自治会総会の案内文の書き方完全ガイド｜必須7項目とコピペできるテンプレート15選

「自治会の役員に選ばれたが、総会の案内文をどう書けばよいか分からない」「過去の案内文はあるが、法的要件を満たしているか不安」。そんな悩みを抱える自治会役員の方は少なくありません。

自治会総会の案内文は、単なるお知らせではありません。特に認可地縁団体の場合、地方自治法により年1回の総会開催が義務付けられており、適切な案内文の作成は法的要件を満たす重要な手続きです。また、案内文の書き方次第で、会員の参加率や総会の成功が大きく左右されます。

この記事では、地方自治法に基づく法的要件から実務的な書き方のコツまで、自治会総会案内文作成のすべてを解説します。すぐに使えるテンプレート15選と、委任状・書面表決の正しい記載方法も含めて、完全ガイドとしてお届けします。

自治会総会案内文に必要な7つの必須項目と法的根拠

自治会総会の案内文には、会員が適切に参加できるよう、必要な情報を漏れなく記載する必要があります。特に認可地縁団体の場合、地方自治法第260条の15により、総会開催日の5日前までに案内を行うことが義務付けられています。

法的要件と開催通知の義務

認可地縁団体は地方自治法第260条の13により、少なくとも年1回の通常総会開催が義務付けられています。また、同法第260条の15では、総会開催の5日前までに構成員への通知が必要と定められています。一方、任意団体の自治会も、規約に定められた手続きに従う必要があります。

これらの法的要件を満たすことで、総会の正当性が確保され、決議事項の有効性が担保されます。

基本的な案内文の構成と書き方のポイント

効果的な総会案内文は、読み手にとって分かりやすく、必要な行動を促す構成になっています。以下の基本構成に従うことで、プロフェッショナルな案内文を作成できます。

読みやすさを向上させる表現技法

案内文の文章は、忙しい会員にも内容が伝わりやすいよう、簡潔で分かりやすい表現を心がけます。専門用語は避け、重要な情報は箇条書きで整理することで、読み手の負担を軽減できます。

また、「ご多忙のところ恐縮ですが」「皆様のご参加をお待ちしております」など、丁寧で親しみやすい表現を使用することで、協力的な雰囲気を演出できます。

コピペできる自治会総会案内文テンプレート【基本編】

以下のテンプレートは、多くの自治会で実際に使用され、良い結果を得ている形式です。【】内をあなたの自治会の情報に置き換えてすぐにご利用いただけます。

万能型：定期総会案内文

令和【○】年【○】月【○】日

【○○自治会・○○町内会】会員各位

【○○自治会・○○町内会】
会長　【○○　○○】


令和【○】年度定期総会開催のご案内


拝啓　【新緑の候・紅葉の候・向春の候】、皆様におかれましては
ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より自治会活動にご理解とご協力をいただき、
厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り令和【○】年度定期総会を開催いたします。
今年度の事業報告・決算報告をはじめ、新年度の事業計画・
予算案の審議など、重要な議案が予定されております。

つきましては、ご多忙のところ恐縮ですが、
ぜひご出席くださいますようご案内申し上げます。

敬具


記

1. 日　時：令和【○】年【○】月【○】日（【○】）
          午後【○】時【○】分～【○】時【○】分

2. 場　所：【○○公民館2階大会議室】
          【住所：○○市○○町○-○-○】
          【最寄駅：○○駅から徒歩○分】

3. 対　象：【全会員・正会員のみ・世帯主のみ】

4. 議　題：
   第1号議案　令和○年度事業報告について
   第2号議案　令和○年度決算報告について
   第3号議案　令和○年度監査報告について
   第4号議案　令和○年度事業計画案について
   第5号議案　令和○年度予算案について
   第6号議案　役員選任について
   第7号議案　その他

5. 持参品：【筆記用具・上履き・印鑑】

6. 注意事項：
   ・駐車場の利用はご遠慮ください
   ・体調不良の場合は参加をお控えください
   ・受付で組名と氏名をご記入ください

7. 出欠確認：
   別紙出欠票に記入のうえ、【○月○日（○）】までに
   【各組長・自治会事務局】へご提出ください

8. 委任状・書面表決：
   やむを得ずご欠席の場合は、委任状または書面表決書を
   【○月○日（○）】までにご提出ください

9. 問合せ先：
   【自治会事務局　○○　○○】
   電話：【○○○-○○○○-○○○○】
   メール：【○○○@○○○.com】

以上


地域の発展と住民福祉の向上のため、
多くの皆様のご参加をお待ちしております。


─────────────────────
◆出欠票・委任状（切り取ってご提出ください）

【令和○年度定期総会】出欠票

□ 出席します　□ 欠席します
※いずれかに☑をつけてください

組　名：【第　　組・○○班】
世帯主氏名：【　　　　　　　　　　　　】
出席者氏名：【　　　　　　　　　　　　】
（世帯主以外が出席の場合）

連絡先：【　　　　　　　　　　　　　　】

◆委任状（欠席の場合のみご記入ください）
下記の方に議決権を委任いたします。

□ 議長に一任します
□ 【　　　　　　　　　　】様に委任します

委任者署名：【　　　　　　　　　　　　】

提出期限：【○月○日（○）】
提出先：【自治会事務局・各組長】
─────────────────────

簡潔版：回覧板用案内文

【重要】令和【○】年度定期総会のご案内

◆日　時：【○月○日（○）午後○時～】
◆場　所：【○○公民館2階大会議室】
◆対　象：【全会員】

◆主な議題：
・令和○年度事業報告・決算報告
・令和○年度事業計画案・予算案
・役員選任

◆出欠確認：【○月○日（○）】までに出欠票を
　　　　　　各組長へご提出ください

◆委任状：欠席の場合は委任状の提出にご協力ください

◆注意事項：
・駐車場利用不可
・上履き持参
・体調不良時は参加見合わせ

◆問合せ：自治会事務局　【○○○○】
　　　　　電話【○○○-○○○○-○○○○】

※詳細は別途配布の案内文をご確認ください

【○○自治会】

用途別テンプレート【定期総会・臨時総会・オンライン】

総会の種類や開催方法によって、案内文で強調すべきポイントが異なります。以下では、具体的な状況に応じたテンプレートをご紹介します。

臨時総会の案内文

令和【○】年【○】月【○】日

【○○自治会】会員各位

【○○自治会】
会長　【○○　○○】


臨時総会開催のお知らせ


会員の皆様におかれましては、日頃より自治会活動に
ご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。

この度、下記の件について緊急に審議が必要となったため、
臨時総会を開催いたします。

つきましては、お忙しい中恐縮ですが、ぜひご出席
くださいますようお願い申し上げます。


記

1. 開催理由：【集会所修繕工事の件・役員辞任に伴う補選の件】

2. 日　時：令和【○】年【○】月【○】日（【○】）
          午後【○】時【○】分～【○】時【○】分

3. 場　所：【○○集会所・○○公民館】

4. 議　題：
   【集会所屋根修繕工事について】
   ・修繕の必要性と緊急性
   ・工事費用と資金調達方法
   ・工事時期と住民への影響

5. 資　料：事前に回覧いたします

6. 委任状：欠席される場合は、委任状を【○月○日（○）】
          までに会長までご提出ください

重要案件のため、多くの皆様のご参加をお願いいたします。

問合せ：【自治会会長　○○○○】
　　　　電話【○○○-○○○○-○○○○】

オンライン総会の案内文

令和【○】年【○】月【○】日

【○○自治会】会員各位

【○○自治会】
会長　【○○　○○】


オンライン定期総会開催のご案内


拝啓　【初秋の候】、皆様におかれましては
ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から、
今回の定期総会はオンライン形式で開催いたします。


記

1. 開催方法：【Zoomミーティング】

2. 日　時：令和【○】年【○】月【○】日（【○】）
          午後【○】時【○】分～【○】時【○】分

3. 参加方法：
   前日までにメールで【ミーティングID・パスコード】を
   お送りいたします

4. 必要機器：
   ・パソコンまたはスマートフォン
   ・安定したインターネット環境
   ・マイク・カメラ機能（推奨）

5. 資　料：
   当日朝にPDFファイルをメール添付でお送りします

6. 注意事項：
   ・録画・録音・画面撮影は禁止
   ・実名での参加をお願いします
   ・発言時以外はマイクをミュートに
   ・チャット機能での質問も受け付けます

7. 書面表決：
   オンライン参加が困難な方は書面表決書を
   【○月○日（○）】必着でご提出ください

8. 技術サポート：
   接続テストを開始30分前から実施
   操作でご不明な点はお気軽にお尋ねください

問合せ：【自治会事務局　○○○○】
　　　　メール【○○○@○○○.com】

書面表決併用の案内文

令和【○】年【○】月【○】日

【○○自治会】会員各位

【○○自治会】
会長　【○○　○○】


定期総会（書面表決併用）開催のご案内


拝啓　【新緑の候】、皆様におかれましては
ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

下記の通り定期総会を開催いたします。
なお、当日ご都合の悪い方は、書面表決による
参加も可能です。


記

1. 開催日時：令和【○】年【○】月【○】日（【○】）
            午後【○】時【○】分～【○】時【○】分

2. 開催場所：【○○公民館2階大会議室】

3. 参加方法：
   ◆会場参加：当日直接お越しください
   ◆書面表決：別紙書面表決書をご提出ください

4. 書面表決の提出：
   期　限：【○月○日（○）】必着
   提出先：【自治会事務局・各組長】

5. 注意事項：
   ・書面表決と会場参加の重複はできません
   ・書面表決書は各議案ごとに意思表示が必要
   ・提出後の変更はできません

6. 議事録報告：
   総会結果は後日回覧でお知らせいたします

問合せ：【自治会事務局　○○○○】
　　　　電話【○○○-○○○○-○○○○】

委任状と書面表決の法的要件と記載方法

委任状と書面表決は、会員が総会に参加できない場合に議決権を行使するための重要な制度です。適切な運用により、幅広い会員の意思を総会に反映できます。

委任状の法的根拠と要件

委任状は民法第643条に基づく委任契約の一種です。自治会総会においては、地方自治法第260条の18第2項（認可地縁団体の場合）により、書面または代理人による表決が認められています。

委任状のテンプレート

委任状

令和○年○月○日

【○○自治会】会長　【○○　○○】　殿

私は、令和○年○月○日開催の【令和○年度定期総会】に
出席できませんので、議決権を下記の通り委任いたします。

記

■委任内容（いずれかに☑）
□ 議長に一任いたします
□ 下記の方に委任いたします

■代理人（上記で個人委任を選択した場合）
氏　名：【　　　　　　　　　　　　　　】
住　所：【　　　　　　　　　　　　　　】

■委任者
住　所：【　　　　　　　　　　　　　　】
氏　名：【　　　　　　　　　　　　　　】　印

令和○年○月○日

※提出期限：【○月○日（○）】
※提出先：【自治会事務局・各組長】

書面表決の運用方法

書面表決は、各議案に対して具体的に賛否を表明する制度です。認可地縁団体の場合、地方自治法の改正により、一定の要件下で総会を開催せずに書面による決議も可能になりました（地方自治法第260条の19の2）。

書面表決書

令和○年○月○日開催
【令和○年度○○自治会定期総会】書面表決書

下記各議案について、書面により表決いたします。

記

第1号議案　令和○年度事業報告について
□ 賛成　□ 反対　□ 棄権

第2号議案　令和○年度決算報告について
□ 賛成　□ 反対　□ 棄権

第3号議案　令和○年度事業計画案について
□ 賛成　□ 反対　□ 棄権

第4号議案　令和○年度予算案について
□ 賛成　□ 反対　□ 棄権

第5号議案　役員選任について
□ 賛成　□ 反対　□ 棄権

■表決者
住　所：【　　　　　　　　　　　　　　】
氏　名：【　　　　　　　　　　　　　　】　印

表決日：令和○年○月○日

※提出期限：【○月○日（○）】必着
※提出先：【自治会事務局】

委任状と書面表決の使い分け

自治会総会案内文でよくある失敗例と対策

多くの自治会で見られる案内文の問題点と、その改善方法を具体的にご紹介します。これらのポイントを押さえることで、より効果的な案内文を作成できます。

参加率を向上させる工夫

総会の参加率を高めるためには、会員にとってのメリットを明確にし、参加しやすい環境を整えることが重要です。

配布時期と方法の決め方

案内文の配布時期と方法は、総会の成功を左右する重要な要素です。法的要件を満たしつつ、会員の都合を考慮した適切な配布計画を立てましょう。

法定期限と推奨配布時期

認可地縁団体の場合、地方自治法第260条の15により、総会開催の5日前までに通知することが義務付けられています。しかし、実務的には以下のスケジュールが推奨されます。

効果的な配布方法

配布方法は自治会の規模と会員の特性に応じて選択します。複数の方法を組み合わせることで、確実な情報伝達が可能になります。

よくある質問

総会案内文はどのくらい前に配布すべきですか？

法的には開催5日前まで（認可地縁団体の場合）ですが、実務的には2～3週間前の配布が理想的です。会員が予定を調整し、議案を十分検討できる時間を確保することが重要です。重要な議案がある場合は、さらに早めの配布も検討してください。

委任状と書面表決はどちらを採用すべきですか？

委任状は手続きが簡単で、代理人に判断を委ねる方式です。一方、書面表決は本人が各議案に直接意思表示する方式で、より民主的ですが事前の詳細資料配布が必要です。自治会の実情と会員のニーズに応じて選択してください。

オンライン総会開催時の特別な注意点はありますか？

技術的なサポート体制と本人確認方法を明確にすることが重要です。事前の接続テスト実施、録画禁止の明記、資料の事前配布、操作説明の充実などにより、参加者が安心して参加できる環境を整えましょう。

議題の書き方で注意すべき点は何ですか？

議題は具体的で分かりやすい表現にすることが重要です。「その他」ではなく「防災対策について」「集会所修繕について」など、審議内容が想像できる書き方にしましょう。重要度順に並べ、各議案の概要を付記することも効果的です。

総会が成立しない場合はどうすればよいですか？

規約で定められた定足数に達しない場合、総会は成立しません。事前の参加呼びかけを強化し、委任状の活用を促進することが対策になります。規約で「流会時の再招集手続き」を定めておくことも重要です。

認可地縁団体と任意団体で案内文に違いはありますか？

認可地縁団体は地方自治法の規定により、より厳格な手続きが求められます。開催通知の期限（5日前まで）、表決権の個人単位での付与、財産目録の備置義務などの違いがあります。任意団体は自治会規約に従います。

まとめ

自治会総会の案内文は、地域自治の要となる重要な文書です。法的要件を満たしつつ、会員にとって分かりやすく参加しやすい内容にすることが成功の鍵となります。

この記事でご紹介した7つの必須項目と各種テンプレートを活用することで、プロフェッショナルで効果的な案内文を作成できます。特に委任状と書面表決の適切な運用は、幅広い会員の意思を総会に反映させるために欠かせません。

総会は地域住民の意思決定の場として、民主的な地域運営の基盤となります。適切な案内文を通じて多くの会員の参加を促し、活発で建設的な議論ができる総会を実現してください。

参考文献・引用情報

• 取手市「自治会・町内会等が開催する総会等（参考情報）」
• 船橋市「町会・自治会等の法人化（認可地縁団体）」
• 長浜市「自治会が開催する総会等の対応」
• 一宮市「書面を活用した町内会の総会等の開催について」
• 河内長野市「委任状や書面表決を活用した総会の開催について」
• 静岡市「地縁による団体の認可（自治会・町内会の法人化）の手続」