本記事では、請求・検収・入金確認・支払い催促・領収書発行という5つの重要な場面について、実務で即使える件名30選・本文20選とともに効果的なメールの書き方を詳しく解説いたします。経理担当者から営業担当者まで、幅広い業務場面でご活用いただける実用的なガイドをお届けします。
各場面の詳細な解説は、以下の専門記事もご参照ください。
請求関連の専門ガイド
請求書送付メールの書き方 ｜ 請求書発行依頼メールの書き方 ｜ 請求書再送メールの書き方
検収関連の専門ガイド
入金・督促関連の専門ガイド
領収関連の専門ガイド
関連する業務メールガイド
【用途別】専門ガイドリンク集
実務で頻繁に使用する場面別の専門ガイドへ、素早くアクセスできるよう整理いたしました。緊急時や繁忙期にご活用ください。
| 用途 | 主な場面 | 専門ガイド |
|---|---|---|
| 請求関連 | 請求書送付・発行依頼・再送・訂正 | 請求書送付 ｜ 発行依頼 ｜ 再送 |
| 検収関連 | 検収依頼・催促・確認・英語対応 | 検収依頼 ｜ 英語検収 |
| 入金関連 | 入金確認・お礼・名義確認・次工程連絡 | 入金確認 |
| 督促関連 | 支払い催促・再送・最終通知・相談 | 支払い催促 |
| 領収関連 | 領収書発行依頼・電子交付・宛名確認 | 領収書発行依頼 |
| 関連業務 | 資料送付・価格交渉・見積依頼 | 資料送付 ｜ 価格交渉 |
【場面別】メール件名テンプレート30選
実務でそのまま使える件名テンプレートを場面別にご紹介します。【】内を実際の情報に置き換えてお使いください。
| 用途・場面 | 件名テンプレート | 使用タイミング |
|---|---|---|
| 請求書送付（基本） | 【請求書送付】【○月分】【サービス名】（INV-【番号】） | 定期的な請求書送付 |
| 請求書発行依頼 | 【請求書発行依頼】【案件名】（希望受領：【○/○】） | 相手に請求書作成を依頼する場合 |
| 請求書再送 | 【請求書再送】先日のメールの再送（INV-【番号】） | メール不達や見落としの場合 |
| 請求書訂正 | 【差替】請求書の訂正送付（金額修正あり） | 請求書に誤りがあった場合 |
| 請求書受領確認 | 【照会】請求書受領の可否ご確認のお願い | 送付後の確認フォロー |
| 検収依頼（基本） | 【検収依頼】【案件名】【版数】（期限：【○/○】） | 成果物の検収を依頼する場合 |
| 検収催促 | 【検収のお願い】要件→チェックリスト添付 | 検収期限が近づいた場合 |
| 英語検収依頼 | [EN] Request for Inspection – (【Project】/【Version】), due 【Date】 | 海外との取引での検収依頼 |
| 検収完了確認 | 【検収完了確認】次のマイルストーンのご案内 | 検収後の次工程確認 |
| 検収フォロー | [EN] Inspection Follow-up – Checklist & Link Included | 英語での検収フォロー |
| 入金確認（基本） | 【入金確認】INV-【番号】 ご入金のお礼 | 入金を確認した場合 |
| 入金確認＋次工程 | 【入金確認→発送手配】【○/○】出荷予定のご案内 | 入金後に商品発送等がある場合 |
| 定期入金確認 | 【【○月分】入金確認】定期サービス料金のお礼 | 月次等の定期サービス料金 |
| 領収書送付 | 【領収書送付】インボイス対応PDFのご案内 | 領収書を発行して送付する場合 |
| 入金名義確認 | 【入金名義確認】お振込人名のご教示のお願い | 振込名義が不明な場合 |
| 支払い催促（一次） | 【ご確認】お支払い期日につきまして（【○/○】） | 支払期日の確認段階 |
| 支払い催促（二次） | 【再送】請求書のご案内（INV-【番号】） | 期日経過後の催促 |
| 支払い催促（最終） | 【最終のお願い】お支払い期日：【○/○】（振込先記載） | 最終通知段階 |
| 支払い相談 | 【ご相談】お支払いスケジュールの調整について | 支払条件の相談を受ける場合 |
| 重要な催促 | 【重要】ご入金のお願い（次の手続きのご案内） | 法的手続きを視野に入れた段階 |
| 領収書発行依頼（基本） | 【領収書発行依頼】INV-【番号】（宛名：【○○株式会社】） | 領収書の発行を依頼する場合 |
| 入金＋領収書依頼 | 【御礼】入金のご確認と領収書発行のお願い | 入金確認と同時に領収書を依頼 |
| 領収書再送依頼 | 【再送】領収書の宛名・但し書きのご確認 | 領収書の修正や再発行依頼 |
| 電子領収書依頼 | 【電子交付のお願い】PDFでのご発行可否について | 電子形式での領収書を希望 |
| 領収書受領確認 | 【控え】領収書受領の御礼（番号：RCP-【番号】） | 領収書を受領した場合の確認 |
| 年末調整関連 | 【年末調整】【○年分】支払証明書の発行依頼 | 年末調整時の証明書依頼 |
| 月次締め | 【【○月】締め】請求・入金状況の確認 | 月次締めでの状況確認 |
| 会計監査対応 | 【監査資料】取引証憑の提出依頼 | 監査での資料提出依頼 |
| 税務調査対応 | 【税務調査】【期間：○年○月～○年○月】関連資料の準備 | 税務調査での資料準備 |
| 支払条件変更 | 【支払条件変更】【実施日：○/○】新条件のご案内 | 支払条件の変更通知 |
【請求関連】メール本文テンプレート5選
請求書送付から発行依頼まで、請求業務で使用する基本的なメールテンプレートをご紹介します。各テンプレートは実際の業務でそのまま活用いただけるよう作成しております。
1. 請求書送付（基本形）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○月分】のサービス料金について、請求書をお送りいたします。 お忙しい中恐れ入りますが、内容をご確認いただけますでしょうか。 ■ 請求内容 ・請求書番号：INV-【番号】 ・請求金額：【¥○○○,○○○（税込）】 ・対象期間：【○年○月○日～○年○月○日】 ・サービス内容：【○○サービス月額利用料】 ■ お支払い方法 ・支払期日：【○年○月○日（○）】 ・振込先：【銀行名】【支店名】【口座種別】【口座番号】 ・口座名義：【カ）○○○○】 ■ お支払い時のお願い ・振込手数料はご負担をお願いいたします ・振込名義は貴社名でお願いいたします ・領収書が必要な場合は別途ご連絡ください ■ お問い合わせ先 ・担当：【部署・氏名】 ・電話：【○○-○○○○-○○○○】 ・メール：【メールアドレス】 何かご不明な点がございましたら、 お気軽にお声がけください。 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ■ 添付：請求書_【○月分】_INV-【番号】.pdf ――――――――――――――――――
2. 請求書発行依頼
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 下記案件について、請求書のご発行をお願いいたします。 ■ 請求書発行依頼内容 ・案件名：【○○プロジェクト】 ・対象期間：【○年○月○日～○年○月○日】 ・金額：【¥○○○,○○○（税込）】 ・宛名：【正式会社名】 ■ 希望受領日 【○年○月○日（○）】までに受領希望 ■ 送付方法 ・郵送：【住所】 ・メール：【メールアドレス】 ※どちらでも対応可能です ■ その他 ・支払期日：【○年○月○日】希望 ・領収書は入金後に別途依頼予定 お忙しい中恐れ入りますが、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
3. 請求書再送
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先日【○/○】にお送りいたしました請求書について、 念のため再送させていただきます。 既にご確認済みの場合は、本メールは 破棄していただいて結構です。 ■ 請求書情報 ・請求書番号：INV-【番号】 ・請求金額：【¥○○○,○○○（税込）】 ・支払期日：【○年○月○日（○）】 何かご不明な点がございましたら、 お気軽にお声がけください。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ■ 添付：請求書_INV-【番号】.pdf（再送） ――――――――――――――――――
4. 請求書訂正送付
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先日お送りいたしました請求書（INV-【番号】）に 誤りがございました。深くお詫び申し上げます。 ■ 訂正内容 ・誤：【¥○○○,○○○】 ・正：【¥○○○,○○○】 ・理由：【税額計算の誤り】 ■ 対応 ・正しい請求書を再送いたします ・前回の請求書は破棄してください ・支払期日に変更はございません（【○/○】） ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。 今後このようなことがないよう、 確認体制を強化いたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ■ 添付：請求書_訂正版_INV-【番号】.pdf ――――――――――――――――――
5. 請求書受領確認
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○/○】にお送りいたしました請求書について、 受領のご確認をお願いいたします。 ■ 請求書情報 ・送付日：【○年○月○日】 ・請求書番号：INV-【番号】 ・金額：【¥○○○,○○○（税込）】 メールの不達や見落としの可能性もございますため、 念のためご確認をお願いしている次第です。 未受領の場合は、再送いたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
【検収関連】メール本文テンプレート4選
成果物の検収依頼から英語対応まで、検収業務で使用するメールテンプレートをご紹介します。プロジェクトの進行管理において重要な役割を果たします。
6. 検収依頼（基本形）
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 下記成果物について、検収をお願いいたします。 ■ 検収対象 ・案件名：【○○システム開発】 ・成果物：【要件定義書 ver.2.1】 ・作成日：【○年○月○日】 ■ 検収期限 【○年○月○日（○）】 ■ 確認事項 ・要件との整合性 ・記載内容の正確性 ・フォーマットの統一性 ■ 成果物の確認方法 ・共有フォルダ：【URL】 ・パスワード：【○○○○】 ※【○/○】まで有効 ■ 検収完了のご連絡方法 ・このメールへの返信 ・検収書への押印（郵送の場合） ご不明な点やご指摘事項がございましたら、 お気軽にお声がけください。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
7. 検収催促
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○/○】にご依頼いたしました検収について、 進捗をお教えいただけますでしょうか。 ■ 検収対象 ・案件名：【○○システム開発】 ・検収期限：【○年○月○日（○）】 お忙しい中恐れ入りますが、 スケジュール確認のため、現在の状況を お聞かせいただけますでしょうか。 追加でサポートが必要でしたら、 対応いたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
8. 英語検収依頼
Dear 【Name】, Thank you for your continued partnership. We would like to request inspection of the following deliverable: ■ Inspection Details ・Project: 【Project Name】 ・Deliverable: 【Document/System Name ver.X.X】 ・Created: 【Date】 ■ Inspection Deadline 【Month Day, Year (Day of week)】 ■ Items to Check ・Compliance with requirements ・Accuracy of content ・Format consistency ■ Access Information ・Shared folder: 【URL】 ・Password: 【XXXX】 ・Valid until: 【Date】 ■ How to Complete Inspection ・Reply to this email ・Sign inspection sheet (if postal mail) Please feel free to contact us if you have any questions or feedback. Best regards, ―――――――――――――――――― 【Signature】 ――――――――――――――――――
9. 検収完了確認
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○システム開発】の検収完了のご連絡を いただき、ありがとうございました。 ■ 検収完了確認 ・案件名：【○○システム開発】 ・成果物：【要件定義書 ver.2.1】 ・検収完了日：【○年○月○日】 ■ 次のステップ ・請求書発行：【○/○】予定 ・次フェーズ開始：【○/○】予定 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
【入金確認関連】メール本文テンプレート4選
入金確認からお礼まで、入金関連業務で使用するメールテンプレートをご紹介します。円滑な取引関係の維持に重要な役割を果たします。
10. 入金確認（基本形）
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 下記の件でご入金を確認いたしました。 ありがとうございました。 ■ 入金確認内容 ・請求書番号：INV-【番号】 ・入金金額：【¥○○○,○○○】 ・入金日：【○年○月○日】 ・入金口座：【○○銀行○○支店】 ■ 対象サービス ・サービス名：【○○サービス】 ・対象期間：【○年○月分】 領収書が必要でしたら、 お気軽にお声がけください。 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
11. 入金確認＋次工程連絡
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 ご入金を確認いたしました。 ありがとうございます。 ■ 入金確認 ・請求書番号：INV-【番号】 ・入金日：【○年○月○日】 ■ 商品発送手配 ・発送予定日：【○年○月○日（○）】 ・配送方法：【宅配便】 ・お届け先：【ご登録住所】 ■ 追跡情報 発送完了後、追跡番号をご連絡いたします。 ご不明な点がございましたら、 お気軽にお声がけください。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
12. 入金名義確認
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 下記のご入金を確認いたしましたが、 振込名義の確認をお願いいたします。 ■ 入金情報 ・入金日：【○年○月○日】 ・入金金額：【¥○○○,○○○】 ・振込名義：【○○○○】 ■ 該当する可能性のある請求書 ・INV-【番号】：【¥○○○,○○○】 ・INV-【番号】：【¥○○○,○○○】 お忙しい中恐れ入りますが、 該当する請求書番号をお教えください。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
13. 定期入金確認
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○月分】のサービス料金のご入金を 確認いたしました。 毎月ありがとうございます。 ■ 入金確認 ・対象：【○年○月分】サービス料金 ・金額：【¥○○○,○○○】 ・入金日：【○年○月○日】 ■ 次回請求予定 ・【○年○月分】請求書：【○/○】送付予定 引き続きサービスをご利用いただき、 ありがとうございます。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
【督促関連】メール本文テンプレート4選
支払い催促の段階的なアプローチから最終通知まで、督促業務で使用するメールテンプレートをご紹介します。関係性を保ちながら適切な対応を行うことが重要です。
14. 支払い催促（一次：確認段階）
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 下記請求書のお支払い期日について、 ご確認をお願いいたします。 ■ 請求書情報 ・請求書番号：INV-【番号】 ・請求金額：【¥○○○,○○○（税込）】 ・支払期日：【○年○月○日（○）】 お忙しい中とは存じますが、 手続きの確認をお願いできますでしょうか。 既にお支払い手続きがお済みでしたら、 行き違いとなり申し訳ございません。 ■ 振込先（再掲） ・銀行名：【○○銀行】 ・支店名：【○○支店】 ・口座番号：【○○○○○○○】 何かご不明な点がございましたら、 お気軽にお声がけください。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
15. 支払い催促（二次：期限明記）
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 下記請求書のお支払いが確認できておりません。 ご確認をお願いいたします。 ■ 請求書情報 ・請求書番号：INV-【番号】 ・請求金額：【¥○○○,○○○（税込）】 ・支払期日：【○年○月○日（○）】※経過 ■ お支払いのお願い 【○年○月○日（○）】までにお支払いを お願いいたします。 お支払いが困難な場合は、 支払いスケジュールについてご相談ください。 ■ 振込先 ・【○○銀行】【○○支店】【普通】【○○○○○○○】 ・口座名義：【カ）○○○○】 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
16. 支払い催促（最終通知）
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 下記請求書について、最終のお支払いのお願いです。 ■ 請求書情報 ・請求書番号：INV-【番号】 ・請求金額：【¥○○○,○○○（税込）】 ・支払期日：【○年○月○日】※経過 ■ 最終期限 【○年○月○日（○）】 上記期限までにお支払いの確認ができない場合、 やむを得ず法的手続きを検討することと なります。 ■ 振込先 ・【○○銀行】【○○支店】【普通】【○○○○○○○】 ・口座名義：【カ）○○○○】 ご事情がおありでしたら、 お早めにご相談ください。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
17. 支払い相談対応
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 お支払いスケジュールのご相談について、 承知いたしました。 ■ ご提案いただいた条件 ・分割回数：【○回】 ・初回支払い：【○年○月○日】【¥○○○,○○○】 ・以降：【毎月○日】【¥○○○,○○○】 ■ 当方の確認事項 ・分割手数料：不要 ・書面での合意：【○/○】までに作成 上記条件で進めさせていただきます。 書面の準備ができ次第、ご連絡いたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
【領収書関連】メール本文テンプレート3選
領収書発行依頼から電子交付まで、領収書関連業務で使用するメールテンプレートをご紹介します。税務処理において重要な書類の取り扱いです。
18. 領収書発行依頼（基本形）
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 下記の入金について、領収書の発行を お願いいたします。 ■ 領収書発行依頼 ・請求書番号：INV-【番号】 ・入金金額：【¥○○○,○○○】 ・入金日：【○年○月○日】 ■ 領収書の宛名 【○○株式会社】 ■ 但し書き 【○○サービス利用料として】 ■ 希望受領方法 ・PDF（メール添付）希望 ・郵送も可能です お忙しい中恐れ入りますが、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
19. 電子領収書発行依頼
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 環境配慮の観点から、領収書の電子交付を お願いできますでしょうか。 ■ 対象取引 ・請求書番号：INV-【番号】 ・金額：【¥○○○,○○○】 ■ 電子交付の詳細 ・形式：PDF希望 ・送付先：【メールアドレス】 ・宛名：【○○株式会社】 ■ その他 ・印紙税の取り扱い：電子のため不要 ・保存期間：当方で7年間保存 ご対応可能でしたら、よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
20. 領収書受領確認
【会社名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 領収書をお送りいただき、 ありがとうございました。 ■ 受領確認 ・領収書番号：RCP-【番号】 ・受領日：【○年○月○日】 ・金額：【¥○○○,○○○】 内容を確認し、適切に保存いたします。 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
よくある質問（FAQ）
Q1. 請求書の送付タイミングはいつが適切ですか？
A. サービス提供完了後または月末締めの翌営業日が一般的です。定期サービスなら月末締め翌営業日、都度サービスなら完了日または検収完了日に送付します。相手の経理処理スケジュールも考慮し、月初の忙しい時期を避ける配慮も重要です。
Q2. 督促メールの段階設計はどのように行いますか？
A. 一次（確認）→二次（期限明記）→三次（最終通知）の3段階が基本です。各段階で文面の強度を調整し、相手との関係性を保ちながら適切な圧力をかけます。法的手続きを示唆するのは最終段階のみとし、感情的にならず事実ベースでのコミュニケーションを心がけます。
Q3. 検収期限はどの程度の期間を設定すべきですか？
A. 成果物の規模や複雑さに応じて適切な期間を設定することが重要です。軽微な修正や確認作業なら短期間、システム開発や大規模なドキュメントなら長めの期間を設定し、相手の業務状況も考慮して柔軟に調整します。
Q4. 領収書の電子交付は法的に有効ですか？
A. 適切に保存すれば法的に有効です。PDF形式での交付が一般的で、印紙税も不要となります。ただし、受領者側の電子保存体制も重要なため、事前に確認することをお勧めします。
Q5. 入金確認メールは必ず送る必要がありますか？
A. 法的義務はありませんが、取引関係の信頼性向上と事務処理の効率化のため推奨されます。特に継続取引の場合は、入金確認メールにより相手の経理担当者も処理完了を把握でき、双方にメリットがあります。
Q6. 英語での取引メールで注意すべき点は？
A. 日本の商慣行との違いを明確にし、支払条件や検収期限を詳細に記載することが重要です。特に支払期日の概念や検収プロセスは国により異なるため、具体的な手順と期日を英語で明記し、誤解を防ぐ配慮が必要です。
送信前のチェックリスト
送信前の90秒チェック
□ 件名に用途・対象・期限（番号）が含まれている
□ 金額・期日・番号に誤りがないか確認済み
□ 振込先情報が完全に記載されている（請求時）
□ 添付ファイル名が内容を示している
□ 宛先（To・Cc・Bcc）が適切に設定されている
□ 相手の立場を考慮した丁寧な文面になっている
□ 必要な情報が一画面で確認できる構成
□ 問い合わせ先が明記されている
□ 誤字脱字がないか最終確認済み
□ 相手との関係性に適した敬語を使用している
□ 件名に用途・対象・期限（番号）が含まれている
□ 金額・期日・番号に誤りがないか確認済み
□ 振込先情報が完全に記載されている（請求時）
□ 添付ファイル名が内容を示している
□ 宛先（To・Cc・Bcc）が適切に設定されている
□ 相手の立場を考慮した丁寧な文面になっている
□ 必要な情報が一画面で確認できる構成
□ 問い合わせ先が明記されている
□ 誤字脱字がないか最終確認済み
□ 相手との関係性に適した敬語を使用している