重要なのは、即座の対応と相手への丁寧な謝罪、そして具体的な削除依頼です。この記事では、信頼関係を維持しながら誤送信に対応する謝罪メールの書き方を、件名テンプレート20例と本文14パターンで詳しく解説します。
誤送信対応の5つの基本原則
誤送信が発生した際の対応には、以下の5つの原則があります。これらを守ることで、被害の拡大を防ぎ、信頼関係の回復を図れます。
- 即座の封じ込めを最優先
まず相手に開封前の削除と転送停止を依頼します。件名に「重要・緊急」を明記し、緊急性を伝えることが重要です。 - 事実関係を最小限で明確に伝える
送信日時、件名、誤送信の概要のみを記載し、機密情報については詳細を避けます。不要な情報開示は二次被害を招きます。 - 法令と社内規程を確認
個人情報や機密情報が含まれる場合は、個人情報保護法や社内規程に基づく適切な対応が必要になることがあります。 - 技術的手段の限界を理解
Gmailの送信取り消しは最大30秒、Outlookの取り消しも条件が限定的です。確実な削除は相手への依頼が基本となります。 - 再発防止策を示す
ダブルチェック体制、BCC強制設定、遅延送信機能など、具体的な防止策を示すことで誠意を表します。
誤送信謝罪メールの件名テンプレート20選
実務でそのまま使える件名テンプレートを20パターンご紹介します。【 】内を実際の情報に置き換えてお使いください。
| 場面 | 件名テンプレート | 使用タイミング |
|---|---|---|
| 基本 | 【重要・緊急】誤送信のお詫びと削除のお願い | 最も汎用性の高い基本形 |
| 宛先間違い | 【お詫び】宛先誤りによる誤送信（削除のお願い） | 送信先を間違えた場合 |
| CC/BCC誤り | 【至急】CC設定誤りのお詫び（転送停止のお願い） | アドレスが暴露された場合 |
| 添付ファイル誤り | 【添付ファイル誤り】削除と差し替えのお願い | 間違ったファイルを添付 |
| 機密情報 | 【機密情報】誤送信のお詫びと緊急対応のお願い | 機密情報が含まれる場合 |
| 個人情報 | 【個人情報】誤送信のお詫びと削除のお願い | 個人データが含まれる場合 |
| 社外誤配信 | 【社外誤配信】お詫びと削除のお願い | 社外への誤った配信 |
| 一斉送信ミス | 【一斉送信ミス】誤配信のお詫び（破棄のお願い） | 大量誤送信の場合 |
| 返信ミス | 【返信ミス】誤送信のお詫び（削除のお願い） | 全員返信などのミス |
| 内容間違い | 【内容誤り】差し替えメールのご案内 | 本文に間違いがあった場合 |
| URL間違い | 【URL無効化】誤送信による緊急対応のお知らせ | 間違ったリンクを送信 |
| 差し替え | 【差し替えあり】誤送信のお詫び（正版を再送） | 正しい版を再送する場合 |
| 社内向け | 【社内向け】誤送信の共有と対応依頼 | 社内関係者への報告 |
| 取引先 | 【重要】取引先様への誤送信お詫び | 重要な取引先への誤送信 |
| 英語併記 | 【Apology】Email sent in error – Please delete | 海外関係者がいる場合 |
| 最終確認 | 【最終確認】誤送信対応の完了確認 | 削除確認を求める場合 |
| 再送 | 【再送】誤送信の件（行き違いご放念ください） | 確実な連絡のため |
| 部分削除 | 【一部削除】該当部分の削除のお願い | メールの一部のみ問題 |
| 顧客情報 | 【顧客情報】誤送信による緊急対応のお願い | 顧客データの誤送信 |
| 緊急度高 | 【至急対応】重要情報の誤送信について | 特に緊急性が高い場合 |
誤送信謝罪メールの本文テンプレート14選
実際のメール本文で使える、状況別のテンプレートをご紹介します。コピーして【 】内を置き換えるだけで使用できます。
1. 宛先間違い（基本形）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほど送信いたしましたメールにつきまして、 宛先の設定誤りにより誤ってお送りしてしまいました。 深くお詫び申し上げます。 ■ 誤送信の概要 ・送信日時：【8月17日 10:03】 ・件名：【○○のご案内】 ・誤りの内容：宛先の選択ミス 大変恐れ入りますが、当該メールは 開封せずに削除していただけますでしょうか。 万一開封されていた場合は、 転送や二次利用をお控えいただき、 削除をお願いいたします。 正しい内容につきましては、 改めて適切な宛先に送付いたします。 この度はご迷惑をおかけし、 誠に申し訳ございませんでした。 今後このようなことがないよう、 送信前のダブルチェック体制を 徹底してまいります。 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
2. CC/BCC設定誤り（アドレス暴露）
【関係者各位】 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほど送信いたしました【件名】につきまして、 CCとBCCの設定を誤り、受信者の皆様の メールアドレスが相互に表示される状態と なってしまいました。 深くお詫び申し上げます。 ■ お願い事項 ・当該メールの転送や返信はお控えください ・メール本文と併せて削除をお願いいたします ・必要なご連絡は個別に差し替えメールをお送りします ■ 再発防止策 ・BCC設定の強制化 ・送信前の複数人によるチェック体制 ・誤送信防止システムの導入検討 個人情報の適切な取り扱いについて、 社内体制を見直してまいります。 ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんでした。 ご理解とご協力をお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
3. 添付ファイル間違い
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほどお送りしたメールの添付ファイルに 誤りがございました。深くお詫び申し上げます。 ■ 誤送信の内容 ・正しいファイル：【正しいファイル名.pdf】 ・誤送信ファイル：【間違ったファイル名.pdf】 お手数をおかけして申し訳ございませんが、 間違った添付ファイルは削除していただき、 本メールに添付している正しいファイルを ご利用ください。 このようなミスを防ぐため、 添付ファイルの確認手順を見直し、 送信前の最終チェック項目に 追加いたします。 ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。 何かご不明な点がございましたら、 お気軽にお声がけください。 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
4. 機密情報の誤送信
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほど送信いたしましたメールに、 機密情報が含まれている可能性があることが 判明いたしました。 深くお詫び申し上げます。 ■ 緊急のお願い ・当該メールは開封せずに削除してください ・万一開封された場合は、即座に削除してください ・第三者への転送や情報の二次利用は 絶対にお控えください 当社におきましても、 関係部署と連携して対応を行っており、 必要に応じて適切な措置を講じてまいります。 このような重大なミスを起こしてしまい、 心よりお詫び申し上げます。 情報管理体制の見直しを直ちに実施し、 再発防止に努めてまいります。 何かご不明な点やご懸念がございましたら、 下記連絡先まで直ちにご連絡ください。 緊急連絡先：【電話番号】（【担当者名】） ご理解とご協力をお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
5. 個人情報を含む可能性
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほど送信いたしましたメールに、 個人情報が含まれている可能性があることが 判明いたしました。 深くお詫び申し上げます。 ■ 緊急のお願い ・当該メールは開封せずに削除してください ・データの保存や転送はお控えください ・万一開封された場合は、即座に削除の上、 その旨をご連絡ください 当社では個人情報保護法に基づき、 適切な対応を行ってまいります。 影響範囲の特定と対応策の検討を 直ちに実施しております。 このような重大なインシデントを 発生させてしまい、心よりお詫び申し上げます。 情報管理の体制を抜本的に見直し、 従業員教育の徹底と技術的対策の 強化を図ってまいります。 緊急連絡先：【電話番号】（【担当者名】） ご理解とご協力をお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
6. 社外への誤配信
【お客様各位】 この度は、弊社のメール配信システムの 設定誤りにより、誤って配信をお送りして しまいました。 深くお詫び申し上げます。 ■ 対応のお願い ・当該メールは削除していただけますでしょうか ・内容についてはご放念ください ■ 弊社の対応 ・配信システムの緊急停止 ・原因の調査と対策の実施 ・再発防止策の策定 お客様には多大なご迷惑をおかけし、 誠に申し訳ございませんでした。 メール配信の管理体制を見直し、 このようなことが二度と起こらないよう 努めてまいります。 ご不明な点がございましたら、 下記までお問い合わせください。 お問い合わせ先：【連絡先】 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
7. 社内向け誤送信報告
【関係部署各位】 お疲れ様です。 【部署名】の【氏名】です。 本日、メール誤送信のインシデントが 発生いたしましたので、ご報告いたします。 ■ インシデントの概要 ・発生日時：【8月17日 10:03】 ・誤送信内容：【概要】 ・影響範囲：【範囲】 ・対応状況：【現在の対応状況】 ■ 実施済み対応 ・相手先への削除依頼 ・システム管理者への報告 ・影響範囲の調査開始 ■ 今後の対応予定 ・詳細調査の実施 ・再発防止策の検討 ・関係者への報告 情報セキュリティ担当と連携し、 適切な対応を進めてまいります。 追加で対応が必要な事項がございましたら、 ご指示をお願いいたします。 以上、ご報告いたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
8. 一斉送信での誤配信
【配信リスト登録者各位】 いつもお世話になっております。 先ほど送信いたしましたメールは、 配信設定の誤りにより誤って お送りしてしまいました。 深くお詫び申し上げます。 ■ お願い ・当該メールは削除してください ・内容についてはご放念ください 正しいご案内につきましては、 改めて適切なタイミングで 配信させていただきます。 このようなミスを防ぐため、 配信前の確認体制を見直し、 複数人によるチェック工程を 追加いたします。 ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
9. 返信・転送ミス
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほど、メールの返信操作を誤り、 社内向けのコメントを含むメールを お送りしてしまいました。 深くお詫び申し上げます。 ■ 誤送信の内容 ・本来の宛先：社内関係者 ・誤送信先：貴社 ・内容：社内検討用のコメント 大変恐れ入りますが、 当該メールは削除していただき、 内容についてはご放念ください。 メールの返信・転送操作について、 確認手順を見直し、操作ミスの 防止策を講じてまいります。 ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
10. URL・リンク間違い
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほどお送りしたメールに記載していた URLに誤りがございました。 お詫び申し上げます。 ■ 対応済み事項 ・誤ったURLへのアクセス無効化 ・正しいURLの準備 ■ 正しいURL 【正しいURL】 （有効期限：【○月○日】まで） 誤ったリンクをクリックされた場合も、 アクセスできない設定に変更しており、 セキュリティ上の問題はございません。 URL管理の手順を見直し、 リンク確認の工程を強化いたします。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。 何かご不明な点がございましたら、 お気軽にお声がけください。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
11. 内容差し替え
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほどお送りしたメールの内容に 誤りがございました。 深くお詫び申し上げます。 ■ 誤りの内容 【具体的な誤りの箇所】 ■ 正しい内容 【正しい内容】 先ほどのメールは破棄していただき、 本メールの内容をご参照ください。 内容確認の手順を見直し、 このようなミスの再発防止に 努めてまいります。 ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。 何かご質問がございましたら、 お気軽にお声がけください。 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
12. 英語併記パターン
Subject: Apology - Email sent in error / 誤送信のお詫び Dear 【Name】, I apologize for the email sent to you in error. Could you please delete it without opening? We will take measures to prevent recurrence. 【日本語】 誤送信のお詫びを申し上げます。 開封せずに削除していただけますでしょうか。 再発防止に努めてまいります。 Thank you for your understanding. ご理解のほどよろしくお願いいたします。 Best regards, 【Name】 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
13. 取引先への重要案件
【会社名】 【代表者名】 様 いつも格別のお引き立てをいただき、 誠にありがとうございます。 【自社名】【役職】の【氏名】です。 本日、弊社より貴社宛に送信いたしました メールに誤りがあり、深くお詫び申し上げます。 ■ 誤送信の概要 ・送信日時：【8月17日 14:30】 ・件名：【○○の件】 ・誤りの内容：【簡潔な説明】 つきましては、当該メールの削除を お願いいたします。 正しい内容につきましては、 改めて責任者より直接ご連絡 させていただきます。 この度は、貴重なお時間を割いていただいたにも 関わらず、このようなミスを犯してしまい、 心より深くお詫び申し上げます。 社内の確認体制を見直し、 信頼回復に努めてまいります。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
14. 削除確認の依頼
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほどご連絡いたしました誤送信の件について、 フォローアップのご連絡です。 当該メールの削除について、 差し支えなければ完了のご確認を いただけますでしょうか。 一言「削除完了」とご返信いただければ 結構です。 お忙しい中、お手数をおかけして 申し訳ございません。 何かご不明な点がございましたら、 遠慮なくお声がけください。 ご協力をいただき、ありがとうございます。 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
誤送信対応のポイント
誤送信が発生した際は、まず冷静になり、被害の拡大を防ぐことを最優先にします。謝罪の気持ちは大切ですが、過度に詳細を説明すると二次被害を招く可能性があります。簡潔で明確な依頼を行い、同時に再発防止への取り組み姿勢を示すことが重要です。
誤送信が発生した際は、まず冷静になり、被害の拡大を防ぐことを最優先にします。謝罪の気持ちは大切ですが、過度に詳細を説明すると二次被害を招く可能性があります。簡潔で明確な依頼を行い、同時に再発防止への取り組み姿勢を示すことが重要です。
よくある失敗例と改善方法
誤送信謝罪メールでよく見られる問題点と、より効果的な改善例をご紹介します。適切な対応により、信頼関係の維持と被害の最小化が可能です。
対応タイミングの失敗例と改善
| 失敗例（NG） | 改善例（OK） | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 「後で謝罪しよう」と放置 | 誤送信発覚から5分以内に緊急連絡 | 即座の封じ込めで被害拡大防止 |
| 「技術的に取り消せるはず」と期待 | 取り消し機能の限界を理解し依頼ベースで対応 | 現実的な対応手段の選択 |
| 「大したことない」と軽視 | どんな誤送信でも真摯に対応 | 信頼関係維持への配慮 |
謝罪文の失敗例と改善
| 失敗例（NG） | 改善例（OK） | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 「誤送信しました。削除してください。」 | 深い謝罪→状況説明→具体的依頼→再発防止 | 丁寧さと誠意の表現 |
| 機密情報の詳細を説明 | 必要最小限の事実のみ記載 | 二次被害の防止 |
| 言い訳や責任転嫁 | 事実のみを簡潔に、責任を明確に | 誠実な対応姿勢 |
技術的対応の失敗例と改善
| 失敗例（NG） | 改善例（OK） | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 送信取り消し機能への過信 | 制限時間や条件を正しく理解 | 技術的限界の正確な把握 |
| URL無効化の対応漏れ | リンク先の即座な無効化と代替準備 | 包括的なセキュリティ対応 |
| 一度だけの謝罪で終了 | 削除確認と適切なフォローアップ | 確実な被害防止の確認 |
誤送信防止と対応のポイント
誤送信を防ぐための事前対策と、発生時の効果的な対応方法をご紹介します。これらのポイントを押さえることで、リスクの軽減と適切な対応が可能になります。
- 事前防止策の導入
送信前のダブルチェック、BCC強制設定、遅延送信機能、誤送信防止システムなど、技術的・運用的な対策を組み合わせます。 - 迅速な初動対応
誤送信を発見したら、5分以内に相手への連絡を開始します。時間が経つほど被害が拡大する可能性があります。 - 適切な情報開示
謝罪では事実関係を最小限に留め、機密情報については詳細を避けます。過度な説明は二次被害を招きます。 - 法令・規程の確認
個人情報や機密情報が含まれる場合は、個人情報保護法や社内規程に基づく適切な対応が必要になることがあります。 - 再発防止策の実施
インシデントを教訓として、システム改善、手順見直し、従業員教育など包括的な再発防止策を講じます。
技術的手段の活用
Gmailの送信取り消し機能は最大30秒、Outlookの取り消し機能も限定的な条件でのみ利用可能です。これらの技術的手段は補助的なものと考え、基本は人的な確認体制と相手への誠実な依頼に依存することを理解しておきましょう。
Gmailの送信取り消し機能は最大30秒、Outlookの取り消し機能も限定的な条件でのみ利用可能です。これらの技術的手段は補助的なものと考え、基本は人的な確認体制と相手への誠実な依頼に依存することを理解しておきましょう。
よくある質問
Q1. 誤送信に気づいたらまず何をすべきですか？
A. 即座に相手への連絡を開始し、開封前の削除と転送停止を依頼します。時間が経つほど被害が拡大する可能性があるため、5分以内の初動対応を心がけてください。送信取り消し機能も試しますが、確実性は低いため相手への依頼が基本となります。
Q2. どの程度の情報を謝罪メールに含めるべきですか？
A. 送信日時、件名、誤送信の概要のみを最小限で記載します。機密情報や個人情報については詳細を避け、「機密情報が含まれる可能性があります」程度の表現に留めます。過度な説明は二次被害を招く可能性があります。
Q3. Gmailの送信取り消し機能は確実ですか？
A. Gmailの送信取り消しは最大30秒までで、確実ではありません。相手が既にメールを開封している場合や、30秒を過ぎた場合は取り消しできません。Outlookの取り消し機能も同一組織内などの限定的な条件でのみ利用可能です。基本は相手への削除依頼が必要です。
Q4. 個人情報を誤送信した場合の対応は？
A. 即座の削除依頼と同時に、法令や社内規程に基づく対応を検討します。個人情報保護法に基づく報告や本人通知が必要になる場合があります。情報セキュリティ担当者や法務部門と連携し、適切な対応を進めてください。
Q5. CC/BCC設定を間違えて全員のアドレスが見えてしまいました
A. 全受信者に対して転送・返信の停止と削除を依頼します。メールアドレスの暴露は個人情報漏えいに該当する可能性があります。BCC設定での差し替えメールを送信し、今後の再発防止策（BCC強制設定など）も併せて説明しましょう。
Q6. 削除されたかどうか確認したほうがよいですか？
A. 重要な内容の場合は、丁寧に削除確認を依頼することをお勧めします。ただし、強制的な確認は相手の負担になるため、「差し支えなければ」という表現で任意の確認をお願いする程度に留めます。
送信前の確認チェックリスト
送信前の90秒チェック
□ 件名に【重要・緊急】【誤送信】【削除のお願い】を明記
□ 謝罪→概要→削除依頼→再発防止の順序で構成
□ 機密情報の詳細は記載せず最小限の事実のみ
□ 開封前削除・転送停止の依頼を明確に記載
□ 宛先が適切（誤送信先のみ、関係者はBCC）
□ 送信取り消し機能を試行（制限時間内の場合）
□ 必要に応じて電話での直接連絡も実施
□ 社内関係者（上司・情シス・法務）への報告準備
□ 正しい内容の差し替えメール準備
□ 敬語・謝罪表現が適切で誠意が伝わる内容
□ 件名に【重要・緊急】【誤送信】【削除のお願い】を明記
□ 謝罪→概要→削除依頼→再発防止の順序で構成
□ 機密情報の詳細は記載せず最小限の事実のみ
□ 開封前削除・転送停止の依頼を明確に記載
□ 宛先が適切（誤送信先のみ、関係者はBCC）
□ 送信取り消し機能を試行（制限時間内の場合）
□ 必要に応じて電話での直接連絡も実施
□ 社内関係者（上司・情シス・法務）への報告準備
□ 正しい内容の差し替えメール準備
□ 敬語・謝罪表現が適切で誠意が伝わる内容
まとめ
メールの誤送信は誰にでも起こり得るミスですが、適切な対応により被害を最小限に抑え、信頼関係を維持することができます。即座の封じ込め、誠実な謝罪、明確な削除依頼、再発防止への取り組みが対応の要点です。
特に重要なのは、発覚から5分以内の迅速な初動対応と、機密情報については最小限の情報開示に留めることです。技術的な送信取り消し機能は補助的なものと考え、相手への誠実な依頼を基本とした対応を心がけましょう。
また、誤送信を防ぐための事前対策として、ダブルチェック体制、BCC強制設定、遅延送信機能の活用なども検討し、包括的なリスク管理を実施することが大切です。
次のアクション
誤送信が発生した際は、このガイドのテンプレートを参考に迅速で誠実な対応を行ってください。普段から防止策を講じることで、リスクを大幅に軽減できます。社内で誤送信対応マニュアルを整備し、全員が適切な対応を取れる体制を整えましょう。
誤送信が発生した際は、このガイドのテンプレートを参考に迅速で誠実な対応を行ってください。普段から防止策を講じることで、リスクを大幅に軽減できます。社内で誤送信対応マニュアルを整備し、全員が適切な対応を取れる体制を整えましょう。