自治会・町内会では年に一度の定期総会をはじめ、重要事項を決定する総会が開催されます。しかし、効果的な総会案内文を作成することは意外に難しく、必要な情報を漏れなく伝える案内文を作るにはコツが必要です。
この記事では、多くの自治会で採用されている効果的な総会案内文の書き方をご紹介します。「必須7項目の明記」と「正式文書の基本構成」を押さえれば、どなたでも分かりやすい総会案内文が作成できるようになります。
・すぐ使える自治会の総会案内文のテンプレート
・用途別の具体的な文例（定期総会・臨時総会・オンライン開催）
・委任状・書面表決の適切な扱い方
・回覧板用の簡潔な案内文の書き方
・よくある失敗例と改善方法
自治会の総会案内文に必要な7つの必須項目
効果的な総会案内には、会員の方が迷わず参加や対応ができる情報を含める必要があります。これらの項目を漏れなく記載することで、問い合わせを減らし、スムーズな総会運営が可能になります。
- タイトル（件名）を明確に記載
何の総会なのかを一目で分かるように記載します。「令和○年度定期総会のご案内」「臨時総会開催のお知らせ」など、簡潔で分かりやすいタイトルを付けます。 - 日時を具体的に明示
開催日、開始時刻、終了予定時刻を明記します。曜日も併記することで間違いを防げます。「○月○日（○）○時○分～○時○分」の形式が適切です。 - 場所・会場を詳細に記載
会場名、住所、アクセス方法を具体的に記載します。「○○公民館2階大会議室」「○○集会所」など、迷わずたどり着ける情報を提供します。 - 対象者を明確に指定
参加対象を明確にします。「全会員対象」「○班のみ」「正会員のみ」など、誰が参加すべきかを明示します。 - 議題・持ち物・注意事項を詳細に説明
審議予定の議題、必要な持ち物、会場利用時の注意事項を具体的に記載します。「上履き持参」「駐車場利用不可」「体調不良時は参加見合わせ」などの情報も含めます。 - 出欠確認・委任状の扱いを明確に設定
出欠確認の方法と、欠席時の委任状や書面表決の提出方法・締切日を明記します。「委任状は○月○日まで」など、具体的な手順を説明します。 - 問い合わせ先を明記
担当者名、電話番号、メールアドレスなど、不明な点があった場合の連絡先を明確にします。
すぐ使える自治会の総会案内文テンプレート
多くの自治会で採用されている、標準的な総会案内文のテンプレートをご紹介します。【 】内を実際の内容に置き換えてお使いください。
令和【○】年【○】月【○】日
【○○自治会・○○町内会】会員各位
【○○自治会・○○町内会】
会長 【お名前】
令和【○】年度【定期総会・臨時総会】のご案内
拝啓 【季節の挨拶】の候、会員の皆さまには
ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素より自治会運営にご理解とご協力をいただき、
厚く御礼申し上げます。
さて、下記の通り令和【○】年度【定期総会】を
開催いたします。
重要な議案もございますので、ぜひご出席
くださいますようご案内申し上げます。
敬具
記
◆日 時：【令和○年○月○日（○）
午後○時○分～○時○分】
◆場 所：【○○公民館2階大会議室】
【住所：○○市○○町○-○-○】
◆対 象：【全会員・正会員のみ】
◆議 題：第1号議案 令和○年度事業報告について
第2号議案 令和○年度決算報告について
第3号議案 令和○年度監査報告について
第4号議案 令和○年度事業計画案について
第5号議案 令和○年度予算案について
第6号議案 役員選任について
第7号議案 その他
◆持ち物：【上履き・筆記用具・印鑑】
◆注意事項：【駐車場の利用はご遠慮ください
体調不良の場合は参加を見合わせください
受付で組名と氏名をご記入ください】
◆出 席：【出欠票にご記入のうえ○月○日（○）まで
に○○までご提出ください】
◆委任状：【欠席される場合は委任状または書面表決書を
○月○日（○）までにご提出ください】
◆問合せ：【自治会事務局 ○○○○】
【電話：○○○-○○○○-○○○○】
【メール：○○○@○○○.com】
以上
地域の発展と住民福祉の向上のため、
何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。
やむを得ず欠席される場合も、委任状または
書面表決書のご提出にご協力ください。
─────────────────
◆出欠票・委任状（切り取ってご提出ください）
【令和○年度定期総会】出欠票
□ 出席 □ 欠席 ※いずれかに✓
組 名：【第 組・○○班】
世帯主氏名：【 】
出席者氏名：【 】
連絡先：【 】
◆委任状（欠席の場合のみご記入ください）
令和○年度定期総会における議決権を
下記の者に委任いたします。
□ 議長に一任
□ 【 】様に委任
委任者署名：【 】
提出期限：【○月○日（○）】
提出先：【自治会事務局・各組長】
─────────────────
用途別の自治会の総会案内文例
自治会総会にはさまざまな種類があります。それぞれの特性に応じた具体的な案内文例をご紹介します。
| 総会の種類 | 重要ポイント | 特別な注意事項 |
|---|---|---|
| 定期総会 | 年度報告・計画・役員選任の実施 | 全議案の詳細な説明・委任状必須 |
| 臨時総会 | 特定議案に絞った審議 | 開催理由の明確な説明 |
| オンライン総会 | 接続方法・操作説明の詳細化 | 録画禁止・本人確認方法 |
| 書面表決併用 | 表決方法の選択肢明示 | 書面表決の有効要件 |
| 回覧板用短文 | 必要最小限の情報に絞る | 詳細は別途配布物で補完 |
定期総会の案内文例
令和○年度定期総会のご案内
拝啓 新緑の候、会員の皆さまにはますます
ご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素より自治会活動にご理解とご協力をいただき、
誠にありがとうございます。
さて、下記の通り定期総会を開催いたします。
令和○年度の事業報告・決算報告をはじめ、
新年度の事業計画・予算案の審議を予定しており、
重要な議案が多数ございます。
ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
記
◆日 時：【令和○年○月○日（○）
午後7時～8時30分】
◆場 所：【○○公民館2階大会議室】
◆議 題：第1号議案 令和○年度事業報告
第2号議案 令和○年度決算報告
第3号議案 監査報告
第4号議案 令和○年度事業計画案
第5号議案 令和○年度予算案
第6号議案 役員選任の件
第7号議案 その他
◆資 料：当日配布いたします
◆出欠確認：出欠票を【○月○日（○）】までに
各組長にご提出ください
◆委任状：欠席される場合は、委任状を
【○月○日（○）】までに
自治会事務局にご提出ください
地域の発展のため、多くの皆さまのご参加を
お待ちしております。
問い合わせ：自治会会長 【○○○○】
電話：【○○○-○○○○-○○○○】
臨時総会の案内文例
臨時総会開催のお知らせ
会員の皆さまへ
いつも自治会活動にご協力いただき、
ありがとうございます。
下記の件について緊急に審議が必要となり、
臨時総会を開催いたします。
記
◆開催理由：【集会所屋根修繕工事の件】
◆日 時：【○月○日（○）午後7時～8時】
◆場 所：【○○集会所】
◆議 題：集会所屋根修繕工事の実施について
・修繕の必要性と緊急性
・工事費用と資金調達方法
・工事時期と住民への影響
◆資 料：事前に回覧いたします
◆重要事項：本件は緊急性が高く、会員の皆さまの
ご判断が必要な案件です
◆委任状：欠席される場合は、委任状を
【○月○日（○）】までに会長まで
ご提出ください
お忙しい中恐縮ですが、重要な案件のため
ぜひご出席ください。
問い合わせ：自治会会長 【○○○○】
電話：【○○○-○○○○-○○○○】
オンライン総会の案内文例
オンライン総会開催のご案内
（Zoom使用）
拝啓 初秋の候、会員の皆さまにはますます
ご清栄のこととお慶び申し上げます。
新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から、
今回の定期総会はオンライン形式で開催いたします。
記
◆日 時：【○月○日（○）午後7時～8時30分】
◆開催方法：【Zoomミーティング】
◆参加方法：前日までにメールで
【ミーティングID・パスコード】を
お送りいたします
◆資 料：当日朝にPDFファイルを
メール添付でお送りします
◆参加要件：
・安定したインターネット環境
・パソコンまたはスマートフォン
・マイク・カメラ機能（推奨）
◆注意事項：
・録画・録音・画面撮影は禁止
・本人確認のため実名での参加をお願いします
・発言時以外はマイクをミュートにしてください
・チャット機能での質問も受け付けます
◆書面表決：オンライン参加が困難な方は
書面表決書をご利用ください
【○月○日（○）】必着
◆技術サポート：接続テストを開始30分前から実施
不明な点はお気軽にお尋ねください
問い合わせ：自治会事務局 【○○○○】
メール：【○○○@○○○.com】
回覧板用短文案内文例
【重要】定期総会のご案内
◆日時：【○月○日（○）午後7時～】
◆場所：【○○公民館2階大会議室】
◆議題：事業報告・決算報告・来年度計画・
予算案・役員選任
◆出欠：【○月○日（○）】までに出欠票を
各組長にご提出ください
◆委任状：欠席の場合は委任状の提出を
お願いします
◆問合せ：自治会事務局 【○○○○】
【○○○-○○○○-○○○○】
※詳細は別途配布の案内文をご確認ください
多くの皆さまのご参加をお待ちしております。
委任状・書面表決の適切な扱い方
自治会総会では、やむを得ず欠席される会員の意思を反映するため、委任状や書面表決の制度を設けることが一般的です。適切な運用方法をご説明します。
委任状の基本的な扱い
◆委任状の種類 ・議長一任：総会の議長に議決権を委任 ・特定の人への委任：信頼できる人を代理人に指定 ・白紙委任：代理人欄を空欄のまま提出 ◆委任状に記載すべき事項 ・委任者の氏名・住所 ・代理人の氏名（議長一任の場合は明記） ・委任する権限の範囲 ・委任日・委任者の署名または押印 ◆提出方法と期限 ・提出期限：総会開催日の前日まで ・提出先：自治会事務局または各組長 ・提出方法：直接持参・郵送・FAX
書面表決の運用方法
◆書面表決が適用される場合 ・オンライン総会への参加が困難 ・体調不良等で会場参加ができない ・仕事等の都合で参加時間が確保できない ◆書面表決書の記載事項 ・各議案に対する「賛成」「反対」「棄権」の明記 ・表決者の氏名・住所・押印 ・表決日の記載 ◆有効要件 ・期限内の提出（総会開催日の前日まで） ・必要事項の完全な記載 ・本人による署名または押印
委任状・書面表決書のサンプル
委任状 令和○年○月○日開催の【○○自治会定期総会】 における議決権を下記の通り委任いたします。 □ 議長に一任いたします □ 【 】様に委任いたします 委任者住所：【 】 委任者氏名：【 】 印 令和○年○月○日 ─────────────── 書面表決書 令和○年○月○日開催の【○○自治会定期総会】 各議案について下記の通り表決いたします。 第1号議案（事業報告） □賛成 □反対 □棄権 第2号議案（決算報告） □賛成 □反対 □棄権 第3号議案（事業計画案） □賛成 □反対 □棄権 第4号議案（予算案） □賛成 □反対 □棄権 第5号議案（役員選任） □賛成 □反対 □棄権 表決者住所：【 】 表決者氏名：【 】 印 令和○年○月○日
文末表現のバリエーション
総会案内文の印象は、文末の表現によって大きく変わります。相手や内容に応じて適切な表現を選ぶことで、より協力的な参加を促すことができます。
標準的な丁寧表現
・ご多用のところ恐れ入りますが、何卒ご出席賜りますようお願い申し上げます ・地域の発展のため、ぜひご参加くださいますようお願いいたします ・重要な議案もございますので、多くの皆さまのご出席をお待ちしております ・欠席の際は委任状のご提出にご協力ください
やわらかい表現
・無理のない範囲でご参加いただければと思います ・ご都合のつく方はぜひお越しください ・ご不明な点はお気軽にお尋ねください ・皆さまと一緒に地域の課題を考えていきたいと思います
正式文書向けの表現
・末筆ながら、皆さまのご健勝と地域の益々のご発展をお祈り申し上げます ・時節柄、どうぞご自愛ください ・引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます ・ご多用中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします
よくある失敗例と改善方法
自治会総会案内文でよく見られる失敗例と、それを避けるための改善方法をご紹介します。
| 失敗例 | 問題点 | 改善方法 |
|---|---|---|
| 重要情報が文章に埋もれている | 日時や議題が見つけにくい | 「記」以下で箇条書きに整理 |
| 委任状の扱いが不明確 | 欠席時の対応で混乱が生じる | 提出方法・期限・様式を詳細に説明 |
| 議題が抽象的 | 審議内容が理解できない | 具体的な議案名と概要を記載 |
| 会場情報が不足 | 会場にたどり着けない | 住所・アクセス・駐車場情報を詳細に |
| 問い合わせ先が不明 | 疑問を解決できない | 担当者名と複数の連絡手段を記載 |
自治体の総会案内文作成のチェックリスト
□ タイトルが分かりやすく記載されているか
□ 日時が具体的な日付・時刻で明記されているか
□ 場所・会場が詳細に記載されているか
□ 対象者が明確に指定されているか
□ 議題が具体的に列挙されているか
□ 持ち物・注意事項が明記されているか
□ 出欠確認の方法・期限が明確か
□ 委任状・書面表決の扱いが説明されているか
□ 問い合わせ先（担当者・電話・メール）が明記されているか
□ 誤字・脱字・日付の確認は完了しているか
よくある質問
総会案内はどのくらい前に配布すべきですか？
2～3週間前には配布することが理想的です。会員の方が予定を調整し、議案を事前に検討できるよう、十分な時間を確保しましょう。重要な議案がある場合は、さらに早めの案内も検討してください。
委任状と書面表決の違いは何ですか？
委任状は議決権を他者に委ねるもの、書面表決は本人が各議案に対して意思表示するものです。委任状は議長や特定の人に判断を委ねますが、書面表決では各議案に対して本人が賛否を明記します。
オンライン総会開催時の注意点は何ですか？
技術的なサポートと本人確認の方法を明確にすることが重要です。事前の接続テスト、録画禁止の明記、資料の事前配布など、参加者が安心して参加できる環境を整えましょう。
臨時総会の開催要件はありますか？
自治会の規約で定められた要件を満たす必要があります。一般的には会員の一定割合以上の要求、または役員会の決議により開催されます。緊急性と必要性を明確に説明することが大切です。
議題の順序に決まりはありますか？
一般的には報告事項から審議事項の順で構成します。事業報告→決算報告→監査報告→事業計画案→予算案→役員選任→その他の順序が標準的です。重要度や関連性を考慮して調整してください。
回覧板での案内文はどの程度詳しく書くべきですか？
必要最小限の情報に絞り、詳細は別途配布物で補完することが効果的です。日時・場所・主要議題・出欠確認方法に絞り、読みやすさを重視しましょう。滞留を防ぐため簡潔にまとめることが重要です。
まとめ
効果的な自治会総会案内文は、必要な情報を分かりやすく整理し、会員の方が迷わず参加や対応ができる形で提供することが最も重要です。
「必須7項目の明記」と「正式文書の基本構成」を基本として、委任状や書面表決の適切な運用を含めた案内文を作成することで、会員の皆さまから理解と協力を得られる総会運営ができるようになります。
大切なのは完璧な文章を作ることではなく、相手の立場に立った分かりやすい情報提供と丁寧な配慮を心がけることです。この記事のテンプレートを参考に、あなたの自治会に適した総会案内文を作成してください。
自治会総会は地域住民の意思決定の場として重要な役割を果たします。適切な案内文を通じて会員の皆さまの参加を促し、より良い地域づくりに貢献していきましょう。この記事が皆さまの自治会運営の一助となれば幸いです。