検収依頼メールは、納品物が仕様通りに完成したことを取引先に確認してもらうための重要なビジネス連絡です。適切な検収依頼により、納品から支払いまでの流れが円滑に進み、双方にとって効率的な取引関係を築けます。
しかし、書き方を間違えると検収が遅れたり、取引先との関係に支障をきたしたりするリスクもあります。また、下請代金支払遅延等防止法（下請法）が適用される取引では、法的要件への配慮も欠かせません。
・実務で即座に使える検収依頼メールの書き方
・10種類の状況別テンプレートと活用法
・下請法など法的要件を満たす期日設定方法
・業種別の検収ポイントと注意事項
・検収が遅れた場合の効果的な対応策
参考：【例文8選】検収メール返信の書き方｜受領から合否通知まで完全ガイド
参考：【コピペで使える】「検収しました」メールの書き方｜合格・差戻し別のテンプレート例文8選
検収依頼メールとは – 基本的な役割と重要性
検収依頼メールとは、受注者が納品した成果物について、発注者に品質・数量・仕様の確認を依頼するメールです。単なる「確認のお願い」ではなく、契約上の義務履行を証明する重要な手続きとして位置づけられます。
検収依頼メールが果たす3つの役割
納品物が仕様書や契約書に定められた内容を満たしていることを、客観的に確認してもらう手続きです。
2. 支払い請求の根拠
検収完了により、正式な代金請求が可能になります。検収なしでの請求は、取引先から疑問視される場合があります。
3. 法的リスクの回避
適切な検収手続きにより、後日の品質クレームや支払い拒否を防止できます。
「検収」と「査収」の使い分け
ビジネスメールでは「検収」と「査収」を正しく使い分けることが重要です。
| 用語 | 意味 | 使用場面 |
|---|---|---|
| 検収 | 品質・数量・仕様の検査を伴う正式な受領確認 | 納品物の正式な確認依頼 |
| 査収 | 内容を確認して受け取ってもらう丁寧な依頼表現 | 資料送付時の確認依頼 |
検収依頼メールの基本構成と書き方の原則
効果的な検収依頼メールを作成するには、以下の5つの原則を守ることが重要です。これらを押さえることで、相手にとって分かりやすく、効率的な検収プロセスを実現できます。
「【検収依頼】」または「【検収のお願い】」で始め、案件名と期限を含めます。受信者が一目で内容と緊急度を判断できるようにしましょう。
検収対象→検収方法→期限→不合格時の対応→アクション依頼の順で、一画面に収まるよう簡潔にまとめます。
大容量ファイルは期限付きクラウドリンクを使用し、有効期限を明記します。相手の受信環境への配慮も重要です。
検収を行う担当者をTo、情報共有が必要な関係者をCcに設定し、責任の所在を明確にします。
下請法が適用される取引では、支払期日は受領日から60日以内に設定する必要があります。
検収依頼メールの件名テンプレート20選
そのまま使える件名テンプレートを20パターンご紹介します。【 】内を実際の情報に置き換えてください。
| 場面 | 件名テンプレート | 適用タイミング |
|---|---|---|
| 基本 | 【検収依頼】【案件名／納品物】のご確認（期限：【○/○】） | 最も汎用性の高い基本形 |
| 納品完了 | 【検収のお願い】納品完了のご報告と手順共有 | 納品が完了した時の連絡 |
| 部分検収 | 【検収依頼】部分検収のお願い（第1期：3点） | 段階的な検収が必要な場合 |
| 再検収 | 【再検収のお願い】修正反映分の合否ご確認 | 修正後の再確認が必要な場合 |
| 立会い | 【検収立会い】日程のご提案（所要30分） | 現地での立会い確認が必要 |
| 検収書 | 【検収書のご返送】テンプレ添付（PDF/Word） | 検収書の作成・返送を依頼 |
| クリエイティブ | 【検収依頼】クリエイティブ一式（サムネ/本文/LP） | デザインや記事の確認 |
| システム | 【検収依頼】システム機能A/B（テストID・手順付き） | システム開発の成果物確認 |
| リマインド | 【検収リマインド】期日：【○/○（火）17:00】 | 期限が近づいた時のフォロー |
| 完了通知 | 【納品完了】検収・ご指摘受領のお願い | 納品完了と検収開始の通知 |
| 請求連動 | 【検収・請求連絡】合格後のご請求タイミングについて | 検収と請求の関係を説明 |
| サンプル | 【検収依頼】量産前サンプル（写真・仕様書同梱） | 量産前の試作品確認 |
| 据付 | 【検収依頼】現地据付後（写真・試運転ログあり） | 設備設置後の確認 |
| 再送 | 【再送】検収資料リンク（有効：【○/○】） | 資料の再送が必要な場合 |
| 変更 | 【変更点あり】差替版の再検収のお願い | 修正版の確認依頼 |
| 方法確認 | 【検収方法の確認】承認フロー／承認者のご指定 | 検収手順の事前確認 |
| 期限短縮 | 【短期】検収期限短縮のお願い（背景あり） | 急遽期限を早める必要がある |
| 共同案件 | 【共同案件】相互検収の手順共有（パートナー各位） | 複数社が関わる案件 |
| 多言語 | 【英語版あり】検収依頼（JP/EN併記） | 日英両対応が必要な場合 |
| 最終 | 【最終のご連絡】本件検収の可否につきまして | 最終的な確認として |
用件を先頭に明記し、案件名と期限を含めることで、受信者が優先度と対応時間を判断しやすくなります。
検収依頼メールの本文テンプレート10選
実際のメール本文で使える、状況別のテンプレートをご紹介します。コピーして【 】内を置き換えるだけで使用できます。
1. 基本パターン（初回・一括検収）
件名：【検収依頼】【案件名／納品物】のご確認（期限：【○/○】） 【会社名】【部署名】 【氏名】様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 【自社名】の【氏名】でございます。 この度、【納品物】の納品が完了いたしましたので、ご報告申し上げます。 つきましては、下記の要領にてご検収を賜りたく、何卒よろしくお願い申し上げます。 ■ 検収対象 ・【対象A】 ・【対象B】 ・【対象C】 ■ 検収方法 ・【検収書への記名押印／返信メールでの合否連絡／承認ボタンでの確認】 ■ 検収期日 ・【○年○月○日（火）17:00】まで ■ 不合格の場合のお願い ・ご指摘点を具体的に箇条書きでお知らせください。 迅速に修正対応し、再納品→再検収にて進めさせていただきます。 ■ 資料一式 ・URL：【クラウドリンク】（有効期限：【○年○月○日】まで） ご多忙の折恐縮でございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
2. 部分検収（段階合格）
件名：【検収依頼】部分検収のお願い（第1期：3点） 【会社名】【部署名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【氏名】でございます。 【案件名】プロジェクトにおきまして、第1期分（3点）の部分検収をお願いしたく、 ご連絡させていただきました。 合格のご連絡をいただき次第、第2期工程へ移行させていただく予定でございます。 ■ 今回の検収対象 ・【A-1：具体的な成果物名】 ・【A-2：具体的な成果物名】 ・【A-3：具体的な成果物名】 ■ 検収期日 ・【○年○月○日（火）17:00】まで ■ 合格基準 ・仕様書 p.4 記載内容に準拠 ・【その他の基準があれば記載】 ■ 検収資料 ・URL：【クラウドリンク】（有効期限：【○年○月○日】まで） 段階的な進行により、品質の確保と効率的な作業進行を図っております。 ご多忙の折恐縮でございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
3. 再検収（修正反映）
件名：【再検収のお願い】修正反映分の合否ご確認 【会社名】【部署名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【氏名】でございます。 先日は貴重なご指摘をいただき、誠にありがとうございました。 ご指摘いただきました下記3点について修正対応を完了いたしましたので、 差替版を共有いたします。 お手数をおかけいたしますが、再検収を賜りたくお願い申し上げます。 ■ 修正対応内容 ・①【具体的な修正内容】 ・②【具体的な修正内容】 ・③【具体的な修正内容】 ■ 主な変更箇所 ・【変更箇所と内容】 ■ 再検収期日 ・【○年○月○日（水）17:00】まで ■ 修正版資料 ・URL：【クラウドリンク】（有効期限：【○年○月○日】まで） 迅速な修正対応を心がけ、品質向上に努めました。 ご確認いただき、問題がございましたらお気軽にお申し付けください。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
4. IT・システム検収
件名：【検収依頼】システム機能A/B（テストID・手順付き） 【会社名】【部署名】 【氏名】様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 【自社名】の【氏名】でございます。 【システム名】の機能A/B開発が完了いたしましたので、 ご検収をお願いしたくご連絡いたします。 ■ 検収対象機能 ・機能A：【具体的な機能名・内容】 ・機能B：【具体的な機能名・内容】 ■ テスト環境・アクセス情報 ・ステージング環境URL：【URL】 ・ログインID：【user_id】 ・パスワード：【password】 ・有効期限：【○年○月○日】まで ■ 検証手順 ・テスト手順書：【参照ページ】に詳細記載 ・想定所要時間：約【○○】分 ・テストデータ：環境内に準備済み ■ 検収期日 ・【○年○月○日（木）17:00】まで 動作確認中にご不明な点やエラーが発生いたしましたら、 お気軽にお知らせください。迅速にサポートいたします。 技術的なご質問につきましては、開発担当【担当者名】 （TEL：【電話番号】）まで直接お問い合わせいただくことも可能でございます。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
5. 製造業・品質検査重視
件名：【検収依頼】【製品名】品質検査完了（検査成績書付き） 【会社名】【部署名】 【氏名】様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 【自社名】の【氏名】でございます。 【製品名】の製造が完了し、社内品質検査に合格いたしましたので、 ご検収をお願いいたします。 ■ 検収対象 ・【製品名】：【数量】個 ・仕様：【仕様書番号】準拠 ・製造ロット：【ロット番号】 ■ 品質検査結果 ・外観検査：合格 ・寸法検査：合格（公差範囲内） ・機能検査：合格 ・安全基準：【該当規格】適合 ■ 検査成績書・証明書類 ・品質検査成績書：【添付／URL】 ・検査記録一覧：【添付／URL】 ・材料証明書：【添付／URL】 ■ 検収期日 ・【○年○月○日（金）17:00】まで ■ 立会い検査について ・ご希望の場合：【○年○月○日】～【○年○月○日】で調整可能 ・所要時間：約1時間 すべての製品が品質基準を満たしておりますが、 万一ご指摘事項がございましたら迅速に対応いたします。 品質保証部：【担当者名】（TEL：【電話番号】）まで お気軽にお問い合わせください。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
6. クリエイティブ検収
件名：【検収依頼】クリエイティブ一式（デザイン/コピー/動画） 【会社名】【部署名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【氏名】でございます。 【案件名】のクリエイティブ制作が完了いたしましたので、 ご検収をお願いしたくご連絡いたします。 ■ 検収対象 ・メインビジュアル：3案（A案、B案、C案） ・コピー原稿：【文字数】字 ・動画素材：30秒版、15秒版 ・使用素材一覧：ライセンス情報付き ■ 制作仕様・注意事項 ・解像度：【○○dpi】 ・ファイル形式：【AI、PSD、MP4等】 ・カラーモード：【CMYK／RGB】 ・フォント：商用利用可能フォントのみ使用 ■ 合格基準・チェックポイント ・ブランドガイドライン準拠 ・コンプライアンス確認済み ・著作権クリア ■ 検収期日 ・【○年○月○日（火）17:00】まで ■ 制作物確認先 ・URL：【クラウドリンク】（有効期限：【○年○月○日】まで） ・パスワード：【○○○○】 合格のご連絡をいただき次第、最終データの納品と 使用権利関係の書類をお送りいたします。 修正のご要望がございましたら、具体的にご指示ください。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
7. 検収書返送依頼
件名：【検収書のご返送】テンプレート添付（PDF/Word） 【会社名】【部署名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【氏名】でございます。 【案件名】の検収合格のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 つきましては、正式な検収完了の証として、検収書へのご記名・ご押印 をお願いしたくご連絡いたします。 ■ 検収書について ・様式：添付ファイル（Word版・PDF版）をご用意 ・記入箇所：【具体的な記入箇所を説明】 ・押印：【必要・不要】 ■ ご返送方法 ・メール添付：【メールアドレス】宛 ・郵送：〒【郵便番号】【住所】【担当部署・氏名】宛 ■ ご返送期日 ・【○年○月○日（火）】まで ■ 今後の流れ 検収書をご返送いただき次第、請求書発行等の手続きに入らせて いただきます。 ・請求書発行予定日：【○年○月○日】 ・お支払期日：【○年○月○日】 ご多忙の折恐縮でございますが、お手続きのほどよろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
8. 検収リマインド
件名：【検収リマインド】期日：【○/○（火）17:00】 【会社名】【部署名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【氏名】でございます。 【○年○月○日】にご依頼いたしました【案件名】の検収につきまして、 念のためご連絡させていただきます。 検収期日は【○年○月○日（火）17:00】となっております。 ■ 検収対象 ・【対象項目を再度明記】 ■ 資料確認先 ・URL：【クラウドリンク】 ・有効期限：【○年○月○日】まで もしご都合が難しい場合は、新たな期日をご提案いただければ幸いでございます。 また、行き違いで既にご対応済みでございましたら、本メールはご放念ください。 ご多忙の中恐縮でございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
9. 立会い検収（現地/オンライン）
件名：【検収立会い】日程のご提案（所要30分） 【会社名】【部署名】 【氏名】様 平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。 【自社名】の【氏名】でございます。 【案件名】につきまして、立会いでの検収をご提案させていただきたく、 ご連絡いたします。 ■ 立会い検収のご提案 ・所要時間：約30分を予定 ・実施内容：【動作確認／機能テスト／外観検査】 ■ 候補日時 第1希望：【○年○月○日（火）10:00～10:30】 第2希望：【○年○月○日（水）16:00～16:30】 第3希望：【○年○月○日（木）14:00～14:30】 ■ 実施形式 ・【現地据付先での立会い／オンライン会議】 ■ 当日緊急連絡先 ・携帯電話：【携帯番号】 ・担当者：【氏名】 ご都合の良い日時をお知らせいただければ、詳細な段取りをご連絡いたします。 お忙しい中恐縮でございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
10. 期限短縮のお願い
件名：【短期】検収期限短縮のお願い（背景あり） 【会社名】【部署名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【氏名】でございます。 【案件名】の検収につきまして、誠に勝手なお願いで恐縮でございますが、 ご相談がございます。 【具体的な理由】のため、検収期日を【○年○月○日（月）17:00】へ 繰上げしていただくことは可能でございしょうか。 ■ 変更前期日：【○年○月○日（水）】 ■ 変更希望期日：【○年○月○日（月）】 ■ 短縮理由：【具体的な理由を簡潔に】 もちろん、ご都合が難しい場合は下記のような代替案もご検討いただければ と存じます。 ■ 代替案 ・部分的な検収（重要箇所のみ先行確認） ・オンライン立会いでの迅速確認 急なお願いで誠に申し訳ございません。 ご検討いただき、可能な範囲でお教えいただければ幸いでございます。 ――――――――――――――――――――――――――――――――― 【会社名】【部署】 【氏名】 E-mail：【アドレス】 TEL：【番号】｜携帯：【番号】 ―――――――――――――――――――――――――――――――――
検収依頼の法的注意点 – 下請法との関係
検収依頼を行う際に知っておくべき法的な要件と注意点をご説明します。特に下請代金支払遅延等防止法（下請法）が適用される取引では、以下の点に注意が必要です。
下請法における支払期日の基本ルール
下請法第2条の2により、支払期日の起算は「受領日」であり、「検収完了日」ではありません。検収が長引いても、受領日から60日以内に支払いを完了する必要があります。
検収が完了していない、または不合格であっても、受領日からの支払期日は変わりません。検収を理由とした支払遅延は下請法違反となる可能性があります。
下請法第2条の2では「60日の期間内において、かつ、できる限り短い期間内において」と規定されています。
検収書の法的位置づけ
検収書は納品物の品質・数量・仕様が合格であることを証明する重要な書類です。経理処理や売上・経費計上の起点となり、場合によっては請求書の代替として使用されることもあります。
・受領日から60日以内の支払期日設定（下請法第2条の2）
・検収完了を待たない支払義務
・契約書の検査期間条項との整合性
・検収書の適格請求書制度への対応
業種別検収のポイントと注意事項
業種によって検収の重点や注意点が異なります。以下の業種別ポイントを参考に、より効果的なメールを作成してください。
| 業種 | 主な検収項目 | 注意点 | 相手への配慮 |
|---|---|---|---|
| 製造業 | 品質・数量・仕様書適合性 | 検査成績書や試験結果の添付 | 立会い検査の日程調整 |
| IT・システム | 機能・性能・セキュリティ | テスト環境とテスト手順の提供 | 操作マニュアルと技術サポート |
| 建設・工事 | 施工品質・安全性・法令適合 | 完成図書と検査記録の整備 | アフターサービス体制の説明 |
| クリエイティブ | デザイン・著作権・使用許諾 | 修正回数と追加費用の明確化 | 複数案の提示と選択肢の提供 |
| 運送・物流 | 配送状況・破損の有無・数量 | 配送記録と写真での状況確認 | 迅速な事故対応体制の整備 |
| コンサルティング | 成果物・推奨事項・実施可能性 | 提案内容の根拠資料の添付 | フォローアップ支援の提案 |
効果的な表現技法とNG表現
検収依頼メールでは、相手に失礼のない適切な敬語を使用することが重要です。カジュアルすぎる表現や過度にかしこまった表現は避け、ビジネスシーンに適した丁寧で親しみやすい文章を心がけましょう。
| NG表現（不適切） | OK表現（推奨） | 改善理由 |
|---|---|---|
| 確認してください | ご検収のほどお願いいたします | 検収の具体的な方法と基準を説明 |
| チェックお願いします | 検収をお願いいたします（手順・基準・期限を明記） | ビジネス文書として適切な表現 |
| 検収完了後60日以内にお支払いします | 支払期日は受領日から60日以内で設定いたします | 下請法では検収の有無を問わず受領日起算 |
| 問題なければOKの返事ください | 合格の場合は検収書にご記名押印をお願いいたします | 正式な手続きとして明確化 |
| 至急確認して | 恐れ入りますが【期日】までにご確認をお願いいたします | 具体的期日と丁寧な依頼表現 |
よくある問題と改善事例・トラブル対策
検収依頼メールでよく見られる問題点と、より効果的な改善例をご紹介します。適切な表現により、スムーズな検収プロセスが実現できます。
構成・内容の改善事例
| 改善前 | 改善後 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 検収方法や基準が曖昧 | 手順・基準・不合格時の処理を本文に明記 | 相手が迷わずに対応できる情報提供 |
| 大容量ファイルを添付 | 期限付きクラウドリンクと有効期限を明記 | 受信環境への配慮と確実な配信 |
| 期限の設定根拠が不明 | 契約条項や法的要件に基づく期限設定を説明 | 期限の合理性と法的整合性の確保 |
よくあるトラブル事例と対策
| トラブル事例 | 原因 | 対策・予防法 |
|---|---|---|
| 検収が期限内に完了しない | 期限設定が不適切、相手の都合未確認 | 事前の期日相談、リマインド機能の活用 |
| 検収基準の認識相違 | 曖昧な基準設定、事前説明不足 | 具体的な基準明記、サンプルの提示 |
| 資料が確認できない | リンク切れ、アクセス権限の問題 | 複数の共有方法、期限前の動作確認 |
| 不合格時の対応が遅れる | 修正プロセスの未明確化 | 修正フローの事前共有、対応期日設定 |
| 検収担当者の不在 | 担当者の出張・休暇等の未確認 | 複数担当者の設定、事前スケジュール確認 |
緊急時の対応プロトコル
1. まず電話で状況確認を行う
2. 新しい期日を相談・設定する
3. 必要に応じて部分検収を提案する
4. 上長への報告と承認を得る
重大な不合格が判明した場合
1. 48時間以内に詳細な修正計画を提示
2. 修正期間と再検収スケジュールを明確化
3. 必要に応じて対面での説明を実施
4. 今後の再発防止策を併せて報告
検収依頼メール後のフォローアップ
検収依頼メールを送った後のフォローアップも、良好な取引関係を維持するために重要です。以下のポイントを押さえて、継続的なコミュニケーションを心がけましょう。
フォローアップのタイミングと内容
メールが届いているか確認の連絡を入れる
改めて期日の確認と最終的な質問受付
最終確認として再度連絡
お礼の連絡と今後のスケジュール確認
検収が遅れる場合の対応
検収期限を過ぎても連絡がない場合は、以下の手順で対応します：
「念のため」「行き違いでしたら申し訳ございません」など、相手への配慮を示す表現を使用
2. 電話での確認
メールで反応がない場合は、電話で状況を確認し、新しい期日を相談
3. 代替案の提示
部分検収や段階的検収など、相手の負担を軽減する方法を提案
よくある質問
Q1. 「検収」と「査収」はどう使い分けるべきですか？
A. 検収は仕様・数量・品質の検査を伴う受領、査収は主に内容確認の丁寧語です。
検査を要する納品物の場合は「検収」を使用します。検収では品質基準との照合や動作確認が含まれます。一方、査収は資料送付時など、丁寧に確認してもらいたい場合に使います。
Q2. 検収書は必ず必要ですか？
A. 契約や運用によって異なります。
検収書が請求書の代替になる場合もありますが、適格請求書制度との整合性に注意が必要です。重要な取引では検収書の作成をお勧めします。法的証拠としての価値も高く、後日のトラブル防止に効果的です。
Q3. 検収期日はどのように決めるべきですか？
A. 契約の検査期間条項と法的要件に合わせて設定します。
下請法が適用される場合、支払期日は受領日から60日以内に設定する必要があります。検収完了を待たずに支払期日を決めることが重要です。検収期間は契約内容や納品物の複雑さに応じて適切に設定してください。
Q4. 不合格の指摘を受けた場合の対応は？
A. 再納品→再検収の段取りを明記します。
修正箇所・基準・再検収の期日を提示し、迅速な対応を心がけましょう。修正内容は具体的に説明し、同様の問題が再発しないよう改善策も併せて報告することが重要です。
Q5. 検収が進まない場合の催促方法は？
A. 低圧迫のリマインド＋背景説明を行います。
「念のため」の確認として、必要性（社内締切等）を一言添え、代替案も提示すると関係性を損ないません。電話での確認も効果的で、メールより迅速な対応が期待できます。
Q6. 立会い検収はどのような場合に有効ですか？
A. 現地作業や設備設置、システム導入時に有効です。
写真・ログ・試運転記録を添えると判断が速く、後日のトラブル防止にもなります。特に高額な設備や複雑なシステムでは、立会い検収により相互の理解を深められます。
Q7. 下請法適用取引での注意点は？
A. 支払期日は検収完了ではなく受領日起算となります。
下請事業者からの検収依頼には誠実に対応し、検収を理由とした支払遅延は避ける必要があります。書面での回答義務もあるため、メールでの記録保持も重要です。
Q8. 検収依頼メールへの返信がない場合の対応は？
A. 1週間程度経過したら、電話で確認することをお勧めします。
メールが届いていない可能性もあるため、重要な内容は複数の方法で確認を取ることが安全です。担当者の変更や休暇なども考慮し、組織として対応できる連絡先を確保しておくことも大切です。
送信前の確認チェックリスト
□ 件名に用件（検収依頼）＋案件名＋期日を記載
□ 本文に検収対象・方法・期限・不合格時の対応を明記
□ 資料リンクは有効期限付きまたは適切な添付形式
□ 合格基準の根拠（仕様書ページ・テスト手順）を記載
□ To/Ccの設定が適切（責任者と関係者の明確化）
□ 下請法・契約条項に適合した期日設定を確認
□ 敬語の使い方が相手との関係性に適している
□ 誤字脱字がないか最終確認
□ 添付ファイルがある場合、正しく添付されている
□ 送信先のメールアドレスに間違いがない
まとめ
検収依頼メールは、納品から支払いまでの流れを円滑に進めるための重要なコミュニケーションツールです。明確な検収対象と方法の提示、適切な期限設定、法的要件への配慮を心がけることで、双方にとって効率的な検収プロセスが実現できます。
今回ご紹介した20の件名テンプレートと10種類の本文例を状況に応じて活用し、改善事例を参考にメール品質を向上させてください。継続的な実践により、信頼関係の構築と業務効率化の両立が可能になるでしょう。
次回検収依頼を行う際は、今回のテンプレートを活用して相手への配慮と法的要件の遵守を両立させてください。検収プロセスの改善により、取引先との信頼関係強化と業務効率化を実現できます。
参考文献・引用情報
- 中小企業庁「下請取引の適正化」
- 公正取引委員会「下請代金支払遅延等防止法について」
- 公正取引委員会「下請代金支払遅延等防止法に関する運用基準」
- BUSINESS LAWYERS「下請法は支払期日をどう定めている？」
- マネーフォワード クラウド契約「下請法の支払期日は60日以内！」
- システム幹事「システム開発の検収トラブルを防ぐには？」
- ビジネステンプレート「検収書エクセルテンプレート・サンプル」