異動や担当変更の挨拶メールを送りたいけれど、どう書けば失礼にならないのか悩んでいませんか。
異動挨拶メールは「異動日の明記→目的→後任者紹介→引き継ぎ依頼→新連絡先→締めの挨拶」の基本構成で、文化庁の敬語指針に基づいた丁寧な表現を使えば、スムーズな引き継ぎと関係継続を実現できます。
この記事では、社外・社内・部門横断など、あらゆる異動場面で今すぐ使えるメールテンプレートを詳しくご紹介します。正しいマナーと効果的な書き方で、円滑な担当変更を実現しましょう。
参考：退職挨拶メールの書き方完全ガイド｜例文テンプレート18選【社内・取引先・上司別】
参考：初回挨拶メールの書き方｜取引先・名刺交換後などのテンプレート例文10選
参考：各位とは｜知らないと恥ずかしい正しい使い方【各位様NG・失礼回避例文】
参考：「恐縮です」とは｜間違えやすい使い方と正しい表現【失礼回避・例文付き】
参考：取引・会計に関する実務メール大全【保存版】
異動挨拶メールの基本構成と正しい敬語表現
異動挨拶メールを成功させるには、正しい構成と適切な敬語使用が重要です。文化庁の指針を基に基本原則を理解しましょう。
異動挨拶メールの基本構成（6つのステップ）
①異動日の明記：いつから異動するかを冒頭で明確化
②目的：担当変更の周知か、引き継ぎ依頼かを明示
③後任者紹介：新担当者の氏名・部署・連絡先を記載
④引き継ぎ依頼：相手に求めるアクション（連絡先更新等）
⑤新連絡先：自分の異動先の連絡先を明記
⑥締めの挨拶：今後の関係継続への期待を込めた丁寧な締め
文化庁「公用文作成の考え方」の原則
ビジネスメールは「簡潔・明確・構造化」が基本です。短文と箇条書きを活用し、読み手が次に取るべき行動を明確にすることが重要とされています。
避けるべき敬語の間違いと正しい表現
×「ご確認いただかれますでしょうか」
○「ご確認いただけますでしょうか」
○「ご確認ください」
謙譲語の正しい使い方
×「ご案内させていただきます」
○「ご案内いたします」
配慮の前置き表現
○「恐れ入りますが」
○「差し支えなければ」
○「お忙しいところ恐縮ですが」
異動挨拶メールテンプレート【状況別10選】
あらゆる異動状況に対応できるメールテンプレートをご紹介します。そのままコピペしてご利用ください。
1. 社外取引先への基本的な担当変更挨拶
件名：【担当変更のご挨拶】○○より（○部→△部 ○/○付） ○○株式会社 ○○部○○課 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△ ○○部の□□です。 この度、○月○日付で△△部へ異動することになり、 担当変更のご連絡を申し上げます。 ■今後の担当者（後任） ・氏名：×× ×× ・部署：○○部○○課 ・役職：主任 ・電話：000-0000-0000 ・メール：sample@example.com ■引き継ぎのお願い 恐れ入りますが、○月○日以降のご連絡は 上記後任者宛てにお願いできますでしょうか。 引き継ぎ資料は○月○日までに完了予定です。 ご不明な点がございましたら、いつでも 後任者までお問い合わせください。 ■私の新しい連絡先 ・部署：△△部 ・電話：000-0000-0000 ・メール：new@example.com これまで長期間にわたりお世話になり、 心より感謝申し上げます。 後任者ともども、今後とも変わらぬ ご愛顧を賜りますよう、何卒よろしく お願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ △△部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：new@example.com ――――――――――――――――
2. プロジェクト進行中の担当変更
件名：【プロジェクト担当変更】○○PJ・□□より（○/○付異動） ○○プロジェクト関係者各位 いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。 ○月○日付で部署異動となるため、 ○○プロジェクトの担当を変更いたします。 ■現在の進行状況 ・進捗：全体の○○%完了 ・次回マイルストーン：○月○日 ・課題：○○の仕様調整が必要 ■新担当者のご紹介 ・氏名：×× ×× ・経歴：○○プロジェクト○年の経験 ・専門分野：○○システム設計・開発 ・連絡先：sample@example.com / 000-0000-0000 ■引き継ぎスケジュール ・○月○日：詳細引き継ぎ完了 ・○月○日：新担当者との顔合わせ会議 ・○月○日：正式に担当交代 スムーズな引き継ぎのため、○月○日（○曜日）に 関係者会議を開催予定です。 詳細は後任者よりご連絡いたします。 プロジェクトの成功に向けて、引き続き ご協力のほどよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
3. 社内への異動挨拶（部署内一斉）
件名：【異動のご挨拶】□□（○○部→△△部 ○/○付） ○○部の皆様 ○月○日付で△△部に異動となりました□□です。 まずはご挨拶とお礼を申し上げます。 ■在籍期間中のお礼 ○○部では○年間お世話になり、 ・○○プロジェクトのリーダー経験 ・××システムの導入支援 ・新人研修の講師担当 など、貴重な経験をさせていただきました。 皆様のご指導ご協力により、大きく成長する ことができました。心より感謝しております。 ■今後の連絡先 ・部署：△△部○○課 ・内線：0000 ・メール：sample@company.com ・席：△△フロア○○番 ■引き継ぎ事項 私が担当していた業務は、以下の通り 引き継がせていただきます。 ・○○プロジェクト：××さんへ引き継ぎ ・××システム運用：○○さんへ引き継ぎ ・研修関連業務：△△さんと共同担当 新部署でも○○部で学んだことを活かし、 会社全体の発展に貢献したいと思います。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― △△部○○課 □□ □□ 内線：0000 メール：sample@company.com ――――――――――――――――
4. 重要取引先への丁寧な挨拶
件名：【担当変更のご挨拶とお願い】○○より（○/○付異動） ○○株式会社 代表取締役社長 ○○様 平素より格別のお引き立てを賜り、 厚く御礼申し上げます。 株式会社△△の□□でございます。 このたび、○月○日付で部署異動となり、 担当を変更させていただくことになりました。 ■後任者のご紹介 ・氏名：×× ×× ・経歴：貴社担当○年、○○業界○年の経験 ・専門分野：○○分野のコンサルティング ・連絡先：sample@example.com / 000-0000-0000 ××は貴社の事業内容を熟知しており、 私以上に手厚いサポートができるものと 確信しております。 ■引き継ぎ完了予定 ○月○日までに詳細な引き継ぎを完了し、 ○月○日には××が直接ご挨拶に 伺わせていただく予定です。 ■私の新しい担当 ・部署：△△部 ・担当：○○事業の企画・推進 ・連絡先：new@example.com / 000-0000-0000 貴社におかれましては、長期間にわたり 温かいご支援とご協力を賜り、 心より感謝申し上げます。 後任の××ともども、今後とも末永く お取引いただけますよう、何卒よろしく お願い申し上げます。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ △△部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：new@example.com ――――――――――――――――
5. 部門横断プロジェクトの体制変更
件名：【体制変更のご連絡】○○PJ・担当変更（○/○付） ○○プロジェクト関係者各位 お疲れさまです。 株式会社△△の□□です。 ○月○日付の異動に伴い、○○プロジェクトの 担当体制を以下の通り変更いたします。 ■新体制（○月○日より） ・プロジェクトマネージャー：×× ××（新任） ・サブリーダー：○○ ○○（継続） ・技術責任者：△△ △△（新任） ■私の新しい担当 ・部署：△△部○○課 ・担当：××プロジェクトのマネージャー ・連絡先：new@example.com ■引き継ぎスケジュール ・○月○日：詳細引き継ぎ完了 ・○月○日：新体制での初回会議 ・○月○日：正式に担当交代 新体制の詳細については、新PM の××より 別途ご連絡いたします。 プロジェクトの成功に向けて、引き続き ご協力のほどよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ △△部○○課 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：new@example.com ――――――――――――――――
6. 上司・役員への異動報告
件名：【異動のご報告】□□（○○部→△△部 ○/○付） ○○取締役 いつもお世話になっております。 □□です。 ○月○日付で△△部○○課へ異動となりましたので、 ご報告申し上げます。 ■新しい担当業務 ・部署：△△部○○課 ・役職：課長 ・担当：○○事業の企画・推進 ・直属上司：△△部長 ■引き継ぎ状況 ○○部での担当業務は、以下の通り 引き継ぎを完了いたします。 ・××プロジェクト：○○さんへ引き継ぎ済み ・△△案件：○月○日に完了予定 ・その他業務：○月○日までに引き継ぎ完了 ○○部では○年間にわたりご指導いただき、 貴重な経験を積むことができました。 心より感謝申し上げます。 新部署でも○○部で学んだことを活かし、 会社の発展に貢献したいと思います。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― △△部○○課 □□ □□ 内線：0000 メール：new@company.com ――――――――――――――――
7. 営業担当の変更（顧客フォロー重視）
件名：【営業担当変更のお知らせ】□□→××への変更（○/○付） ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△営業部の□□です。 ○月○日付で部署異動となるため、 貴社の営業担当を変更させていただきます。 ■新営業担当のご紹介 ・氏名：×× ×× ・経歴：営業部○年、同業界○年の経験 ・実績：○○分野で○○社の担当実績 ・連絡先：sales@example.com / 000-0000-0000 ××は貴社の業界に精通しており、これまで以上に きめ細かいサポートが可能です。 ■顔合わせのご提案 スムーズな引き継ぎのため、××との顔合わせの 機会をいただけませんでしょうか。 ・所要時間：30分程度 ・内容：ご挨拶・今後の方針確認 ・候補日：○月○日（○）または○月○日（○） ■私の新しい担当 ・部署：企画部 ・担当：新商品開発企画 ・連絡先：planning@example.com 長期間にわたりお世話になり、 誠にありがとうございました。 ××ともども、今後とも末永く お付き合いください。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ 企画部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：planning@example.com ――――――――――――――――
8. 短期間での緊急異動
件名：【緊急】担当変更のお知らせ（○/○付・□□） ○○様 急なご連絡で恐縮です。 株式会社△△の□□です。 ○月○日付で緊急異動となったため、 担当変更をご連絡いたします。 ■新担当者 ・氏名：×× ×× ・連絡先：urgent@example.com / 000-0000-0000 ■緊急引き継ぎ事項 ・○○案件：○月○日納期（××が対応） ・△△会議：○月○日開催（××が参加） 急な変更でご迷惑をおかけいたしますが、 ××が責任を持って対応いたします。 この後、××より直接ご連絡いたします。 何かございましたら、すぐに××まで お問い合わせください。 恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
9. 子会社・関連会社への異動
件名：【出向のご挨拶】□□（○○株式会社へ ○/○付） ○○株式会社の皆様 ○月○日付で株式会社△△より出向となりました □□と申します。 ■簡単な自己紹介 ・出向元：株式会社△△ ○○部 ・経歴：○○業界○年、××分野専門 ・担当予定：○○事業の企画・推進 ■今後の目標 出向元での経験を活かし、貴社の○○事業の 発展に貢献したいと考えております。 特に、○○分野での新規事業立ち上げや 既存事業の効率化について、お手伝いできれば と思います。 ■出向期間・連絡先 ・期間：○年間（○月○日～○月○日予定） ・部署：○○事業部 ・内線：0000 ・メール：sample@subsidiary.com まだ不慣れな点も多く、ご迷惑をおかけする こともあるかと思いますが、一日も早く 戦力となれるよう努力いたします。 ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― ○○株式会社 ○○事業部 □□ □□（出向） TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@subsidiary.com ――――――――――――――――
10. 昇進を伴う異動の挨拶
件名：【昇進のご挨拶】□□（部長就任 ○/○付） 関係者各位 ○月○日付で△△部長に就任いたしました □□です。 ■新しい役職・担当 ・部署：△△部 ・役職：部長 ・担当範囲：○○事業全般の統括 ・チーム規模：○名 ■今後の方針 △△部では以下の点に重点を置いて 業務に取り組んでまいります。 ・○○事業の売上拡大 ・業務効率化の推進 ・人材育成の強化 ■前部署からの引き継ぎ ○○部での○年間の経験を活かし、 部門間の連携をより一層強化したいと 考えております。 まだ慣れない部分も多く、皆様には ご迷惑をおかけすることもあるかと 思いますが、精一杯努力いたします。 何かございましたら、いつでも お気軽にお声がけください。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― △△部 □□ □□（部長） 内線：0000 メール：sample@company.com ――――――――――――――――
異動挨拶メールの件名パターン【効果的な12選】
件名は開封率に直結する重要な要素です。状況に応じて効果的な件名を使い分けてください。
・【担当変更のご挨拶】○○より（○部→△部 ○/○付）
・【異動のご挨拶】□□（○○部→△△部 ○/○付）
・【部署異動のお知らせ】□□・担当変更について
緊急・重要な変更
・【緊急】担当変更のお知らせ（○/○付・□□）
・【重要】窓口変更のご連絡（○○案件）
・【至急】プロジェクト担当変更について
プロジェクト・案件別
・【○○PJ担当変更】□□より（○/○付異動）
・【窓口変更のお願い】○○案件（○/○以降）
・【体制変更のご連絡】○○プロジェクト
昇進・役職変更
・【昇進のご挨拶】□□（部長就任 ○/○付）
・【役職変更のお知らせ】□□・新体制について
・【就任のご挨拶】新○○部長・□□より
異動挨拶メールで失敗しないための注意点
異動挨拶メールで関係を悪化させないために、以下の点にご注意ください。
送信タイミングと順序
・社内：異動発令日または前日
・社外：異動日の1週間前～当日
・重要取引先：異動日の2週間前に事前連絡
送信順序
1. 直属上司・関係部署への報告
2. 社内関係者への一斉連絡
3. 重要取引先への個別連絡
4. その他取引先への一斉連絡
後任者の紹介方法
・後任者の氏名・部署・役職
・連絡先（電話・メール）
・経歴・専門分野
・引き継ぎ完了予定日
安心感を与える表現
・「○○に精通しており」
・「○年の経験があり」
・「責任を持って対応いたします」
・「これまで以上のサービス提供が可能です」
BCC送信と情報管理
複数の相手に異動挨拶メールを送る場合は、必ずBCC機能を使用してください。CCでの一斉送信は、他の受信者のメールアドレスが全員に表示されるため、個人情報漏えいのリスクがあります。
機密情報の取り扱い
引き継ぎ資料にアクセスするURLを共有する場合は、パスワードを別メールで送信してください。一つのメールにURLとパスワードを記載すると、誤送信時のリスクが高まります。
よくある質問（FAQ）
Q. 異動挨拶メールはいつ送るのがベストですか？
A. 社内は異動日当日、社外は1週間前から当日までが適切です。重要取引先には2週間前に事前連絡し、後任者との顔合わせの機会を設けることをお勧めします。急な異動の場合は、当日でも構いませんが「急な連絡で恐縮です」などの配慮を示しましょう。
Q. 後任者の紹介でどこまで詳しく書けばよいですか？
A. 氏名・部署・連絡先は必須、経歴・専門分野も簡潔に記載しましょう。相手に安心感を与えるため「○○分野に精通」「○年の経験」など、後任者の能力を適切にアピールすることが重要です。ただし、過度な宣伝は避けてください。
Q. 社内と社外で書き方を変える必要がありますか？
A. はい。社外はより丁寧で詳細な説明、社内は簡潔で要点を絞った内容にします。社外では今後の関係継続への配慮を重視し、社内では引き継ぎ業務や新担当の明確化を優先してください。
Q. プロジェクト進行中の異動で注意すべき点は？
A. 進行状況と引き継ぎスケジュールを明確に示すことが重要です。「全体の○○%完了」「次回マイルストーン○月○日」など具体的な情報を記載し、プロジェクトに影響がないことを関係者に安心してもらいましょう。
Q. 複数の取引先に一斉送信する場合の注意点は？
A. 必ずBCC機能を使用し、個人情報の漏えいを防ぎましょう。CCでの一斉送信は他の受信者のメールアドレスが全員に見えてしまうため、個人情報保護法違反のリスクがあります。可能な限り個別送信を心がけてください。
Q. 異動挨拶への返信はどう書けばよいですか？
A. 簡潔で温かみのある返信を心がけましょう。「長い間お世話になりました」「新天地でのご活躍をお祈りしています」「後任の方ともよろしくお願いします」など、感謝と今後への期待を表現してください。
Q. 引き継ぎ資料の共有方法で注意すべき点は？
A. セキュリティを最優先に考えた共有方法を選択しましょう。メール添付ではなく、セキュアなファイル共有サービスの利用を推奨します。URLとパスワードは必ず別々のメールで送信し、誤送信のリスクを最小限に抑えてください。
Q. 異動に伴う名刺の取り扱いはどうすればよいですか？
A. 新しい名刺ができ次第、重要取引先には直接お渡しすることをお勧めします。遠方の場合は郵送でも構いません。その際は簡単な挨拶状を添えて、新しい連絡先と担当業務を明記してください。
まとめ
異動挨拶メールは、担当変更を円滑に進めるための重要なコミュニケーション手段です。基本構成「異動日の明記→目的→後任者紹介→引き継ぎ依頼→新連絡先→締めの挨拶」を守り、文化庁の敬語指針に基づいた適切な表現を使用することで、相手に安心感を与えながらスムーズな引き継ぎを実現できます。
・異動日と後任者情報を明確に記載する
・相手への感謝と今後への期待を表現する
・引き継ぎスケジュールを具体的に示す
・適切なタイミングで送信する
・BCC機能を使い個人情報を保護する
この記事でご紹介したテンプレートを参考に、あなたの状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。適切な異動挨拶により、良好なビジネス関係の継続と新天地での成功を実現しましょう。