「納品は完了したけど、どんなメールを送ればいいの？」「件名は何て書けばいいんだろう？」「検収をスムーズに進めるにはどうすれば？」
納品報告メールは、取引の節目となる重要な連絡手段です。適切に書けば検収から請求まで滞りなく進む一方、書き方を間違えると相手に迷惑をかけたり、支払いが遅れる原因にもなりかねません。
この記事では、ビジネス現場で即座に使える納品報告メールのテンプレートと、失敗しないための実践的なコツを詳しく解説します。コピペで使える例文から、送信タイミング、よくある失敗まで、実務に必要な情報をすべて網羅しました。
・状況別に使い分けられる件名・本文テンプレート
・検収をスムーズに進める書き方のコツ
・失敗しない送信タイミングと フォローアップ方法
・添付ファイルのセキュリティ対策と法的要件
参考：発注書送付メールの書き方完全ガイド｜すぐ使える例文テンプレートと件名のコツ
参考：【支払いがスムーズに】検収依頼メールの例文｜返信がない時の催促もこれでOK
参考：【例文10選】アポイント依頼メールの書き方｜返信率を高めるテンプレート集
参考：【例文付】再送依頼メールの書き方とテンプレート20選
参考：【例文付】領収書発行依頼メールの書き方完全ガイド
参考：【例文付】請求書の発行依頼メールの書き方完全ガイド
参考：支払期日リマインドメールの書き方完全ガイド｜角を立てないテンプレート例文・送信タイミング
参考：取引・会計に関する実務メール大全【保存版】
今すぐ使える基本テンプレート
最も使用頻度の高い基本形から紹介します。○○部分を自社の情報に置き換えるだけで即座に使用可能です。
件名：【納品のご報告】○○商品（○月○日納品） ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の△△です。 本日、下記の通り納品が完了いたしましたのでご報告いたします。 ■納品内容 ・商品名：○○ ・数量：○個 ・納品日：○月○日（○） ・納品先：○○株式会社 ■納品書 ・番号：No.○○○○ ・添付：PDF形式で同封 恐れ入りますが、○月○日までに検収のご連絡をいただけますでしょうか。 ご不明点がございましたら、お気軽にお声がけください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ △△部 △△ △△ TEL：000-0000-0000 Email：○○@example.com
件名パターン（状況別）
件名は受信者が優先度を瞬時に判断できる重要な要素です。弥生株式会社によると、件名を見ただけで納品書であることが分かるようにし、後から検索しやすい件名にすることが推奨されています。
| 状況 | 件名例 | 使用場面 |
|---|---|---|
| 基本 | 【納品のご報告】○○（○月○日） | 通常の納品完了時 |
| 急ぎ | 【至急・納品完了】○○（検収○月○日まで） | 検収期限が短い場合 |
| 書類添付 | 【納品書送付】○○（PDF添付） | 納品書を同時送付 |
| 分割 | 【分納報告】○○（第1回／全3回） | 分割納品の各回 |
| データ | 【データ納品】○○（ダウンロード可） | デジタルコンテンツ |
シーン別テンプレート
データ・システム納品用
件名：【データ納品】○○システム（ダウンロード可） ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の△△です。 ○○システムの開発が完了し、データ納品いたします。 ■ダウンロード情報 ・URL：https://example.com/download/○○ ・有効期限：○月○日 23:59まで ・パスワード：別途お送りします ■納品ファイル ・システム本体：system_v1.0.zip ・マニュアル：manual.pdf ・設計書：design_spec.pdf ○月○日までに動作確認をお願いいたします。 問題がございましたら、すぐにご連絡ください。 株式会社△△ △△部 △△ △△ TEL：000-0000-0000 Email：○○@example.com
検収依頼重視版
件名：【納品完了・検収依頼】○○（○月○日まで） ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の△△です。 ○○の納品が完了いたしました。 下記要領で検収をお願いいたします。 ■検収内容 ・対象：○○一式 ・方法：仕様書チェックリストに基づく確認 ・期限：○月○日（○）17:00まで ・担当者：○○様 ■添付書類 ・検収チェックシート ・操作マニュアル ・納品書（No.○○○○） 期限内にご連絡がない場合、検収完了とさせていただきます。 ご質問は担当の△△までお願いします。 株式会社△△ △△部 △△ △△ TEL：000-0000-0000 Email：○○@example.com
分割納品用
件名：【分納報告】○○（第1回／全3回） ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の△△です。 ○○の分割納品（第1回目）が完了いたしました。 ■今回納品分 ・品名：○○ 数量：50個 ・品名：○○ 数量：30個 ・納品日：○月○日 ■今後の予定 ・第2回：○月○日 ○○ 40個 ・第3回：○月○日 ○○ 20個 今回分の検収完了後、次回分の準備を進めます。 スケジュール変更時は事前にご連絡いたします。 株式会社△△ △△部 △△ △△ TEL：000-0000-0000 Email：○○@example.com
送信タイミングの原則
適切な送信タイミングにより、検収から請求までを円滑に進められます。
・物品配送：配送完了確認後、即日
・現地納品：作業完了後、当日中
・データ納品：アップロード確認後、即時
・サービス完了：提供終了後、当日または翌営業日
・分割納品：各回完了ごとに、その都度
テンプレートの具体的な使い方
| 項目 | 記入例 | 注意点 |
|---|---|---|
| ○○商品 | A型プリンター、システム開発、コンサルティング | 正式名称を使用 |
| ○月○日 | 12月10日（火） | 曜日も併記 |
| ○個 | 50台、1式、10ライセンス | 単位を明確に |
| No.○○○○ | No.2024-1210-001 | 社内規則に従う |
よくある失敗と対策
| 失敗例 | 原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 検収が進まない | 期限が曖昧 | 「○月○日17:00まで」と明確化 |
| メールが見落とされる | 件名が分かりにくい | 【】で要件を明示、商品名記載 |
| 添付ファイル忘れ | 送信前の確認不足 | チェックリストで必ず確認 |
| 問い合わせ先不明 | 署名の連絡先不備 | 直通電話・メール必須 |
送信前チェックリスト
法的要件への対応
納品報告メールに関わる重要な法的要件を確認しておきましょう。
メール添付やダウンロードによる納品書等の授受は「電子取引」に該当します。電子データでの保存が義務付けられており、真実性確保措置（タイムスタンプ等）と可視性確保措置（検索機能等）が必要です。
検収完了後の請求書発行時は、適格請求書の要件（発行事業者名・登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの合計額・適用税率・消費税額等、書類交付先事業者名）を満たす必要があります。
検収について（基礎知識）
検収とは、納品された商品・サービスが発注内容と合致しているかを確認する手続きです。検収完了により取引が正式に成立し、請求書発行の条件が整います。
・一般商品：3-7日（外観・数量確認）
・システム・ソフト：7-14日（動作確認必要）
・カスタム製品：10-30日（詳細仕様確認）
・大型プロジェクト：契約書で個別設定
添付ファイルの扱い
ファイル形式と命名規則
・形式：PDF（改ざん防止）
・命名：日付_会社名_種別_番号.pdf
・例：20241210_ABC商事_納品書_001.pdf
・サイズ：5MB以下（メール添付限界）
セキュリティ対策
・通常案件：PDF直接添付
・機密案件：パスワード付きPDF+別途連絡
・大容量：クラウドストレージ+限定リンク
・継続取引：専用ポータル利用
フォローアップ対応
タイミング別対応
| タイミング | 対応内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 送信翌日 | 受信確認（必要時のみ） | 過度な催促は避ける |
| 期限3日前 | 進捗確認のリマインド | 丁寧な表現で |
| 期限当日 | 最終確認連絡 | 電話併用も検討 |
| 期限超過 | 状況確認・調整 | 理由を聞いて対応 |
よくある質問
納品報告メールはいつ送るべきですか？
納品作業完了後、可能な限り当日中に送信してください。物品配送の場合は配送業者からの完了連絡後、データ納品の場合はアップロード完了確認後が基本です。遅れるほど検収も遅れ、請求にも影響します。
件名で最も重要なポイントは？
【納品報告】【納品完了】など、メールの目的を冒頭で明示することです。商品名と納品日も含めると、受信者が内容を瞬時に把握でき、後の検索も容易になります。
検収期限の設定方法は？
商品の性質により異なりますが、一般商品は3-7日、システムは7-14日が目安です。契約書で事前に定めるか、納品時に相手と調整してください。期限は「○月○日17:00まで」など具体的に。
添付ファイルの注意点は？
多くのメールシステムで5-10MBが上限です。それ以上の場合は、クラウドストレージを利用してダウンロードリンクを送付します。機密性が高い場合はパスワード保護を必ず実施してください。
検収完了の連絡がない場合は？
期限の2-3日前にリマインドメールを送信し、期限当日も確認します。期限を過ぎても連絡がない場合は電話で直接確認してください。契約書に「みなし検収」条項があれば、それに従います。
分割納品時の管理方法は？
各回ごとに納品報告メールを送信し、件名に「第○回／全○回」を明記します。全体スケジュールも共有し、遅延発生時は事前連絡を徹底してください。全体の進捗が見えるよう工夫します。
まとめ
納品報告メールは、取引完了を確実に伝える重要なビジネスツールです。この記事のテンプレートを活用することで、検収から請求まで滞りなく進められます。
・件名で内容を即座に伝える
・納品内容と検収期限を明確に記載
・納品完了後、当日中に送信
・添付ファイルのセキュリティに配慮
・検収完了まで適切にフォローアップ
正確で迅速な納品報告により、取引先との信頼関係を築き、スムーズなビジネス進行を実現してください。