請求書メール送付の書き方｜法的要件対応のテンプレート例文25選

請求書のメール送付は、業務効率化とコスト削減に大きな効果をもたらしますが、2024年1月の電子帳簿保存法完全義務化により、適切な対応がこれまで以上に重要になっています。インボイス制度の要件を満たしつつ、セキュリティ対策も講じた請求書メールを送付することで、取引先との信頼関係を維持しながら業務の効率化を実現できます。

この記事では、請求書メール送付の法的要件から実践的なテンプレートまで、現場で必要な知識を体系的に解説します。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応方法、現代的なセキュリティ手法、そして即座に活用できる25種類の実用的なテンプレートをご用意しました。

請求書メール送付の法的基盤と2025年の要件

電子帳簿保存法完全義務化への対応

2024年1月1日から電子帳簿保存法の完全義務化が開始され、請求書を含む電子取引データは電子データのまま保存することが法的に義務付けられました。これは宥恕期間の終了に伴うものであり、すべての事業者が対応する必要があります。

電子データで受領した請求書を印刷して紙で保存することは法的に認められません。メール送付された請求書は必ず電子データとして保存し、上記要件を満たした管理体制を構築する必要があります。

インボイス制度の記載要件と対応方法

2023年10月から開始されたインボイス制度では、適格請求書として認められるために以下の記載要件を満たす必要があります。これらの要件は請求書ファイル側で対応し、メール本文では送付に関する基本的な情報のみを記載することが効率的です。

法的リスクと罰則の回避

電子帳簿保存法に違反した場合、以下の罰則が適用される可能性があります。適切な対応により、これらのリスクを回避することが重要です。

現代的なセキュリティ対策とPPAP問題の解決

PPAPが抱える深刻な問題点

従来よく使われていたパスワード付きZIPファイル（PPAP）は、政府が2020年11月に中央省庁での使用を廃止したように、多くのセキュリティリスクを抱えています。現代のビジネス環境では、より安全で効率的な手法への移行が必要です。

推奨する現代的セキュリティ手法

PPAP廃止後の代替策として、以下の現代的なセキュリティ手法が推奨されています。これらの手法により、セキュリティを向上させながら業務効率も改善できます。

請求書メール送付の基本マナーと実践的な書き方

送信タイミングの最適化

請求書メールの送信タイミングは、取引先との関係性や業務効率に大きな影響を与えます。適切なタイミングで送付することで、迅速な処理と良好な関係維持を両立できます。

効果的な件名の作成方法

件名は受信者が一目で内容と重要度を判断できるよう、情報を整理して記載します。検索性と緊急度の把握を両立する件名作成のポイントを以下に示します。

本文の効果的な構成要素

請求書メールの本文は、受信者が必要な情報を迅速に把握できるよう、論理的で読みやすい構成にする必要があります。以下の7つの要素を適切に配置することで、プロフェッショナルで実用的なメールが完成します。

シーン別実用メールテンプレート25選

実際のビジネスシーンで発生する様々な状況に対応できるよう、25種類の実用的なテンプレートを用意しました。【】内を実際の情報に置き換えてご利用ください。

【基本パターン】1. 通常の月次請求

件名：【請求書送付】【2025年1月分】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【2025年1月分】の請求書をお送りいたします。

■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 対象期間：【2025年1月1日～2025年1月31日】
■ 主要内容：【月次サービス提供費用】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 振込先：【○○銀行○○支店　普通　1234567
　　　　　 株式会社○○】
■ 添付ファイル：【請求書_2025年1月_○○様.pdf】

インボイス制度に対応した適格請求書として作成しております。
ご確認のうえ、期日までにお支払いいただきますよう
よろしくお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお声がけください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【基本パターン】2. プロジェクト完了後の最終請求

件名：【最終請求書】【○○プロジェクト完了分】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月15日】に完了確認をいただきました【○○プロジェクト】につきまして、
最終請求書をお送りいたします。

■ 最終請求額：【¥456,789（税込）】
■ プロジェクト期間：【2024年10月1日～2025年1月15日】
■ 完了確認日：【2025年1月15日】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 添付ファイル：【最終請求書_○○プロジェクト.pdf】

プロジェクトを予定どおり完了できましたことを、
心より感謝申し上げます。

【○○様】をはじめとする貴社チームの皆様の
ご協力により、満足のいく成果を得ることができました。

ご確認のうえ、お支払いのほどよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【基本パターン】3. 初回電子送付への移行案内

件名：【お知らせ】請求書電子送付への移行について【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

このたび、業務効率化と環境負荷軽減を目的として、
請求書の電子送付に移行させていただくことになりました。

【移行開始】：【2025年2月分】から
【送付方法】：PDFファイルのメール添付
【法的対応】：インボイス制度・電子帳簿保存法に完全対応
【セキュリティ】：暗号化およびアクセス制限付きで送付

電子送付により以下のメリットをご提供できます：
・請求書到達の迅速化（即日受領可能）
・紛失リスクの軽減
・検索性の向上
・環境負荷の削減

電子送付にご不都合がございましたら、
従来どおり郵送でお送りすることも可能です。

ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。

ご理解とご協力のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】複数案件の合算請求

件名：【合算請求書】【1月分3案件まとめ】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

ご依頼により、【1月分の複数案件】を合算した
請求書をお送りいたします。

■ 合算請求額：【¥345,600（税込）】
■ 内訳：
　・【案件A】：¥123,200（税込）
　・【案件B】：¥111,100（税込）
　・【案件C】：¥111,300（税込）
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 添付ファイル：【合算請求書_1月分_3案件.pdf】

各案件の詳細な内訳は添付の請求書に記載しております。

ご確認のうえ、お支払いのほどよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】5. 修正版・差替送付

件名：【修正版】請求書差替のお願い【金額訂正済み】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

先ほどお送りいたしました請求書に【税額計算】の
誤りがございました。深くお詫び申し上げます。

修正版をお送りいたしますので、
先の請求書は破棄していただきますよう
お願いいたします。

■ 正しい請求額：【¥135,680（税込）】
■ 誤った請求額：【¥133,650（税込）】※破棄対象
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 添付ファイル：【請求書_1月分_修正版.pdf】

このたびは、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。
今後このようなことがないよう、チェック体制を強化いたします。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】6. 追加・変更作業分の請求

件名：【追加請求】仕様変更対応分【○○案件】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月20日】にご依頼いただきました追加作業について、
別途請求書をお送りいたします。

■ 追加請求額：【¥55,000（税込）】
■ 作業内容：【機能追加・仕様変更対応】
■ 作業期間：【2025年1月20日～1月25日】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 添付ファイル：【追加請求書_仕様変更対応.pdf】

事前にご相談いただいた変更作業の請求となります。
作業完了報告書も併せてお送りしております。

ご確認のうえ、お支払いのほどよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】7. 分割払い対応請求

件名：【分割請求】第2回分【全4回中】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【○○プロジェクト】の分割払い第2回分について、
請求書をお送りいたします。

■ 今回請求額：【¥250,000（税込）】
■ 総プロジェクト費用：【¥1,000,000（税込）】
■ 分割回数：【第2回／全4回】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 次回請求予定：【2025年3月末】
■ 添付ファイル：【分割請求書_第2回.pdf】

ご事前にご相談いただいた分割払いでの
お取り扱いとさせていただいております。

ご確認のうえ、お支払いのほどよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【特殊ケース】8. 振込先変更通知を含む請求

件名：【重要】振込先変更通知と請求書送付【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月分】の請求書をお送りいたします。

【重要】振込先口座を下記に変更しております。
お間違いのないようご注意ください。

■ 新振込先：【△△銀行△△支店　普通　7654321】
■ 口座名義：【株式会社○○】
■ 変更日：【2025年1月1日】から
■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】

振込先変更に関するご質問は、
経理部直通【TEL: 03-1234-5678】でも承ります。

ご確認のうえ、新口座へのお支払いを
よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【特殊ケース】9. セキュアファイル送信

件名：【セキュア送付】請求書ダウンロードURL【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

セキュリティ強化のため、請求書は
暗号化された専用URLでご案内いたします。

■ ダウンロードURL：【https://secure.example.com/download】
■ アクセス期限：【2025年2月15日まで】
■ アクセス制限：【貴社IPアドレスからのみ】
■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ ファイル形式：【PDF（パスワード保護済み）】

パスワードは別途お電話でご連絡いたします。

URLからファイルをダウンロードし、
ご確認をお願いいたします。

アクセスに関してご不明な点がございましたら、
お気軽にお声がけください。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【特殊ケース】10. 複数税率対応請求

件名：【請求書送付】複数税率対応【商品・サービス混在】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月分】の請求書をお送りいたします。
軽減税率対象商品が含まれております。

■ 請求総額：【¥146,800（税込）】
■ 内訳：
　・標準税率（10%）対象：¥110,000（税込¥121,000）
　・軽減税率（8%）対象：¥23,148（税込¥25,000）
　・その他手数料：¥800（税込）
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 添付ファイル：【請求書_1月分_複数税率.pdf】

インボイス制度に対応した税率別内訳を
添付ファイルに詳細記載しております。

ご確認のうえ、お支払いのほどよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【特殊ケース】11. 年末調整・総額確定

件名：【年間総額確定】12月分請求書と年度締め【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【2024年12月分】および年間調整分の
請求書をお送りいたします。

■ 12月分請求額：【¥123,456（税込）】
■ 年間調整額：【¥5,000（税込）】
■ 最終請求額：【¥128,456（税込）】
■ 2024年総取引額：【¥1,480,000（税込）】
■ 支払期日：【2024年12月27日（金）】

年間総額の詳細内訳は添付ファイルをご確認ください。

2024年も一年間お世話になり、
誠にありがとうございました。

2025年もより一層のサービス向上に努めてまいります。
引き続きよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【フォローアップ】12. 支払期日前の確認

件名：【確認】請求書送付のご案内【支払期日1週間前】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月15日】にお送りいたしました請求書について、
支払期日が近づいておりますためご案内いたします。

■ 請求書番号：【INV-2025-001】
■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 支払期日：【2025年2月15日（土）】
■ 残り期間：【7日間】

お支払い済みの場合は、本メールはご放念ください。

何かご不明な点やご都合がございましたら、
お気軽にご相談ください。

行き違いの際は、ご容赦くださいませ。

引き続きよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【フォローアップ】13. 請求書再送

件名：【再送】請求書のご確認【念のため再送付】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月10日】にお送りしました【12月分】の請求書について、
念のため再送いたします。

■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 対象期間：【2024年12月1日～12月31日】
■ 支払期日：【2025年2月10日（月）】
■ 請求書番号：【INV-2024-12-001】
■ 添付ファイル：【請求書_12月分_再送.pdf】

お支払い手続きがお済みの場合は、
本メールはご放念ください。

メールの不達や添付ファイルの問題等が
ございましたらお知らせください。

行き違いの際は、ご容赦くださいませ。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【フォローアップ】14. 資料添付付き請求

件名：【請求書送付】関連資料同封【○○案件】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【○○案件】の請求書と関連資料をお送りいたします。

■ 請求金額：【¥456,789（税込）】
■ 案件期間：【2024年11月1日～2025年1月31日】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】

■ 添付ファイル：
　・請求書_○○案件.pdf
　・作業完了報告書.pdf
　・成果物一覧.xlsx
　・検収確認書.pdf

請求書の詳細内容については、
作業完了報告書もあわせてご確認ください。

ご不明な点がございましたら、
いつでもお声がけください。

ご確認のうえ、お支払いのほどよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応対特化】15. 複数担当者向け

件名：【請求書送付】関係者各位ご確認のお願い【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【担当者1】様
【担当者2】様
【担当者3】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月分】の請求書をお送りいたします。
関係者の皆様に共有いただければと存じます。

■ 請求金額：【¥234,567（税込）】
■ 対象期間：【2025年1月1日～1月31日】
■ 主要内容：【月次サービス・保守費用】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 添付ファイル：【請求書_1月分_関係者共有版.pdf】

承認フローや支払い手続きにつきましては、
貴社規定に従ってお進めください。

ご不明な点がございましたら、
お気軽にお声がけください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応対特化】16. 海外企業向け（英日併記）

件名：【Invoice/請求書】January 2025【○○ Corporation】

Dear 【Name】,
【会社名】様

Thank you for your continued business.
いつもお世話になっております。

Please find the attached invoice for January 2025.
2025年1月分の請求書をお送りいたします。

■ Invoice Amount/請求金額：【$1,234.56 / ¥181,481 (incl. tax/税込)】
■ Service Period/対象期間：【January 1-31, 2025/2025年1月1日-31日】
■ Payment Due Date/支払期日：【February 28, 2025/2025年2月28日】
■ Payment Method/支払方法：【Bank Transfer/銀行振込】
■ Attached File/添付ファイル：【Invoice_Jan2025_English.pdf】

This invoice complies with Japan's Invoice System requirements.
インボイス制度に対応した適格請求書として発行しております。

If you have any questions, please feel free to contact us.
ご不明な点がございましたら、お気軽にお声がけください。

Thank you for your prompt attention to this matter.
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

Best regards,
【署名】

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜Fax：【番号】
—-------

【システム対応】17. 自動発行システムからの送付

件名：【自動送付】月次請求書【システム発行】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。

※このメールはシステムより自動送信されています。

【1月分】の請求書を自動発行いたしました。

■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 自動発行日：【2025年2月1日】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ システム管理番号：【AUTO-2025-001】
■ 添付ファイル：【auto_invoice_202501.pdf】

内容にご不明な点やシステム不具合等がございましたら、
下記担当者までお問い合わせください。

■ お問い合わせ先：
　・経理部　【担当者名】
　・TEL：【03-1234-5678】（平日9:00-17:00）
　・Mail：【keiri@company.co.jp】

システムの自動配信停止をご希望の場合は、
上記連絡先までお知らせください。

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【会社名】【経理部】
【システム管理者】 
E-mail：【system@company.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】
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【システム対応】18. 電子署名付き請求

件名：【電子署名付き】請求書送付【改ざん防止対応】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月分】の請求書を電子署名付きでお送りいたします。

■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 対象期間：【2025年1月1日～1月31日】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 電子署名：【○○認証局発行証明書使用】
■ 添付ファイル：【請求書_1月分_電子署名付き.pdf】

電子署名により以下が保証されています：
・発行者の身元確認
・文書の改ざん防止
・送信時点での内容保証

PDF閲覧時に署名の有効性をご確認いただけます。
署名検証でご不明な点がございましたら、
お気軽にお声がけください。

ご確認のうえ、お支払いのほどよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

【緊急対応】19. 至急支払依頼

件名：【至急】請求書確認のお願い【支払期日迫る】【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

支払期日が間近に迫っておりますため、
至急ご確認をお願いいたします。

■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 支払期日：【2025年1月31日（水）】
■ 残り期間：【3営業日】
■ 請求書番号：【INV-2025-001】
■ 添付ファイル：【緊急_請求書_1月分.pdf】

期日までのお支払いが困難な場合は、
お早めにご相談ください。

お忙しい中恐れ入りますが、
ご対応のほどよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【緊急対応】20. 支払期日延長対応

件名：【承知いたしました】支払期日延長の件【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

支払期日延長のご相談をいただき、
承知いたしました。

■ 当初支払期日：【2025年1月31日（水）】
■ 変更後期日：【2025年2月15日（土）】
■ 請求金額：【¥123,456（税込）】
■ 延長期間：【15日間】

ご事情をお聞かせいただき、ありがとうございます。
変更後の期日でお支払いいただければと存じます。

なお、延長に関する追加費用は発生いたしません。

ご不明な点がございましたら、
いつでもお声がけください。

引き続きよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【事前連絡】21. 請求予定額の事前通知

件名：【事前お知らせ】来月請求予定額のご案内【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【2月分】の請求について、事前にご案内いたします。

■ 請求予定金額：【約¥150,000（税込）】
■ 請求予定日：【2025年3月1日】
■ 支払期日予定：【2025年3月31日】
■ 主な内容：
　・月次基本料金：¥100,000
　・追加作業費：¥35,000（予定）
　・消費税：¥13,500
■ 変動要因：【追加作業の実績により金額変動の可能性】

追加作業の詳細については、
正式な請求書発行時に明記いたします。

金額に大幅な変動が生じた場合は、
事前にご連絡いたします。

ご質問等ございましたら、お気軽にお声がけください。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【事前連絡】22. 請求内容確認依頼

件名：【請求前確認】1月分請求内容のご確認【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月分】の請求書発行前に、内容をご確認いただきたく
ご連絡いたします。

■ 請求予定内容：
　・基本サービス料：¥100,000（税抜）
　・追加作業（1/15実施）：¥30,000（税抜）
　・追加作業（1/25実施）：¥20,000（税抜）
　・小計：¥150,000（税抜）
　・消費税（10%）：¥15,000
　・合計：¥165,000（税込）

■ 支払期日予定：【2025年2月28日（金）】

内容に相違やご質問がございましたら、
【2月3日（月）】までにお知らせください。

確認後、正式な請求書を発行いたします。

よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【完了・終了】23. 最終請求（取引終了）

件名：【最終請求書】お取引完了のご挨拶【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

長期間にわたりお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

このたび、【○○プロジェクト】の完了に伴い、
最終請求書をお送りいたします。

■ 最終請求額：【¥567,890（税込）】
■ プロジェクト総額：【¥2,345,678（税込）】
■ 取引期間：【2024年4月～2025年1月】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 添付ファイル：【最終請求書_完了分.pdf】

約10ヶ月間のプロジェクトを無事完了できましたことを、
心より感謝申し上げます。

【○○様】をはじめとする貴社の皆様のおかげで、
当初の目標を上回る成果を得ることができました。

今後、新たなプロジェクトやサービスでお役に立てる
機会がございましたら、ぜひお声がけください。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を
お祈り申し上げます。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【完了・終了】24. 契約満了時の最終請求

件名：【契約満了】最終月請求書とご挨拶【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

長期間にわたりお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【1月31日】をもって契約期間が満了となるため、
最終月の請求書をお送りいたします。

■ 最終月請求額：【¥123,456（税込）】
■ 対象期間：【2025年1月1日～1月31日】
■ 契約期間：【2022年4月1日～2025年1月31日】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】
■ 添付ファイル：【最終請求書_契約満了.pdf】

約3年間のご契約期間中、貴重なパートナーとして
お取引いただき、心より感謝申し上げます。

弊社のサービスが貴社の事業発展に少しでも
お役に立てたならば幸いです。

契約の更新や新たなサービスでお手伝いできることが
ございましたら、いつでもお声がけください。

今後とも末永くよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【お詫び・対応】25. トラブル対応後の請求

件名：【お詫び】トラブル対応完了と調整後請求書【株式会社○○】

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

このたびは、【システム障害】により
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

トラブル対応完了に伴い、調整後の請求書をお送りいたします。

■ 当初請求予定額：【¥200,000（税込）】
■ 減額調整：【-¥30,000（影響日数分）】
■ 調整後請求額：【¥170,000（税込）】
■ 対象期間：【2025年1月1日～1月31日】
■ 支払期日：【2025年2月28日（金）】

【1月15日～20日】のサービス停止期間について、
相当額を減額させていただきました。

今後このようなことがないよう、システムの冗長化と
監視体制の強化を実施いたします。

重ねてお詫び申し上げますとともに、
引き続きご愛顧のほどよろしくお願いいたします。

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送信前チェックリストと品質管理

請求書メール送付の成功は、事前の確認と品質管理にかかっています。以下のチェックリストを活用することで、トラブルを防止し、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

送信前必須チェック項目

品質管理と継続改善

請求書メール送付の品質を維持・向上させるため、定期的な見直しと改善を実施することが重要です。

よくあるトラブルと対処法

請求書メール送付において頻繁に発生するトラブルと、その効果的な対処法について解説します。事前に対策を講じることで、円滑な業務遂行を実現できます。

エラー発生時の迅速対応プロセス

トラブル発生時は、迅速かつ適切な対応により信頼関係の維持を図ることが重要です。以下のプロセスに従って対応しましょう。

業界別カスタマイズのポイント

業界や取引先の特性に応じて、請求書メールの内容や送付方法をカスタマイズすることで、より効果的なコミュニケーションが実現できます。

請求書メール送付の効果測定と改善

請求書メール送付の効果を測定し、継続的に改善することで、業務効率と取引先満足度の向上を実現できます。

主要なKPI（重要業績評価指標）

継続的改善のサイクル

PDCAサイクルを活用して、請求書メール送付プロセスの継続的改善を実施します。

よくある質問

まとめ

請求書メール送付は、2024年1月からの電子帳簿保存法完全義務化とインボイス制度の定着により、これまで以上に重要なビジネスプロセスとなっています。法的要件を満たしながら効率的で安全な送付を実現するには、正しい知識と実践的な手法の習得が不可欠です。

この記事で紹介した法的要件、セキュリティ対策、25種類のテンプレート、そして実践的な改善手法を活用することで、請求書メール送付の品質向上と業務効率化を同時に実現できます。取引先との長期的な信頼関係を構築しながら、デジタル時代に適応したビジネスプロセスを確立していきましょう。

参考文献・引用情報

• インボイス制度について｜国税庁
• 2024年1月から電子取引の書類は紙保存が廃止！改正電子帳簿保存法 – 弥生株式会社【公式】
• 電子帳簿保存法の改正による電子保存義務化はいつから？必要な対応を解説 | クラウド会計ソフト freee
• 電子帳簿保存法とは？2024年からの改正内容・対象書類を簡単に解説 | クラウド会計ソフト マネーフォワード
• 請求書のメール送付はOK？メール例文や送付方法、請求業務を効率化した事例を紹介！
• 適格請求書（インボイス）とは？6つの要件や対応に当たって理解しておくポイントを解説 | Bill One
• 【例文付】請求書はメールで送っても大丈夫？郵送との違いや注意点を紹介 | 請求ABC