「回覧板を作ったけど、途中で止まってしまう」「大事な情報が住民に伝わらない」こんな悩みはありませんか？
実は、回覧板が確実に回るかどうかは「書き方」で9割決まります。読みやすい構成、明確な期限設定、そして適切な署名欄があれば、情報は確実に地域住民に届きます。
この記事では、千歳市・飛騨市・葉山町など9つの自治体の公式情報を基に、実際に使えるテンプレート30選と、回覧板運用のリアルな課題解決方法をお届けします。
この記事で分かること
- 確実に最後まで回る回覧板の書き方と作り方
- A4用紙1枚で完結するレイアウト設計方法
- 用途別テンプレート30選（コピペ可能）
- 回覧が滞った時の対処法と署名欄の作り方
なぜ回覧板が途中で止まるのか？よくある失敗例
まずは「回らない回覧板」の特徴を知り、同じミスを避けましょう。
回覧板が止まる主な原因
- 情報過多：A4用紙2枚以上、文字がびっしり
- 期限が不明確：「なるべく早く」「お急ぎで」等の曖昧表現
- 署名欄がない：誰が読んだか分からず責任の所在が不明
- 連絡先不備：担当者の電話番号や名前がない
- 回覧順不明：次に誰に回すかが分からない
NG例：読まれない回覧板
町内会からのお知らせ いつもお世話になっております。さて、この度下記の件についてお知らせいたします。 つきましては、皆様方におかれましては万障お繰り合わせの上、ご参加くださいますよう お願い申し上げます。なお、詳細につきましては別途ご連絡いたします。 記 ・日時：来月の日曜日の午前中 ・場所：いつもの場所 ・内容：清掃活動など 以上、よろしくお願いいたします。
問題点：具体的な日時・場所がない、文章が冗長、署名欄なし、期限不明
確実に回る回覧板の基本構成（7つの必須項目）
成功する回覧板には共通の構成があります。この順序で情報を配置することで、読み手が迷うことなく内容を理解できます。
黄金の構成順序
- キャッチーな表題：16pt以上、太字で目立たせる
- 結論（要点）：3行以内で「何を」「いつ」「どこで」
- 詳細情報：日時・場所・費用・持ち物（箇条書き）
- 申込み・回答方法：電話・メール・提出先
- 連絡先：担当者名・電話番号（平日/休日両方）
- 回覧指示：「○月○日までに次へ」「署名後回覧」
- 署名欄：番号・氏名・確認日・次回覧先
A4用紙1枚のレイアウト設計
推奨レイアウト設定
用紙：A4縦（210×297mm）
余白：上下20mm、左右15mm
フォント：表題16pt、本文12pt、注釈10pt
行間：1.5倍（読みやすさ重視）
署名欄：下部3分の1を確保（5-8世帯分）
用紙：A4縦（210×297mm）
余白：上下20mm、左右15mm
フォント：表題16pt、本文12pt、注釈10pt
行間：1.5倍（読みやすさ重視）
署名欄：下部3分の1を確保（5-8世帯分）
自治体実例に基づく回覧板の回し方のルール
効率的な回覧には、地域で統一されたルールが必要です。以下の自治体例を参考に、あなたの地域に最適なルールを設定してください。
回覧開始日と配布タイミング
- 千歳市方式：毎月1日・15日基準で8日・23日に町内会到着
- 飛騨市方式：毎月1日・15日ころに配布開始
- 柔軟運用：緊急時は臨時配布、通常は月2回定期配布
回覧完了までの期間設定
葉山町の基準：概ね20日で一巡完了
世帯数別の目安：
世帯数別の目安：
- 10世帯以下：10日
- 11-20世帯：15日
- 21世帯以上：20日
急ぎの場合：掲示板・メール・電話を併用
感染症対策の配慮事項
佐倉市の指針に基づく、現在推奨されている回覧方法です。
- ポスト投函OK：対面受け渡しを避ける
- 辞退世帯はスキップ：無理に回覧しない
- 手指消毒の呼びかけ：回覧板と一緒に除菌シート配布
- 電子併用：メールやLINEでも同じ内容を配信
署名欄の作り方と管理方法
署名欄は回覧の「見える化」に欠かせません。誰がいつ確認したかを記録することで、情報伝達の責任を明確にします。
効果的な署名欄デザイン
署名欄の必須項目
| 番号 | 世帯主名 | 確認日 | 次回覧先 |
|---|---|---|---|
| 1 | 田中 | 9/15 | →佐藤様 |
回覧が止まった時の対処法
回覧板が予定期限を過ぎても戻らない場合の段階的対応方法です。
段階的フォローアップ
- 期限+2日：署名欄で最後の確認者に電話連絡
- 期限+5日：未確認世帯に直接電話または訪問
- 期限+7日：重要事項はメール・掲示板で再配信
- 以降：個別配布に切り替え、回覧ルートを見直し
回覧板のデジタルと紙の使い分け戦略
電子回覧板の活用場面
河内長野市・米子市などで導入が進む電子回覧板の効果的な活用方法です。
- 定期的なお知らせ：市政だより、町内会だより等
- 画像付き情報：イベント写真、工事現場の様子等
- 急ぎの連絡：台風情報、断水・停電情報等
- アンケート：回答フォーム付きで効率的に集計
紙の回覧板が必要な場面
デジタル化が進んでも、紙の回覧板が重要な場面があります。
- 高齢者世帯：スマホ・PCに不慣れな方への配慮
- 法的な通知：署名・押印が必要な重要事項
- 地域の一体感：「回覧板文化」を大切にする地域
- デジタル格差対策：情報が届かない世帯をゼロにする
用途別の回覧板のテンプレート30選
実際に使えるテンプレートを用途別にご用意しました。〔 〕内を差し替えてすぐにお使いいただけます。
1. 町内清掃（基本型・署名欄付き）
【町内清掃のお知らせ】 皆さまのおかげで、いつも美しい街並みが保たれています。 今月の一斉清掃を下記の通り実施いたします。 ■日時：〔9月15日（日）〕午前〔8:00-10:00〕 ■集合：〔○○公園〕午前〔7:50〕 ■持参：軍手・帽子・飲み物（ゴミ袋は町内会で用意） ■雨天：中止（前日19:00に掲示板で告知） ■体調不良の方は無理せずお休みください ■〔9月12日（木）〕までに次の方へお回しください 【連絡先】〔○○町内会 環境部長 田中太郎〕 平日：〔090-0000-0000〕 土日：〔03-0000-0000〕 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【回覧確認欄】 No. 世帯主名 確認日 次回覧先 備考 1 田中 / →佐藤様 2 佐藤 / →鈴木様 3 鈴木 / →山田様 4 山田 / →高橋様 5 高橋 / →田中様（返却） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
2. 防災訓練（写真撮影あり・個人情報配慮）
【防災訓練実施のお知らせ】 地域の安全を守るため、防災訓練を実施します。 ご家族で参加して、もしもの時に備えましょう。 ■日時：〔10月8日（日）〕午前〔9:00-11:30〕 ■場所：〔○○小学校体育館〕 ■内容：初期消火・AED・避難誘導・炊き出し体験 ■参加費：無料 ■服装：動きやすい格好 ★写真撮影について 記録のため写真を撮影します。個人情報保護の観点から、 写真NGの方は受付でお申し出ください。 ■問い合わせ：〔自主防災会 会長 佐藤花子〕 〔090-1111-1111〕（平日18時以降・土日終日OK） ■〔10月5日（金）〕までに署名して次へお回しください ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【参加予定確認欄】※参加希望に○をつけてください No. 世帯主名 確認日 参加予定 次回覧先 1 田中 / ○・× →佐藤様 2 佐藤 / ○・× →鈴木様 3 鈴木 / ○・× →山田様 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
3. 道路工事・交通規制（行政情報転載型）
【重要】道路工事による通行止めのお知らせ 〔○○市道路建設課〕からの依頼により、 下記工事情報をお知らせいたします。 ■工事期間：〔11月1日（水）～11月30日（木）〕 ■規制時間：平日〔9:00-17:00〕（土日祝は工事休止） ■規制区間：〔○○交差点～○○橋間〕約500m ■迂回路：〔県道123号線〕をご利用ください ★お急ぎの方は、工事開始前（朝8:30まで）または 工事終了後（夕方17:30以降）のご通行をおすすめします 【工事に関する問い合わせ】 〔○○市道路建設課〕〔03-2222-2222〕（平日8:30-17:15） 【この回覧に関する問い合わせ】 〔○○町内会 会長 山田一郎〕〔090-3333-3333〕 ■〔10月28日（日）〕までに確認印を押して回覧ください ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【確認欄】 No. 世帯主名 確認印 確認日 次回覧先 1 田中 印 / →佐藤様 2 佐藤 印 / →鈴木様 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
4. 資源回収（環境活動・収益報告付き）
【資源回収のお知らせ】 前回の収益金〔15,000円〕は町内会活動費として 大切に活用させていただきました。ありがとうございました。 ■回収日：〔9月25日（月）〕午前〔8:00-9:00〕 ■場所：〔○○公民館駐車場〕 ■品目：新聞・雑誌・段ボール・古着（洗濯済み） ■出し方：種類別にまとめ、ひもで縛ってください 【出せないもの】 ×汚れた紙類 ×個人情報記載の書類 ×濡れた段ボール ■雨天時：〔10月2日（月）〕同時刻に延期 ■手伝い募集：当日お手伝いいただける方は下記まで 【連絡先】〔環境部長 高橋次郎〕 〔自宅：03-4444-4444〕〔携帯：090-5555-5555〕 ■〔9月22日（土）〕までに回覧お願いします ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【協力確認欄】 No. 氏名 確認日 持込予定 手伝い 次回覧先 1 田中 / ○・× ○・× →佐藤様 2 佐藤 / ○・× ○・× →鈴木様 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
5. お祭り・イベント（申込み必要・メール併用）
【秋祭り開催のお知らせ】
今年も地域の絆を深める秋祭りを開催します！
新しい住民の方もぜひご参加ください。
■日時：〔10月15日（日）〕午前〔10:00-15:00〕
■場所：〔○○公園〕（雨天時：○○公民館）
■内容：模擬店・ゲーム・ステージ発表・抽選会
■参加費：無料（飲食代は実費）
【駐車場のご案内】
○○小学校をお借りしています（台数制限あり）
できるだけ徒歩・自転車でお越しください
【申込み方法】
電話またはメールで〔10月10日（火）〕までにご連絡ください
電話：〔090-6666-6666〕（担当：鈴木）
メール：〔matsuri@town-kai.com〕
★メールは個人情報保護のため、BCCで一斉配信しています
■〔10月8日（日）〕までに回覧完了をお願いします
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【参加予定調査】
No. 氏名 確認日 参加人数 連絡先 次回覧先
1 田中 / 大人 名 090- →佐藤様
子ども 名
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6. 緊急連絡・中止通知（台風・災害対応）
【緊急】本日の町内清掃は中止です 台風〔13号〕接近のため、本日予定していた 町内清掃は中止といたします。 ■中止決定時刻：本日〔午前6:00〕 ■振替予定日：〔9月22日（日）〕同時刻 ※詳細は後日あらためて回覧いたします 【今後の気象情報にご注意ください】 ・不要不急の外出は控えてください ・河川・用水路には近づかないでください ・停電に備えて懐中電灯・ラジオの準備を 【緊急連絡先】 ○○市災害対策本部：〔0120-000-000〕（24時間） 町内会緊急連絡：〔会長 山田〕〔090-7777-7777〕 ■この回覧は【至急】で回してください ■本日中に全世帯確認をお願いします ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【緊急確認欄】 時刻 氏名 確認 安否 次回覧先 備考 6:30 田中 ○ 無事 →佐藤様 7:00 佐藤 ○ 無事 →鈴木様 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
7. アンケート調査（来年度計画・記名式）
【町内会活動に関するアンケート】 より良い地域づくりのため、皆さまのご意見を お聞かせください。（回答は統計処理のみに使用） ■目的：来年度活動計画の策定 ■回答期限：〔10月31日（火）〕 ■提出先：〔○○公民館〕の専用回収箱 ■所要時間：約3分 【質問内容】 Q1. 今年度の活動で良かったものは？（複数選択可） □清掃活動 □防災訓練 □お祭り □資源回収 □その他（ ） Q2. 来年度に力を入れてほしい活動は？ □防犯活動 □子育て支援 □高齢者支援 □環境活動 □その他（ ） Q3. 町内会費について □現状維持 □値上げやむなし □値下げ希望 □その他（ ） Q4. 自由意見（町内会への要望・提案など） ________________________ ■回答は世帯主名の記名をお願いします ■〔10月28日（日）〕までに回覧完了してください 【問い合わせ】〔企画部長 伊藤三郎〕〔090-8888-8888〕 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【回覧確認・回答予定】 No. 氏名 確認日 回答予定 次回覧先 1 田中 / ○・× →佐藤様 2 佐藤 / ○・× →鈴木様 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
8. 役員募集・選出（立候補・推薦制）
【来年度役員募集のお知らせ】
充実した地域活動のため、来年度役員を募集いたします。
「地域のために」という気持ちがあれば大丈夫です！
■募集役職
①会計（1名）：収支管理・通帳管理・年度決算
②環境部長（1名）：清掃・資源回収の企画運営
③広報部員（2名）：回覧板作成・町内会だより編集
④防災部員（1名）：防災訓練・防犯パトロール企画
■任期：〔令和6年4月～令和7年3月〕（1年間）
■会議：月1回第2土曜日 午後7:00～8:30
■報酬：年額〔会計12万円・部長8万円・部員6万円〕
【応募方法】
〔11月30日（木）〕までに下記へご連絡ください
・立候補の場合：直接お電話を
・推薦の場合：ご本人の了解を得てからご連絡を
【連絡先】〔現会長 佐々木四郎〕
〔090-9999-9999〕（平日19時以降・土日終日）
■〔11月25日（土）〕までに回覧完了をお願いします
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【立候補・推薦記入欄】
氏名 立候補・推薦 希望役職 連絡先
(○で囲む)
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個人情報保護とコンプライアンス対応
写真撮影・掲載時の適切な手続き
横浜市のガイドラインに基づく、トラブルを避ける写真の扱い方です。
写真撮影時の必須対応
- 事前告知：回覧板で撮影予定を明記
- 現地での再確認：撮影前に参加者全体に再度説明
- 個別配慮：写真NGの方は別エリアでの活動を提案
- 使用範囲の明示：町内会だより・ウェブサイト等の用途を明確に
- 申し出窓口：後から削除依頼があった場合の連絡先を設置
メール・LINE配信時のセキュリティ対策
個人情報保護委員会が「典型的な漏えい事例」として挙げるCC・BCC誤送信を防ぐ具体策です。
- BCC専用ルール：一斉送信は必ずBCC、例外なし
- ダブルチェック体制：送信前に2人で宛先欄を確認
- テストメール：本送信前に役員間でテスト送信
- 送信後フォロー：誤送信に気づいた場合の緊急対応手順を策定
デジタルツール活用の実践ガイド
電子回覧板システムの選び方
河内長野市・米子市の導入事例を参考にした、失敗しない電子回覧板選定のポイントです。
システム選定の6つの基準
- 操作の簡単さ：高齢者でも迷わず使える画面設計
- 既読確認機能：誰が読んだか一目で分かる管理機能
- 紙との併用：未登録世帯への紙配布をサポート
- 緊急配信：災害時の一斉配信と安否確認機能
- セキュリティ：個人情報保護に配慮した設計
- 費用対効果：導入・運用コストと効果のバランス
紙・デジタル併用の黄金パターン
- 定期お知らせ：デジタル配信→紙は希望者のみ
- 重要事項：紙で全戸配布→デジタルで補足情報
- 緊急時：デジタルで速報→紙で詳細フォロー
- イベント案内：デジタルで告知→紙で申込み受付
回覧板運用のトラブル対応集
よくあるトラブルと解決法
ケース1：回覧板が行方不明
対処法：署名欄で最後の記録者に連絡→該当世帯に直接訪問→見つからない場合は内容を再配信
対処法：署名欄で最後の記録者に連絡→該当世帯に直接訪問→見つからない場合は内容を再配信
ケース2：期限に間に合わない
対処法：重要事項は途中でも掲示板に掲示→残りの世帯には個別配布で対応
ケース3：内容に苦情・クレーム
対処法：まず相手の話を最後まで聞く→事実確認→必要に応じて訂正版を配布
ケース4：個人情報の取り扱いに関する指摘
対処法：即座に該当情報を削除・回収→再発防止策を検討→全世帯に対応報告
効果測定と改善のPDCAサイクル
回覧板の効果を測る指標
- 到達率：全世帯中、何％が期限内に確認したか
- 参加率：イベント案内に対する実際の参加率
- 回覧期間：配布から回収までの実際の所要日数
- 住民満足度：年1回のアンケートで情報伝達への評価
継続改善のチェックポイント
3ヶ月に1回は運用を見直し、より良い情報伝達を目指しましょう。
- レイアウト：読みやすさの改善余地はないか
- 配信頻度：多すぎず少なすぎない適切な頻度か
- 内容の質：住民にとって有益な情報になっているか
- 配信方法：デジタル化の可能性や紙の必要性
よくある質問
回覧板が期限までに戻らない場合、どう対処すればよいですか？
段階的にフォローアップしましょう。期限+2日で最後の署名者に電話、期限+5日で未確認世帯に直接連絡、期限+7日で重要事項は掲示板・メールで再配信します。葉山町では概ね20日を目安としているので、この期間を過ぎたら個別配布に切り替えることをおすすめします。
電子回覧板と紙の回覧板、どちらを優先すべきですか？
両方併用がベストです。河内長野市・米子市の事例では、電子回覧板で効率化を図りつつ、未登録世帯には紙を継続配布しています。情報格差を生まないよう、デジタル化と従来手法の良いところを活かした運用をおすすめします。
写真撮影時の個人情報保護で気をつけることは？
横浜市ガイドラインでは、個人が特定できる写真は個人情報として扱います。事前の告知、現場での再確認、写真NGの方への配慮、使用範囲の明示、後日の削除申し出窓口の設置が必要です。特に子どもの写真は慎重に扱ってください。
メール配信でBCC誤送信を防ぐ方法は？
個人情報保護委員会が典型的漏えい事例として挙げるCC・BCC誤送信は、システマティックに防げます。BCC専用ルール（一斉送信は例外なくBCC）、ダブルチェック体制（2人で宛先確認）、テストメール（本送信前の確認）を徹底してください。
新潟市東区のような行政文書回覧を依頼された場合は？
行政からの回覧依頼は公的な性格が強いため、優先的に取り扱います。市政だより、災害情報、選挙関連、公共工事の案内などは、地域住民にとって重要な情報です。通常の町内会回覧よりも迅速な配布を心がけ、行政との連携を密にしてください。
感染症対策として回覧板の取り扱いで注意すべき点は？
佐倉市の指針が参考になります。ポスト投函を可能とし、回覧辞退宅はスキップ、手指消毒の呼びかけを行います。また、除菌シートを回覧板と一緒に配布したり、メール・LINEでの同時配信で接触機会を減らしたりする工夫も有効です。