「上司に承認を依頼するメール、どう書けばいいかわからない…」
承認依頼メールは、ビジネスシーンで頻繁に必要となる重要なコミュニケーションです。しかし、適切な敬語表現や効果的な文章構成を知らないと、なかなか承認がもらえなかったり、相手に失礼な印象を与えてしまうことがあります。
この記事では、文化庁の「敬語の指針」に基づいた正しい表現を使い、実際の現場でそのまま活用できるテンプレートを9パターン用意しました。承認を得やすい文章構造と、相手に好印象を与える敬語の使い方まで、実務で即戦力となる知識をお伝えします。
・承認を得やすい文章構造とその理由
・そのまま使えるテンプレート9選（コピー機能付き）
・正しい敬語表現と避けるべきNG表現
・シーン別の効果的な書き方のコツ
参考：【例文10選】アポイント依頼メールの書き方｜返信率を高めるテンプレート集
参考：【例文付】再送依頼メールの書き方とテンプレート20選
参考：【例文付】領収書発行依頼メールの書き方完全ガイド
参考：【例文付】請求書の発行依頼メールの書き方完全ガイド
参考：取引・会計に関する実務メール大全【保存版】
承認依頼メールの成功法則
承認依頼メールで最も重要なのは、相手が「すぐに判断できる」情報提供です。忙しい上司や取引先が一目で内容を把握し、迅速に決断できる構成にすることが成功の鍵となります。
① 結論を冒頭で明確に示す（何の承認を求めているのか）
② 判断に必要な情報を整理して提示する（理由・背景・期限）
③ 相手の立場を尊重した丁寧な表現を使う（適切な敬語）
この法則に従うことで、承認率が大幅に向上し、相手との信頼関係も深まります。
承認依頼メールの基本構成
効果的な承認依頼メールは、相手が短時間で判断できるよう情報が整理されています。以下の構成を守ることで、プロフェッショナルな印象を与えながら、必要な承認を確実に得ることができます。
件名の書き方
件名は相手が最初に目にする重要な要素です。承認依頼であることが一目でわかる表現を心がけましょう。
- 「承認のお願い」を冒頭に置く：緊急度と重要度を明確に示す
- 具体的な案件名を記載：何についての承認かを明記
- 期限や金額を併記：判断に必要な重要情報を件名に含める
- 簡潔に20文字以内：メールソフトで途切れないよう配慮
本文の構成要素
承認依頼メールの本文は、以下の6つの要素で構成します。この順番を守ることで、相手にとって理解しやすく、承認しやすいメールになります。
| 順序 | 構成要素 | 目的 | 記載内容 |
|---|---|---|---|
| ① | 挨拶・名乗り | 関係構築 | 簡潔な挨拶と所属・氏名 |
| ② | 承認依頼の明示 | 用件の明確化 | 何の承認を求めているか |
| ③ | 理由・背景説明 | 判断材料の提供 | なぜ必要か、どのようなメリットがあるか |
| ④ | 承認対象の詳細 | 具体的な内容提示 | 金額、期限、条件など |
| ⑤ | 返答期限と方法 | 行動の促進 | いつまでに、どのように返答してほしいか |
| ⑥ | 結びの挨拶 | 関係維持 | 感謝の意と今後への配慮 |
正しい敬語表現と避けるべきNG表現
承認依頼では、相手への敬意を示しながら、明確に意思を伝える必要があります。文化庁の「敬語の指針」に基づく正しい表現を使うことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
承認依頼でよく使う敬語表現
| 場面 | 正しい表現 | NG表現 | 解説 |
|---|---|---|---|
| 承認を求める | ご承認いただけますでしょうか | ご承認いただかれますでしょうか | 二重敬語は避ける |
| 確認を依頼 | ご確認のほどお願いいたします | 確認してください | 命令調は失礼にあたる |
| 返答を依頼 | ご返答いただければ幸いです | 返事をください | 謙譲語で丁寧に依頼 |
| 理解を求める | ご理解のほどお願い申し上げます | 理解してもらいたい | 尊敬語と謙譲語を適切に使用 |
丁寧な依頼のクッション言葉
承認依頼では、相手に負担をかけることを理解していることを示すクッション言葉を使うことが重要です。これにより、相手の心理的な負担を軽減し、承認を得やすくなります。
- 恐れ入りますが：相手の都合を気遣う表現
- お忙しい中恐縮ですが：相手の状況への配慮
- 差し支えなければ：相手の判断を尊重する表現
- ご都合がつきましたら：相手の都合を優先する姿勢
シーン別承認依頼メールテンプレート9選
実際のビジネスシーンで即座に活用できるテンプレートを、使用頻度の高い順に9パターン用意しました。各テンプレートはコピー機能付きで、必要な部分を修正するだけでそのまま使用できます。
1. 上司への一般的な承認依頼
件名：承認のお願い｜〇〇案件について（期限：〇月〇日） 〇〇部長 いつもお疲れさまです。〇〇部の〇〇です。 下記の件につきまして、ご承認をお願いしたくご連絡いたします。 ■承認依頼内容 案件名：〇〇〇〇 金額：〇〇円（税込） 実施期間：〇年〇月〇日〜〇年〇月〇日 担当者：〇〇 ■理由・背景 〇〇のため、上記の対応が必要となりました。 この実施により、〇〇の効果が期待できます。 ■添付資料 ・詳細資料（〇〇.pdf） ・見積書（〇〇.pdf） 恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご承認の可否をお教えいただけますでしょうか。 ご不明な点がございましたら、いつでもお声がけください。 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇部 〇〇
2. 緊急時の承認依頼
件名：【緊急】承認のお願い｜〇〇案件（本日〇時まで） 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇です。 急なご連絡で恐縮ですが、下記の件について緊急で承認をお願いいたします。 ■承認依頼内容 案件：〇〇〇〇 金額：〇〇円 対応期限：本日〇時 ■緊急対応が必要な理由 〇〇の事情により、本日中の対応が必要となりました。 お客様への影響を最小限に抑えるため、至急の判断をお願いいたします。 ■承認後の対応 承認いただき次第、直ちに〇〇の手続きを開始いたします。 大変恐縮ですが、本日〇時までにご承認いただけますでしょうか。 お忙しい中申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。 〇〇部 〇〇 電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
3. 予算・経費の承認依頼
件名：承認のお願い｜〇〇費用の支出について 〇〇部長 いつもお世話になっております。〇〇です。 下記の費用支出について、ご承認をお願いいたします。 ■支出内容 項目：〇〇〇〇 金額：〇〇円（税込） 支払先：〇〇株式会社 支払予定日：〇年〇月〇日 ■必要性 〇〇のプロジェクトに必要な〇〇を調達するためです。 この投資により、〇〇の成果が期待できます。 ■予算との関係 〇〇予算内での支出となります。 （予算残高：〇〇円） ■添付書類 ・見積書 ・稟議書 恐れ入りますが、〇月〇日までにご承認いただけますでしょうか。 ご質問等がございましたら、お気軽にお声がけください。 よろしくお願いいたします。 〇〇部 〇〇
4. 社外・取引先への承認依頼
件名：承認のお願い｜〇〇に関する変更について【〇〇株式会社】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇です。 〇〇の件について、ご相談がございます。 ■変更内容 項目：〇〇〇〇 変更理由：〇〇のため 変更後の条件：〇〇 ■お客様へのメリット この変更により、〇〇の向上が期待できます。 また、〇〇面でもプラスの効果があると考えております。 ■今後のスケジュール ご承認いただけましたら、〇月〇日より変更内容を適用いたします。 お忙しい中恐縮ですが、〇月〇日までにご承認の可否をお教えいただけますでしょうか。 ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 TEL：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 Email：〇〇@〇〇.co.jp
5. 企画・提案の承認依頼
件名：承認のお願い｜〇〇企画の実施について 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。 〇〇企画について、実施の承認をお願いいたします。 ■企画概要 企画名：〇〇〇〇 実施期間：〇年〇月〜〇年〇月 予算：〇〇円 期待される効果：〇〇 ■実施の背景 現在、〇〇の課題があり、この企画により解決を図りたいと考えております。 市場調査の結果、〇〇の効果が期待できることが判明いたしました。 ■スケジュール 〇月〇日：企画開始 〇月〇日：中間報告 〇月〇日：完了・効果測定 ■添付資料 ・企画書詳細版 ・市場調査資料 ・予算計画書 恐れ入りますが、〇月〇日までにご承認いただけますでしょうか。 ご質問やご指摘がございましたら、お気軽にお声がけください。 よろしくお願いいたします。 〇〇部 〇〇
6. 契約・取引の承認依頼
件名：承認のお願い｜〇〇社との契約締結について 〇〇部長 いつもお疲れさまです。〇〇です。 下記の契約締結について、ご承認をお願いいたします。 ■契約内容 契約先：〇〇株式会社 契約種類：〇〇契約 契約期間：〇年〇月〇日〜〇年〇月〇日 契約金額：月額〇〇円（年額〇〇円） ■契約の必要性 〇〇業務の効率化のため、〇〇社のサービスを導入したいと考えております。 導入により、〇〇時間の業務短縮と〇〇円のコスト削減が見込まれます。 ■検討経緯 ・〇社と比較検討を実施 ・コスト、サービス内容ともに最適と判断 ・〇〇部での試用期間でも良好な結果 ■添付書類 ・契約書案 ・比較検討資料 ・導入効果試算書 恐れ入りますが、〇月〇日までにご承認の可否をお教えいただけますでしょうか。 ご不明な点がございましたら、いつでもご相談ください。 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇部 〇〇
7. 人事・組織関連の承認依頼
件名：承認のお願い｜〇〇に関する人事異動について 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇です。 下記の人事異動について、ご承認をお願いいたします。 ■異動内容 対象者：〇〇（現在：〇〇部） 異動先：〇〇部〇〇課 異動予定日：〇年〇月〇日 辞令交付日：〇年〇月〇日 ■異動の理由 〇〇プロジェクトの強化のため、〇〇の専門性を活かしたいと考えております。 本人も異動に同意しており、意欲的に取り組む意向を示しています。 ■期待される効果 ・〇〇部の業務効率向上 ・〇〇さんのキャリア発展 ・組織全体の活性化 恐れ入りますが、〇月〇日までにご承認いただけますでしょうか。 ご質問がございましたら、お気軽にお声がけください。 よろしくお願いいたします。 〇〇部 〇〇
8. システム・IT関連の承認依頼
件名：承認のお願い｜〇〇システム導入について 〇〇部長 いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。 〇〇システムの導入について、ご承認をお願いいたします。 ■システム概要 システム名：〇〇〇〇 提供会社：〇〇株式会社 導入費用：初期費用〇〇円、月額〇〇円 導入時期：〇年〇月 ■導入の目的 現在の〇〇業務の課題解決と効率化を図るためです。 導入により、以下の効果が期待できます： ・作業時間〇〇%短縮 ・ミス発生率〇〇%削減 ・コスト〇〇円削減（年間） ■選定理由 ・機能要件を満たしている ・コストパフォーマンスが良い ・サポート体制が充実 ・セキュリティレベルが高い ■導入スケジュール 〇月〇日：契約締結 〇月〇日：システム構築開始 〇月〇日：テスト運用開始 〇月〇日：本格運用開始 ■添付資料 ・システム提案書 ・費用対効果分析 ・導入スケジュール詳細 恐れ入りますが、〇月〇日までにご承認いただけますでしょうか。 ご質問等がございましたら、いつでもお声がけください。 よろしくお願いいたします。 〇〇部 〇〇
9. 研修・教育の承認依頼
件名：承認のお願い｜〇〇研修への参加について 〇〇部長 いつもお疲れさまです。〇〇です。 下記の研修参加について、ご承認をお願いいたします。 ■研修詳細 研修名：〇〇〇〇研修 主催：〇〇協会 開催日：〇年〇月〇日（〇）〇時〜〇時 会場：〇〇ビル〇階 参加費用：〇〇円（交通費込み） ■参加の目的 〇〇業務の専門性向上のため、最新の知識・技術を習得したいと考えております。 研修で得た知識は、〇〇プロジェクトで活用予定です。 ■期待される効果 ・〇〇スキルの向上 ・業務効率の改善 ・チーム全体への知識共有 ■研修後の予定 研修内容を〇月〇日の部会でチーム全体に共有いたします。 習得した技術は〇〇業務に即座に適用する予定です。 恐れ入りますが、〇月〇日までにご承認いただけますでしょうか。 業務に支障がないよう調整いたしますので、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 〇〇部 〇〇
承認率を高めるポイント
承認依頼メールの成功率を高めるには、相手の立場に立った配慮が不可欠です。以下のポイントを押さえることで、より効果的な承認依頼ができるようになります。
判断しやすい情報の整理
- 数値を明確に示す：金額、期限、効果など具体的な数字で表現
- 比較材料を提供：複数案がある場合は比較表を添付
- リスクも併記：メリットだけでなくデメリットも正直に伝える
- 資料を整理：必要な情報のみを見やすく整理して添付
相手への配慮を示す表現
承認を依頼する側として、相手の時間と労力を使わせることへの配慮を示すことが重要です。これにより、相手の心理的負担を軽減し、前向きな検討を促すことができます。
・お忙しい中恐縮ですが
・ご都合のよろしい時に
・お手すきの際に
・差し支えない範囲で
適切な期限設定
期限設定は承認依頼の成功を大きく左右します。適切な期限を設定することで、相手の都合を配慮しながらも必要な判断を促すことができます。
・余裕を持った期限設定（最低でも3営業日）
・緊急時は理由を明確に説明
・相手の都合を事前に確認
・フォローアップのタイミングも計画
よくある質問
承認依頼メールはどのタイミングで送るのがよいですか？
平日の午前中（9-11時）または午後の早い時間（13-15時）が効果的です。月曜日の朝や金曜日の夕方は避け、相手が落ち着いて検討できる時間帯を選びましょう。緊急でない限り、相手の忙しい時期や会議が多い時間帯は避けることが大切です。
上司から返事がない場合はどうすればよいですか？
まず3-5営業日程度は待ちましょう。それでも返事がない場合は、丁寧にフォローアップメールを送ります。「先日お送りした〇〇の件、いかがでしょうか」という控えめな表現で確認し、急ぎでない場合はその旨も併記して相手の負担を軽減しましょう。
複数の上司に同時に承認依頼をしてもよいですか？
組織の承認フローに従うことが基本です。通常は直属の上司から順番に承認を得るのが一般的です。複数の関係者への情報共有が必要な場合は、CCで関係者に情報を共有しつつ、承認権限を持つ特定の人にToでメールを送りましょう。
「ご承認ください」と「ご承認いただけますでしょうか」はどちらが適切ですか？
「ご承認いただけますでしょうか」の方がより丁寧で適切です。「ください」は命令形に近い印象を与える場合があるため、依頼の際は「いただけますでしょうか」「お願いできますでしょうか」などの謙譲語を使った表現が推奨されます。
承認依頼メールに添付資料をつける際の注意点はありますか？
ファイルサイズは3MB以下に抑え、パスワード付きZIPファイルまたはクラウドストレージのリンクを使用しましょう。ファイル名は内容がわかりやすく、日付を含めると管理しやすくなります。また、添付ファイルの一覧を本文中に明記することも大切です。
急ぎの承認依頼で電話をかけるべきか迷います
緊急度と相手の立場を考慮して判断しましょう。本当に急ぎの場合は、まずメールを送信してから電話で「メールをお送りしましたが、急ぎのためお電話いたします」と伝える方法が効果的です。ただし、相手の都合を最優先に考え、会議中などは避けましょう。
まとめ
承認依頼メールは、ビジネスを円滑に進めるための重要なコミュニケーションツールです。相手の立場を理解し、適切な敬語と明確な情報提供を心がけることで、効果的な承認依頼ができるようになります。
・件名で内容と緊急度が分かるか
・承認を求める内容が明確か
・理由と背景が適切に説明されているか
・期限と返答方法が明記されているか
・相手への配慮が示されているか
・正しい敬語が使われているか
この記事で紹介したテンプレートと原則を活用することで、あなたの承認依頼メールがより効果的になり、ビジネスの成果向上につながることでしょう。相手との良好な関係を維持しながら、必要な承認を確実に得られるよう実践してください。