運動会シーズンが近づくと、学校や園では保護者向けの案内文作成が必要になります。しかし、「どのような内容を盛り込めば分かりやすい案内文になるのか」「当日のトラブルを防ぐにはどうしたらよいか」と、多くの担当者の方が頭を悩ませているのが現実です。
この記事では、実際の学校現場で使われている運動会案内文のテンプレートと文例をご紹介します。「必須8項目の明記」と「用途別の文例活用」により、保護者が迷わず参加できる効果的な案内文を作成できます。
・実際に使える運動会案内文のテンプレート
・用途別の具体的な文例（小学校・幼稚園・中高・地域運動会）
・トラブルを防ぐ観覧・駐車・撮影ルールの書き方
・雨天時対応と連絡方法の効果的な記載テクニック
・文科省ガイドライン準拠の熱中症対策を含む安全配慮の表現
・よくある問題とその対策方法
参考：オンライン保護者会の進め方完全ガイド｜セキュリティ対策から録画・資料共有まで実用テンプレート付き
参考：台風時の休校/順延の連絡テンプレート｜学校・保護者向け
参考：【例文付】文化祭の案内文の作成ガイド
参考：体育祭案内文の書き方ガイド｜コピペで使えるテンプレート15選と安全対策のポイント
参考：遠足の案内文の作成ガイド｜テンプレート例文７選
参考：授業参観の案内文書き方完全ガイド｜コピペできるテンプレート例文8選
参考：【例文付】台風接近時の注意喚起文の作成ガイド
運動会の案内文に必要な8つの必須項目
効果的な運動会の案内文には、保護者が準備と参加を円滑に行える情報を含める必要があります。これらの項目を漏れなく記載することで、当日の混乱を防ぎ、スムーズな運営が可能になります。
以下の8項目は、多くの学校現場で案内文作成において重要とされている内容です。
- 明確なタイトル設定
「令和○年度運動会のご案内」など、何についての案内かを一目で分かるように記載します。年度や開催回数も明記し、区別しやすくしましょう。 - 詳細な日時・時間設定
開催日時、開門時刻、開会・閉会時刻、下校時刻の目安まで具体的に記載します。保護者が一日のスケジュールを立てやすくするため、時間は分単位で明記することが重要です。 - 場所・集合場所の明示
開催場所（校庭・体育館等）と児童・生徒の集合場所、時刻を明確にします。雨天時の対応（体育館使用の可否、場所変更等）も併記しましょう。 - プログラム・種目の紹介
学年別の主要種目や代表的なプログラムを紹介します。詳細は別紙や当日配布とし、案内文では概要のみ記載することで読みやすさを保てます。 - 持ち物・服装の指定
水筒、帽子、タオル、動きやすい服装など、具体的な持ち物と服装を記載します。熱中症対策を考慮した持ち物も忘れずに含めましょう。 - 観覧・駐車・撮影ルールの明記
駐車場の有無、観覧エリアの制限、撮影時の注意事項、SNS投稿に関する配慮など、トラブル防止のためのルールを明確に記載します。 - 雨天時の判断・連絡方法
天候不良時の実施判断時刻と保護者への連絡方法（メール配信、ホームページ掲載等）を具体的に記載します。判断基準も可能な範囲で示しましょう。 - 問い合わせ先の明記
担当者名、連絡先電話番号、学校代表番号など、不明な点があった場合の連絡先を明確にします。緊急時の連絡体制も整えておきましょう。
運動会の案内文の基本テンプレート
まずは標準的な運動会案内文のテンプレートをご紹介します。【 】内を実際の情報に置き換えてご利用ください。
基本フォーマット（全校種共通）
令和【○】年【○】月【○】日 保護者各位 【学校名】 【校長名】 令和【○】年度 運動会のご案内 拝啓 秋涼の候、保護者の皆様におかれましては ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 平素より本校の教育活動にご理解とご協力を 賜り、誠にありがとうございます。 さて、下記の通り運動会を実施いたします。 子どもたちの成長した姿をぜひご覧ください。 記 ◆日 時 【○月○日（○）】 開門 【午前8時00分】 開会式【午前8時20分】 閉会式【午後12時10分】予定 下校 【午後12時30分】頃 ◆会 場 【○○小学校校庭】 ※雨天時は【翌日に順延】 ※体育館での実施はございません ◆児童集合【午前8時10分】までに各教室 ◆主なプログラム ・【1・2年生】表現運動 ・【3・4年生】団体競技 ・【5・6年生】リレー競技 ※詳細なプログラムは当日配布いたします ◆持ち物・服装 ・水筒（多めの水分） ・帽子、タオル ・動きやすい服装 ・上履き（雨天順延時の準備として） ◆お願い事項 【駐車について】 ・校内への車両乗り入れはできません ・近隣施設への無断駐車はご遠慮ください ・徒歩または公共交通機関をご利用ください 【観覧について】 ・観覧エリア内でのご観覧をお願いします ・テント、イス、三脚、脚立の持ち込みは 安全上禁止とさせていただきます ・場所取りは当日朝からお願いします 【撮影について】 ・撮影は周囲の方への配慮をお願いします ・SNSへの投稿は個人情報保護の観点から 十分ご注意ください ◆雨天時の対応 当日【午前6時】に実施の可否を判断し、 【午前6時30分】までに学校メールおよび ホームページにてお知らせいたします ◆熱中症対策 気象条件により、プログラムの短縮や 中止の可能性があります。 十分な水分補給と休憩にご協力ください ◆お問い合わせ 【担当：○○】 電話：【○○○-○○○○-○○○○】 子どもたちが力いっぱい頑張る姿を ぜひご覧いただき、温かいご声援を お願いいたします。 皆様のご理解とご協力を賜りますよう、 よろしくお願い申し上げます。 敬具
用途別の運動会の案内文例集
学校種や運営方法によって適切な表現や内容が異なります。それぞれの特性に応じた具体的な文例をご紹介します。
小学校向け（午前開催・昼食なし）
運動会のご案内（午前開催） 保護者の皆様へ 今年度の運動会は午前開催とし、 昼食時間を設けない予定です。 ◆時間短縮の理由 ・熱中症リスクの軽減 ・児童の体力を考慮 ・感染症対策の一環 ◆タイムスケジュール 開門 8:00 開会式 8:20 競技 8:30-11:50 閉会式 12:00-12:10 下校 12:30頃 ◆昼食について 学校での昼食時間は設けません。 下校後、ご家庭で昼食をお取りください。 ◆観覧席について 午前開催のため、観覧席は入れ替え制と させていただきます。 譲り合ってのご利用をお願いします。 ご理解とご協力をお願いいたします。 【○○小学校】 校長 【○○】
幼稚園・保育園向け（保護者参加種目あり）
うんどうかいのおしらせ 保護者の皆様へ みんなで楽しい運動会を開催します。 子どもたちと一緒に体を動かしましょう。 ◆日にち 【○月○日（○）】 ◆時 間 【午前9時～午前11時30分】 ◆ばしょ 【園庭】 ◆おねがい 【服装について】 ・お子様：体操服、運動靴、帽子 ・保護者様：動きやすい服装、運動靴 （保護者競技参加のため） 【持ち物】 ・水筒（お茶またはお水） ・タオル ・着替え（必要に応じて） 【ベビーカーについて】 所定の場所に駐車をお願いします。 場所は当日ご案内いたします。 【写真・動画について】 撮影は自由ですが、他のお子様が 写り込む場合は、SNSへの投稿に ご注意ください。 ◆雨の場合 【○月○日（○）】に延期します。 当日朝6時30分に決定し、 メールでお知らせします。 楽しい運動会にしましょう。 よろしくお願いします。 【○○幼稚園】 園長 【○○】
中学・高校向け（体育祭・観覧制限あり）
令和○年度 体育祭のご案内 保護者の皆様へ 下記の通り体育祭を実施いたします。 ◆日 時 【○月○日（○）】 午前9時～午後3時（予定） ◆会 場 【本校グラウンド】 ◆観覧についての重要なお願い 【観覧エリア】 ・指定されたエリア内でのご観覧をお願いします ・生徒席への立ち入りは固く禁止いたします 【撮影について】 ・カメラ・ビデオ席はお子様の競技時のみご利用ください ・立っての撮影、脚立・三脚の使用は禁止です ・他の保護者の観覧の妨げにならないよう配慮ください 【持ち込み禁止物】 ・テント、パラソル ・イス、三脚、脚立 ・日傘（グラウンド内では使用禁止） 【駐車場】 ・校内駐車場はございません ・近隣施設への駐車はご遠慮ください ・公共交通機関のご利用をお願いします ◆その他 ・入場時の受付はございません ・お忘れ物の責任は負いかねます ・体調不良の際は無理な参加をお控えください 生徒たちの頑張りをぜひご覧ください。 ご協力をお願いいたします。 【○○高等学校】 校長 【○○】
地域運動会向け（自治会・PTA共催）
第○回 地域運動会のお知らせ 地域の皆様へ 地域の絆を深める運動会を開催いたします。 ぜひご家族でご参加ください。 ◆日 時 【○月○日（○）】 午前9時～午後2時 ◆会 場 【○○小学校校庭】 ◆主 催 【○○自治会・○○小学校PTA】 ◆種目例 ・子ども徒競走 ・玉入れ ・綱引き ・リレー ・地域対抗競技 ◆参加費 無料 ◆お願い事項 【駐車について】 近隣住民の皆様へのご迷惑防止のため、 車でのご来場はご遠慮ください。 徒歩または自転車でお越しください。 【熱中症対策】 ・帽子の着用 ・こまめな水分補給 ・適度な休憩 救護・給水所を設置いたします。 【持ち物】 ・水筒、タオル ・動きやすい服装 ・日よけ用の帽子 ◆雨天時 小雨決行、荒天時は中止いたします。 当日朝7時に判断し、防災無線および 自治会掲示板でお知らせします。 皆様のご参加をお待ちしております。 【○○自治会】 会長 【○○】 【○○小学校PTA】 会長 【○○】
観覧・駐車・撮影ルールの効果的な記載方法
運動会当日のトラブルを防ぐためには、観覧や駐車、撮影に関するルールを明確に記載することが重要です。多くの学校で採用されている標準的なルールをご紹介します。
| 項目 | 標準的なルール | 記載のポイント |
|---|---|---|
| 駐車場 | 校内駐車禁止・近隣施設利用禁止 | 代替交通手段を明記 |
| 観覧エリア | 指定エリア内・児童席立入禁止 | 観覧場所の図示があると効果的 |
| 持込禁止物 | テント・イス・三脚・脚立等 | 理由（安全・視界確保）も併記 |
| 撮影ルール | 周囲への配慮・SNS注意 | 個人情報保護の観点を明記 |
| 場所取り | 当日朝から・前日禁止 | 開始時刻を具体的に明記 |
トラブル防止のための具体的表現例
【重要】観覧・撮影に関するお願い ◆駐車について 校内への車両乗り入れはできません。 近隣の商業施設や住宅への無断駐車は 地域の皆様にご迷惑をおかけするため、 固くお断りいたします。 公共交通機関または徒歩でお越しください。 ◆観覧について ・観覧は指定エリア内でお願いします ・児童席およびトラック内への立ち入りは 安全上禁止いたします ・テント、パラソル、イス、三脚、脚立等の 持ち込みはご遠慮ください ・他の保護者の観覧の妨げにならないよう ご配慮をお願いします ◆撮影について ・撮影は周囲の方への配慮をお願いします ・立っての撮影は後方の方の観覧を 妨げるためお控えください ・SNSへの投稿は個人情報保護の観点から 他のお子様が写り込まないよう 十分ご注意ください 皆様のご理解とご協力をお願いいたします。
雨天時対応と連絡方法の記載テクニック
天候に左右される運動会では、雨天時の対応方法を明確に記載することが重要です。保護者が迷わず判断できるよう、具体的な情報を提供しましょう。
効果的な雨天時対応の記載例
- 判断時刻の明確化
「当日午前6時に実施の可否を判断」など、具体的な時刻を明記します。保護者が起床時間を計画できるよう、早朝の時間設定が一般的です。 - 連絡方法の複数用意
メール配信、ホームページ掲載、電話連絡網など、複数の連絡手段を用意し、確実に情報が届くよう配慮します。 - 連絡時刻の設定
「午前6時30分までに連絡」など、判断後の連絡時刻も明記することで、保護者の不安を軽減できます。 - 順延日程の明記
「翌日に順延」「翌週同曜日に延期」など、代替日程も可能な範囲で明記します。
【雨天時の対応について】 ◆実施判断 当日午前6時の気象状況により実施の可否を判断いたします。 ◆連絡方法 午前6時30分までに下記の方法でお知らせします。 1. 学校一斉メール配信 2. 学校ホームページ掲載 3. 学校代表電話の音声案内 （TEL：○○○-○○○○-○○○○） ◆順延について 雨天の場合は【○月○日（○）】に順延いたします。 両日とも雨天の場合は中止とし、 改めて日程をご案内いたします。 ◆判断基準 ・雨が降っている場合 ・グラウンドコンディションが不良の場合 ・気象警報が発表されている場合 連絡がない場合は予定通り実施いたします。
熱中症対策を含む安全配慮の記載方法
近年の猛暑傾向を受け、運動会案内文には熱中症対策に関する記載が欠かせません。環境省の熱中症予防情報サイトや文部科学省の熱中症・水難事故防止関連情報のガイドラインを参考に、適切な対策を案内しましょう。
熱中症対策の標準的な記載内容
【熱中症対策について】 ◆気象条件による中止・短縮の可能性 暑さ指数（WBGT）や熱中症警戒情報に基づき、 児童の安全を最優先し、プログラムの短縮や 中止を判断する場合があります。 ◆保護者の皆様へのお願い ・十分な睡眠と朝食の摂取 ・水筒には多めの水分（お茶・水・スポーツドリンク） ・帽子の着用 ・涼しい服装（綿や麻素材推奨） ・体調不良時は無理な参加を控える ◆学校側の対策 ・こまめな給水タイム設定 ・日陰での休憩場所確保 ・救護テント設置 ・氷や冷却グッズの準備 ・看護師の常駐 ◆緊急時の対応 体調不良を感じた場合は、すぐに近くの職員に お知らせください。救護テントにて応急処置を 行い、必要に応じて医療機関へ搬送いたします。
運動会案内文でよくある課題と対策
運動会案内文の作成において、多くの学校で共通して見られる課題とその対策方法をご紹介します。これらの課題を把握することで、トラブルを未然に防ぐことができます。
| よくある課題 | 想定される問題 | 対策方法 |
|---|---|---|
| 駐車場問題 | 「校内駐車禁止」の記載があいまいで、保護者が路上駐車し近隣から苦情が寄せられる | 具体的な禁止エリアを図示し、代替駐車場の場所と距離を明記 |
| 撮影トラブル | 三脚使用により他の保護者の視界を遮り、当日に苦情が発生 | 「三脚・脚立使用禁止」を明記し、理由（安全・視界確保）も併記 |
| 雨天時の混乱 | 判断時刻が不明確で、保護者から学校に問い合わせが殺到 | 判断時刻・連絡時刻・連絡方法を具体的に明記 |
| 熱中症対策不備 | 「体調管理をお願いします」という抽象的な記載で、具体的な対策が伝わらない | 具体的な持ち物（水筒・帽子・タオル）と行動指針を明記 |
実践的なアドバイス
「案内文作成で最も重要なのは、保護者の立場に立って考えることです。『これで分かるだろう』ではなく、『これで分からない人はいないか』という視点で見直しましょう。また、過去の運動会で起こった問題も記録に残し、翌年の案内文に反映させることで、年々完成度が高まります。」
「案内文を作成した後は、必ず複数の同僚に確認してもらうことをお勧めします。一人では気づかない盲点があるものです。」
学校規模別の配慮ポイント
学校の規模によって、運動会案内文で留意すべきポイントが異なります。それぞれの特性に応じた対応方法をご紹介します。
| 学校規模 | 特有の課題 | 案内文での対応方法 |
|---|---|---|
| 大規模校 | 観覧場所の確保、駐車場不足、混雑による安全管理 | 観覧エリアの詳細図示、来場時間の分散依頼、公共交通機関の具体的な案内 |
| 中規模校 | 程よい規模だが、準備人員の確保 | 保護者協力の具体的な依頼項目、ボランティア募集の案内 |
| 小規模校 | 地域密着型のため、幅広い年代の参加者 | 高齢者にも分かりやすい大きな文字、地域の方への参加呼びかけ |
よくある間違いと正しい表現方法
運動会案内文でよく見られる問題点を知っておくことで、より効果的で正確な案内文を作成できます。
| よくある間違い | 問題点 | 正しい表現 |
|---|---|---|
| 「駐車場について検討中」 | 曖昧で保護者が困惑する | 「校内駐車場はございません」 |
| 「雨天時は後日連絡」 | 連絡時期が不明確 | 「当日6時判断・6時30分連絡」 |
| 「撮影はご自由に」 | トラブルの原因になる | 「周囲への配慮とSNS注意」 |
| 「体調管理をお願いします」 | 具体性に欠ける | 「水分・帽子・十分な睡眠」 |
| 「時間は予定です」 | スケジュールが立てられない | 「開会8:20・閉会12:10予定」 |
効果的な文章構成とレイアウトのコツ
読みやすい運動会案内文を作成するためには、情報の整理と視覚的な見やすさが重要です。効果的な構成方法をご紹介します。
基本的な文書構成
- 宛名・差出人の明記
「保護者各位」「○○小学校 校長○○」など、送り手と受け手を明確にします。 - 挨拶文（前文）
簡潔な季節の挨拶と日頃の感謝を表現します。 - 主文（「記」以下）
具体的な情報を箇条書きで整理し、読みやすくします。 - 結びの挨拶（後文）
協力への感謝と当日への期待を表現します。
視覚的な見やすさのポイント
【レイアウトの工夫例】 ◆見出しには【 】や◆を使用 ◆重要な情報は太字で強調 ◆時間は「午前8時20分」のように具体的に ◆箇条書きで情報を整理 ◆行間を適切に空けて読みやすく ※注意事項は最後にまとめて記載 ※お問い合わせ先は分かりやすい位置に配置
配布前の完全チェックリスト
□ 学校名・年度が正確に記載されているか
□ 開催日時・開門時刻が明確に記載されているか
□ 校長名・担当者名に誤りがないか
□ 連絡先電話番号が最新か
内容の確認
□ 8つの必須項目がすべて含まれているか
□ 雨天時の判断時刻と連絡方法が明記されているか
□ 駐車場・観覧・撮影ルールが明確か
□ 熱中症対策に関する記載があるか
□ 持ち物・服装の指定が具体的か
表現の確認
□ 敬語表現が適切に使用されているか
□ 誤字・脱字・変換ミスがないか
□ 文章が分かりやすく読みやすいか
□ 重要な情報が強調されているか
配布の確認
□ 配布時期が適切か（2～3週間前）
□ 配布方法（紙・メール・両方）が決まっているか
□ 追加質問への対応体制が整っているか
□ 当日の連絡体制が確立されているか
よくある質問
運動会の案内文はいつ頃配布すればよいですか？
開催日の2～3週間前の配布が理想的です。保護者が仕事の調整や準備を行うのに十分な時間を確保できます。あまり早すぎると忘れられ、遅すぎると準備が間に合わない可能性があるため、このタイミングが最適です。
雨天時の判断は何時頃に行うのがよいですか？
当日朝の6時に判断し、6時30分までに連絡することが一般的です。早朝の判断により、保護者が朝の準備を適切に行えます。判断が遅すぎると混乱を招くため、早めの時間設定と迅速な連絡が重要です。
撮影やSNSに関する注意点はどのように記載すればよいですか？
個人情報保護の観点から、他の児童が写り込む場合のSNS投稿について注意を促すことが重要です。「周囲への配慮をお願いします」「個人情報保護の観点から十分ご注意ください」といった表現で、トラブルを未然に防ぎましょう。
駐車場がない場合の対応方法は？
代替交通手段を具体的に案内し、近隣施設への迷惑駐車防止を明記することが大切です。「公共交通機関をご利用ください」「徒歩または自転車でお越しください」など、具体的な案内を記載し、地域住民への配慮を示しましょう。
熱中症対策はどの程度詳しく記載すればよいですか？
基本的な対策（水分補給・帽子着用・体調管理）と学校側の対応を明記することが重要です。文部科学省のガイドラインに基づき、暑さ指数による中止判断の可能性も記載することで、安全への配慮を示せます。
プログラムの詳細はどこまで案内文に記載すべきですか？
案内文では概要のみ記載し、詳細は別紙または当日配布とすることが効果的です。「1・2年生：表現運動」「5・6年生：リレー競技」など、学年別の主要種目を記載する程度にとどめ、案内文の読みやすさを優先しましょう。
まとめ：効果的な運動会の案内文作成のポイント
効果的な運動会の案内文は、保護者が迷わず準備・参加できる情報提供が最も重要です。8つの必須項目を漏れなく記載し、観覧ルールや安全対策を明確に示すことで、当日のトラブルを防ぎ、スムーズな運営が可能になります。
「基本テンプレートの活用」と「用途別の表現調整」「段階的なチェック体制」を組み合わせることで、保護者にとって分かりやすく、学校にとって運営しやすい案内文を作成できます。また、熱中症対策や個人情報保護への配慮により、現代の教育現場に適した内容になります。
大切なのは完璧な文章を作ることではなく、保護者と児童の安全・安心を最優先にした実用的な情報提供を心がけることです。この記事のテンプレートを参考に、お通いの学校や園に適した運動会案内文を作成し、素晴らしい運動会の実現にお役立てください。
運動会は子どもたちの成長を確認し、学校と家庭が連携する重要な機会です。効果的な案内文を通じて、すべての参加者が安全に楽しく参加できる環境づくりに貢献していきましょう。この記事が皆様の学校行事運営の一助となれば幸いです。