PTA活動報告の書き方｜総会・行事別のテンプレート例文と個人情報保護のポイント

「PTA活動報告をどう書けばよいかわからない」「次年度に役立つ報告書を作りたい」とお考えの方向けに、今すぐ使える具体的なテンプレートと実践的な文例をまとめました。総会資料・委員会報告・行事報告・広報活動まで網羅し、個人情報保護対応や書面表決の報告方法も解説します。

PTA活動報告に必要な7つの基本項目

継続的なPTA運営を支える活動報告書には、次年度の担当者が活動を理解し、改善につなげられる情報の記載が必要です。以下の項目を含めることで、実用性の高い報告書を作成できます。

1. 活動名・実施概要
   活動名称、実施日時、場所、対象者を明確に記載します。年度内に同じ活動を複数回行う場合は通し番号を付けると整理が容易になります。
2. 実施目的・背景
   活動を実施した理由と経緯を簡潔に説明します。目的が明確でない活動は参加者の理解を得にくく、継続性にも影響するため重要な項目です。
3. 参加者・体制
   参加人数、役員・委員の配置、協力者の内訳を記載します。人数の記録は総会資料作成時の根拠資料としても活用されます。
4. 実施内容・進行
   当日のタイムスケジュール、実際の進行状況、配布資料や使用物品について記載します。準備段階での工夫点も含めると次年度の参考になります。
5. 成果・参加者の反応
   活動の成果や参加者のアンケート結果を客観的に記載します。主観的な評価ではなく、具体的な事実に基づいた記載を心がけます。
6. 課題・改善点
   運営上の問題点、時間配分の課題、準備不足だった点などを具体的に記載します。問題の指摘だけでなく改善案も併記します。
7. 次年度への申し送り
   来年度の担当者に向けた具体的なアドバイス、準備のポイント、関連資料の保管場所などを明記します。

用途別テンプレート集【コピペ対応】

PTA運営で頻繁に作成される報告書のテンプレートを用途別に提供いたします。【 】内を実際の情報に置き換えてご利用ください。

総会提出用 年間活動報告

【委員会名】令和【○】年度 年間活動報告書

■ 活動期間
令和【○】年【○】月【○】日～令和【○】年【○】月【○】日

■ 活動目的
【今年度の活動目標を具体的に記載】

■ 主な活動実績
1. 【活動名1】
   実施日：【○月○日】
   場所：【○○】
   参加者：【○名】
   内容：【簡潔な概要】

2. 【活動名2】
   実施日：【○月○日】
   場所：【○○】
   参加者：【○名】
   内容：【簡潔な概要】

3. 【活動名3】
   実施日：【○月○日】
   場所：【○○】
   参加者：【○名】
   内容：【簡潔な概要】

■ 活動の成果
・【客観的な事実に基づく成果】
・【参加者からの反応】
・【前年度との相違点】

■ 課題と次年度への申し送り
・【具体的な課題】→【改善策の提案】
・【準備における注意点】
・【関連資料の保管場所：○○】

■ 決算概要
支出総額：【○○円】
主な内訳：【項目】【○○円】、【項目】【○○円】
※詳細は別紙決算書を参照

■ 終わりに
本年度の活動にご協力いただいた皆様に感謝申し上げます。

令和【○】年【○】月【○】日
【委員会名】委員長　【氏名】

委員会活動報告（月次・定例用）

【委員会名】活動報告　【○月分】

■ 報告期間：令和【○】年【○】月【○】日～【○月○日】

■ 実施した活動

【会議・打合せ】
・日時：【○月○日】【○時～○時】
・場所：【○○】
・出席者：【○名】（委員【○名】、役員【○名】）
・協議内容：【具体的な協議事項】

【実施活動】
・活動名：【○○】
・実施日：【○月○日】
・場所：【○○】
・参加者：【委員○名】【保護者○名】【その他○名】
・実施内容：【具体的な実施内容】

■ 今月の特記事項
・【特筆すべき事項】
・【参加者からの意見・感想】
・【計画からの変更点】

■ 課題・改善点
・【発生した問題】
・【対応方法】
・【次回への改善案】

■ 来月の予定
・【○月○日】【予定している活動】
・【○月○日】【会議・準備作業】

■ 連絡事項
【保護者への連絡事項がある場合】

■ 問い合わせ先
【委員会名】委員長　【氏名】
【連絡先】

作成日：令和【○】年【○】月【○】日

行事・イベント実施報告

【行事名】実施報告書

■ 実施概要
行事名：【○○】
日時：令和【○】年【○】月【○】日（【○】）【○時～○時】
場所：【○○】
天候：【晴れ・曇り・雨】（屋外実施の場合）

■ 参加状況
児童・生徒：【○名】
保護者：【○名】
教職員：【○名】
来賓：【○名】
合計：【○名】

■ 実施体制
実行委員長：【氏名】
主な担当者：
・受付係：【氏名】（【○名】）
・会場係：【氏名】（【○名】）
・進行係：【氏名】（【○名】）

■ 当日の進行
【○時○分】 開会・受付開始
【○時○分】 【プログラム1】
【○時○分】 【プログラム2】
【○時○分】 【プログラム3】
【○時○分】 閉会・後片付け

■ 実施内容の詳細
【各プログラムの具体的な内容、使用した資料や設備、
特別に準備したもの、協力いただいた関係者について記載】

■ 参加者の反応・成果
・【参加者から寄せられた意見・感想】
・【特に好評だった内容】
・【前年度との比較での変化点】

■ 課題・改善点
・【運営上の問題点】
・【準備段階での課題】
・【時間配分の問題】
・【設備・物品の不足】

■ 収支報告
収入：【○○円】（内訳：【項目】【○円】）
支出：【○○円】（内訳：【項目】【○円】、【項目】【○円】）
差引：【○○円】

■ 次年度への申し送り
・【準備開始時期の推奨】
・【重要な連絡先・業者情報】
・【物品の保管場所】
・【具体的な改善提案】

■ 関連資料
・参加者名簿
・配布資料
・写真（個人情報保護に配慮済み）
・収支明細書

令和【○】年【○】月【○】日
【行事名】実行委員長　【氏名】

書面表決（書面総会）結果報告

令和【○】年度 PTA定期総会（書面表決）結果報告

会員の皆様

平素よりPTA活動にご理解とご協力をいただき、
厚く御礼申し上げます。

【○月○日】に実施いたしました定期総会（書面表決）の
結果を下記のとおりご報告申し上げます。

■ 表決状況
PTA会員数：【○○名】
議決権行使書回収数：【○○通】
委任状提出数：【○○通】
無効票：【○通】
回収率：【○○%】

※PTA規約第【○】条により、過半数の賛成で可決

■ 各議案の表決結果

第1号議案　【令和○年度事業報告承認の件】
賛成【○○票】　反対【○票】　→　可決

第2号議案　【令和○年度決算承認の件】
賛成【○○票】　反対【○票】　→　可決

第3号議案　【令和○年度事業計画承認の件】
賛成【○○票】　反対【○票】　→　可決

第4号議案　【令和○年度予算承認の件】
賛成【○○票】　反対【○票】　→　可決

第5号議案　【PTA規約一部改正の件】
賛成【○○票】　反対【○票】　→　可決

■ 総会成立の確認
PTA規約第【○】条に基づき、会員の【3分の2】以上の
議決権行使により総会成立を確認いたしました。

■ 議事録署名人
議事録署名人として以下の方にご承認いただきました。
・【氏名】様（【○年○組】保護者）
・【氏名】様（【○年○組】保護者）

■ 資料の閲覧について
各議案資料および詳細な議事録は、学校事務室および
PTAホームページにて閲覧いただけます。

今後とも適切なPTA運営に努めてまいります。
皆様のご理解とご協力をお願い申し上げます。

令和【○】年【○】月【○】日
【学校名】PTA
会長　【氏名】

広報・配布用活動報告

【○月度】PTA活動報告

保護者の皆様へ

日頃よりPTA活動にご理解・ご協力をいただき、
ありがとうございます。【○月】の主な活動をご報告いたします。

■ 今月の主な活動

▼【活動名1】（【○月○日】実施）
【活動内容の概要】
参加者：【○名】
【活動の結果や参加者の様子】

▼【活動名2】（【○月○日】実施）
【活動内容の概要】
参加者：【○名】
【活動の結果や参加者の様子】

▼各委員会の活動
【各委員会の活動概要を簡潔に記載】

■ 来月の予定
・【○月○日】【予定している活動名】
・【○月○日】【予定している活動名】

■ 参加者募集
【ボランティア募集がある場合】
申込期限：【○月○日】
申込方法：【担当者名・連絡先】

■ 重要なお知らせ
【重要な連絡事項がある場合】

■ 写真掲載について
掲載写真は事前同意をいただいた範囲で使用し、
配布はPTA会員内に限定しております。

■ お問い合わせ
ご不明な点がございましたら、
下記までお気軽にお声かけください。

【学校名】PTA本部
会長：【氏名】
副会長：【氏名】
連絡先：【○○○-○○○○-○○○○】

令和【○】年【○】月【○】日発行

個人情報保護への適切な対応

PTA活動報告における個人情報の取り扱いについて、個人情報保護委員会のガイドラインに基づく適切な対応が求められています。特に写真掲載については慎重な検討が必要です。

写真掲載時の適切な記載例

■ 個人情報の取り扱いについて

本報告書における個人情報の取り扱いは以下のとおりです。

【写真について】
・掲載写真は事前に保護者様から同意をいただいた範囲での使用
・利用目的：PTA活動報告およびPTA広報活動
・配布対象：PTA会員および学校関係者
・保管期間：当該年度末まで

【参加者情報について】
・参加者名簿等の個人情報は活動運営の目的のみに使用
・活動終了後は適切に廃棄処理

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、
PTA本部までご連絡ください。

書面表決と現代的なPTA運営への対応

全国PTA連絡協議会によると、近年は書面表決や電子的な議決を導入するPTAが増加しています。これらの新しい運営方法に対応した報告書の作成方法を解説します。

書面表決結果報告のポイント

オンライン活動の報告方法

【オンライン講演会】実施報告書

■ 実施概要
講演会名：【○○講演会】
日時：令和【○】年【○】月【○】日（【○】）【○時～○時】
実施方法：オンライン（【使用システム名】）
講師：【氏名・所属】

■ 参加状況
申込者数：【○名】
当日参加者数：【○名】
参加率：【○○%】
最大同時接続数：【○名】

■ 技術面の対応
使用システム：【システム名・プラン】
操作担当：【役員名】【○名】
録画：【実施の有無】（参加者同意済み）
資料配布：【配布方法】

■ 参加者からの反応
・【寄せられた感想の概要】
・【質問数：○件】
・【アンケート回答数：○件】

■ オンライン開催の特徴
・【対面開催との相違点】
・【参加のしやすさについて】
・【運営面での変化】

■ 課題・改善点
・【技術的な課題】
・【参加者サポートの課題】
・【通信環境による制約】

■ 次年度への申し送り
・【使用システムの推奨】
・【事前準備の重要事項】
・【参加者向けマニュアルの必要性】

令和【○】年【○】月【○】日
【委員会名】委員長　【氏名】

効果的な活動報告書作成のポイント

次年度の運営に直結する有用な活動報告書を作成するための実践的なポイントをご紹介します。

記載内容の工夫

1. 時系列での整理
   準備段階から事後処理まで時系列で整理し、各段階で必要な作業を明確にします。次年度の担当者が準備スケジュールを立てる際の参考となります。
2. 客観的事実の重視
   参加人数、実施内容、費用などは客観的事実に基づいて記載します。主観的な評価は明確に区別して記載します。
3. 写真と図表の活用
   文章では伝わりにくい会場配置や活動の様子は、個人情報保護に配慮した写真や簡単な図表で補完します。
4. 改善案の提示
   課題や問題点の指摘だけでなく、具体的な改善案も併せて記載することで、建設的な引き継ぎが可能となります。
5. 関連資料の整理
   配布物、契約書類、連絡先一覧など、関連資料は報告書と合わせて整理し、保管場所を明記します。

文章作成時の注意点

報告書作成時のチェックポイント

質の高い活動報告書を作成するために、以下のチェックポイントを活用してください。

よくある課題と対処法

報告書の適切な管理と保存

作成した活動報告書を次年度以降に確実に活用するため、適切な管理方法を整備することが重要です。

ファイル管理の基本

■ ファイル命名の推奨例

【年度】_【委員会名】_【活動種別】_【実施日】_【連番】

例：
2024_本部_総会_0420_01.pdf
2024_広報_発行_0615_02.docx
2024_環境_清掃活動_0910_03.pdf

■ 保存場所の管理

デジタル保存：
・学校提供のクラウドサービス
・PTA専用のオンラインストレージ
・USBメモリ等での物理バックアップ

物理保存：
・学校内のPTA専用保管庫
・重要書類は事務室での保管
・年度ごとのファイル分類

■ 引継ぎ時の確認事項
・保存場所のアクセス権限移譲
・パスワード等の引き継ぎ
・保管期間と廃棄時期の確認

よくある質問

まとめ：継続性を支える効果的な活動報告書の作成

優れたPTA活動報告書は、単なる記録文書ではなく、組織運営の継続性と改善を支える重要なツールです。本記事で紹介したテンプレートと書き方のポイントを活用することで、次年度の担当者が円滑に活動を継続し、さらなる向上を図れる基盤を提供できます。

報告書作成において最も重要なのは、客観的事実に基づいた正確な記録と、次年度への実践的な申し送りです。個人情報保護への適切な配慮と、透明性のある情報開示を両立させることで、保護者から信頼されるPTA運営の実現に貢献できるでしょう。

参考文献・引用情報

• PTAの必要性と活動の目的｜一般社団法人 全国PTA連絡協議会
• PTA総会の開催形式や議決方法｜一般社団法人 全国PTA連絡協議会
• 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン｜個人情報保護委員会
• 活動報告書 テンプレート（書き方と例文）｜NotePM