日程再調整メールの例文12選｜書き方とマナー完全ガイド

ビジネス連絡

会議や打ち合わせの日程を変更する必要が生じた際、相手に失礼のない適切なメールを作成するのは意外と難しいものです。特に重要な商談や採用面接などでは、一度の表現ミスが関係性に影響を与える可能性もあります。

日程再調整メールは、相手への配慮と感謝の気持ちを込めた丁寧な文面で、具体的な候補日時を提示することが成功の鍵です。適切なマナーを守れば、急な変更でも良好な関係を維持しながらスムーズに調整できます。

本記事では、ビジネスシーンですぐに使える日程再調整メールの例文12選と、相手に好印象を与える書き方のポイントを解説します。全てコピペ対応のテンプレート形式で、件名から署名まで完全網羅しています。

参考：【例文付】日程調整メールの書き方完全ガイド｜ビジネスのあらゆるシーンに対応
参考：【2025年最新】英語の日程調整メール完全ガイド
参考：【2025年最新】無料で使える日程調整ツールおすすめ19選｜用途別の選び方完全ガイド
参考：取引・会計に関する実務メール大全【保存版】

日程再調整メールの基本マナーと構成要素

日程変更を依頼する際は、相手の時間と労力を尊重する姿勢が最も重要です。以下の基本マナーを確実に押さえましょう。

冒頭は必ずお詫びから始める

日程変更は相手のスケジュールに影響を与えるため、冒頭で謝罪の言葉を述べます。「急なお願いで恐れ入りますが」「直前のご連絡で申し訳ございませんが」など、相手への配慮を示す表現を使用します。

変更理由は簡潔に説明する

「やむを得ない事情により」「急用が発生したため」など、プライバシーに配慮しつつ簡潔に理由を述べます。詳細な説明は不要ですが、全く理由を示さないのは相手に不信感を与える可能性があります。

複数の候補日時を提示する

自分発の日程変更では、必ず3つ程度の候補日時を提示します。文化庁の公用文作成の考え方に示されている通り、文書は「簡潔・明確・構造化」が原則です。この原則に従い、候補は番号付きで整理し、所要時間と開催方法も併記します。

返信方法を具体的に指示する

「番号でお知らせください」「可能な日時のみご返信ください」「○月○日までにお聞かせください」など、相手が迷わない明確な返信指示を行います。曖昧な表現は避け、具体的な方法と期限を示すことで円滑なやり取りが実現します。

情報管理の徹底

複数の関係者に一斉送信する場合は、必ずBCC欄を使用します。総務省のサイバーセキュリティサイトでも指摘されている通り、BCCとCCの取り違いは情報漏えいの典型例です。万が一誤送信が発生した場合は、IPAのセキュリティインシデント対応手引きに従い、迅速な事実確認と影響範囲の把握、関係者への連絡を行います。

メール構成の標準テンプレート

効果的な日程再調整メールの構成要素は以下の通りです：

【標準構成テンプレート】

  1. 件名：変更内容と日付を明確に表示
  2. 宛名：会社名・部署名・役職・氏名を正確に記載
  3. 冒頭挨拶とお詫び：関係性に応じた挨拶と謝罪
  4. 変更理由：簡潔で理解しやすい説明
  5. 候補日時：3つの選択肢と詳細情報
  6. 返信依頼：具体的な方法と締切の明示
  7. 結びのお詫び：重ねての謝罪と協力への感謝
  8. 署名：連絡先と会社情報

敬語については、文化庁の敬語の指針に従い、二重敬語を避けます。「ご調整いただけますでしょうか」は適切ですが、「ご調整いただかれますでしょうか」は二重敬語となるため使用しません。

状況別の日程再調整メールのテンプレート12選

実際のビジネスシーンで使用頻度の高い12パターンのテンプレートをご紹介します。すべてコピペ機能付きで、そのまま使用可能です。

1. 基本形（社外取引先向け）

件名：【日程変更のお願い】○月○日打合せについて

○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△です。

急なお願いで恐れ入りますが、○月○日（○曜日）○時からの
打合せにつきまして、やむを得ない事情により
日程変更をお願いしたく連絡いたしました。

■変更候補日（所要時間：30分・オンライン可）
1. ○月○日（○曜日）○時～○時
2. ○月○日（○曜日）○時～○時
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

お忙しい中恐縮ですが、上記候補から都合の良い日時の
番号を○月○日（○曜日）17時までにお知らせください。

もしいずれもご都合が悪い場合は、
○○様のご都合の良い日時をお教えいただければ
柔軟に対応いたします。

直前のお願いで誠に申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

△△株式会社 △△部
△△ △△
TEL: 03-0000-0000
Email: xxxxxx@example.com

2. 当日・緊急変更

件名：【緊急】本日○月○日打合せの変更について

○○様

大変直前のご連絡で恐縮ですが、
本日○月○日○時からの打合せについて、
急用が発生したため延期をお願いできますでしょうか。

■最短候補日（所要時間：30分）
1. 本日○時以降（お時間ございましたら）
2. 明日○月○日（○曜日）○時～○時
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

可能な時間帯がございましたら、
番号またはお時間を直接お教えください。

当日の変更でご迷惑をおかけし、
心よりお詫び申し上げます。

△△

3. 相手からの変更依頼への対応

件名：Re: 日程変更のお願い

○○様

ご連絡ありがとうございます。
日程変更の件、承知いたしました。

下記日程でしたら対応可能です（所要時間：30分）。

1. ○月○日（○曜日）○時～○時 ○
2. ○月○日（○曜日）○時～○時 ○
3. ○月○日（○曜日）○時～○時 ○

いずれも調整可能ですので、
ご都合の良い日時をお選びください。

お忙しい中、調整いただき恐縮です。
確定次第、改めて詳細をご連絡いたします。

よろしくお願いいたします。

△△

4. 複数参加者への一斉通知（BCC使用）

件名：【重要】○月○日会議の日程変更について

関係者各位　※BCCにて送信しております

○月○日（○曜日）に予定しておりました
「○○プロジェクト会議」の日程変更についてお知らせします。

■変更理由：○○の都合により
■新候補日（所要時間：60分・会議室A使用予定）
1. ○月○日（○曜日）○時～○時
2. ○月○日（○曜日）○時～○時  
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

恐れ入りますが、参加可能な日時の番号を
○月○日（○曜日）17時までに私宛に個別返信でお知らせください。

急な変更でご迷惑をおかけしますが、
よろしくお願いいたします。

△△株式会社 △△部 △△
Email: xxxxxx@example.com

5. 役員・重要取引先向け（最丁寧版）

件名：【お詫び】○月○日ご面談の日程変更について

○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○様

平素より格別のお引き立てを賜り、
厚く御礼申し上げます。

この度は、○月○日（○曜日）○時にお約束いただいております
ご面談につきまして、弊社都合により
日程変更をお願いすることとなり、
誠に申し訳ございません。

■ご提案日時（所要時間：45分・弊社応接室）
1. ○月○日（○曜日）○時～○時
2. ○月○日（○曜日）○時～○時
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

お忙しい中大変恐縮ですが、
ご都合のつく日時をお聞かせいただけますでしょうか。

この度はご迷惑をおかけし、
深くお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

△△株式会社 △△部 △△

6. 採用面接の変更（企業→候補者）

件名：【採用選考】一次面接の日程変更について（○○職応募）

○○ ○○様

この度は弊社にご応募いただき、
誠にありがとうございます。

○月○日（○曜日）○時にお約束しておりました
一次面接につきまして、面接官の都合により
日程変更をお願いしたく連絡いたします。

■新しい面接候補日（所要時間：30分・オンライン面接）
1. ○月○日（○曜日）○時～○時
2. ○月○日（○曜日）○時～○時
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

恐れ入りますが、ご都合の良い日時を
○月○日（○曜日）18時までにお知らせください。

直前のご連絡となり申し訳ございません。
何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

△△株式会社 人事部 △△

7. 面接変更（候補者→企業）

件名：【お願い】一次面接の日程変更について（氏名：○○○○）

採用ご担当者様

いつもお世話になっております。
○○職に応募させていただいております○○です。

○月○日（○曜日）○時にお約束いただいております
一次面接につきまして、所用のため
日程変更をお願いできますでしょうか。

■私の都合の良い日時
1. ○月○日（○曜日）○時以降
2. ○月○日（○曜日）終日
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

お忙しい中恐れ入りますが、
上記日程でご調整いただけるものがございましたら
ご連絡いただけますでしょうか。

急なお願いで申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

○○ ○○
TEL: 090-0000-0000
Email: xxxxxx@example.com

8. 会議室・場所変更を含む調整

件名：【変更通知】○月○日会議の日程・場所について

○○部の皆様

○月○日（○曜日）○時からの定例会議について、
日程と開催場所を変更させていただきます。

■変更内容
【変更前】○月○日（○曜日）○時～○時 会議室A
【変更後】下記候補からご選択ください

1. ○月○日（○曜日）○時～○時 会議室B
2. ○月○日（○曜日）○時～○時 会議室C  
3. ○月○日（○曜日）○時～○時 オンライン開催

参加可能な選択肢の番号を
○月○日（○曜日）15時までにご返信ください。

急な変更で申し訳ございませんが、
よろしくお願いいたします。

△△部 △△

9. Web会議ツール変更を含む調整

件名：【重要】○月○日Web会議の変更について

○○様

○月○日（○曜日）○時からのWeb会議につきまして、
システムの都合により日程と使用ツールを変更いたします。

■新候補日時（所要時間：30分）
1. ○月○日（○曜日）○時～○時
2. ○月○日（○曜日）○時～○時
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

■使用ツール：Zoom（Teamsから変更）
※新しいURLは日程確定後にお送りします

お手数ですが、ご都合の良い日時を
お知らせいただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

△△

10. 未返信への丁寧な再送

件名：【再送】日程変更のお願い（○月○日打合せ）

○○様

お疲れ様です。

先日お送りした日程変更のメールが
届いていない可能性があるため、改めてご連絡いたします。

○月○日（○曜日）の打合せの件で変更をお願いしており、
下記候補日でご検討いただければと思います。

■候補日時（所要時間：30分）
1. ○月○日（○曜日）○時～○時
2. ○月○日（○曜日）○時～○時
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

お忙しい中恐縮ですが、○月○日（○曜日）までに
ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。

メールが重複している場合は失礼いたします。
よろしくお願いいたします。

△△

11. 体調不良による緊急変更

件名：【急用】体調不良による○月○日打合せ延期のお願い

○○様

いつもお世話になっております。

誠に申し訳ございませんが、体調不良のため
本日○月○日○時からの打合せを延期させていただけますでしょうか。

■体調回復後の候補日時（所要時間：30分）
1. ○月○日（○曜日）○時～○時（体調次第）
2. ○月○日（○曜日）○時～○時
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

急なご連絡でご迷惑をおかけし、
誠に申し訳ございません。

回復次第改めてご連絡いたしますが、
取り急ぎお知らせまで。

△△

12. オンライン切り替え提案

件名：【提案】○月○日面談のオンライン開催について

○○様

○月○日（○曜日）○時からの面談について、
交通機関の影響を考慮し、オンライン開催に
変更させていただけないでしょうか。

■オンライン面談の候補日時（所要時間：45分）
1. ○月○日（○曜日）○時～○時（予定通り）
2. ○月○日（○曜日）○時～○時
3. ○月○日（○曜日）○時～○時

■使用ツール：Zoom
※URLは確定後にお送りします

対面をご希望でしたら別日程でも調整いたします。
ご都合をお聞かせください。

お手数をおかけしますが、
よろしくお願いいたします。

△△

効果的な件名テンプレート集

件名は受信者が内容を瞬時に理解できるよう、簡潔で具体的に作成します。緊急度と内容が明確に分かる表現を心がけましょう。

【件名テンプレート一覧】

  • 基本形：【日程変更のお願い】○月○日打合せについて
  • 緊急時：【緊急】本日○月○日会議の変更について
  • 重要案件：【重要】○月○日面談の日程変更について
  • お詫び強調：【お詫び】○月○日打合せの再調整について
  • 複数者向け：【全員宛】○月○日会議の日程変更通知
  • 採用関連：【採用選考】一次面接の日程変更について
  • システム関連：【システム都合】○月○日Web会議の変更について
  • 会場変更：【変更通知】○月○日会議の日程・場所について

避けるべきNGパターンと改善例

日程再調整メールでよくある失敗例を理解し、適切な表現に置き換えることが重要です。

【NGパターンと改善例】

× 理由を全く説明しない
「都合により変更します」
○ 簡潔に理由を説明
「急用が発生したため変更をお願いします」

× 一方的な日時指定
「○月○日に変更します」
○ 複数候補の提示
「下記候補からお選びください」

× 敬語の誤用
「ご調整いただかれますでしょうか」（二重敬語）
○ 正しい敬語
「ご調整いただけますでしょうか」

× 返信指示が曖昧
「ご都合をお聞かせください」
○ 具体的な返信指示
「番号でお知らせください」「○月○日までに」

× BCC/CCの誤用
一斉送信でCCを使用し、全員のアドレスが表示
○ 適切なBCC使用
外部への一斉送信は必ずBCCで送付

送信前の最終確認チェックリスト

送信前チェックポイント

  • □ 件名に「日程変更」の内容と日付が含まれている
  • □ 冒頭でお詫びの言葉を述べている
  • □ 変更理由を簡潔に説明している
  • □ 3つの候補日時を提示している
  • □ 所要時間と開催方法を明記している
  • □ 返信方法と締切が明確に指示されている
  • □ 結びでも謝罪の気持ちを表現している
  • □ 敬語が正しく使用されている（二重敬語なし）
  • □ 宛先（To/CC/BCC）が適切に設定されている
  • □ 誤字脱字がない
  • □ 署名と連絡先が正しく記載されている
  • □ 添付ファイルがある場合は適切に添付されている

よくある質問

日程変更の連絡はどのくらい前に行うべきですか？

できる限り早く、最低でも変更予定日の1～2日前には連絡しましょう。当日や数時間前の変更は相手に大きな迷惑をかけるため、やむを得ない場合に限定し、特に丁寧なお詫びが必要です。

何度も日程変更を繰り返す場合の対応方法は？

2回目以降の変更では「重ねてのご変更で恐縮ですが」「度々の調整をお願いし申し訳ございません」など、より強いお詫びの表現を使用します。可能であれば電話での謝罪も併用しましょう。

相手から返信がない場合の対処法は？

2～3営業日経過しても返信がない場合は、電話で確認するか「お忙しい中恐れ入りますが」「ご確認のほど」など配慮の言葉を添えて催促メールを送信します。

緊急時のオンライン切り替えのポイントは？

交通機関の遅延や天候不良などの場合は、オンライン開催への変更を積極的に提案します。「状況を考慮し」「安全を優先し」など、変更理由を明確にすることが大切です。

社内メールと社外メールの書き方の違いは？

社外向けはより丁寧な敬語と詳細な説明を、社内向けは要点を押さえた簡潔な文面にします。ただし、どちらも相手への配慮とお詫びの気持ちは必ず表現しましょう。

体調不良での変更連絡の注意点は？

詳細な症状は説明せず「体調不良のため」「健康上の理由により」程度に留めます。回復の見込みが不明な場合は、具体的な日程提示を避け「回復次第ご連絡します」と伝えましょう。

BCC誤送信をしてしまった場合の対応は？

直ちに全受信者に謝罪メールを送信し、情報削除を依頼します。同時に社内の情報セキュリティ担当者や上司に報告し、必要に応じて個人情報保護委員会への届出も検討します。

英語での日程調整メールの基本表現は？

「I would like to reschedule our meeting」で変更依頼を開始し、「Would any of the following times work for you?」で候補を提示します。「I apologize for any inconvenience」でお詫びを表現しましょう。

まとめ

日程再調整メールの成功は、相手への配慮と具体的な情報提供にかかっています。お詫びの気持ちを込めた丁寧な文面と、選択しやすい候補日時の提示により、円滑な調整が実現します。

成功のための5つの要点

  1. 迅速な連絡：変更が決まり次第、可能な限り早く相手に連絡する
  2. 真摯なお詫び：冒頭と結びで相手への謝罪と感謝を必ず表現する
  3. 明確な選択肢：3つの候補日時と詳細情報を分かりやすく提示する
  4. 具体的な指示：返信方法と締切を明確にして相手の負担を軽減する
  5. 適切な敬語：二重敬語を避け、相手との関係性に応じた丁寧な表現を使用する

本記事のテンプレートを参考に、状況に応じて適切にカスタマイズしてご活用ください。丁寧で配慮のある日程調整により、良好なビジネス関係の維持と発展につなげていきましょう。

参考文献・引用情報