内定をいただいたものの、他社への入社を決めた、家庭の事情が変わった、進学することになったなど、さまざまな理由で辞退せざるを得ない状況は、就職活動や転職活動では決して珍しいことではありません。
しかし多くの方が「企業にどのように連絡すればいいのか」「メールだけで済ませても大丈夫なのか」「法的に問題はないのか」といった不安を抱えているのが実情です。
適切な内定辞退の連絡は、企業との信頼関係を保ち、将来的なビジネスチャンスも維持できる重要なコミュニケーションです。反対に、連絡方法や内容を間違えると、企業に大きな迷惑をかけるだけでなく、場合によっては法的なトラブルに発展する可能性もあります。
- 内定辞退の正しい連絡手順（電話→メールの黄金パターン）
- 新卒・中途・特殊事情別の実践的メールテンプレート20選
- 法的リスクと個人情報・書類回収の完璧な対応方法
- 企業からの引き留めやトラブル時の具体的対処法
参考：【例文付】お誘いを上手に断るメールの書き方完全ガイド
参考：面接後のお礼メールは夜に送ると失礼？最適な時間と例文テンプレート【新卒・中途対応】
参考：面接お礼メールで複数面接官の宛名はどう書く？【様・各位・御中】正しい使い分けと例文テンプレート
内定辞退で絶対に知っておくべき5つの基本原則
内定辞退を成功させるために、まず押さえておくべき5つの原則があります。これらを理解していないと、思わぬトラブルに巻き込まれる可能性があります。
迷っている時間が長いほど企業への迷惑は大きくなります。辞退を決めたら当日から翌営業日以内の連絡が鉄則です。
2. 電話→メールの黄金パターン
まず電話で直接謝罪と意思表示を行い、その後24時間以内にメールで記録として残します。これが最も印象の良い方法です。
3. 曖昧さは禁物：明確な意思表示
「検討中です」「悩んでいます」ではなく「辞退いたします」と明確に。中途半端な表現は相手を困らせます。
4. 理由は簡潔に：詳細すぎる説明は不要
「他社への入社を決めたため」「進学のため」程度で十分。長々とした事情説明は逆効果になります。
5. 感謝8割・謝罪2割のバランス
謝罪ばかりでは暗い印象になります。選考機会への感謝を中心に、適度な謝罪を組み合わせることが大切です。
内定の法的な性質を正しく理解しよう
「内定辞退って法的に大丈夫なの？」と不安に思う方も多いでしょう。厚生労働省の資料を基に、正確な情報をお伝えします。
内定とは何か？法的な位置づけ
厚生労働省の見解では、内定は「始期付解約権留保付労働契約」として扱われます。つまり、一定の条件下での労働契約が成立している状態です。
・企業と応募者の間で労働契約が成立した状態
・企業からの一方的な内定取消は、解雇と同様に厳格に判断される
・応募者からの辞退は原則として可能だが、信義則に反する場合は例外
「信義則違反」とは？
・入社直前での突然の辞退
・研修費用や準備費用を企業が負担した後の辞退
・虚偽の理由による辞退
違約金について知っておくべきこと
・労働基準法第16条により、あらかじめ決められた違約金の支払いは原則禁止
・ただし、企業が実際に被った損害の賠償請求は別の問題
・早期かつ誠実な対応により、法的リスクを最小限に抑えられる
電話とメール、どちらが正解？最適な連絡方法
「電話は緊張するからメールだけで済ませたい」と思う気持ちは理解できますが、内定辞退では連絡方法の選択が印象を大きく左右します。
電話とメールの使い分け完全ガイド
| 連絡段階 | 方法 | タイミング | 目的と内容 |
|---|---|---|---|
| 第1段階 | 電話 | 決断後24時間以内 | 直接的な謝罪と辞退の意思表示 |
| 第2段階 | メール | 電話後24時間以内 | 正式な記録として詳細を文書化 |
| 第3段階 | 書面 | 企業から要求された場合 | 正式な辞退届の提出 |
| フォロー | メール | 必要に応じて | 書類返却の確認、感謝の追加表明 |
電話での話し方テンプレート
電話での第一声は緊張しますが、以下のテンプレートを参考にすれば安心です。
【導入】
「お忙しい中失礼いたします。○○と申します。採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」
【本題】
「この度は内定をいただき、ありがとうございます。誠に恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」
【理由】
「他社への入社を決めましたため、このような決断をいたしました。」
【謝罪と感謝】
「お忙しい中、選考のお時間をいただいたにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。後ほどメールでも改めてご連絡いたします。」
内定辞退メールのテンプレート20選
ここからは、あなたの状況に合わせて選べるメールテンプレートを20パターンご用意しました。［ ］の部分を自分の情報に置き換えるだけで、すぐに使えます。
【新卒向け】就活生必見テンプレート
1. 他社入社決定（最も使用頻度が高い）
件名：【内定辞退のご連絡】[大学名] [氏名] [会社名] [部署名] [担当者名]様 いつもお世話になっております。 [大学名][学部名]の[氏名]です。 先ほどはお電話でお忙しい中お時間をいただき、 ありがとうございました。 この度は内定のご連絡をいただき、 心より感謝申し上げます。 家族ともよく相談し慎重に検討いたしました結果、 他社への入社を決めましたため、 誠に恐縮ですが内定を辞退させていただきたく、 ご連絡申し上げました。 選考過程では貴重なお時間を割いていただき、 また[面接官名]様をはじめ多くの方々から 温かくご指導いただいたにも関わらず、 このような結果となり、心よりお詫び申し上げます。 面接を通じて貴社の[魅力的だった点]について 深く理解することができ、 私にとって大変勉強になりました。 末筆ながら、貴社のますますのご発展と 皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。 [大学名][学部名][学年] [氏名] 電話：[電話番号] メール：[メールアドレス]
2. 進学・留学決定（将来への投資型）
件名：【内定辞退のご連絡】進学決定のため（[大学名] [氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 いつもお世話になっております。 [大学名]の[氏名]です。 この度は内定をいただき、 誠にありがとうございます。 ご報告が遅くなり申し訳ございませんが、 家族と何度も話し合いを重ねた結果、 大学院への進学を決めましたため、 内定を辞退させていただきたくご連絡いたします。 選考過程では[具体的なエピソード]など、 貴重な経験をさせていただき、 自分の将来について深く考える機会となりました。 今回の決断は、将来的により高い専門性を身につけ、 社会に貢献したいという思いからです。 貴社で学ばせていただいたことを糧に、 進学先でも精進してまいります。 このような決断となり、深くお詫び申し上げます。 貴社の今後ますますのご発展をお祈りしております。 [大学名][学部名] [氏名]
3. 学校推薦での辞退（最も丁寧さが求められる）
件名：【学校推薦・内定辞退】深くお詫び申し上げます（[大学名] [氏名]） [会社名] 人事部 [担当者名]様 お世話になっております。 [大学名]より学校推薦をいただいております[氏名]です。 この度は内定をいただき、 厚く御礼申し上げます。 大変心苦しく、また身勝手なお願いで恐縮ですが、 進路について家族と再検討した結果、 内定を辞退させていただきたく、 謹んでご連絡申し上げました。 学校推薦という大変貴重な機会をいただき、 また[担当者名]様には親身になって ご対応いただいたにも関わらず、 このような結果となってしまい、 深くお詫び申し上げます。 推薦をいただいた[教授名]教授にも 私から直接事情をご説明し、 心からお詫びいたします。 今後、貴社と大学との良好な関係に 影響することのないよう、 誠意を持って対応してまいります。 この度は本当に申し訳ありませんでした。 [大学名][学部名][学年] [氏名] 電話：[電話番号]
【中途転職向け】キャリア重視テンプレート
4. 他社入社決定（転職者スタンダード）
件名：【内定辞退のご連絡】[氏名]（中途採用選考） [会社名] [部署名] [担当者名]様 いつもお世話になっております。 [氏名]と申します。 先ほどはお電話でご挨拶させていただき、 ありがとうございました。 この度は内定をいただき、 誠にありがとうございます。 転職について慎重に検討を重ねました結果、 最終的に他社への入社を決めましたため、 誠に恐縮ですが内定を辞退させていただきます。 選考過程では[担当者名]様をはじめ、 多くの方々に貴重なお時間をいただき、 また貴社の[事業内容・企業理念など]について 詳しくお聞かせいただいたことで、 転職に対する考えを深めることができました。 最終面接では[役職名]様から [印象的だった話]をお聞かせいただき、 大変勉強になりました。 このような結果となり、 心よりお詫び申し上げます。 貴社のますますのご発展を お祈りしております。 [氏名] 電話：[電話番号] メール：[メールアドレス]
5. 条件面での不一致（率直だが丁寧に）
件名：【内定辞退のご連絡】条件検討の結果（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 この度は内定をいただき、 ありがとうございます。 提示いただいた労働条件について 家族とも相談し、慎重に検討いたしました。 しかし、現在の家庭の状況と照らし合わせ、 特に[勤務地・給与・勤務時間等]の面で 調整が困難と判断いたします。 そのため、誠に恐縮ですが 内定を辞退させていただきたく、 ご連絡申し上げます。 面接では[担当者名]様に 丁寧にご対応いただき、 貴社の魅力について深く理解することができました。 条件面でのご相談をさせていただいた際も、 可能な範囲でご検討いただき、 心から感謝しております。 このような結果となり、 申し訳ございません。 いただいたご縁を大切にし、 今後ともご指導いただければ幸いです。 [氏名]
6. 現職残留決定（キャリアプランの変更）
件名：【内定辞退のご連絡】現職残留のため（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 いつもお世話になっております。[氏名]です。 この度は内定をいただき、 誠にありがとうございます。 転職について熟考を重ねた結果、 現在の職場で新たな機会をいただくことになり、 現職に残る決断をいたしました。 そのため、誠に恐縮ですが 内定を辞退させていただきます。 転職を検討する過程で、 貴社の[印象的だった企業文化・事業内容等]や [担当者名]様の[人柄・マネジメント方針等]について 深く理解でき、非常に魅力を感じておりました。 最終的に現職残留を決めた理由は、 [簡潔な理由：新プロジェクトの責任者就任等] という状況になったためです。 このような結果となり、 心よりお詫び申し上げます。 将来、何かの機会でお世話になることが あるかもしれません。 その際はどうぞよろしくお願いいたします。 [氏名]
【特殊事情】デリケートな状況向けテンプレート
7. 入社承諾書提出後の辞退（最高レベルの緊急性）
件名：【緊急・内定辞退】入社承諾書提出後の辞退について（[氏名]） [会社名] 人事部 [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 入社承諾書をご提出させていただいた後の ご連絡となり、誠に申し訳ございません。 突然のことで恐縮ですが、 [やむを得ない家庭の事情・健康上の問題等]が発生し、 現在の状況では貴社において十分な力を 発揮することが困難と判断いたします。 そのため、誠に恐縮ですが 内定を辞退させていただきたく、 緊急にご連絡申し上げました。 承諾書をいただいた後の辞退という 極めて非常識な行為となってしまい、 深くお詫び申し上げます。 貴社にはご迷惑とご心配をおかけし、 また入社に向けたご準備をいただいていたにも 関わらず、このような結果となり、 心から申し訳なく思っております。 必要な手続きがございましたら、 迅速に対応いたします。 この度は本当に申し訳ありませんでした。 [氏名] 電話：[電話番号] メール：[メールアドレス]
8. 健康上の理由（プライバシーに配慮）
件名：【内定辞退のご連絡】健康上の理由により（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 いつもお世話になっております。[氏名]です。 この度は内定をいただき、 ありがとうございます。 大変申し上げにくいことですが、 健康上の理由により、 現在の状況では貴社で十分に 力を発揮することが困難と判断し、 内定を辞退させていただきたく、 ご連絡申し上げます。 選考過程では[担当者名]様をはじめ 多くの方々に多大なお時間とお力添えを いただいたにも関わらず、 このような結果となり、 心よりお詫び申し上げます。 体調を整えながら、 改めて社会復帰の機会がございましたら、 その際はまたご指導いただければ幸いです。 この度は申し訳ありませんでした。 [氏名] 電話：[電話番号]
9. 家庭の事情（詳細は避けて簡潔に）
件名：【内定辞退のご連絡】家庭の事情により（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 この度は内定をいただき、 誠にありがとうございます。 突然のご連絡で恐縮ですが、 家庭の事情により、 当初予定しておりました入社が 困難となりました。 そのため、誠に恐縮ですが 内定を辞退させていただきたく、 ご連絡申し上げます。 急なご連絡となってしまい、 また選考過程で貴重なお時間を いただいたにも関わらず、 このような結果となり 深くお詫び申し上げます。 状況が落ち着きましたら、 改めてご挨拶に伺わせて いただければと存じます。 [氏名] 電話：[電話番号]
【内々定・早期段階】契約前テンプレート
10. 内々定辞退（正式内定前の対応）
件名：【内々定辞退のご連絡】[氏名] [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 この度は内々定のご連絡をいただき、 ありがとうございます。 慎重に検討させていただきました結果、 他社への入社を決めましたため、 内々定を辞退させていただきたく、 ご連絡申し上げます。 正式な内定手続きに進む前の 段階でのご連絡となりましたが、 一刻も早くお伝えすべきと考え、 ご連絡いたします。 選考過程では[担当者名]様に 貴重なお時間をいただき、 また貴社の[魅力的だった点]について 詳しくお聞かせいただいたことで、 就職活動に対する考えを 深めることができました。 このような結果となり、 申し訳ございません。 貴社のますますのご発展を お祈りしております。 [氏名] 電話：[電話番号]
【実務・手続き関連】事務処理重視テンプレート
11. 応募書類返却依頼（個人情報保護重視）
件名：【内定辞退・書類返却依頼】[氏名] [会社名] 人事部 [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 この度は内定をいただき、 ありがとうございます。 熟考の結果、他社への入社を決めましたため、 誠に恐縮ですが内定を辞退させていただきます。 つきましては、応募時に提出いたしました 履歴書・職務経歴書・成績証明書等の書類について、 ご返却いただくか、適切な廃棄処分を お願いできればと存じます。 個人情報保護の観点から、 適切にご対応いただければ幸いです。 ■返送先住所（ご返却いただける場合） 〒[郵便番号] [住所] [氏名] 宛 選考過程では貴重なお時間を いただいたにも関わらず、 このような結果となり、 心よりお詫び申し上げます。 [氏名] 電話：[電話番号] メール：[メールアドレス]
12. 人材紹介会社経由での辞退（連絡系統の整理）
件名：【内定辞退のご連絡】[紹介会社名]経由（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。 [紹介会社名]経由で選考いただきました[氏名]です。 この度は内定をいただき、 ありがとうございます。 慎重に検討した結果、 他社への入社を決めましたため、 内定を辞退させていただきます。 本件につきましては、 [紹介会社名]の[担当者名]様にも 同様にご連絡しております。 今後のご連絡は[紹介会社名]経由で お願いできればと存じます。 選考過程では[担当者名]様に 丁寧にご対応いただき、 貴社の魅力について 深く理解することができました。 貴重なお時間をいただいたにも関わらず、 このような結果となり 申し訳ございません。 貴社のますますのご発展を お祈りしております。 [氏名] 電話：[電話番号]
13. 最終面接後の辞退（高次レベルへの配慮）
件名：【内定辞退のご連絡】最終面接後の検討結果（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 先日は最終面接のお時間をいただき、 ありがとうございました。 [役職名]様をはじめ、役員の皆様と 直接お話しさせていただく中で、 貴社の[事業戦略・経営方針等]への理解を 深めることができ、 大変勉強になりました。 特に[役職名]様の[印象的だった話]は、 私のキャリア観に大きな影響を与えました。 熟考の結果、他社への入社を決めましたため、 誠に恐縮ですが選考を辞退させていただきます。 最終面接まで進めていただき、 また貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、 このような結果となり、 心よりお詫び申し上げます。 貴社で学ばせていただいたことを 今後のキャリアに活かしてまいります。 貴社のますますのご発展を お祈りしております。 [氏名]
【フォローアップ】関係性維持テンプレート
14. 辞退後の感謝メール（印象アップ）
件名：【御礼】内定辞退に関するご理解について（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 先日は内定辞退に関しまして、 ご理解をいただき誠にありがとうございました。 お電話でも温かいお言葉をかけていただき、 心より感謝申し上げます。 今回は貴社にご入社することは 叶いませんでしたが、 選考過程で学ばせていただいたことは 私の貴重な財産となりました。 特に[担当者名]様から教えていただいた [具体的な学び・アドバイス等]は、 今後のキャリア形成において 大切にしてまいります。 将来、何かの機会でお世話になることが あるかもしれません。 その際はどうぞよろしくお願いいたします。 改めて、貴社のますますのご発展を 心よりお祈り申し上げます。 [氏名]
15. 電話不通時の緊急メール（状況説明付き）
件名：【緊急・内定辞退】お電話が繋がらないため（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 内定辞退の件でお電話いたしましたが、 [時間帯]にお電話したところ お繋ぎできなかったため、 緊急にメールにてご連絡いたします。 この度は内定をいただき、 ありがとうございます。 他社への入社を決めましたため、 誠に恐縮ですが内定を辞退させていただきます。 本来であればお電話で直接お詫びし、 ご挨拶すべきところ、 メールでのご連絡となり 申し訳ございません。 [明日朝一番・本日夕方等]に 改めてお電話いたします。 取り急ぎメールにて失礼いたします。 [氏名] 電話：[電話番号] メール：[メールアドレス]
【特殊業界・国際】専門分野テンプレート
16. 外資系企業向け（英語併記版）
件名：【内定辞退】Job Offer Withdrawal / [氏名] Dear [担当者名], Thank you very much for offering me the position of [職種名]. After careful consideration, I have decided to decline this offer. (日本語) この度は[職種名]のポジションで内定をいただき、 ありがとうございます。 慎重に検討いたしました結果、 内定を辞退させていただきます。 I sincerely appreciate the time and effort you and your team invested throughout the selection process. The insights I gained about [会社名] and the [部署名] team have been invaluable for my career development. 選考過程で[担当者名]様をはじめ チームの皆様にお時間をいただき、 心より感謝申し上げます。 貴社や[部署名]について学ばせていただいたことは、 私のキャリア形成において貴重な経験となりました。 I apologize for any inconvenience this may cause and wish you and [会社名] continued success. ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 [担当者名]様と貴社のご発展をお祈りしております。 Best regards, [氏名] Phone: [電話番号] Email: [メールアドレス]
17. 公務員試験合格による辞退（公共性重視）
件名：【内定辞退のご連絡】公務員試験合格のため（[氏名]） [会社名] 人事部 [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 この度は内定をいただき、 誠にありがとうございます。 並行して受験しておりました [自治体名・省庁名等]の公務員試験に 合格いたしましたため、 公務員として社会に貢献することを決めました。 そのため、誠に恐縮ですが 内定を辞退させていただきたく、 ご連絡申し上げます。 選考過程では[担当者名]様に 貴重なお時間をいただき、 また貴社の[CSR活動・社会貢献等]について 詳しくお聞かせいただいたことで、 社会における企業の役割について 深く考える機会となりました。 このような結果となり、 心よりお詫び申し上げます。 民間企業と行政、それぞれの立場から 社会の発展に貢献できるよう 精進してまいります。 貴社のますますのご発展を お祈りしております。 [氏名]
18. 起業・独立による辞退（チャレンジ精神重視）
件名：【内定辞退のご連絡】起業のため（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 この度は内定をいただき、 誠にありがとうございます。 この機会に[事業分野]での起業を 決断いたしましたため、 誠に恐縮ですが内定を辞退させていただきます。 貴社での選考過程、特に[担当者名]様から お聞かせいただいた[事業内容・経営方針等]が 起業への決意を固める後押しとなりました。 また、面接で学ばせていただいた [ビジネスの考え方・マーケティング手法等]は 事業計画の策定において 大変参考になりました。 選考過程でお時間をいただいたにも関わらず、 このような結果となり 申し訳ございません。 将来、事業を通じてお世話になる機会が あるかもしれません。 その際はよろしくお願いいたします。 [氏名] 電話：[電話番号]
19. 勤務地変更要望が通らなかった場合（地理的制約）
件名：【内定辞退のご連絡】勤務地の件（[氏名]） [会社名] 人事部 [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 この度は内定をいただき、 ありがとうございます。 先日ご相談させていただきました 勤務地変更の件につきまして、 ご検討いただいたにも関わらず、 家庭の事情により[勤務予定地]での 勤務が困難となりました。 そのため、誠に恐縮ですが 内定を辞退させていただきます。 [担当者名]様には勤務地についても 可能な範囲でご配慮を検討いただき、 心から感謝しております。 私の個人的な事情により このような結果となり、 申し訳ございません。 貴社のますますのご発展を お祈りしております。 [氏名]
20. 職種変更希望による辞退（キャリアパス重視）
件名：【内定辞退のご連絡】キャリア志向の変更（[氏名]） [会社名] [部署名] [担当者名]様 お世話になっております。[氏名]です。 この度は[職種名]として内定をいただき、 ありがとうございます。 この期間に自身のキャリアについて 深く考える機会があり、 [希望職種]としてのキャリアを積みたいという 強い思いが芽生えました。 そのため、[希望職種]での採用が決まった 他社への入社を決めましたことを ご報告し、内定を辞退させていただきたく存じます。 選考過程では[担当者名]様に [職種名]の魅力や可能性について 詳しくお聞かせいただき、 大変勉強になりました。 また、貴社の[チーム体制・事業内容等]について 深く理解することができ、 キャリア選択の良い経験となりました。 このような結果となり、 心よりお詫び申し上げます。 [氏名]
個人情報と応募書類の完璧な対応方法
内定辞退時に見落としがちなのが、提出した個人情報や書類の取り扱いです。適切に対応しないと、後々トラブルになる可能性があります。
法的根拠を理解しよう
個人情報保護委員会と厚生労働省の見解を整理すると、以下のようになります。
・履歴書等の返却について法的な義務は明確に規定されていない
・不要になった個人データは「遅滞なく消去する努力義務」がある
・応募者の返却請求には誠実に対応することが望ましい
厚生労働省の指針
・募集・採用時に取得した個人情報は原則として返却を検討
・目的外使用の禁止（採用目的以外での使用は不可）
・適切な保管・廃棄の実施
実務上の対応
・返却を希望する場合は明確に依頼
・廃棄を希望する場合も適切な処理を依頼
・どちらの場合も礼儀正しく依頼することが重要
書類返却依頼の具体的な手順
- 返却希望の明確な意思表示：「返却」または「廃棄」の希望を明記
- 正確な住所の提供：返却希望の場合は最新の住所を記載
- 返送方法の相談：普通郵便、書留、宅配便等の希望があれば伝達
- 費用負担の申し出：返送費用の負担を申し出ると印象が良い
企業からの引き留めと法的トラブルへの対処法
内定辞退時に企業から強い引き留めを受けたり、場合によっては法的な問題を指摘されることもあります。冷静に対処しましょう。
引き留めパターン別対応法
| 引き留めパターン | 企業の意図 | 適切な対応 |
|---|---|---|
| 条件面での交渉 | 給与・勤務地等の改善提案 | 決意が固いことを丁寧に説明 |
| 情に訴える説得 | 人間関係・期待感の強調 | 感謝しつつも意思は変わらないと明言 |
| 将来性のアピール | キャリアパスの魅力訴求 | 他社での決断理由を簡潔に説明 |
| 法的責任の言及 | 辞退への牽制・脅し | 冷静に対応、必要なら専門家相談 |
オワハラ（就活終われハラスメント）への対処
・他社の選考辞退を強要される
・内定承諾を急かされる
・断ると人格攻撃や脅しを受ける
・長時間の拘束や連日の呼び出し
対処法
・やり取りの記録を保存（メール、通話記録等）
・都道府県労働局の相談窓口に連絡
・新卒の場合は大学のキャリアセンターにも相談
・新卒応援ハローワークでも相談受付
よくある質問
内定辞退について、多くの方が抱く疑問と不安にお答えします。
Q1. 内定辞退はメールだけでも法的に問題ありませんか？
A. 法的には問題ありませんが、まず電話での連絡が望ましいです。内定辞退自体は応募者の権利として認められていますが、信義則に反しない方法で行うことが重要です。電話で直接謝罪と意思表示を行い、その後メールで記録として残すのがベストプラクティスです。
Q2. 入社承諾書を提出した後でも辞退できますか？
A. 法的には可能ですが、契約上の拘束力が高まるため注意が必要です。入社承諾書は労働契約の一部として扱われる場合があります。やむを得ない理由がある場合に限り、即座に誠実な対応を行うことで、法的リスクを最小限に抑えられます。
Q3. 企業から損害賠償を請求される可能性はありますか？
A. 労働基準法により違約金の予定は禁止されていますが、実損は別問題です。労働基準法第16条により、あらかじめ決められた違約金の支払いは原則禁止されています。ただし、企業が実際に被った損害（研修費用等）については、個別に判断される場合があります。早期かつ誠実な対応により、このリスクは大幅に軽減できます。
Q4. 応募書類（履歴書等）は返却してもらえますか？
A. 法的義務はありませんが、依頼すれば多くの企業が対応してくれます。個人情報保護委員会の見解では、法的な返還義務は明確でないものの、不要な個人データの消去努力義務があります。返却または適切な廃棄処分を丁寧に依頼すれば、ほとんどの企業が応じてくれます。
Q5. 内定辞退の理由はどこまで詳しく説明すべきですか？
A. 「他社入社決定」「進学」程度の簡潔な理由で十分です。詳細すぎる説明は不要で、相手が納得できる範囲での説明に留めましょう。プライベートな事情を無理に詳しく説明する必要はありません。重要なのは誠実な態度で伝えることです。
Q6. 新卒の就活で複数内定がある場合、すべてに同じ理由を言って大丈夫ですか？
A. 基本的に問題ありませんが、学校推薦や特別なルートの場合は配慮が必要です。一般的な選考であれば「他社への入社を決定したため」で統一して問題ありません。ただし、学校推薦や教授紹介等の場合は、推薦者への影響も考慮し、より丁寧な説明と謝罪が必要になります。
Q7. 内定辞退後に企業から引き留められた場合はどう対応すべきですか？
A. 決意が固いことを明確に伝え、冷静かつ丁寧に対応します。条件面での交渉や情に訴える説得があっても、「検討します」などの曖昧な回答は避け、明確に辞退の意思を示すことが大切です。違法な引き留め（オワハラ）の場合は、都道府県労働局や大学のキャリアセンターに相談しましょう。
Q8. 内定辞退の連絡後、企業から返信がない場合はどうすればよいですか？
A. 1週間程度待っても返信がない場合は、確認の電話をかけましょう。メールが届いていない可能性や、担当者が多忙で返信が遅れている場合があります。「先日お送りしたメールを確認していただけましたでしょうか」と丁寧に確認することが大切です。
Q9. 内定辞退することで、その企業のグループ会社への応募に影響しますか？
A. 適切な方法で辞退すれば、将来の応募に大きな影響はありません。誠実かつ丁寧な対応で辞退した場合、多くの企業は理解を示してくれます。ただし、企業によってはグループ内で情報共有される場合もあるため、最後まで社会人として責任ある行動を取ることが重要です。
Q10. 内定辞退メールに返信が来た場合、どう対応すべきですか？
A. 理解を示していただいた場合は、改めて感謝のメールを送ります。企業から温かい返信をいただいた場合は、24時間以内に感謝の気持ちを込めた短いお礼メールを送ると、とても良い印象を残せます。将来的な関係性を考慮し、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
送信前の最終チェックポイント
内定辞退メールを送信する前に、以下の項目を必ず確認してください。一度送信すると取り消せないため、慎重にチェックしましょう。
□ まず電話での連絡を試みたか（または試みる予定か）
□ 件名に「内定辞退」と自分の氏名が明記されているか
□ 冒頭で内定への感謝が適切に表現されているか
□ 辞退の意思が曖昧でなく明確に示されているか
□ 辞退理由が簡潔で適切な内容になっているか
□ 謝罪の気持ちが込められているか
□ 必要に応じて書類返却の依頼が含まれているか
□ 自分の正確な連絡先が記載されているか
□ 誤字・脱字がないか最終確認したか
□ 送信先のメールアドレスに間違いがないか
□ 営業時間内に送信する予定か
□ 敬語の使い方が適切で統一されているか
□ 文章全体のトーンが丁寧で誠実になっているか
内定辞退後の関係性維持とキャリアへの活かし方
内定辞退は一時的な出来事ですが、その対応次第で将来のキャリアに長期的な影響を与えることがあります。
良好な関係を保つためのポイント
- 迅速で誠実な対応：決断後48時間以内の連絡で信頼を保つ
- 感謝の気持ちを忘れない：選考機会への感謝を最後まで表現
- 将来への配慮：「いつかお世話になるかもしれません」の姿勢
- SNSでの言及注意：内定辞退についてSNSで軽率に発言しない
キャリアに活かす考え方
内定辞退の経験は、自分のキャリア観を深める貴重な機会でもあります。以下の点を振り返ってみましょう。
・なぜその企業を辞退することになったのか
・自分が重視する価値観は何か
・キャリアプランの優先順位は適切だったか
意思決定プロセスの改善
・情報収集の方法は十分だったか
・家族や友人との相談は有効だったか
・感情的な判断と論理的な判断のバランスは適切だったか
コミュニケーション能力の向上
・困難な状況での誠実な対応ができたか
・相手の立場に立った配慮ができたか
・将来の関係性を考慮した行動ができたか
まとめ
内定辞退は決して珍しいことではありませんが、その方法次第で企業との関係性や自身の社会人としての評価が大きく変わります。最も重要なのは、相手企業への敬意を忘れず、迅速で誠実な対応を心がけることです。
- 迅速な行動：決断後48時間以内、電話→メールの順序で連絡
- 明確な意思表示：曖昧さを避け「辞退いたします」と明確に
- 適切な感謝と謝罪：感謝8割・謝罪2割のバランスで好印象を維持
- 簡潔な理由説明：詳細すぎず、相手が納得できる範囲での理由提示
- 最後まで誠実な対応：書類処理や返信対応まで責任を持って実施
この記事のテンプレートと注意点を参考に、あなたの状況に最適な内定辞退の連絡を行ってください。適切な対応により、企業との良好な関係を維持し、将来のキャリアにとってもプラスとなる経験にしていきましょう。