電子契約の署名依頼メール書き方ガイド｜丁寧なテンプレート・システム別対応・マナーを解説

電子契約で署名をお願いする際は、相手に安心感を与える丁寧なメールが重要です。システムの自動送信だけでなく、人が書いた心のこもったメールを併せて送ることで、スムーズな署名完了と良好な関係維持につながります。

本記事では、電子契約の署名依頼メールの書き方、すぐに使えるテンプレート、システム別の対応方法を実務レベルで解説します。

30秒で使える基本テンプレート

まずは最もシンプルで使いやすいテンプレートから紹介します。

最短テンプレート

件名：【署名のお願い】○○契約書

○○株式会社 ○○様

お疲れ様です。△△会社の□□です。

○○契約書について、電子署名をお願いします。

【重要】
・期限：○月○日（○）17:00
・システム：○○から別途メールが届きます
・操作：約3分で完了
・サポート：000-0000-0000

よろしくお願いします。

△△会社 □□

基本テンプレート

件名：○○契約書の電子署名について

○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の□□です。

○○契約について、電子署名をお願いいたします。

【契約内容】
・契約書：○○契約書
・期間：○年○月○日～○年○月○日
・金額：○○円

【署名方法】
①「○○システム」からメールが届きます
②メール内の「署名する」をクリック
③契約書を確認後、指定箇所に署名
④完了（約3分）

【期限】○月○日（○）17:00

操作でご不明な点がございましたら、
お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
△△株式会社 ○○部
□□ □□
TEL：000-0000-0000
E-mail：xxx@xxx.co.jp
――――――――――――――――――――――

相手別テンプレート

相手の状況に応じて使い分けられるテンプレートです。

初回取引先向け

件名：電子契約による○○契約書の署名について

○○株式会社
○○部 ○○様

この度はお取引の機会をいただき、ありがとうございます。
△△株式会社の□□です。

○○契約について、電子契約での署名をお願いします。

【電子契約について】
・法的効力：手書き署名・押印と同等
・操作時間：約3分
・費用：無料（アカウント登録不要）

【今回の契約】
・契約書：○○契約書
・開始日：○年○月○日
・期間：○年間

【署名手順】
①○○システムからメール受信
②「文書を確認」をクリック
③内容確認後、署名欄に電子署名
④完了

【期限】○月○日（○）17:00
【サポート】000-0000-0000（平日9-18時）

ご不明な点は遠慮なくお声がけください。

――――――――――――――――――――――
△△株式会社 ○○部
□□ □□
TEL：000-0000-0000
E-mail：xxx@xxx.co.jp
――――――――――――――――――――――

リマインド用

件名：【再送】○○契約書の署名について（期限○月○日）

○○株式会社 ○○様

お疲れ様です。△△会社の□□です。

○月○日にお送りした○○契約書の電子署名について、
期限が近づいておりますのでご連絡いたします。

【署名期限】○月○日（○）17:00

【メールが見つからない場合】
・送信元：○○システム（○○@○○.com）
・件名：「署名依頼」
・迷惑メールフォルダもご確認ください

操作でお困りの場合は、お電話でサポートいたします。

TEL：000-0000-0000

よろしくお願いします。

△△会社 □□

緊急案件用

件名：【緊急】○○契約書の署名について（本日中）

○○株式会社 ○○様

お疲れ様です。△△会社の□□です。

急なお願いで恐縮ですが、○○契約について
本日中に電子署名をお願いします。

【理由】○○のため、契約開始を前倒しする必要が生じました
【期限】本日○時まで
【操作】約2分で完了

この後すぐに「○○システム」から署名依頼メールをお送りします。

【緊急連絡先】
・携帯：090-0000-0000
・メール：xxx@xxx.co.jp

急なお願いで申し訳ございませんが、
ご協力をお願いいたします。

△△会社 □□

システム別の対応ポイント

主要な電子契約システムの特徴と、依頼メールに含めるべき情報をまとめました。

クラウドサイン使用時の依頼文例

【クラウドサインからのメールについて】
送信元：support@cloudsign.jp
件名：「□□様から『○○契約書』の確認依頼が届いています」

上記のメールが届きますので、
「文書を確認」ボタンをクリックして署名してください。

・有効期限：10日間
・所要時間：約3分
・迷惑メールフォルダもご確認ください

GMOサイン使用時の依頼文例

【GMOサインからのメールについて】  
送信元：電子印鑑GMOサイン 

上記から署名依頼メールが届きます。
「署名する」ボタンから手続きをお願いします。

・有効期限：30日間
・所要時間：約3分

DocuSign使用時の依頼文例

【DocuSignからのメールについて】
送信元：DocuSign（docusign.com関連）
件名：「署名してください」

日本語で表示されますので、
「文書を確認して署名」ボタンから手続きをお願いします。

・黄色のタブをクリックして署名
・所要時間：約3分

署名依頼のマナーと注意点

電子契約特有の配慮すべきポイントをまとめました。

基本マナー

相手別の配慮

よくあるトラブルと対応

署名依頼後に発生しやすい問題の解決方法です。

メールが届かない場合

操作に困った相手へのサポートメール

件名：電子署名のサポートについて

○○様

電子署名でお困りでしたら、サポートいたします。

【よくある解決方法】
・メールが見つからない→迷惑フォルダを確認
・画面が開かない→ブラウザを更新
・署名欄が見つからない→ページを下までスクロール

【直接サポート】
・電話：000-0000-0000（平日9-18時）
・画面共有：Zoom等での説明も可能

小さなことでもお気軽にご連絡ください。

△△会社 □□

法的有効性の説明

電子契約に不安を持つ相手への説明に使えます。

法的効力説明の文例

【電子契約の法的効力について】

電子契約は法的に有効です。

■根拠
・電子署名法（平成12年法律第102号）
・デジタル庁公式見解

■効力
手書き署名・押印と同等の法的効力

■安全性
・本人認証システム
・改ざん防止機能
・完全な操作履歴

安心してご利用ください。

よくある質問

まとめ

電子契約の署名依頼メールは、相手への丁寧な説明と適切なサポート提示が成功の鍵です。

適切な署名依頼メールにより、電子契約はビジネスの効率化と取引先との信頼関係強化に大きく貢献します。相手の立場に立った丁寧な対応で、確実な署名完了を目指しましょう。

参考文献・引用情報

• 電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）及び関係法令｜デジタル庁
• 電子署名法の解説｜一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
• 確認依頼メールのタイトルは変更できますか | クラウドサイン ヘルプセンター
• 【送信作業時】よくある質問や、エラー、トラブル | 電子印鑑GMOサイン ヘルプセンター
• スムーズな締結業務のためのメールでの「電子契約のマナー」 | リーテックスデジタル契約