退職挨拶メールの書き方完全ガイド｜例文テンプレート18選【社内・取引先・上司別】

退職時の挨拶メールは、これまでお世話になった方々への感謝を伝える最後の重要なコミュニケーションです。「いつ送ればいいのか」「どんな内容にすべきか」「個人情報の扱いは大丈夫か」など、多くの方が悩まれるポイントでもあります。

適切な退職挨拶メールを送ることで、良好な人間関係を維持し、将来のキャリアでも活かせる貴重な人脈を築くことができます。一方で、情報漏洩や個人情報保護の観点から注意すべき点も数多くあるのが実情です。

退職挨拶メールで押さえるべき5つの基本原則

多くの方が見落としがちですが、退職挨拶メールには必ず守るべき5つの原則があります。

送信タイミングと宛先設定の実践ガイド

退職挨拶メールの成功は、タイミングと宛先設定で8割が決まります。

ベストタイミング一覧表

BCC設定の具体的手順と注意点

情報処理推進機構（IPA）の調査では、メール誤送信が組織の情報セキュリティ事故の約30%を占めています。BCC設定を確実に行いましょう。

退職挨拶メールの場面別メールテンプレート18選【コピペ対応】

実際のビジネスシーンで即座に使えるテンプレートを、送信先と状況別に整理しました。

【社内向け】基本テンプレート集

1. 社内チーム向け（最も使用頻度が高い標準版）

件名：【ご挨拶】退職のご報告（最終出社日：○月○日）

各位

お疲れさまです。○○部の○○です。

私事で恐縮ですが、○月○日を最終出社日として
退職させていただくことになりました。

在職中は、皆様から多くのご指導とご支援をいただき、
心より感謝しております。

■後任・引き継ぎについて
・後任者：○○部 ○○（内線：○○○○、メール：○○@○○.co.jp）
・進行中の案件：○○プロジェクト → ○○が引き継ぎ
・資料の保管場所：共有フォルダ「○○」に整理済み
・緊急時連絡先：○○部代表（○○@○○.co.jp）

短い間でしたが、チーム一丸となって取り組めた
○○プロジェクトの成功など、多くの貴重な経験を
させていただきました。

今後のお問い合わせは、後任の○○または
○○部代表窓口までお願いいたします。

皆様の今後ますますのご活躍を心よりお祈りしております。

○○部 ○○ ○○

2. 社内全体向け（簡潔で印象に残る版）

件名：【社内】退職のご挨拶（後任：○○部 ○○）

全社員の皆様

○○部の○○です。

本日（○月○日）をもちまして退職いたします。

在職中は格別のご指導とご支援を賜り、
厚く御礼申し上げます。

○年間という短い期間でしたが、
皆様とともに働けたことを心から誇りに思います。

■今後の連絡先
・後任：○○部 ○○（○○@○○.co.jp）
・部署代表：○○@○○.co.jp
・電話：○○-○○○○-○○○○

皆様のますますのご発展と、
会社のさらなる成長をお祈りしております。

本当にありがとうございました。

○○ ○○

3. 直属上司向け（関係性を重視した丁寧版）

件名：退職のご挨拶とお礼（○○より感謝を込めて）

○○部長

いつもお世話になっております。○○です。

○月○日付での退職が正式に確定いたしましたので、
改めてご報告申し上げます。

部長のもとで働かせていただいた○年間は、
私にとって本当に貴重で充実した時間でした。

特に○○プロジェクトでは、部長からいただいた
「困難な時こそ、チーム一丸となって前進する」
というお言葉が心の支えとなり、
最後まで諦めずに取り組むことができました。

■引き継ぎ完了状況
・○○案件：○○まで完了、残作業は後任○○へ引き継ぎ済み
・顧客対応：○○様については個別引き継ぎ完了
・資料整理：部長確認用フォルダに体系的に整理済み

技術面だけでなく、人としての成長も
部長のご指導があってこそと感謝しております。

至らない点も多々あったかと存じますが、
最後まで温かく見守っていただき、
本当にありがとうございました。

もし何か差異やご不明な点がございましたら、
遠慮なくお声かけください。

部長の今後ますますのご活躍とご健康を
心よりお祈りしております。

○○ ○○

【取引先・社外向け】重要度別テンプレート集

4. 重要取引先向け（最優先・最丁寧版）

件名：【重要】担当変更のご連絡（退職に伴う引き継ぎ）

○○株式会社
○○部 ○○様

平素より格別のお世話になっております。
○○株式会社の○○です。

私事で大変恐縮ですが、○月○日付で退職することになり、
○○様の担当を交代させていただくことになりました。

○○様には○年間にわたり格別のお引き立てをいただき、
多くのプロジェクトを成功に導くことができました。
心より感謝申し上げます。

■後任者のご紹介
・担当者：○○部 ○○ ○○
・電話：○○-○○○○-○○○○
・メール：○○@○○.co.jp
・経験：○○分野○年、○○業界担当○年

後任の○○は、○○分野に精通しており、
これまで○○様にご評価いただいた
きめ細やかなサポートを継続いたします。

■現在進行中の案件状況
・○○プロジェクト：○月○日納期、後任が責任を持って継続
・○○システム改修：設計書引き継ぎ完了、後任が対応
・定例会議：次回○月○日より○○が参加

○月○日（○曜日）午後に、後任の○○とともに
ご挨拶に伺わせていただければと存じます。
ご都合はいかがでしょうか。

この度は、私の都合により
ご迷惑をおかけすることとなり、
心よりお詫び申し上げます。

後任ともども、引き続き変わらぬ
ご指導ご鞭撻を賜りますよう、
よろしくお願い申し上げます。

○○株式会社 ○○部
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.co.jp

5. 一般取引先向け（効率重視・標準版）

件名：【担当変更】退職に伴う引き継ぎについて

○○株式会社
ご担当者様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

○月○日付で退職するため、担当を
交代させていただくことになりました。

■後任担当者
・氏名：○○部 ○○ ○○
・電話：○○-○○○○-○○○○
・メール：○○@○○.co.jp

■主要案件の引き継ぎ状況
・○○契約：更新手続きは後任が対応
・月次報告書：従来どおり月末に後任より送付
・技術サポート：専門チーム（tech@○○.co.jp）が継続対応

お取引いただいた期間中は、
貴社のご協力により多くの成果を
上げることができました。
誠にありがとうございました。

後任の○○をどうぞよろしくお願いいたします。

○○会社 ○○部
○○ ○○

6. パートナー企業向け（業務継続重視版）

件名：【業務連絡】窓口変更のお知らせ（退職のため）

○○株式会社
プロジェクト担当者様

いつもお世話になっております。
○○の○○です。

○月○日付で退職するため、
貴社との連携窓口を変更させていただきます。

■新窓口担当者
・氏名：○○部 ○○ ○○
・電話：○○-○○○○-○○○○
・メール：○○@○○.co.jp
・専門分野：○○システム開発・運用

■継続案件について
・○○プロジェクト：フェーズ2を後任が引き継ぎ
・定期ミーティング：次回○月○日より新担当が参加
・技術仕様書：共有フォルダに最新版を整理済み

プロジェクト期間中は、貴社の技術力と
協力体制に支えられ、予定を上回る
成果を達成できました。

後任の○○は○○分野の専門家であり、
より高いレベルでの協力が期待できます。

引き続きよろしくお願いいたします。

○○ ○○

【特殊状況向け】ケース別テンプレート集

7. 定年退職向け（長期勤務感謝版）

件名：【定年退職】○○年間のご厚情に心より感謝

関係者の皆様

○○部の○○です。

○月○日をもちまして、○○年間の
会社員生活に幕を下ろします。

振り返れば、入社当時は右も左もわからない
新人だった私を、多くの先輩方が
温かく指導してくださいました。

○○プロジェクトの立ち上げ、
○○事業の拡大、そして○○システムの導入など、
会社の成長とともに歩んだ○○年間は、
私の人生の貴重な財産となりました。

特に近年は、若い世代の皆さんから
新しい発想と技術を学ばせていただき、
最後まで成長を続けることができました。

■後任体制について
・○○業務：○○課長が統括
・○○案件：○○主任が引き継ぎ
・緊急時連絡：○○部代表（○○@○○.co.jp）

退職後は○○（趣味など）に時間を使い、
健康に気をつけながら第二の人生を
楽しみたいと思います。

皆様の今後ますますのご活躍と、
会社のさらなる発展を心よりお祈りしております。

○○年間、本当にありがとうございました。

○○部 ○○ ○○

8. 短期勤務後退職向け（謙虚・感謝版）

件名：【ご挨拶】短期間でしたが、ありがとうございました

各位

○○部の○○です。

入社から○ヶ月という短い期間ですが、
○月○日をもちまして退職させていただきます。

短い間ではありましたが、皆様には
未熟な私を温かく受け入れていただき、
多くのことを学ばせていただきました。

特に○○さんには業務の基礎から
丁寧にご指導いただき、○○さんには
チームワークの大切さを教えていただきました。

経験不足でご迷惑をおかけした場面も
多かったと存じますが、最後まで
親切にサポートしていただき、
心から感謝しております。

■業務引き継ぎについて
・担当業務：○○さんに引き継ぎ完了
・資料整理：共有フォルダに整理済み

短期間でしたが、この会社で学んだことを
糧にして、新しい場所でも頑張ります。

皆様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

○○部 ○○ ○○

9. 契約終了向け（業務委託・派遣専用版）

件名：【契約終了】○○プロジェクト業務完了のご報告

プロジェクト関係者各位

○○です。

○○プロジェクトの契約期間満了に伴い、
○月○日をもちまして業務を終了いたします。

■最終成果物について
・○○システム：○月○日納品完了
・技術文書：プロジェクトフォルダに保存済み
・運用手順書：○○さんに引き継ぎ済み
・保守マニュアル：メンテナンス用フォルダに整理

○ヶ月間のプロジェクト期間中は、
皆様のプロフェッショナルな姿勢と
チームワークに支えられ、
予定を上回る成果を達成できました。

技術面だけでなく、プロジェクト管理や
コミュニケーションについても
多くのことを学ばせていただきました。

■今後のお問い合わせ先
・技術的内容：○○会社 技術部（tech@○○.co.jp）
・契約関連：○○会社 営業部（sales@○○.co.jp）

プロジェクトの成功と、皆様の今後の
ますますのご発展をお祈りしております。

○○ ○○（○○会社）

10. 転勤・異動向け（継続関係重視版）

件名：【転勤のご挨拶】○○支店への異動について

関係者の皆様

○○部の○○です。

この度、○月○日付で○○支店（○○市）への
転勤が決まりましたのでご報告いたします。

本社での勤務は○月○日が最終となります。

■業務引き継ぎと連絡先
・国内案件：○○部 ○○が引き継ぎ
・○○地域担当：引き続き私が遠隔で対応
・緊急連絡先：○○支店代表（○○@○○.co.jp）

皆様には○年間にわたり、多大なご指導と
ご協力をいただきました。
本社で培った経験を活かし、○○支店でも
会社の発展に貢献してまいります。

転勤先からも、引き続き○○地域の案件で
お世話になることがあるかと存じます。
変わらずよろしくお願いいたします。

皆様のますますのご活躍をお祈りしております。

○○部 ○○ ○○
新住所：○○県○○市○○（○月○日以降）

【関係性重視】個人的つながり向けテンプレート

11. メンター・恩師向け（深い感謝版）

件名：退職のご挨拶と心からの感謝（○○より）

○○部長

いつもお世話になっております。○○です。

○月○日付での退職が確定いたしましたので、
改めてご報告とお礼を申し上げます。

部長には入社当初から○年間にわたり、
業務面だけでなく、社会人として、
そして一人の人間として多くのことを
教えていただきました。

特に印象に残っているのは、○○プロジェクトで
困難に直面した際にいただいた
「どんな状況でも、必ず解決策はある。
大切なのは諦めずに考え続けることだ」
というお言葉です。

この言葉は私の座右の銘となり、
その後の多くの場面で支えとなりました。

部長から学んだ「相手の立場に立って考える」
という姿勢は、新しい職場でも
必ず活かしていきたいと思います。

至らぬ点も多々あったにも関わらず、
最後まで温かく見守っていただき、
本当にありがとうございました。

部長の今後ますますのご活躍と
ご健康を心よりお祈りしております。

○○ ○○

12. 同期・親しい同僚向け（友情重視版）

件名：退職のご報告（○○より感謝を込めて）

○○さん

お疲れさまです。○○です。

ついに○月○日で退職することになりました。

○○さんとは同期入社で、
右も左もわからない新人時代から
一緒に成長してきましたね。

○○プロジェクトで夜遅くまで一緒に
頑張った日々や、○○さんに相談に
乗ってもらったことなど、
たくさんの思い出があります。

特に私が○○で失敗した時に、
「失敗は成長のチャンス。一緒に乗り越えよう」
と言って支えてくれたことは
一生忘れません。

仕事の面でも人間的な面でも、
○○さんから学ぶことは本当に多く、
私にとってかけがえのない存在です。

新しい職場でも、○○さんから教わった
「チームワークの大切さ」を忘れずに
頑張っていきたいと思います。

お互い違う道を歩むことになりますが、
これからもよい友人として
お付き合いいただければ嬉しいです。

落ち着いたら、また一緒に
お食事でもしましょう。

○○ ○○

【職種別】専門性重視テンプレート集

13. 営業職向け（顧客関係継続版）

件名：【営業担当変更】○○よりご挨拶と後任紹介

○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
○○会社営業部の○○です。

この度、○月○日付で退職することになり、
○○様の営業担当を交代させていただきます。

○○様には○年間にわたり格別のお引き立てを
いただき、おかげさまで多くの成果を
上げることができました。心より感謝申し上げます。

■後任営業担当のご紹介
・氏名：営業部 ○○ ○○
・携帯：○○○-○○○○-○○○○
・メール：○○@○○.co.jp
・経験：法人営業○年、○○業界専門○年
・得意分野：○○ソリューション提案

後任の○○は、○○分野に精通しており、
○○様のビジネス課題に対して、私以上に
価値のあるご提案ができると確信しております。

■引き継ぎスケジュール
・○月○日（○曜日）14:00〜：三者面談でのご挨拶
・現在進行中の○○案件：詳細資料とともに完全引き継ぎ済み
・来期の○○計画：○○が責任を持って推進

○○様との出会いがあったからこそ、
営業として大きく成長することができました。
特に「顧客第一主義」の大切さを
実践を通じて学ばせていただきました。

この度は私の都合により、
担当変更をお願いすることとなり、
心よりお詫び申し上げます。

後任ともども、引き続き変わらぬ
ご愛顧を賜りますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。

○○会社 営業部
○○ ○○
携帯：○○○-○○○○-○○○○

14. エンジニア・技術職向け（技術継承版）

件名：【技術担当変更】システム引き継ぎ完了報告

○○システム関係者各位

開発部の○○です。

○月○日付で退職するため、
担当システムの引き継ぎが完了しましたので
ご報告いたします。

■技術引き継ぎ状況
・○○システム：開発部○○が担当継続
・○○API：仕様書とサンプルコードを完全引き継ぎ
・定期メンテナンス：手順書を○○に引き継ぎ済み
・障害対応：トラブルシューティングガイド更新済み

■技術文書の保管場所
・設計書：社内Wiki「システム設計」セクション
・運用マニュアル：共有フォルダ「○○システム/運用」
・ソースコード：Git リポジトリ（最新版にコメント追記済み）
・データベース：ER図とデータ辞書を最新化

○年間のシステム運用期間中は、
皆様のご理解とご協力により
安定したサービスを提供できました。

特に○○さんには技術面でのアドバイスを
多数いただき、システムの品質向上に
大きく貢献していただきました。

後任の○○は○○技術の専門家であり、
これまで以上に高度な技術サポートが
期待できます。

今後の技術的なお問い合わせは、
開発部代表（dev@○○.co.jp）または
直接○○（○○@○○.co.jp）まで
お願いいたします。

長期間にわたり、ありがとうございました。

開発部 ○○ ○○

15. 管理職向け（組織運営継続版）

件名：【重要】退職に伴う組織体制変更について

関係部署各位

○○部長の○○です。

○月○日付で退職いたします。

■新体制について
・○○部統括：○○課長が部長代行に就任
・重要案件：○○取締役が直接監督
・日常業務：各課長が従来どおり対応
・部外との調整：部長代行が担当
・緊急時連絡：総務部（somu@○○.co.jp）

在任中は皆様のご協力により、
部として多くの成果を上げることができました。

○○プロジェクトでの売上○%向上、
○○業務の効率化による○時間短縮、
そして○○システム導入による品質向上など、
チーム全体で取り組んだ成果です。

特に各課長の皆様には、困難な局面でも
常に前向きに取り組んでいただき、
部のまとまりを支えていただきました。
心から感謝しております。

■主要案件の状況
・○○プロジェクト（○月納期）：○○課長が統括継続
・○○システム更新：計画どおり○月実施予定
・来期予算：○○課長に引き継ぎ完了

後任体制の詳細については、
○○取締役より別途ご案内いたします。

皆様の今後ますますのご活躍と、
組織のさらなる発展を心よりお祈りしております。

○年間、本当にありがとうございました。

○○部 部長
○○ ○○

【特別対応】センシティブ状況向けテンプレート

16. 体調不良による退職向け（プライバシー配慮版）

件名：【ご挨拶】退職のご報告

関係者の皆様

○○部の○○です。

体調の関係で、○月○日を最終出社日として
退職させていただくことになりました。

在職中は皆様に大変お世話になり、
多くのご配慮とご支援をいただきました。
心より感謝申し上げます。

■業務引き継ぎについて
・担当業務：○○課長に引き継ぎ完了
・進行案件：必要資料はすべて整理済み
・緊急連絡先：○○部代表（○○@○○.co.jp）

体調を整えながら、新しい環境で
再スタートを切りたいと思います。

皆様にはご心配とご迷惑をおかけしましたが、
温かく見守っていただき、ありがとうございました。

皆様の今後ますますのご健康とご活躍を
お祈りしております。

○○部 ○○ ○○

17. 家庭事情による退職向け（理解促進版）

件名：【ご挨拶】家庭事情による退職について

各位

○○部の○○です。

家庭の事情により、○月○日を最終出社日として
退職させていただくことになりました。

急な決定でご迷惑をおかけすることとなり、
心よりお詫び申し上げます。

■引き継ぎ状況
・担当クライアント：○○が引き継ぎ
・進行プロジェクト：○○課長が監督継続
・資料整理：共有フォルダに体系的に整理済み

短い期間でしたが、皆様には温かく
接していただき、多くのことを
学ばせていただきました。

特にチームワークの大切さと、
お客様第一の姿勢は、今後の人生でも
大切にしていきたいと思います。

家庭が落ち着きましたら、またお会いできる
機会があることを楽しみにしております。

皆様の今後ますますのご活躍をお祈りしております。

○○部 ○○ ○○

18. 円満退職（感謝最大化版）

件名：【感謝】○○年間、本当にありがとうございました

全社員の皆様

○○部の○○です。

○月○日をもちまして、○年間の
会社員生活を終了いたします。

この○年間を振り返ると、
入社時には想像もできなかった
多くの経験をさせていただきました。

困難なプロジェクトでは皆で知恵を出し合い、
成功の喜びでは皆で祝い合い、
そんな温かい職場環境があったからこそ、
毎日を充実して過ごすことができました。

特に直属のチームの皆様には、
私の至らない点を温かくフォローしていただき、
最後まで一緒に頑張っていただきました。

上司の皆様からは、仕事の進め方だけでなく、
社会人としての姿勢を教えていただき、
人間的に大きく成長することができました。

■感謝の気持ちを特にお伝えしたい皆様
・○○部長：いつも的確なご指導をありがとうございました
・チームメンバー：最高のチームワークでした
・他部署の皆様：いつも快くご協力いただきました
・新入社員の皆様：皆さんから新鮮な刺激をもらいました

新しい環境では、この会社で学んだことを糧に、
さらに成長していきたいと思います。

■今後の連絡先
業務関連：○○部代表（○○@○○.co.jp）
緊急時：○○課長（○○@○○.co.jp）

皆様の今後ますますのご活躍と、
会社のさらなる発展を心よりお祈りしております。

○○年間、本当にありがとうございました。

○○部 ○○ ○○

送信後のトラブル対応と人間関係維持の秘訣

退職挨拶メールを送信した後も、適切な対応が必要な場面があります。

よくあるトラブルと対処法

返信への適切な対応方法

個人情報保護と法的リスクの完全回避法

退職挨拶メールでは、知らず知らずのうちに法的リスクを負う可能性があります。

個人情報保護委員会のガイドライン準拠

送信前の最終チェックポイント

退職挨拶メールの品質を担保するため、以下のチェックリストを必ず確認してください。

まとめ

退職挨拶メールは、これまでお世話になった方々への最後の感謝を伝える大切なコミュニケーションです。適切なタイミングで、相手への配慮を込めたメッセージを送ることで、退職後も続く貴重な人間関係を築くことができます。

この記事の18のテンプレートを参考に、あなたの状況に最適な退職挨拶メールを作成してください。最後まで良好な関係を保ち、新たなキャリアステップに向けて前向きに歩んでいけることを心より願っています。

参考文献・引用情報

• 情報処理推進機構「情報セキュリティ10大脅威2024」
• 個人情報保護委員会「第三者提供に関するガイドライン」
• 経済産業省「営業秘密管理指針」
• 情報処理推進機構「情報漏えい発生時の対応ポイント集」
• 個人情報保護委員会「漏えい等の対応」