配送系のお詫びメールでは対象地域や追跡リンクを、訪問系のお詫びメールでは代替日程を具体的に提示することで、相手にとって分かりやすく適切な対応が実現できます。
台風遅延お詫びメールの5つの基本原則
効果的な台風遅延お詫びメールには、以下の5つの原則があります。これらを守ることで、相手に安心感を与え、信頼関係を維持できます。
- 件名で用件と原因を明確化
「【台風の影響】配送遅延のお詫び」のように、台風という不可抗力の原因と影響内容を一目で分かるように記載します。 - 本文は必要情報を体系的に構成
お詫び→原因→影響範囲→新しい見込み→代替案→問い合わせ先の順で整理し、相手が必要な情報を素早く把握できるようにします。 - 配送系は公式情報を活用
運送会社の運行情報ページや追跡リンクを記載し、最新状況を確認できる手段を提供します。独自判断より公式情報の方が信頼性が高くなります。 - 適切な配信方法を選択
大量配信の場合はBcc、個別対応の場合はToを使い分けます。プライバシーへの配慮と効率的な情報共有を両立させます。 - 社内連絡は即時性を重視
出社遅延などの社内連絡は電話やチャットで先に連絡し、メールで証跡を残す方法が効果的です。迅速な対応と記録の両方を確保します。
台風遅延お詫びメールの件名テンプレート20選
実務でそのまま使える件名テンプレートを20パターンご紹介します。【 】内を実際の情報に置き換えてください。
| 場面 | 件名テンプレート | 適用タイミング |
|---|---|---|
| 基本 | 【台風の影響】配送遅延のお詫び—【地域名】 | 最も汎用性の高い基本形 |
| 納品遅延 | 【お詫び】台風による納品遅延について（新見込みあり） | B2B取引での納品遅延 |
| 出荷停止 | 【出荷停止のご案内】台風接近に伴う一時対応（【8/○】再開予定） | 事前の出荷停止通知 |
| 訪問変更 | 【訪問日程の変更】台風接近に伴う安全確保のため | 現地作業や訪問の延期 |
| イベント変更 | 【イベント開催方法変更】オンラインへ切替（URL記載） | イベントの形式変更 |
| 再送 | 【再送】台風に伴う遅延のご案内（行き違いはご放念ください） | 確実な情報伝達のための再送 |
| 地域限定 | 【対象地域あり】台風によるお届け遅延（一覧リンク） | 特定地域のみ影響がある場合 |
| 選択提示 | 【返金/再配達の選択】台風影響のお詫びとご案内 | 顧客に選択肢を提供する場合 |
| 重要通知 | 【重要】台風の影響によるご注文品の到着見込み | 特に重要な商品の遅延 |
| 安全重視 | 【安全最優先】台風に伴う当日作業の延期について | 安全配慮での作業延期 |
| 配送詳細 | 【郵便・宅配】台風の影響（追跡リンクあり） | 配送状況の詳細案内 |
| 社内連絡 | 【社内】台風による到着遅延の連絡（所要見込み） | 社内での出社遅延連絡 |
| 復旧報告 | 【復旧報告】出荷再開と新しいお届け予定 | 通常運行の再開通知 |
| 輸送制限 | 【海上/航空便】台風影響に伴う搭載制限について | 特殊輸送手段の制限 |
| 定期便 | 【定期便】今週のお届け見合わせ（代替案のご提案） | 定期配送の一時停止 |
| 工事延期 | 【工事】台風接近に伴う日程繰下げのお願い | 建設・工事作業の延期 |
| サポート | 【サポート窓口】台風関連のご相談先ご案内 | 問い合わせ先の案内 |
| 部分影響 | 【台風＋地形影響】一部地域のみ遅延（対象リスト） | 地形的要因での限定的影響 |
| 最終確認 | 【最終のご連絡】台風遅延の件—設定可否の確認 | 最終的な確認として |
| 多言語 | 【英語版あり】Typhoon-related delay notice（JP/EN） | 外国人顧客向けの対応 |
件名作成のポイント
用件を先頭に明記し、台風という不可抗力の原因を明示することで、相手の理解を得やすくなります。地域名や対象を含めることも重要です。
用件を先頭に明記し、台風という不可抗力の原因を明示することで、相手の理解を得やすくなります。地域名や対象を含めることも重要です。
台風遅延お詫びメール本文テンプレート14選
実際のメール本文で使える、状況別のテンプレートをご紹介します。コピーして【 】内を置き換えるだけで使用できます。
1. EC顧客向け（配送遅延・対象地域指定）
【氏名】 様 平素より【ショップ名】をご利用いただき、 誠にありがとうございます。 この度は、台風の影響により一部地域で お届けに遅れが生じており、心よりお詫び申し上げます。 ■ 影響範囲：【地域名／都道府県】 ■ 新しい到着見込み：【8/○〜8/○ 頃】 ■ 追跡番号：【伝票番号】 ■ 追跡サイト：【配送会社の追跡リンク】 ■ 公式遅延情報：【運送会社の運行情報ページ】 楽しみにお待ちいただいているところ、 このような事態となり大変申し訳ございません。 代替として「注文キャンセル／別日配送」も承ります。 ご希望がございましたらお知らせください。 ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、 ご理解いただけますと幸いです。 何かご不明点がございましたら、 下記までお気軽にお問い合わせください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 【署名・サポート窓口】 ――――――――――――――――――――
2. B2B向け（納期遅延・新見込み提示）
【会社名】【部署名】【氏名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 この度は、台風の接近に伴う交通事情の悪化により、 下記納品に遅延が見込まれる状況となり、 心よりお詫び申し上げます。 ■ 対象：【製品／案件名】 ■ 当初予定：【8/○（火）】 ■ 新しい見込み：【8/○（木）午後】 ■ 代替案：一部先行出荷／データ先行共有 等 ■ 追跡・運行情報：【リンク】 お客様には大変ご迷惑をおかけしており、 深くお詫び申し上げます。 進捗については随時ご報告させていただきますので、 ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
3. 訪問・現地作業の延期（安全重視）
【会社名】【部署名】【氏名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 台風の接近に伴い、安全確保の観点から 本日予定しておりました【訪問／現地作業】を 延期させていただきたく、ご連絡いたします。 ■ 新しい候補日時 ・【8/○ 10:00–】 ・【8/○ 14:00–】 ■ 所要時間：【60分】 ■ 作業内容：【点検・設置 等】 ■ 当日の緊急連絡先：【TEL】 安全を最優先に考えた判断でございますが、 急なご連絡となり申し訳ございません。 上記候補日でご都合が悪い場合は、 お気軽にご相談ください。 ご理解とご協力を賜りますよう、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
4. イベント・セミナーのオンライン切替
【イベント名】参加者の皆様 いつもお世話になっております。 【主催者名】です。 本日開催予定の【イベント名】につきまして、 台風の影響を考慮し、参加者の皆様の安全を第一に オンライン開催へ切り替えさせていただきます。 ■ 参加方法：オンライン（Zoom） ■ 参加URL：【Zoom/Meetリンク】 ■ 入室時間：開始10分前から入室可能 ■ 配布資料：【URL】 直前の変更となり、ご迷惑をおかけして 誠に申し訳ございません。 オンラインでも充実したコンテンツをお届けできるよう 準備しておりますので、ぜひご参加ください。 技術的なサポートが必要でしたら、 お気軽にお声がけください。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
5. 社内向け（出社遅延の連絡）
【上司名】 様 おはようございます。 【部署】の【氏名】です。 台風の影響で電車が運休しており、 【○時頃】の到着見込みとなっております。 到着次第、【担当作業】から対応いたします。 急な連絡となり申し訳ございません。 何かございましたら携帯電話までご連絡ください。 取り急ぎご連絡まで失礼いたします。 ―――――――――――――――――――― 【氏名・携帯電話番号】 ――――――――――――――――――――
6. 状況更新・代替案提示（二回目連絡）
【氏名】 様 先ほどはご連絡をさせていただき、 ありがとうございました。 最新の運行情報では、【地域名】での遅延が 継続している状況です。 ■ 現在の対応状況 ・本日分：分割出荷へ変更 ・代替便：振替申請中 ・次回進捗報告：【○時】予定 行き違いで既にご対応いただいている場合は、 本メールはご放念ください。 引き続き最新情報をお伝えしてまいりますので、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
7. 返金・再配達選択肢の提示（EC）
【氏名】 様 いつもご利用いただき、ありがとうございます。 台風による配送遅延でご迷惑をおかけしており、 心よりお詫び申し上げます。 お急ぎのところ恐れ入りますが、 下記からご希望の対応をお選びいただけますでしょうか。 ■ 対応選択肢 （1）全額返金（お詫びクーポン付与） （2）別日再配達（ご希望日時をお知らせください） どちらをご希望かお知らせいただければ、 迅速に対応させていただきます。 ご不便をおかけして誠に申し訳ございませんが、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
8. データ先行共有での代替提案
【会社名】【部署名】【氏名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 台風による配送遅延の件で、 作業を止めることなく進めていただくため、 「データ先行共有」をご提案いたします。 ■ 先行共有内容 ・【設計図PDF／撮影データ 等】 ・共有方法：【セキュアなクラウドリンク】 ・アクセス権限：【貴社担当者様のみ】 ・有効期限：【8/○まで】 原本は台風通過後、速やかにお届けいたします。 この方法で進めていただけるかご検討いただき、 ご連絡をお待ちしております。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
9. 海上・航空便の制約説明
【氏名】 様 いつもご利用いただき、ありがとうございます。 台風による船舶・航空便の運休および搭載制限が 発生しており、通常よりもお届けに 時間を要している状況です。 ■ 最新状況の確認先 ・日本郵便 運行情報 ・佐川急便 配送状況 ・ヤマト運輸 お知らせ これらの公式サイトでも最新の状況を ご確認いただけます。 運行再開次第、順次配送を再開いたしますので、 今しばらくお待ちください。 ご理解とご協力を賜りますよう、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
10. 直前訪問変更（電話連絡後の確認）
【会社名】【部署名】【氏名】 様 先ほどはお電話でご相談させていただき、 ありがとうございました。 お話しさせていただいたとおり、 本日の訪問は中止し、【8/○（水）14:00】へ 変更させていただきます。 カレンダー招待も更新済みです。 急な変更にも関わらず、ご理解いただき 誠にありがとうございます。 当日はよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
11. 重要情報の再送（行き違い配慮）
【氏名】 様 いつもお世話になっております。 前回のご案内メールが未着の可能性があるため、 念のため再送させていただきます。 台風による配送遅延につきまして、 重要な情報をお伝えしております。 行き違いで既にご確認いただいている場合は、 本メールはご放念ください。 ご不明点がございましたら、 いつでもお気軽にお問い合わせください。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
12. 復旧・出荷再開の報告
【氏名】 様 いつもご利用いただき、ありがとうございます。 台風の通過に伴い、本日より順次出荷を 再開いたしました。 ■ 出荷再開情報 ・新しい出荷予定：【8/○ 午後〜】 ・追跡番号：【伝票番号】 ・追跡リンク：【URL】 長期間お待たせしてしまい、 誠に申し訳ございませんでした。 最後まで責任をもって対応させていただきますので、 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
13. 社内チーム向け（一斉通知）
チームメンバー各位 おはようございます。 【部署名】の【氏名】です。 本日は台風の影響で通勤路の一部が不通となっています。 ■ 本日の対応方針 ・安全最優先で在宅勤務へ切替 ・全ての会議をオンラインに統一 ・個別事情は各上長へ直接連絡 安全を最優先に行動してください。 個別のご相談がございましたら、 チャットまたは電話でご連絡ください。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
14. 英語併記パターン
Subject: Delay due to Typhoon — updated ETA Dear Valued Customer, We sincerely apologize for the inconvenience, but deliveries to [area] are delayed due to the typhoon. Latest ETA: [Aug 20–21] Tracking: [link] Safety comes first; thank you for your understanding. 【日本語】 台風の影響により、【地域】への配送に遅延が 発生しております。 最新到着見込み：【8月20〜21日】 追跡：【リンク】 安全を最優先に対応しており、ご理解のほど よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――――
よくある問題と改善事例
台風遅延お詫びメールでよく見られる問題点と、より効果的な改善例をご紹介します。適切な対応により、お客様の信頼を維持できます。
情報提供の改善事例
| 改善前 | 改善後 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 荒天のため遅れます。以上。 | 原因・影響範囲・新見込み・追跡情報・問い合わせ先を一画面に整理 | 必要な情報を包括的に提供 |
| いつ届くかわかりません。 | 幅を持たせた見込み（○〜○日）＋次回更新時刻を明示 | 不安を軽減する具体的な情報提供 |
| 台風で配送が止まっています。 | 公式運行情報のURLを添え、最新状況の確認手段を提供 | 信頼性の高い情報源への案内 |
対応方法の改善事例
| 改善前 | 改善后 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| お待ちください。 | 返金・再配達・分割出荷などの選択肢を具体的に提示 | 顧客の状況に応じた柔軟な対応 |
| 出社遅延を無連絡で対応 | 即時の到着見込み連絡＋引き継ぎ事項の明確化 | 社内での責任ある対応 |
| 一方的な延期通知のみ | 安全最優先の理由説明＋複数の代替案提示 | 相手の立場に立った配慮ある対応 |
コミュニケーションの改善事例
| 改善前 | 改善后 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 機械的な定型文のみ | 「楽しみにお待ちいただいているところ」など相手の気持ちに共感 | 人間味のある温かいコミュニケーション |
| 遅延の責任を台風に転嫁 | 不可抗力を認めつつも真摯なお詫びと具体的な対応策 | 責任ある誠実な対応姿勢 |
| 一回限りの連絡で放置 | 状況変化に応じた継続的な情報提供 | 最後まで責任を持つ姿勢 |
台風遅延お詫びメールの運用ルール
台風遅延お詫びメールを効果的に運用するための3つの重要なルールをご紹介します。
- 迅速で包括的な情報提供
判明した時点ですぐに連絡し、原因・影響範囲・新しい見込み・問い合わせ先を一画面で提示します。不確実な情報でも暫定見込みと次回更新時刻を明記することが重要です。 - 公式情報の活用と信頼性確保
運送会社の運行情報ページや追跡リンクを記載し、独自判断より公式情報を重視します。顧客が自分で最新状況を確認できる手段を提供することで信頼性を高めます。 - 相手の立場に立った柔軟な対応
返金・再配達・代替案などの選択肢を提示し、相手の状況に応じた対応を行います。安全最優先の判断であることを説明し、理解を求める姿勢が重要です。
運用のポイント：
・判明次第すぐに連絡（暫定情報でも可）
・公式運行情報のリンクを必ず記載
・複数の選択肢を提示して顧客に選択権を
・安全最優先の理由を丁寧に説明
・判明次第すぐに連絡（暫定情報でも可）
・公式運行情報のリンクを必ず記載
・複数の選択肢を提示して顧客に選択権を
・安全最優先の理由を丁寧に説明
よくある質問
Q1. 台風遅延の連絡はいつ送るべきですか？
A. 判明した時点ですぐに送ります。確度が低くても暫定見込み＋次回更新時刻を記載し、公式サイトのリンクも添えることで、顧客の不安を最小限に抑えられます。
Q2. メールには何を必ず記載すべきですか？
A. 原因・影響範囲・新しい見込み・追跡/運行情報・問い合わせ先・代替案の6点です。これらの情報を一画面で確認できるよう整理することが重要です。
Q3. 対象地域はどの程度詳しく記載すべきですか？
A. 都道府県＋離島等の例外まで具体的に記載します。公式ページの地域一覧に合わせることで誤解を防げます。
Q4. 返金や再配達の判断基準はありますか？
A. 自社規程に従いつつ、選択肢（返金・再配達・分割出荷）をメール内に明示します。顧客に選択権を委ねることで満足度を高められます。
Q5. 社内の出社遅延は電話とメールどちらが良いですか？
A. 即時性が必要な場合は電話・チャット、落ち着いたらメールで証跡化が効果的です。迅速な連絡と記録の両方を確保できます。
Q6. 海上・航空便の遅延はどう表現すべきですか？
A. 「運休・搭載制限」という公式用語を使用します。配送会社の公式案内表現に準拠することで、正確で信頼性の高い情報を提供できます。
送信前の確認チェックリスト
90秒でできる送信前チェック：
□ 件名に用件・原因（台風）・対象を明記
□ お詫び→原因→影響範囲→新見込み→代替案→窓口の順
□ 追跡番号・運行情報リンクを記載
□ 日時表記（○/○（曜）○:○○）に誤りなし
□ Bcc/To/Ccの設定が適切（一斉連絡はBcc）
□ 数字・敬語・句読点の統一性を確認
□ 件名に用件・原因（台風）・対象を明記
□ お詫び→原因→影響範囲→新見込み→代替案→窓口の順
□ 追跡番号・運行情報リンクを記載
□ 日時表記（○/○（曜）○:○○）に誤りなし
□ Bcc/To/Ccの設定が適切（一斉連絡はBcc）
□ 数字・敬語・句読点の統一性を確認
まとめ
台風による遅延お詫びメールは、迅速で包括的な情報提供と相手への配慮が信頼関係維持の鍵となります。公式情報の活用、具体的な代替案の提示、安全最優先の判断説明を心がけることで、不可抗力による影響を最小限に抑えながら顧客満足度を維持できます。
今回ご紹介した20の件名テンプレートと14種類の本文例を状況に応じて活用し、改善事例を参考にメール品質を向上させてください。継続的な実践により、危機管理能力の向上と顧客との信頼関係強化が可能になるでしょう。
次のアクション：
台風などの自然災害による影響が発生した際は、今回のテンプレートを活用して迅速で適切な対応を行ってください。事前に社内での連絡体制と対応フローを整備しておくことで、より効果的な危機管理が実現できます。
台風などの自然災害による影響が発生した際は、今回のテンプレートを活用して迅速で適切な対応を行ってください。事前に社内での連絡体制と対応フローを整備しておくことで、より効果的な危機管理が実現できます。