納期確認は、取引先とのトラブルを防ぎ、スムーズな業務遂行のために欠かせない重要なコミュニケーションです。しかし、どのような文面で確認すれば相手に失礼がなく、必要な情報を的確に得られるか悩む方も多いのではないでしょうか。
納期確認メールは、件名で要件を明確にし、確認したい内容を箇条書きで整理し、返信期限を適切に設定することで、相手から迅速で正確な回答を得ることができます。適切な書き方により、認識の相違によるトラブルを未然に防ぎ、円滑な取引関係を維持できます。
この記事では、発注前から納品当日まで、状況別に使える納期確認メールのテンプレートを8パターン紹介し、件名の作り方から催促メールの書き方まで、実践的なポイントを詳しく解説します。
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納期確認メールの基本構成と書き方
納期確認メールの基本構成は「件名→宛名→要件→確認事項→返信期限→締めの挨拶→署名」の流れです。この構成を守ることで、相手にとって分かりやすく、回答しやすいメールになります。
納期確認メールが必要な理由
発注から納品までの期間が長い場合、お互いの記憶があいまいになり、認識の相違が生じる可能性があります。事前の確認により、トラブルを未然に防げます。
2. スケジュール調整の円滑化
納期が明確になることで、受け入れ準備や後続作業のスケジュールを適切に組むことができます。特に複数のプロジェクトが並行している場合は重要です。
3. リマインド機能
納期確認メールは、注文内容の再確認やリマインドメールとしての機能も果たします。数量、仕様、納品場所などの重要事項を改めて確認できます。
納期確認メールの件名テンプレート7選
件名は相手がメールの優先度を判断する重要な要素です。内容が一目で分かり、緊急度も伝わる件名を作成しましょう。
| 状況 | 件名テンプレート | 使用場面 |
|---|---|---|
| 基本確認 | 【納期確認のお願い】〇〇（注文番号：〇〇） | 一般的な納期確認 |
| 当日確認 | 【本日納品分】到着時間の確認（〇〇） | 納品当日の時間確認 |
| 緊急確認 | 【至急】〇〇の納期確認について | 急ぎの確認が必要な場合 |
| 再確認 | 【再確認】〇〇の納期について（〇月〇日） | 以前に確認した内容の再確認 |
| 催促 | 【進捗確認】〇〇の納品予定について | 納期が過ぎた場合の催促 |
| 変更依頼 | 【納期変更のご相談】〇〇について | こちらから納期変更を相談する場合 |
| 最終確認 | 【最終確認】明日〇月〇日納品分について | 納品前日の最終チェック |
状況別納期確認メールテンプレート8選
1. 基本の納期確認メール（発注後）
件名：【納期確認のお願い】商品A（注文番号：20250831-001） 株式会社〇〇 購買部 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の田中です。 先日発注いたしました商品Aの納期について、 確認させていただきたくご連絡いたします。 ■確認事項 ・商品名：商品A ・注文番号：20250831-001 ・数量：100個 ・希望納期：9月15日（日） ・納品場所：弊社倉庫（東京都〇〇区） 上記の納期でお間違いございませんでしょうか。 また、納品時間についても併せてお教えいただけると幸いです。 お手数をおかけいたしますが、 9月5日（木）までにご返信いただけますでしょうか。 何かご不明な点がございましたら、 お気軽にお問い合わせください。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 購買部 田中一郎 TEL：03-1234-5678 / MAIL：tanaka@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
2. 発注前の納期可否確認
件名：【納期可否の確認】商品B（100個・希望9月20日） 株式会社〇〇 営業部 〇〇様 お世話になっております。 株式会社△△の佐藤です。 下記商品の発注を検討しており、 納期の可否についてご確認いただきたく、 ご連絡いたします。 ■発注予定内容 ・商品名：商品B ・数量：100個 ・希望納期：9月20日（金） ・納品場所：弊社第2倉庫 上記の条件で納品可能でしょうか。 また、可能な場合の概算金額もお教えいただけると幸いです。 恐れ入りますが、9月3日（火）午前中までに ご回答いただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 購買部 佐藤花子 TEL：03-1234-5678 / MAIL：sato@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
3. 当日の到着時間確認
件名：【本日納品分】到着時間の確認（商品C） 株式会社〇〇 物流部 〇〇様 お世話になっております。 株式会社△△の鈴木です。 本日納品予定の商品Cについて、 到着時間をお教えいただけますでしょうか。 ■本日納品分 ・商品名：商品C ・数量：50個 ・納品場所：弊社第1倉庫 ・受入可能時間：9:00～17:00 受入準備の関係で、 可能であれば到着予定時刻を お聞かせいただけると助かります。 お忙しいところ恐縮ですが、 お手すきの際にご連絡ください。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 受入担当 鈴木太郎 TEL：03-1234-5678（直通） MAIL：suzuki@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
4. 納期遅延の可能性確認
件名：【進捗確認】商品Dの納品予定について 株式会社〇〇 製造部 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の高橋です。 商品D（注文番号：20250831-002）の 納期について確認させていただきたく、 ご連絡いたします。 当初の納期（9月10日）まで残り1週間となりましたが、 現在の製造状況はいかがでしょうか。 ■確認事項 ・現在の進捗状況 ・9月10日納期の実現可能性 ・万一遅延の場合の新しい納期目安 もし遅延の可能性がございましたら、 早めにお教えいただけると幸いです。 後続の作業スケジュール調整が必要なため、 9月5日（木）までにご返信いただけますでしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、 よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 高橋 TEL：03-1234-5678 / MAIL：takahashi@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
5. 社内向け納期確認
件名：【納期確認】プロジェクトX関連（9月末納品分） 製造部 〇〇さん お疲れさまです。 営業部の山田です。 プロジェクトXの関連部品について、 納期の確認をお願いします。 ■確認事項 ・部品名：〇〇部品 ・数量：200個 ・顧客希望納期：9月30日（月） ・現在の製造状況 顧客との最終調整のため、 9月5日（木）午前中までに 状況をお聞かせください。 何か問題がありましたら、 すぐにご相談いただければと思います。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 営業部 山田 内線：1234 / MAIL：yamada@company.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
6. 納期の催促メール
件名：【進捗確認】〇〇の納品予定について 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の田中です。 9月15日納期予定の〇〇（注文番号：20250831-003）について、 進捗状況をお教えいただけますでしょうか。 ■確認事項 ・現在の状況 ・納品可能な時期の目安 ・遅延の場合の理由 弊社の作業スケジュールの関係で、 恐れ入りますが9月18日（水）までに ご連絡いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、 ご対応をお願いいたします。 何かご事情がございましたら、 お気軽にご相談ください。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 田中 TEL：03-1234-5678 / MAIL：tanaka@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
7. 納期変更の相談メール
件名：【納期変更のご相談】商品E（9月25日→10月5日希望） 株式会社〇〇 営業部 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の佐藤です。 商品E（注文番号：20250831-004）の納期について、 ご相談がございます。 当初9月25日でお願いしておりましたが、 弊社都合により10月5日（土）に 変更していただくことは可能でしょうか。 ■変更希望内容 ・当初納期：9月25日（水） ・変更希望：10月5日（土） ・理由：受入体制の調整が必要なため 急なお願いで大変申し訳ございません。 ご都合が悪い場合は、代替案もご提案いたします。 9月10日（火）までにご回答いただけると幸いです。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 佐藤 TEL：03-1234-5678 / MAIL：sato@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
8. 曖昧な納期の明確化
件名：【納期の明確化】商品F「3営業日以内」の件 株式会社〇〇 営業部 〇〇様 お世話になっております。 株式会社△△の山田です。 先日ご連絡いただいた商品Fの納期について、 確認させていただきたいことがございます。 「3営業日以内」とのことでしたが、 起算日を明確にしていただけますでしょうか。 ■確認事項 ・起算日：注文確定日 or 入金確認日 ・最終納期：〇月〇日（〇） ・納品時間：午前 or 午後 連休を挟むため、念のため確認いたします。 お手数をおかけしますが、 9月5日（木）中にご返信いただけると幸いです。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 山田 TEL：03-1234-5678 / MAIL：yamada@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
納期確認メールの書き方のコツ
納期確認メールの効果を最大化するため、以下のポイントを押さえて作成しましょう。相手との良好な関係を維持しながら、必要な情報を確実に得ることができます。
確認事項の整理方法
確認したい内容は箇条書きで整理し、相手が一目で理解できるようにします。商品名、数量、納期、納品場所などを明確に記載しましょう。
優先度の明示
複数の確認事項がある場合は、重要度順に並べ、特に重要な項目には「特に」「至急」などの表現を付けて強調します。
背景情報の提供
なぜその確認が必要なのか、簡潔に背景を説明することで、相手の理解と協力を得やすくなります。
返信期限の設定方法
返信期限は相手の業務負荷を考慮して適切に設定しましょう。緊急でない場合は3〜5営業日、緊急の場合でも最低1営業日の余裕を持たせることが重要です。
| 緊急度 | 返信期限の目安 | 表現例 |
|---|---|---|
| 通常 | 3〜5営業日 | 「〇月〇日までにご返信いただけると幸いです」 |
| やや急 | 1〜2営業日 | 「恐れ入りますが、〇月〇日中にご連絡ください」 |
| 緊急 | 当日中 | 「至急のため、本日中にご回答をお願いします」 |
| 当日 | 数時間以内 | 「〇時までにお教えいただけますでしょうか」 |
納期確認メールの注意点とマナー
納期確認メールを送る際は、相手への配慮と適切なタイミングを心がけることが重要です。以下の注意点を守ることで、良好な取引関係を維持できます。
送信タイミングの配慮
始業直後（9:00〜9:30）、昼休み時間、業務終了間際（17:30〜18:00）、営業時間外は避けましょう。相手が落ち着いて確認できる時間帯を選ぶことが大切です。
避けるべき曜日・時期
月曜日の午前中、金曜日の午後、連休前後、月末月初などの繁忙期は避けることをお勧めします。相手の業務スケジュールを考慮した配慮が重要です。
緊急時の対応
本当に緊急の場合は、メールと併せて電話での連絡も検討しましょう。メールのみでは見落とされる可能性があります。
よくあるNGパターンと改善策
| NGパターン | 改善策 | 理由 |
|---|---|---|
| 「急いでください」 | 「恐れ入りますが、〇日までに」 | 相手への配慮を示す |
| 確認事項が曖昧 | 具体的な商品名・数量・日付を明記 | 認識の相違を防ぐ |
| 返信期限なし | 「〇月〇日までに」と具体的に記載 | 優先度を明確にする |
| 一方的な要求 | 「お手数をおかけしますが」と前置き | 丁寧な印象を与える |
| 長文すぎる内容 | 要点を箇条書きで簡潔に | 読みやすさを向上 |
| 連絡先の記載なし | 署名に電話番号とメールアドレス記載 | 相手が確認しやすい環境作り |
納期確認メールへの返信マナー
納期確認メールを受け取った場合の適切な返信方法も重要です。迅速で正確な回答により、相手との信頼関係を深めることができます。
返信時のポイント
確認メールを受け取ったら、可能な限り早めに返信しましょう。すぐに回答できない場合でも、「確認中です」という一報を入れることで相手に安心感を与えられます。
2. 具体的な情報提供
曖昧な回答は避け、具体的な日時や状況を明確に伝えます。「来週頃」ではなく「9月18日（水）午前中」のように詳細に回答しましょう。
3. 問題がある場合の早期連絡
納期に遅れが生じる可能性がある場合は、確定する前でも早めに連絡し、代替案を提示することで相手の理解を得やすくなります。
業界別の納期確認ポイント
業界によって納期確認で重視すべきポイントが異なります。相手の業界特性を理解した上で、適切な確認メールを作成しましょう。
| 業界 | 重要なポイント | 確認すべき事項 |
|---|---|---|
| 製造業 | 検査・検収の時間 | 立会検査の要否、検収に必要な時間 |
| IT業界 | テスト期間の確保 | 納品形式、テスト環境、動作確認方法 |
| 建設業 | 工期への影響 | 搬入ルート、クレーン使用の要否 |
| 小売業 | 販売開始日との調整 | 店舗別配送、陳列準備期間 |
| 物流業 | 配送ルートの最適化 | 配送時間帯、荷降ろし設備 |
| 食品業界 | 賞味期限管理 | 温度管理、賞味期限の残存期間 |
納期確認メール送信前のチェックリスト
□ 件名で確認内容が明確に分かるか
□ 商品名・注文番号・数量が正確に記載されているか
□ 確認したい納期が具体的に記載されているか
□ 返信期限が適切に設定されているか
□ 納品場所・時間帯などの条件が明記されているか
□ 相手への配慮を示す表現が含まれているか
□ 連絡先（電話番号・メールアドレス）が記載されているか
□ 敬語や言葉遣いが適切か
□ 誤字脱字がないか確認したか
□ 必要に応じて資料が添付されているか
納期確認メールでよくある質問
Q1. 納期確認メールはいつ送るべきですか？
発注後1週間以内、納期の1週間前、納品前日の3つのタイミングで送ることをお勧めします。特に重要な案件や初回取引の場合は、こまめな確認でトラブルを防げます。
Q2. 返信がない場合の催促はどうすれば良いですか？
最初のメールから1週間程度経過した時点で、丁寧な催促メールを送りましょう。「先日のメールをご確認いただけましたでしょうか」という表現で、相手を責めない書き方にすることが重要です。
Q3. 納期確認で聞くべき内容は何ですか？
基本的には納期（具体的な日時）、納品場所、納品時間帯、検収方法、緊急連絡先です。必要に応じて、分納の可否や梱包方法なども確認しましょう。
Q4. 社内向けの納期確認はどう書けば良いですか？
社外よりも簡潔で構いませんが、基本的なマナーは同じです。件名に緊急度を明記し、確認事項を箇条書きで整理すると効果的です。
Q5. 納期が遅れそうな場合の対応は？
遅延の可能性が分かった時点で、すぐに相手に連絡しましょう。謝罪と具体的な新しい納期、遅延理由を明確に伝え、相手の理解を求めることが重要です。
Q6. 複数の商品を同時に確認する場合は？
一つのメールで複数商品を確認する場合は、商品ごとに明確に分けて記載します。表形式や番号付きリストを使うと、相手が回答しやすくなります。
Q7. 納期確認メールに添付ファイルは必要ですか？
基本的には不要ですが、注文書の写しや仕様書など、確認に必要な資料がある場合は添付します。ファイルサイズや機密性に注意し、必要に応じてパスワード保護を行いましょう。
Q8. 相手から納期変更の連絡があった場合の対応は？
まず変更内容を確認し、自社への影響を検討します。問題ない場合は了承の旨を返信し、影響がある場合は代替案の相談や条件調整を提案しましょう。
まとめ
納期確認メールは、件名の明確性、確認事項の整理、適切な返信期限の設定という3つの要素を押さえることで、相手から迅速で正確な回答を得ることができます。
1. 件名で内容を明確化：何の納期確認か一目で分かるように
2. 確認事項の箇条書き：商品名・数量・納期・条件を整理して記載
3. 適切な返信期限：相手の業務負荷を考慮した現実的な期限設定
4. 丁寧な表現：相手への配慮を示し、良好な関係を維持
5. 背景情報の提供：なぜ確認が必要かを簡潔に説明
この記事で紹介したテンプレートを参考に、あなたの状況に合わせてカスタマイズしてください。適切な納期確認により、トラブルのない円滑な取引を実現し、相手との信頼関係をより深めることができるでしょう。