メールやチャットの返信を催促したいけれど、どう書けば失礼にならないのか悩んでいませんか。
返信催促は「状況確認→配慮の前置き→依頼内容→期限→代替案」の基本構成で、相手の立場を考慮した丁寧な表現を使えば、関係を損なわずに確実な返事をもらえます。
この記事では、ビジネスシーンですぐに使える返信催促のテンプレートを、メール・チャット別に詳しくご紹介します。文化庁の敬語指針に基づいた正しい表現で、相手に不快感を与えない催促方法をマスターしましょう。
返信催促の基本原則と正しい敬語表現
返信催促を成功させるには、相手への配慮と適切な敬語使用が不可欠です。文化庁の指針に基づいて、基本原則を理解しましょう。
返信催促の基本構成（5つのステップ）
①状況確認：前回の送信日と要件を簡潔に提示
②配慮の前置き：「お忙しいところ恐れ入りますが」など相手への気遣い
③依頼内容：何について返信が欲しいのかを明確化
④期限設定：いつまでに返事が必要かを具体的に提示
⑤代替案：「可否のみでも」「部分回答でも」などハードルを下げる選択肢
文化庁の指針
依頼は相手に負担をかける行為のため、必ず配慮の前置きが必要です。「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」などの表現で、相手への敬意を示すことが重要とされています。
避けるべき敬語の間違いとNG表現
×「ご確認いただかれますでしょうか」
○「ご確認いただけますでしょうか」「ご確認ください」
強すぎる表現の回避
×「至急返信してください」
○「お時間のあるときにご返信いただければ幸いです」
一方的な表現の回避
×「○日までに返信してください」
○「差し支えなければ○日までにご返信いただけますでしょうか」
返信催促メール用のテンプレート【コピペ可】
状況別に使い分けられるメールテンプレートをご紹介します。件名から署名まで完全版なので、そのままご利用ください。
初回催促（穏やか・基本パターン）
件名：【ご確認のお願い】○○の件（○/○送付分） ○○株式会社 ○○部○○課 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。 ○月○日にお送りいたしました「○○の件」につきまして、 ご連絡を差し上げます。 お忙しいところ恐れ入りますが、 下記についてご確認いただけますでしょうか。 ■ご確認事項 ・○○について ・○○の可否について 差し支えなければ、○月○日（○曜日）までに 可否のみでもご返信いただければ幸いです。 ご不明な点がございましたら、 いつでもお気軽にお声かけください。 何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
期限が近い場合（丁寧だが明確）
件名：【期限のご案内】○○の件（○/○まで） ○○様 お世話になっております。 株式会社△△の□□です。 先日お願いしております「○○の件」につきまして、 ○月○日（○曜日）が期限となっております。 恐れ入りますが、下記についてご対応いただけますでしょうか。 ■お願い事項 ・○○の確認 ・○○の可否判断 もしご都合がつかない場合は、 暫定的なお返事でも結構です。 引き続きよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
二度目の催促（配慮重視）
件名：【再度のお願い】○○の件について ○○様 度々のご連絡で恐れ入ります。 株式会社△△の□□です。 先日来お願いしております「○○の件」について、 進行の都合上、○月○日（○曜日）までに ご返事をいただけましたら幸いです。 ご多用中とは存じますが、下記いずれかで お聞かせいただけますでしょうか。 ・○○について：可能／要検討／困難 ・○○の件：進行可／保留／見直し要 もしご事情がおありの場合は、 その旨お知らせいただくだけでも助かります。 ご協力のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
最終確認（角を立てない表現）
件名：【確認】○○の件（本日中にお返事いただければ幸いです） ○○様 重ねてのご連絡で恐縮です。 株式会社△△の□□です。 「○○の件」につきまして、 進行の都合上、本日中にご返事をいただけますと 大変助かります。 可否のみで結構ですので、 ご都合のつくときにお聞かせください。 もしご事情がございましたら、 差し支えない範囲でお教えいただければと存じます。 お忙しい中、恐れ入りますが よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
社内向け（上司・同僚用）
件名：【お忙しい中すみません】○○の件について ○○部長 お疲れさまです。□□です。 ○月○日にお送りした「○○の件」について、 ○月○日（○曜日）までにご判断をいただけますでしょうか。 要点を改めてまとめますと、以下の通りです。 ■概要 ・○○について ・○○の方針について 資料は以前お送りしたものと同じですが、 必要でしたら再送いたします。 ご不明な点がございましたら、 お気軽にお声かけください。 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― ○○部 □□ 内線：0000 ――――――――――――――――
返信催促チャット用のテンプレート【コピペ可】
SlackやTeams、Google Chatなど、ビジネスチャットでの催促は簡潔さが重要です。状況別のテンプレートを使い分けましょう。
DM（ダイレクトメッセージ）での基本催促
@○○さん お疲れさまです。 ○/○にお送りした「○○の件」について、○/○（○曜）までに ご確認いただけますでしょうか？ ・○○の可否 ・○○の方向性 お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いします🙏
期限が迫っている場合
@○○さん お疲れさまです。 「○○の件」の期限が○/○（○曜）となっております。 もし難しい場合は、 ・暫定的な判断 ・部分的な回答 のどちらかでも助かります。 ご都合のよいときにお聞かせください。
チャンネルでの催促（関係者向け）
【リマインド｜期限：○/○（○曜）】 #○○プロジェクト の皆様 「○○の件」について、○/○（○曜）までに 下記をお聞かせください。 ・○○について：可／不可 ・○○の優先度：高／中／低 確認できた方は ✅ のリアクションをお願いします。 質問はスレッドでどうぞ。
最終確認（チャット版）
@○○さん たびたび恐れ入ります。 「○○の件」、本日中に可否だけでも お聞かせいただけると助かります。 ご事情がある場合は、その旨だけでも お教えいただければと思います。 よろしくお願いします。
返信催促の件名パターン【状況別12選】
件名は開封率に直結します。状況に応じて使い分けてください。
・【ご確認のお願い】○○の件（○/○送付分）
・【期限のご案内】○○について（○/○まで）
・【再度のお願い】○○の件について
緊急度を示すパターン
・【至急確認】○○の件（本日中）
・【重要】○○についてご返信のお願い
・【最終確認】○○の件（○/○期限）
配慮を重視するパターン
・【お時間のあるときに】○○についてご相談
・【ご都合のよろしいときに】○○の件
・○○についてご確認のお願い（お忙しい中恐縮です）
社内向けパターン
・【お疲れさまです】○○の件について
・【確認依頼】○○について（○/○まで）
・○○の件、ご判断をお願いします
返信催促で失敗しないための注意点
催促メールで関係を悪化させないために、これらの点にご注意ください。
タイミングの基本ルール
・社外：1週間～10日後
・社内：3～5日後
・緊急案件：2～3日後
二回目以降の間隔
・通常案件：5～7日間隔
・急ぎの案件：3～5日間隔
・最終催促：前回から2～3日後
絶対に避けるべきNG表現
×「返信してください」
○「ご返信いただけましたら幸いです」
責任転嫁の表現
×「返事がないので困っています」
○「進行の都合上、ご返信いただけますと助かります」
感情的な表現
×「なぜ返事をくれないのですか」
○「ご都合はいかがでしょうか」
BCC送信とプライバシー配慮
複数の相手に催促メールを送る場合は、必ずBCC機能を使用してください。CCでの一斉送信は個人情報漏えいのリスクがあります。個人情報保護委員会でも、BCC→CCの誤送信を典型的な漏えい例として注意喚起しています。
推奨方法
・BCC機能による個別送信
・メール配信ツールの活用
・個別メールでの丁寧な対応
よくある質問
Q. 催促メールは何回まで送ってよいですか？
A. 基本的には3回まで（初回・2回目・最終確認）が適切です。それ以降は電話での確認に切り替えることをお勧めします。メールだけでの催促は相手にプレッシャーを与えすぎる可能性があります。
Q. 上司や目上の人への催促はどう書けばよいですか？
A. より丁寧な敬語表現と謙譲語を使い、相手の都合を最優先にした文面にしましょう。「恐れ入ります」「恐縮でございますが」などの表現を使い、「お時間のあるときに」「ご都合のよろしいときに」といった配慮を示すことが大切です。
Q. チャットとメールはどう使い分けるべきですか？
A. 緊急度と内容の重要度で使い分けましょう。簡単な確認や社内の件はチャット、重要な案件や社外の相手にはメールを使用します。チャットは即座に返事が期待される傾向があるため、相手の都合も考慮することが重要です。
Q. 返事がない理由はどう推測すればよいですか？
A. 相手の立場に立って考えることが大切です。多忙、他の優先案件の存在、内容の複雑さ、社内調整の必要性などが考えられます。推測に基づいて対応を変えるのではなく、常に丁寧で配慮のある文面を心がけましょう。
Q. 催促メールに返事がない場合の次のステップは？
A. 電話での確認に切り替えることをお勧めします。「メールでもご連絡しましたが」と前置きして、短時間で要点を確認しましょう。電話後は内容をメールで再度共有し、記録として残すことが重要です。
Q. 一斉催促メールを送るときの注意点は？
A. 必ずBCC機能を使用し、個人情報の漏えいを防ぎましょう。CCでの一斉送信は他の受信者のメールアドレスが全員に見えてしまうため、プライバシー侵害となります。また、可能な限り個別のメッセージにして、相手に応じた文面にすることが望ましいです。
まとめ
返信催促は相手との関係性を考慮した丁寧なコミュニケーションが成功の鍵です。基本構成「状況確認→配慮の前置き→依頼内容→期限→代替案」を守り、文化庁の敬語指針に基づいた適切な表現を使用することで、相手に不快感を与えることなく確実な返事を得られます。
・相手の立場と都合を最優先に考える
・配慮の前置きを必ず入れる
・具体的な期限と代替案を提示する
・二重敬語や命令調を避ける
・3回以上の催促は電話に切り替える
この記事でご紹介したテンプレートを参考に、あなたの状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。適切な催促により、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現しましょう。