「面接の日程調整メールが届いたけれど、どう返信すればいいの？」「失礼のない書き方がわからなくて不安…」そんな悩みを抱えていませんか。
面接日程調整メールは、企業の採用担当者とあなたが初めて直接やり取りする大切な機会です。この対応ひとつで「この人と一緒に働きたい」と思ってもらえるか、それとも「ちょっと心配だな…」と不安を抱かれるかが決まることもあります。
メールを受けたらなるべく早く返信し、自分の都合の良い日程を3つ以上具体的に提示します。「いつでも大丈夫です」といった曖昧な表現は相手を困らせてしまうため、「◯月◯日（◯）10時面接開始希望」のように明確に記載することが大切です。
- 面接日程調整メールの適切な返信タイミングがわかる
- 相手に配慮した日程提示の方法を身につけられる
- 新卒・転職それぞれの状況に応じたメール作成ができる
- よくある失敗を避けて好印象を与えられる
- 緊急時の対応方法がわかる
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面接日程調整メールの基本的な考え方
面接日程調整メールで最も大切なのは「相手の立場に立って考える」ことです。採用担当者は一度に複数の応募者とやり取りをしており、できるだけスムーズに日程を決めたいと思っています。
なぜ早めの返信が重要なのか
採用担当者は他の応募者とも同時に日程調整を進めています。返信が遅れると希望する日程が他の人で埋まってしまったり、採用スケジュール全体に影響が出る可能性があります。「この人は連絡がマメで、一緒に働きやすそうだな」と思ってもらうためにも、メールを確認したらできるだけ早く返信しましょう。
理想的：メール確認から数時間以内
一般的：その日のうちに
遅くとも：翌日まで
調整が必要な場合：まず「◯日までに返信します」と連絡
「いつでもいいです」がNGな理由
「いつでも大丈夫です」という返信は、一見柔軟で協力的に思えますが、実は相手を困らせてしまいます。なぜなら、採用担当者が全ての判断を背負うことになり、「この人は物事を主体的に考えないのかな？」という印象を与える可能性があるからです。
面接日程調整メールの基本構成
どんな状況でも、以下の構成に沿ってメールを作成すれば失敗することはありません。
【状況別】面接日程調整メールテンプレート10選
あなたの状況に当てはまるテンプレートを選んで、【】内を実際の情報に置き換えてお使いください。迷った時は、より丁寧な表現を選ぶと安心です。
どのテンプレートを選べばよい？選択ガイド
初回の返信で、企業から候補日をもらった → テンプレート1を使用
初回の返信で、自分から日程を提案する → テンプレート2を使用
転職活動中で平日昼間は難しい → テンプレート3を使用
オンライン面接を希望・対応可能 → テンプレート4を使用
確定した面接日程を変更したい（体調不良） → テンプレート5を使用
確定した面接日程を変更したい（その他理由） → テンプレート6を使用
面接日程が確定した返信 → テンプレート7〜10から選択
1. 【新卒】企業から候補日が提示された場合
使用場面：企業から「以下の日程でいかがですか」と複数の候補日を提示された時
件名：Re: 面接日程についてのご連絡 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【大学名】【学部名】の【あなたの名前】と申します。 この度は面接日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。 ご提示いただいた候補日の中から、下記日程を希望いたします。 第1希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第2希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第3希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 お忙しい中、ご調整いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 【大学名】【学部名】【学年】 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
2. 【新卒】自分から希望日程を提示する場合
使用場面：「面接日程についてご都合を教えてください」と聞かれた時
件名：Re: 面接日程についてのご連絡 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【大学名】【学部名】の【あなたの名前】と申します。 この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 面接の希望日程をお知らせいたします。 第1希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時〜【時間】時（【時間】時までに面接終了希望） 第2希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第3希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 上記日程でご調整いただけますでしょうか。 お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 【大学名】【学部名】【学年】 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
3. 【転職】在職中で時間が限られる場合
使用場面：現在働いていて、面接に参加できる時間が限られている時
件名：Re: 面接日程についてのご連絡 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【あなたの名前】と申します。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 現在在職中のため、下記日程でのご調整をお願いできますでしょうか。 第1希望：【月】月【日】日（【曜日】）18時30分面接開始希望 第2希望：【月】月【日】日（【曜日】）19時面接開始希望 第3希望：【月】月【日】日（【曜日】）終日調整可能 平日は現職の都合で18時以降、土日は終日対応可能です。 ご調整のほど、よろしくお願いいたします。 【あなたの名前】（現職：【現在の会社名】） 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
4. 【オンライン面接】希望する場合
使用場面：オンライン面接が可能な場合、または遠方からの参加の時
件名：Re: 面接日程についてのご連絡 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【あなたの名前】と申します。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 希望日程をお知らせいたします。 第1希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第2希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第3希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 オンライン面接をご希望でしたら、Zoom、Teams、Google Meet等、 いずれのツールでも対応可能です。安定したネットワーク環境を用意いたします。 ご調整のほど、よろしくお願いいたします。 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
5. 【日程変更】体調不良の場合
使用場面：確定していた面接日程を体調不良で変更する必要がある時
件名：【面接日程変更のお願い】【あなたの名前】 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時より面接のお約束をいただいております 【あなたの名前】と申します。 申し訳ございませんが、体調不良のため面接日程の変更をお願いいたします。 体調管理が不十分で、このような事態になってしまい深くお詫び申し上げます。 万全の体調で面接に臨ませていただきたく、下記日程での再調整をお願いできませんでしょうか。 第1希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第2希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第3希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 貴重なお時間を確保していただいていたにも関わらず、 このようなお願いをすることになり申し訳ございません。 何卒ご理解いただけますよう、お願いいたします。 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
6. 【日程変更】学業・業務都合の場合
使用場面：大学の授業や現職の業務で、確定していた面接日程を変更する時
件名：【面接日程変更のお願い】【あなたの名前】 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時より面接のお約束をいただいております 【あなたの名前】と申します。 【大学の必修授業/現職での緊急業務】と重複することが判明したため、 面接日程の変更をお願いいたします。 事前の確認が不十分で、このような事態になってしまい心からお詫び申し上げます。 下記日程での再調整をお願いできませんでしょうか。 第1希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第2希望：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時面接開始希望 第3希望：【月】月【日】日（【曜日】）終日調整可能 【学業と就職活動の両立/現職への責任を果たしながらの転職活動】において 管理が行き届かず、深く反省しております。 何卒ご寛容なお取り計らいをお願いいたします。 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
7. 【面接確定】基本的な返信
使用場面：企業から「◯月◯日で確定します」と連絡を受けた時
件名：Re: 面接日程確定のご連絡 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【あなたの名前】と申します。 面接日程を確定いただき、誠にありがとうございます。 下記日程で承知いたします。 面接日時：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時〜 場所：【面接場所】 持参物：【持参するもの】 当日は時間に余裕をもってお伺いいたします。 何卒よろしくお願いいたします。 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
8. 【オンライン面接確定】準備状況も伝える場合
使用場面：オンライン面接の日程が確定し、準備していることを伝えたい時
件名：Re: オンライン面接日程確定のご連絡 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【あなたの名前】と申します。 オンライン面接の日程を確定いただき、誠にありがとうございます。 下記内容で承知いたします。 面接日時：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時〜 形式：【使用するツール名】オンライン面接 オンライン面接に向けて、以下の準備を整えております。 ・安定したネットワーク環境の確保 ・静かな環境での参加 ・機材の動作確認 当日は【時間】分前にはスタンバイしてお待ちしております。 よろしくお願いいたします。 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
9. 【最終面接】特別な感謝を込めた返信
使用場面：最終面接の日程が確定し、これまでの選考への感謝も伝えたい時
件名：Re: 最終面接日程確定のご連絡 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【あなたの名前】と申します。 最終面接の日程を確定いただき、心より感謝申し上げます。 下記日程で承知いたします。 面接日時：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時〜 面接官：【面接官名】 場所：【面接場所】 最終面接という貴重な機会をいただけることを大変光栄に思っております。 これまでの選考を通じて感じた貴社への想いを、 しっかりとお伝えできるよう準備してまいります。 当日はよろしくお願いいたします。 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
10. 【質問あり】持参物などを確認したい場合
使用場面：面接が確定したが、持参物や服装などについて確認したい時
件名：Re: 面接日程確定のご連絡 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【あなたの名前】と申します。 面接日程を確定いただき、誠にありがとうございます。 下記日程で承知いたします。 面接日時：【月】月【日】日（【曜日】）【時間】時〜 場所：【面接場所】 なお、以下について確認させてください。 ・持参物：【確認したい内容】 ・服装：【確認したい内容】 お忙しい中恐れ入りますが、ご教示いただければ幸いです。 当日はよろしくお願いいたします。 【あなたの名前】 携帯：【電話番号】 メール：【メールアドレス】
よくある失敗例と対策
実際によくある失敗例を知ることで、同じミスを避けることができます。
| 失敗例 | なぜ問題なのか | 正しい対応 |
|---|---|---|
| 「いつでも大丈夫です」 | 相手に負担をかける、主体性がない印象 | 3つ以上の具体的候補日を提示 |
| 「10時〜」だけ記載 | 開始時刻か終了時刻か不明 | 「10時面接開始希望」と明記 |
| 返信が3日後 | 他の候補者に日程を取られる、やる気がない印象 | できるだけ早く、遅くとも翌日まで |
| 「○○会社」と記載 | 正式名称ではなく失礼 | 「株式会社○○」など正式名称で |
| 署名がない | 連絡先が分からず困る | 必ず氏名・電話・メールを記載 |
こんな時どうする？トラブル対応法
返信したのに企業から連絡が来ない場合
一週間経っても返信がない場合は、迷惑メールフォルダに入っていないか確認してから、丁寧に状況を確認しましょう。「催促」ではなく「確認」の姿勢が大切です。
件名：【確認】面接日程調整の件につきまして 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【あなたの名前】と申します。 【日付】にお送りいたしました面接日程に関するメールについて、 ご確認いただけましたでしょうか。 もしメールが届いていない可能性もございますので、 念のため再度ご連絡させていただきました。 お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
間違った日程を送ってしまった場合
間違いに気づいたらすぐに訂正メールを送りましょう。正直にミスを認めることで、かえって誠実な印象を与えることもあります。
件名：【訂正】面接日程について（【あなたの名前】） 【会社名】 【部署名】 【担当者名】様 お世話になっております。 【あなたの名前】と申します。 先ほどお送りしました面接日程について、記載に誤りがございました。 深くお詫び申し上げます。 【誤】【間違った内容】 【正】【正しい内容】 確認不足でご迷惑をおかけして申し訳ございません。 改めてご検討いただけますでしょうか。
送信前の最終チェックリスト
□ 宛先（会社名・部署名・担当者名）は正確か
□ 件名は適切か（返信なら「Re:」を残す）
□ 日程は3つ以上、曜日付きで記載したか
□ 時間は「面接開始希望」など明確に記載したか
□ 感謝の気持ちが込められているか
□ 誤字・脱字はないか
□ 署名（氏名・電話・メール）があるか
□ 送信時間は適切か（深夜・早朝は避ける）
□ 相手の立場で読み直したか
よくある質問
面接日程調整メールはどのくらい早く返信すべきですか？
できる限り早く返信しましょう。理想的には数時間以内、遅くともその日のうちに返信することをお勧めします。返信が早いと「この人は連絡がマメで信頼できそうだな」という印象を与えることができます。すぐに返信できない場合は、まず「○日までに返信します」と連絡を入れましょう。
「いつでも大丈夫です」と返信するのは本当にダメですか？
はい、避けることをお勧めします。一見協力的に見えますが、実は相手を困らせてしまいます。採用担当者は「この人は主体的に物事を考えないのかな？」と感じる可能性があります。必ず3つ以上の具体的な候補日を提示して、相手が選びやすいようにしましょう。
面接日程を変更したい場合、どう伝えればよいですか？
まず深くお詫びし、変更理由を簡潔に説明します。その後、複数の代替案を提示して相手が選択しやすいようにしましょう。変更は印象に影響することもあるため、本当にやむを得ない場合のみにして、確実に参加できる日程だけを提示することが重要です。
転職活動中で平日の面接が難しい場合、どう説明すればよいですか？
「現在在職中のため」と正直に理由を説明し、対応可能な時間帯を明確に示しましょう。「平日18時以降」「土日終日可能」など、幅広い選択肢を提示することで調整しやすくなります。現職への責任感を示しながら転職活動を進める姿勢は、むしろ好印象を与えることが多いです。
オンライン面接の準備について何を伝えればよいですか？
使用できるツール（Zoom、Teams等）と、安定したネットワーク環境を準備していることを伝えましょう。「事前に機材の確認をします」「静かな環境で参加します」といった準備状況を知らせると、相手に安心感を与えられます。
面接確定の連絡に返信は必要ですか？
はい、必ず返信しましょう。確定した日程を復唱して理解していることを示し、感謝の気持ちを伝えます。持参物や会場へのアクセスなど、確認したいことがあればこの時点で質問することも適切です。
企業からの返信がない場合、どうすればよいですか？
1週間程度待ってから、丁寧に状況確認のメールを送りましょう。「催促」ではなく「確認」の姿勢で、「お送りしたメールをご確認いただけましたでしょうか」と問い合わせます。迷惑メールフォルダに入っている可能性もあることを考慮し、配慮ある表現を心がけましょう。
面接日程調整メールで質問をしても大丈夫ですか？
基本的な確認事項（持参物、服装、会場へのアクセス、所要時間など）については質問して問題ありません。ただし、給与や条件面の詳細な質問は面接本番で行うのが適切です。日程調整が主な目的であることを忘れずに、必要最小限の質問に留めましょう。
件名は変更してもよいですか？
企業からのメールに返信する際は、件名を変更せず「Re:」をそのまま残すのが基本です。これにより、やり取りの流れが分かりやすくなり、採用担当者の負担を軽減できます。新規でメールを送る場合のみ、「面接日程について」などの適切な件名を設定しましょう。
メールの長さはどの程度が適切ですか？
簡潔で分かりやすいことが重要です。必要な情報（日程、感謝の気持ち、署名）は必ず含めながらも、だらだらと長い文章は避けましょう。相手が一目で内容を把握できる程度の長さ（A4用紙半分程度）が理想的です。
まとめ
面接日程調整メールは、あなたと企業の最初の直接的なやり取りです。「相手の立場に立って考える」ことを基本に、迅速で丁寧な対応を心がければ、きっと良い印象を持ってもらえるでしょう。
- 早めの返信：メールを見たらできるだけ早く返信する
- 具体的な提案：3つ以上の候補日を曜日付きで明確に記載
- 相手への配慮：選択しやすい選択肢と丁寧な言葉遣い
- 正確な情報：会社名・担当者名・時間を正しく記載
- 完璧な署名：氏名・電話番号・メールアドレスを必ず記載
- 感謝の気持ち：機会をいただけることへの感謝を忘れずに
この記事のテンプレートを参考に、あなたらしい丁寧なメールを作成してください。きっと採用担当者に「この人と一緒に働きたい」と思ってもらえるはずです。面接当日まで、自信を持って準備を進めていきましょう。