上記媒体以外への提供はありません

■回答期限：○月○日（○曜日）

同意いただける場合は「同意」、
同意いただけない場合は「不同意」を
添付フォームにてご回答ください。

なお、不同意の場合でも
お子様に不利益は生じませんので、
ご安心ください。

○○小学校PTA
広報委員会 委員長 ○○ ○○

【保護者→学校・PTA】連絡テンプレート8選

保護者の皆様が学校やPTAに連絡する際に使える実用的なテンプレートです。

欠席・遅刻連絡

1. 行事欠席の連絡

件名：【欠席連絡】○○行事の欠席について（○年○組 ○○）

○○委員会
○○様

いつもお世話になっております。
○年○組 ○○の保護者の○○と申します。

○月○日開催予定の○○について、
誠に申し訳ございませんが欠席させていただきます。

■欠席理由：家庭の事情により
■対象児童：○年○組 ○○ ○○

急なご連絡となり申し訳ございません。
楽しみにしておりましたが、
やむを得ない事情のためご理解いただければと思います。

次回の行事には是非参加させていただきたいと思います。

何かお手伝いできることがございましたら、
お声かけください。

○年○組 ○○ ○○（保護者）
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

2. 体調不良による欠席連絡

件名：【体調不良】本日の欠席について（○年○組 ○○）

○○小学校
○年○組担任 ○○先生

おはようございます。
○年○組 ○○の保護者の○○です。

本日は体調不良のため、
○○を欠席させていただきます。

■症状：発熱（○○度）、咳
■受診予定：かかりつけ医に相談予定
■連絡先：xxx-xxxx-xxxx（終日連絡可能）

体調が回復次第、登校させていただきます。
ご心配をおかけして申し訳ございません。

宿題等については、
回復後に確認させていただきます。

よろしくお願いいたします。

○年○組 ○○の保護者 ○○ ○○

相談・質問

3. PTA役員辞退の相談

件名：【ご相談】PTA役員について（○年○組 ○○の保護者）

PTA○○委員会
委員長 ○○様

いつもお世話になっております。
○年○組 ○○の保護者の○○と申します。

この度、PTA役員にご推薦いただき、
大変光栄に存じます。

しかしながら、現在の家庭状況により、
役員としての責務を十分に果たすことが
困難な状況でございます。

■理由：
・家族の介護が必要な状況
・仕事の都合で平日の参加が困難

せっかくお声かけいただいたにも関わらず、
申し訳ございません。

役員以外の形で、
可能な範囲でお手伝いさせていただければと思います。
お知恵をお貸しいただければ幸いです。

お忙しい中恐縮ですが、
一度お話しさせていただく機会をいただけないでしょうか。

○年○組 ○○の保護者 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

4. 個別相談の依頼

件名：【相談依頼】PTA活動について（○年○組 ○○の保護者）

PTA相談窓口
○○様

初めてご連絡いたします。
○年○組 ○○の保護者の○○と申します。

PTA活動について、
お相談したいことがございます。

■相談内容：
・役員の具体的な活動内容について
・参加可能な時間が限られている中での協力方法
・子どもが小さい場合の参加方法

お忙しい中恐縮ですが、
お時間をいただけないでしょうか。

■希望する相談方法：
・対面での面談
・お電話での相談
どちらでも結構です。

■都合の良い時間：
・平日：10:00～14:00
・土日：午前中

ご都合の良い日時をお聞かせいただければ、
調整いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

○年○組 ○○の保護者 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

アレルギー・健康関連の申告

5. 食物アレルギー情報の申告

件名：【重要】食物アレルギー情報について（○年○組 ○○）

○○委員会
委員長 ○○様

いつもお世話になっております。
○年○組 ○○の保護者の○○です。

○月○日開催の○○について、
子どもに食物アレルギーがあるため、
下記の通りお知らせいたします。

■アレルギー対象食品：
・卵（症状：蕁麻疹、嘔吐）
・そば（症状：呼吸困難）

■重篤度：卵は軽度、そばは重篤
■緊急時の対応：エピペン携帯
■かかりつけ医：○○病院 小児科

■お願い：
・原材料の詳細確認をお願いします
・可能でしたら代替食品をご準備いただければ幸いです
・緊急時は119番通報後、保護者にご連絡ください

事前に詳しい打ち合わせをさせていただければと思います。
お時間をいただけないでしょうか。

子どもも行事を楽しみにしておりますので、
安全な参加方法をご相談させてください。

○年○組 ○○の保護者 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx（緊急時連絡可能）

6. 健康上の配慮依頼

件名：【配慮依頼】運動制限について（○年○組 ○○）

○○小学校
○年○組担任 ○○先生
体育科 ○○先生

いつもお世話になっております。
○年○組 ○○の保護者の○○です。

この度、○○が心疾患の診断を受けたため、
運動に制限が必要となりました。

■診断名：○○
■主治医：○○病院 ○○先生
■運動制限の内容：
・激しい運動は避ける
・長時間の運動は30分以内
・息切れや胸痛があった場合は即座に休憩

■医師からの指示書：
添付ファイルをご確認ください。

■お願い：
・体育の授業では見学または軽い運動
・運動会等の行事では個別対応をお願いします
・本人の体調を最優先にしていただければと思います

ご不明な点がございましたら、
いつでもご連絡ください。

○年○組 ○○の保護者 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

要望・提案・お礼

7. PTA活動への提案

件名：【ご提案】PTA活動について（○年○組 ○○の保護者）

PTA会長 ○○様
PTA執行部の皆様

いつもお疲れ様です。
○年○組 ○○の保護者の○○と申します。

日頃のPTA活動、本当にありがとうございます。
子どもたちのために様々な取り組みをしていただき、
心より感謝しております。

この度、一つご提案がございます。

■提案内容：
働く保護者向けの夜間・土日開催行事の検討

■背景：
・共働き世帯の増加
・平日参加が困難な保護者の声
・より多くの保護者の参加促進

■具体案：
・月1回程度の土曜日開催
・夜間開催時の託児サービス
・オンライン参加の併用

無理のない範囲で、
ご検討いただければ幸いです。

何かお手伝いできることがございましたら、
お声かけください。

○年○組 ○○の保護者 ○○ ○○
連絡先：xxx-xxxx-xxxx

8. 行事運営へのお礼

件名：【お礼】運動会の素晴らしい運営について

PTA行事委員会の皆様

運動会の運営、本当にお疲れ様でした。
○年○組 ○○の保護者の○○です。

おかげさまで、子どもたちにとって
素晴らしい思い出に残る運動会となりました。

■特に感動したこと：
・天候への迅速な対応
・安全面への細やかな配慮
・保護者席の工夫された配置

準備から当日の運営まで、
本当にありがとうございました。

子どもも「今年の運動会が一番楽しかった！」と
目を輝かせて話していました。

委員の皆様のご苦労があってこその
成功だったと思います。

心より感謝申し上げます。

次回何かお手伝いできることがございましたら、
是非お声かけください。

○年○組 ○○の保護者 ○○ ○○

個人情報保護の実践ポイント

PTA活動では多くの個人情報を扱うため、適切な管理が不可欠です。

緊急時対応の基本手順

自然災害や事件・事故など、緊急時の連絡には特別な配慮が必要です。

• 判断基準の明確化：事前に学校と連携し、連絡する基準を決めておく
• 複数手段の準備：メール、LINE、電話、HP等、複数の連絡手段を確保
• 情報の正確性確保：憶測や噂ではなく、確認された情報のみを発信
• 継続的な情報提供：次回連絡時間を予告し、不安を軽減
• 安全確保の最優先：子どもの安全を第一に考えた対応を徹底

よくあるNG例とOK例

PTA連絡でよくある失敗パターンと改善方法をご紹介します。

アレルギー対応の注意点

食べ物を扱う行事では、食物アレルギーへの配慮が欠かせません。

デジタル時代のPTA連絡術

近年、デジタル化が進むPTA連絡の新しい形をご紹介します。

効率的なツール活用

• QRコードの活用：出欠確認や資料配布の効率化
• グループウェア：情報の一元管理と共同作業
• アンケートフォーム：意見収集の簡素化
• オンライン会議：参加しやすい環境づくり

保護者の多様性への配慮

• 多言語対応：外国籍保護者への配慮
• 読みやすいフォント：視覚的な読みやすさの向上
• 音声読み上げ対応：視覚障害のある保護者への配慮
• 複数媒体での提供：デジタルと紙の使い分け

よくある質問

PTA連絡作成時のチェックリスト

まとめ

PTA連絡は、保護者と学校をつなぐ大切なコミュニケーションツールです。役員から保護者への連絡も、保護者から学校・PTAへの連絡も、「結論→要点→行動→配慮」の基本構造を守り、相手の立場に立った思いやりのある文面を心がけることで、スムーズで安心な情報共有が実現できます。

この記事でご紹介した16のテンプレートとノウハウを活用し、保護者の皆様に喜ばれるPTA連絡を作成してください。子どもたちの健やかな成長を支えるPTA活動が、より充実したものになることを心より願っています。

参考文献・引用情報

• 文部科学省「末松信介文部科学大臣記者会見録（令和4年6月17日）」
• 個人情報保護委員会「私立学校、自治会・町内会、同窓会、PTA等が本人から書面で提出を受けた個人情報を利用して名簿を作成し、配布する場合の取扱い」
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドラインに関するQ&A」
• 文部科学省「学校の危機管理マニュアル等の評価・見直しガイドライン」
• 文部科学省「学校給食における食物アレルギー対応について」