日程調整／リスケ／リマインド／不在通知メール【保存版】｜会議・打ち合わせの段取りメール完全ガイド

本記事では、日程調整・リスケジュール・リマインド・不在通知という4つの重要な場面について、実務で即使える件名例・本文テンプレート・英語表現とともに、効果的な段取りメールの書き方を詳しく解説いたします。営業担当者から管理職まで、幅広い業務場面でご活用いただける実用的なガイドをお届けします。

各場面の詳細な解説は、以下の専門記事もご参照ください。

日程調整関連の専門ガイド

日程調整メールの書き方（日本語） ｜ 英語の日程調整メール完全ガイド

リスケジュール関連の専門ガイド

社外の会議リスケメールの書き方 ｜ 社内の会議リスケメール書き方 ｜ 当日キャンセルお詫びメールの書き方

リマインド関連の専門ガイド

リマインドメールの書き方（日本語） ｜ 英語のリマインドメール書き方

不在通知関連の専門ガイド

不在通知の自動返信メールの書き方

【用途別】専門ガイドリンク集

実務で頻繁に使用する場面別の専門ガイドへ、素早くアクセスできるよう整理いたしました。緊急時や繁忙期にご活用ください。

【場面別】メール件名テンプレート30選

実務でそのまま使える件名テンプレートを場面別にご紹介します。【】内を実際の情報に置き換えてお使いください。

【日程調整】メール本文テンプレート4選

会議や打合せの日程調整で使用する基本的なメールテンプレートです。

1. 日程調整（基本版）

【会社名】
【部署名】
【ご担当者名】 様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【案件名】の件で、お打合せのお時間を
いただきたく、ご連絡いたします。

■ 会議概要
・目的：【○○について】
・所要時間：【約○時間】
・参加者：【弊社○名、貴社○名】

■ 候補日時
下記の中からご都合の良い日時をお教えください。

・第1候補：【○/○（○）10:00-11:00】
・第2候補：【○/○（○）14:00-15:00】
・第3候補：【○/○（○）15:00-16:00】

■ 開催方法
・対面：弊社会議室またはご指定の場所
・オンライン：Zoom（接続情報は別途お送りします）

ご都合をお聞かせください。
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【署名】
――――――――――――――――――

2. 日程調整（面談版）

【会社名】
【ご担当者名】 様

この度は貴重なお時間をいただき、
ありがとうございます。

【職種名】の面接について、
日程を調整させていただきたく、
ご連絡いたします。

■ 面接概要
・時間：【約○時間】
・面接官：【○名】
・内容：【書類選考結果を踏まえた面接】

■ 候補日時
・【○/○（○）10:00-11:00】
・【○/○（○）14:00-15:00】
・【○/○（○）16:00-17:00】

上記でご都合の悪い場合は、
他の候補日もご相談ください。

■ 場所
【住所・アクセス】
※詳細は確定後にお送りします

ご返信をお待ちしております。

――――――――――――――――――
【署名】
――――――――――――――――――

3. 日程調整（急ぎ版）

【ご担当者名】 様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【案件名】の件で急遽お打合せが必要となりました。
恐れ入りますが、日程調整をお願いいたします。

■ 緊急度：高
■ 所要時間：【30分程度】
■ 開催方法：オンライン（Zoom）

■ 候補日時（今週中）
・【○/○（○）11:00-11:30】
・【○/○（○）17:00-17:30】
・【○/○（○）10:00-10:30】

急なお願いで恐縮ですが、
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【署名】
――――――――――――――――――

4. 日程調整（英語版）

Subject: Meeting request for 【Project Name】

Dear 【Name】,

I hope this email finds you well.

I would like to schedule a meeting to discuss 【Project Name】.

■ Meeting Details
・Purpose: 【Discussion topic】
・Duration: 【1 hour】
・Participants: 【2 from our side, X from your side】

■ Proposed Times (JST)
・Option 1: 【Day, Date】 10:00-11:00
・Option 2: 【Day, Date】 14:00-15:00
・Option 3: 【Day, Date】 15:00-16:00

■ Format
・In-person: Our office or your preferred location
・Online: Zoom (link to follow)

Please let me know which option works best for you.

Best regards,

――――――――――――――――――
【Name】
【Company】
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【リスケジュール】メール本文テンプレート4選

5. リスケジュール（社外向け丁寧版）

【会社名】
【ご担当者名】 様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【○/○（○）15:00】からお約束いただいている
【案件名】の打合せについて、
誠に申し訳ございませんが、日程変更をお願いいたします。

■ 変更理由
【社内会議の延長のため】

■ 変更希望日時
・第1候補：【○/○（○）10:00-11:00】
・第2候補：【○/○（○）14:00-15:00】
・第3候補：【○/○（○）16:00-17:00】

急なお願いで大変恐縮ですが、
ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【署名】
――――――――――――――――――

6. リスケジュール（社内向け）

件名：【変更】【○/○】部署会議→【○/○】へ

チームの皆様

お疲れさまです。【氏名】です。

【○/○（○）】に予定していた部署会議ですが、
【会議室の都合により】【○/○（○）】に変更いたします。

■ 変更内容
・変更前：【○/○（○）14:00-15:00 会議室A】
・変更後：【○/○（○）14:00-15:00 会議室B】

■ アジェンダ
・【議題1】
・【議題2】

ご都合の悪い方はご連絡ください。

――――――――――――――――――
【署名】
――――――――――――――――――

7. 当日キャンセル（緊急）

【会社名】
【ご担当者名】 様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

本日【15:00】からお約束いただいている
会議について、誠に申し訳ございませんが、
急遽キャンセルさせていただきたく、
ご連絡いたします。

■ キャンセル理由
【緊急事態対応のため】

■ 代替日程
来週以降で改めて調整させていただきます。
候補日は明日中にご連絡いたします。

■ お詫び
急なご連絡で大変ご迷惑をおかけし、
心よりお詫び申し上げます。

今後このようなことがないよう、
気をつけてまいります。

――――――――――――――――――
【署名】
――――――――――――――――――

8. リスケジュール（場所変更）

【ご担当者名】 様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

【○/○（○）15:00】の会議について、
開催場所の変更をお願いいたします。

■ 変更内容
・変更前：【弊社会議室A】
・変更後：【貴社会議室B】

■ 変更理由
【会議室設備の都合により】

時間に変更はございません。
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【署名】
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【リマインド】メール本文テンプレート3選

9. リマインド（前日版）

【会社名】
【ご担当者名】 様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

明日開催予定の会議について、
リマインドのご連絡です。

■ 会議詳細
・日時：【○/○（○）15:00-16:00】
・場所：【弊社会議室A】
・議題：【○○について】

■ 持参物
・【資料A】（事前送付済み）
・【名刺】

■ アクセス
【住所・最寄駅・所要時間】

何かご不明な点がございましたら、
お気軽にご連絡ください。

明日はよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【署名】
――――――――――――――――――

10. リマインド（当日版）

【ご担当者名】 様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

本日【15:00】からの会議について、
最終確認のご連絡です。

■ 会議情報
・時間：【15:00-16:00】
・場所：【会議室A（1階）】
・参加者：【○名】

■ 準備完了事項
・資料印刷：完了
・プロジェクター：設定済み
・お茶の準備：完了

定刻にお待ちしております。

――――――――――――――――――
【署名】
――――――――――――――――――

11. リマインド（オンライン版）

【ご担当者名】 様

いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。

明日のオンライン会議について、
接続情報をお送りします。

■ 会議詳細
・日時：【○/○（○）15:00-16:00】
・ツール：Zoom

■ 接続情報
・URL：【https://zoom.us/j/xxxxxxx】
・ミーティングID：【000-000-000】
・パスコード：【123456】

■ 事前準備
・資料：添付ファイル参照
・音声テスト：事前にお願いします

お待ちしております。

――――――――――――――――――
【署名】
■ 添付：会議資料_【日付】.pdf
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【不在通知】自動返信テンプレート3選

12. 不在通知（休暇版）

件名：【自動返信】不在通知

いつもお世話になっております。

誠に勝手ながら、下記期間中は休暇を取得しており、
メールの確認ができません。

■ 不在期間
【○年○月○日（○）～○年○月○日（○）】

■ 業務再開
【○年○月○日（○）】から通常業務

■ 緊急連絡先
【部署名】【担当者名】
【電話番号】【メールアドレス】

ご不便をおかけして申し訳ございません。
復帰後、順次対応いたします。

――――――――――――――――――
【氏名】
【会社名】【部署名】
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13. 不在通知（出張版）

件名：【自動返信】出張のため不在

いつもお世話になっております。

下記期間中は出張のため、
メールの確認が遅れる場合がございます。

■ 出張期間
【○年○月○日（○）～○年○月○日（○）】

■ 対応について
・緊急の場合：【携帯電話番号】
・通常業務：【○/○】以降に順次対応

■ 代理対応
【担当者名】【メールアドレス】

ご迷惑をおかけいたします。

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【氏名】
【会社名】【部署名】
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14. 不在通知（半日版）

件名：【自動返信】午後外出のため

いつもお世話になっております。

本日午後は外出のため、
【16:00】以降にメール確認・返信いたします。

■ 外出時間
【13:00-16:00】

■ 緊急の場合
【携帯電話番号】

ご不便をおかけして申し訳ございません。

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【氏名】
【会社名】【部署名】
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関連する実務メール

日程調整メールと併せて使用頻度の高い実務メールをご紹介します。効率的な業務フローの構築にお役立てください。

事前準備・フォローアップメール

• 資料送付メール → 事前資料の送付・議事録の共有に
• お礼メール → 会議・訪問後のフォローアップに

トラブル対応メール

• 誤送信謝罪メール → 万一の誤送信対応
• 全員に返信誤操作謝罪 → CC誤操作への対処法
• 添付忘れ謝罪メール → 添付ファイルの送り忘れ対応

よくある質問

送信前のチェックリスト