「仕入先に在庫確認を依頼したいけど、どう書けばいいかわからない」「効果的な件名の付け方を知りたい」「急ぎの場合はどう表現すればいいのか」
このような悩みを持つビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。在庫確認依頼メールは、取引先との円滑なコミュニケーションを図る重要なツールです。適切な書き方により、相手から迅速で正確な回答を得ることができます。
この記事では、一般社団法人日本ビジネスメール協会が推奨する在庫確認依頼メールの基本マナーから実用的なテンプレート10選まで、実務でそのまま使える内容を解説します。
・在庫確認依頼メールの正しい書き方とマナー
・そのまま使える実用的なテンプレート10選
・相手が一目で理解できる効果的な件名の作り方
・急ぎの場合や複数商品の依頼方法
・取引先との良好な関係を維持するコミュニケーション術
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在庫確認依頼メールの基本的な役割
在庫確認依頼メールは、商品取引における重要な情報収集ツールです。
適切な在庫確認により、発注前に商品の確保状況を把握でき、顧客への納期回答や代替商品の検討時間を確保することができます。また、事前の確認により在庫切れによる取引遅延を防ぐことが可能です。
① 商品の確保状況の事前把握
② 納期調整・代替商品検討の時間確保
③ 取引先との情報共有による円滑な商取引
特に需要が変動しやすい商品や季節商品においては、早期の在庫確認が重要となります。
在庫確認依頼メールの基本マナー
効果的な在庫確認依頼メールを作成するために、押さえておくべき基本マナーを確認しましょう。
件名は具体的で簡潔に
件名は、メール本文に明記している用件を要約した内容にすることを心がけ、簡潔にまとめるのが基本です。相手が一目で内容を理解できるよう、具体的かつ簡潔に作成することが重要です。
・「在庫確認」「在庫照会」などのキーワード
・商品名（略称でも可）
・数量（大まかでも可）
・緊急度（【至急】【急ぎ】など）
良い件名例：「在庫確認のお願い｜AB商品100個｜納期3/15希望」
悪い件名例：「お疲れ様です」「確認事項があります」
必要情報を漏れなく記載
メールで問い合わせをする場合は、希望商品の詳細や希望納品日を明記する必要があります。不足情報があると、再度問い合わせが必要になり、双方の時間をロスしてしまいます。
| 必須項目 | 記載内容 | 記載例 |
|---|---|---|
| 商品名 | 正式名称・型番・品番 | 商品名：プリンターインク（IC-50BK） |
| 数量 | 具体的な必要数 | 数量：100個 |
| 希望納期 | 具体的な日付 | 希望納期：3月15日（水） |
| 回答期限 | 返答が必要な日時 | 回答期限：3月5日（日）17時まで |
相手への配慮を示す
在庫確認依頼メールでは、相手の業務負担を理解し、協力をお願いする姿勢を示すことが重要です。一方的な要求ではなく、丁寧な依頼の形で表現しましょう。
効果的な件名の作り方
在庫確認依頼メールの件名は、相手の開封率と対応優先度を左右する重要な要素です。
基本パターン
| パターン | 件名例 | 使用場面 |
|---|---|---|
| 標準型 | 在庫確認のお願い｜商品名・数量 | 一般的な在庫確認 |
| 緊急型 | 【至急】在庫確認｜商品名・回答希望日 | 急ぎの在庫確認 |
| 大量発注型 | 大量在庫確認｜商品名・数量・分納相談 | 大量発注前の確認 |
| 複数商品型 | 複数商品在庫確認｜商品A他○点・リスト添付 | 複数商品の一括確認 |
件名に入れる要素の優先順位
限られた文字数の中で効果的な件名を作るために、要素の優先順位を理解しておきましょう。
① 「在庫確認」などの用件キーワード
② 緊急度（【至急】【急ぎ】など）
③ 商品名（略称可）
④ 数量（概算可）
⑤ 納期・回答期限
在庫確認依頼メールの基本構成
効果的な在庫確認依頼メールは、以下の6つの要素で構成されています。
| 順序 | 構成要素 | 目的 | 具体例 |
|---|---|---|---|
| ① | 宛名・挨拶 | 関係性の確認 | ○○株式会社 ○○様 いつもお世話になっております |
| ② | 依頼目的の明示 | メールの趣旨説明 | 下記商品の在庫状況をご確認いただきたく、ご連絡いたします |
| ③ | 商品詳細 | 具体的な依頼内容 | 商品名・数量・希望納期の明記 |
| ④ | 回答期限 | 対応時期の明確化 | ○月○日までにご回答いただけますでしょうか |
| ⑤ | 結びの挨拶 | 協力への感謝 | お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします |
| ⑥ | 署名 | 連絡先の明示 | 会社名・部署・氏名・連絡先 |
シーン別テンプレート10選
実際の業務でそのまま使える、シーン別のテンプレートを10パターン用意しました。各テンプレートはコピペして、あなたの状況に合わせてご利用ください。
基本的な在庫確認依頼
件名：在庫確認のお願い｜○○商品・100個・納期3/15希望 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 下記商品の在庫状況をご確認いただきたく、ご連絡いたします。 商品名：○○○○ 型番：△△△△ 数量：100個 希望納期：3月15日（水） 納入場所：弊社倉庫 お忙しい中恐れ入りますが、3月5日（日）までに 在庫状況をご回答いただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
至急対応が必要な場合
件名：【至急】在庫確認のお願い｜○○商品・本日17時まで回答希望 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 急なお願いで恐縮ですが、下記商品の在庫確認をお願いいたします。 商品名：○○○○ 型番：△△△△ 数量：50個 希望納期：3月10日（金） お客様への回答が急ぎのため、恐れ入りますが 本日17時までにご回答いただけますでしょうか。 ご都合が悪い場合は、在庫の有無だけでも お教えいただけると助かります。 急なお願いで申し訳ございませんが、 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
大量発注前の在庫確認
件名：大量在庫確認のお願い｜○○商品・1000個・分納相談 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 下記商品の大量発注を検討しており、在庫状況をご確認いただきたく ご連絡いたします。 商品名：○○○○ 型番：△△△△ 数量：1000個 希望納期：4月末まで 分納：可能であれば2回に分けて納入希望 第1回：500個（4月15日） 第2回：500個（4月30日） 大量発注のため、在庫状況と納期についてご相談させていただければと存じます。 3月8日（水）までにご回答いただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
複数商品の在庫確認
件名：複数商品在庫確認のお願い｜商品A他4点・詳細リスト記載 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 下記商品の在庫状況をご確認いただきたく、ご連絡いたします。 【確認商品一覧】 1. 商品A（型番：AAA-001） 数量：100個 2. 商品B（型番：BBB-002） 数量：200個 3. 商品C（型番：CCC-003） 数量：150個 4. 商品D（型番：DDD-004） 数量：80個 5. 商品E（型番：EEE-005） 数量：120個 希望納期：3月20日（月） お忙しい中恐れ入りますが、3月10日（金）までに 各商品の在庫状況をご回答いただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
代替商品も含めた確認
件名：在庫確認のお願い｜○○商品・代替品も含めてご相談 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 下記商品の在庫状況をご確認いただきたく、ご連絡いたします。 【第1希望】 商品名：○○○○ 型番：△△△△ 数量：300個 希望納期：3月25日（土） もし在庫が不足している場合は、同等品での代替も検討いたします。 性能・仕様が近い商品がございましたら、併せてご提案いただけると幸いです。 3月12日（日）までにご回答いただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
見積もりと同時依頼
件名：在庫確認・見積依頼｜○○商品・数量・納期一括相談 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 下記商品について、在庫確認と見積もりを併せてお願いいたします。 商品名：○○○○ 型番：△△△△ 数量：200個 希望納期：4月10日（月） 支払条件：月末締め翌月末払い 在庫状況、単価、最短納期についてご回答いただけますでしょうか。 条件によっては数量の調整も検討いたします。 3月15日（水）までにご連絡をお待ちしております。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
定期発注前の確認
件名：月次定期発注前在庫確認｜○○商品・通常より増量 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 月次定期発注に向けて、下記商品の在庫状況をご確認いただきたく ご連絡いたします。 【定期発注商品】 商品名：○○○○ 型番：△△△△ 通常発注数量：100個 今月希望数量：120個（20個増） 希望納期：月末 今月は通常より多めの発注を予定しております。 在庫状況に問題はございませんでしょうか。 月の中旬までにご確認いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
在庫切れ時の再入荷確認
件名：再入荷時期確認のお願い｜○○商品・在庫切れ対応 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 先日お問い合わせいたしました下記商品について、 在庫切れとのことでしたが、再入荷の予定をお教えいただけますでしょうか。 商品名：○○○○ 型番：△△△△ 必要数量：80個 希望納期：なるべく早期 入荷予定時期と事前予約の可否についてご回答ください。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
カラー・サイズ別在庫確認
件名：カラー・サイズ別在庫確認｜○○商品・各色各サイズ ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 下記商品について、カラー・サイズ別の在庫状況をご確認いただきたく ご連絡いたします。 商品名：○○○○ 型番ベース：△△△△ 【希望数量】 ■Sサイズ ・レッド：20個 ・ブルー：30個 ・ブラック：25個 ■Mサイズ ・レッド：40個 ・ブルー：50個 ・ブラック：45個 ■Lサイズ ・レッド：15個 ・ブルー：20個 ・ブラック：25個 希望納期：3月30日（木） 各色・各サイズの在庫状況をお教えいただけますでしょうか。 不足分については代替色での対応も検討いたします。 3月18日（土）までにご回答をお待ちしております。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
初回取引先への在庫確認
件名：初回取引検討・在庫確認のお願い｜○○商品 ○○株式会社 ○○部 ○○様 初めてご連絡させていただきます。 株式会社△△の○○と申します。 貴社商品の取り扱いを検討しており、下記商品の在庫状況について お教えいただけますでしょうか。 商品名：○○○○ 型番：△△△△ 希望数量：100個 希望納期：4月上旬 初回取引のため、商品仕様書や価格表なども 併せていただけますと幸いです。 弊社は○○業界で事業を行っており、 継続的なお取引を希望しております。 4月1日（土）までにご回答をお待ちしております。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 ○○ ○○ TEL：000-0000-0000 E-mail：○○@○○.co.jp ――――――――――――――――――――――
在庫確認依頼メールのコツとポイント
効果的な在庫確認依頼メールを作成するための実践的なコツをご紹介します。
相手の立場を考慮した表現
在庫確認依頼メールでは、相手の業務負担を理解し、協力的な姿勢を示すことが重要です。
・相手の業務時間を考慮した回答期限設定
・複数商品確認時は整理された一覧表示
・緊急時でも丁寧な依頼表現
・代替案への柔軟性を示す姿勢
良い表現例：「お忙しい中恐れ入りますが、可能な範囲でご確認いただけますでしょうか」
避けるべき表現：「至急回答してください」「必ず○日までに連絡してください」
情報の整理と見やすさ
複数商品や詳細情報が多い場合は、箇条書きや表形式で整理することで、相手の理解を促進できます。
・商品ごとに番号を振る
・重要情報は太字や【】で強調
・関連情報をグループ化
・添付ファイルがある場合は本文で言及
適切な回答期限の設定
回答期限は相手の業務状況を考慮して設定しましょう。業界や商品特性により異なりますが、一般的には以下の目安となります。
| 緊急度 | 回答期限の目安 | 注意点 |
|---|---|---|
| 通常 | 2-3営業日 | 相手の業務負担を考慮 |
| 急ぎ | 当日-翌営業日 | 理由を明確に記載 |
| 大量・複雑 | 1週間程度 | 確認作業の時間を考慮 |
よくある質問
在庫確認依頼メールに最低限必要な情報は何ですか？
商品名（型番含む）、数量、希望納期、回答期限の4点が最低限必要です。これらの情報が不足すると、相手が判断できず、再度問い合わせが必要になってしまいます。可能であれば、納入場所や支払条件も記載するとより具体的な回答を得られます。
急ぎの在庫確認を依頼する場合の注意点はありますか？
件名に【至急】を付け、本文で緊急である理由を簡潔に説明しましょう。ただし、相手の業務時間を考慮し、無理な要求は避けてください。「可能な範囲で」「お手すきの際に」といった配慮の表現を加えることで、相手に負担をかけずに協力を得やすくなります。
複数商品の在庫確認を依頼する場合のコツはありますか？
商品ごとに番号を振り、表形式やリスト形式で整理して記載しましょう。商品数が多い場合は、Excelファイルなどで一覧表を作成し、添付ファイルとして送付することも効果的です。本文では「詳細は添付ファイル参照」と明記してください。
在庫がない商品について代替案を求める場合の書き方は？
「もし在庫が不足している場合は、同等品での代替も検討いたします」「性能・仕様が近い商品がございましたら、併せてご提案ください」といった表現で、柔軟性をアピールしましょう。具体的な代替条件（価格帯、性能等）を示すとより適切な提案を得られます。
初回取引先への在庫確認依頼で気をつけるべき点は？
会社紹介を簡潔に含め、継続取引への意欲を示しましょう。「初回取引のため」「継続的なお取引を希望しております」といった表現で、単発ではない関係性を求めていることを伝えてください。また、商品仕様書や価格表の提供もお願いすると良いでしょう。
在庫確認の回答期限はどの程度に設定すべきですか？
通常は2-3営業日程度が一般的です。緊急の場合は当日から翌日、大量発注や複雑な確認事項がある場合は1週間程度を目安にしましょう。相手の業務負担を考慮し、余裕を持った期限設定を心がけてください。
在庫確認依頼への返信がない場合の対処法は？
回答期限を2-3日過ぎても返信がない場合は、丁寧な催促メールを送信しましょう。「先日ご依頼いたしました件についてご確認いただけましたでしょうか」といった表現で、プレッシャーをかけずに確認してください。場合によっては電話での確認も検討しましょう。
季節商品の在庫確認で注意すべき点はありますか？
季節商品は需要集中により在庫切れが起こりやすいため、早めの確認が重要です。「季節商品のため早期確保を希望」「販売時期が決まっているため」といった理由を明記し、緊急性を伝えましょう。また、代替商品や次回入荷予定も併せて確認することをお勧めします。
まとめ
在庫確認依頼メールは、商取引における重要なコミュニケーションツールです。適切な書き方により、取引先から迅速で正確な回答を得ることができます。
・具体的で簡潔な件名の作成
・必要情報の漏れない記載
・相手への配慮を示す丁寧な表現
・整理された見やすい情報提示
・適切な回答期限の設定
・柔軟性を示す代替案への言及
・継続的な関係性を意識したコミュニケーション
この記事で紹介したテンプレートと原則を活用して、あなたのビジネスに最適な在庫確認依頼メールを作成してください。取引先との良好な関係を維持し、円滑な商取引の実現につなげていきましょう。
効果的な在庫確認依頼メールは、あなたの会社の信頼性とプロフェッショナリズムを表現する重要な手段です。一通一通を丁寧に作成し、相手との良好なビジネス関係の構築に活用してください。