ビジネスで書類や商品を受け取った際、どのような受領連絡メールを送るべきか迷うことはありませんか？「受け取りました」だけでは簡素すぎるし、かといって何を書けばよいのかわからない。
受領連絡メールは、相手の不安を解消し、信頼関係を構築するための重要なビジネスコミュニケーションです。適切な受領連絡により、取引先との良好な関係を維持し、今後のビジネスチャンスにもつながります。
この記事では、コピペですぐに使える受領連絡メールのテンプレート集と、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応した実務運用方法を解説します。件名20選・本文16例を用意しているので、あらゆるシーンに対応できるでしょう。
受領連絡メールの3つの基本原則
受領連絡メールは、相手の不安を解消し、スムーズな取引を実現するための重要なコミュニケーションツールです。効果的な受領連絡には、以下の3つの原則があります。
受領連絡メールの件名テンプレート20選
件名は「用件・対象・期日や次の流れ」を明記し、開封前に内容を判断できるよう工夫します。以下のテンプレートを参考に、実際の状況に合わせて調整してください。
| 用途 | 件名テンプレート | 使用場面 |
|---|---|---|
| 基本の受領連絡 | 【受領のご連絡】［資料名・案件名］（［版・日付］） | 一般的な書類受領時 |
| 見積書受領 | 【見積書受領】［No.◯◯］確認予定：［◯/◯］ | 見積書の受領確認 |
| 請求書受領 | 【請求書受領】［◯月分］支払予定：［◯/◯］ | 請求書の受領・支払予定連絡 |
| 契約書受領 | 【契約書受領】原本確認後返送予定［◯/◯］ | 契約書類の受領確認 |
| 商品・サンプル | 【商品受領】［伝票No.◯◯］外装確認済み | 物理的な商品の受領 |
| 応募書類 | 【応募書類受領】［職種名］選考スケジュールご案内 | 採用関連書類の受領 |
| 申請書類 | 【申請書受領】受付番号［◯◯◯◯］ | 各種申請の受付確認 |
| 提案依頼書 | 【RFP受領】質問期限：［◯/◯］提案予定：［◯/◯］ | RFP・入札資料の受領 |
| 電子データ | 【データ受領】クラウド共有確認済み（期限：［◯/◯］） | クラウド共有データの受領 |
| 検収書 | 【検収完了】［案件名］請求書発行可能 | 検収完了の通知 |
| 国際対応 | 【Receipt confirmed】［Document name］/ 受領確認済み | 海外取引先との連絡 |
| 返送予定あり | 【原本受領】押印後返送予定［◯/◯］ | 署名・押印が必要な書類 |
| 評価・テスト | 【サンプル受領】評価開始・結果報告予定［◯/◯］ | 試作品・サンプルの受領 |
| 自動返信 | 【自動返信】書類受領のお知らせ（送信専用） | システム自動応答 |
| 誤送信確認 | 【宛先確認】受領済み・開封前につき確認要 | 誤送信の可能性がある場合 |
| 一部未着 | 【一部未着】不足：［◯◯］について確認要 | 送付物の一部に不備がある場合 |
| 社内報告 | 【社内共有】［案件名］受領報告（返信不要） | 社内への一斉報告 |
| 会議調整 | 【資料受領】打合せ日程調整のご提案 | 受領後の会議調整が必要な場合 |
| 差し替え対応 | 【差し替え版受領】旧版破棄・最新版で進行 | 資料の差し替えがあった場合 |
| 最終確認 | 【受領完了】本件これにて完了 | 一連のやり取りの終了時 |
受領連絡メールの本文テンプレート16選
本文は「挨拶・受領内容・次の流れ・配慮の言葉」の流れで構成します。相手との関係性と状況に応じて、適切なテンプレートを選択してください。
社外向けテンプレート
1. 基本パターン（資料・書類一般）
［会社名］［部署名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 下記の資料を確かに受領いたしました。 ■ 対象：［資料名・版数］ ■ 受領日時：［◯/◯（◯）◯:◯◯］ ■ 次の流れ：［◯/◯］までに内容確認いたします 内容に相違がございましたら、 お手数ですがご連絡をお願いいたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 ［署名］
2. 見積書受領（検討期間を明示）
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 見積書（No.［◯◯］）を拝受いたしました。 ■ 見積番号：［◯◯］ ■ 金額：［¥◯◯○,○○○（税込）］ ■ 検討期限：［◯/◯］までにご回答いたします 詳細を確認のうえ、期限内にご連絡いたします。 ご丁寧な資料をありがとうございました。 今後ともよろしくお願いいたします。 ［署名］
3. 請求書受領（支払予定を明示）
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 ［◯月分請求書］を受領いたしました。 ■ 請求書番号：［◯◯］ ■ 請求金額：［¥◯◯○,○○○］ ■ 支払予定日：［◯/◯（◯）］ 適格請求書の要件を満たした形式で保管し、 予定日にお支払いいたします。 内容に差異がございましたらご指摘ください。 引き続きよろしくお願いいたします。 ［署名］
4. 契約書受領（返送手続きあり）
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 契約書の原本を拝受いたしました。 ■ 契約件名：［◯◯に関する業務委託契約］ ■ 返送予定：［◯/◯（◯）］までに押印済み原本を返送 ■ 控えPDF：先行してお送りいたします 内容を確認後、速やかに手続きを進めさせていただきます。 よろしくお願いいたします。 ［署名］
5. 商品・荷物受領（外観確認済み）
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 商品（伝票No.［◯◯］）を受領いたしました。 ■ 受領日時：［◯/◯（◯）◯:◯◯］ ■ 外装状態：問題なし ■ 数量：［◯点］（明細通り） 内容物の詳細確認を行い、不備があれば 改めてご連絡いたします。 迅速な発送をありがとうございました。 ［署名］
6. 英語併記版（国際取引）
Subject: Document Receipt Confirmation / 書類受領のご連絡 Dear ［Name］, Thank you for your continuous support. いつもお世話になっております。 We have received the following document: 下記の書類を受領いたしました： ■ Document: ［Document name］ ■ Received: ［MM/DD/YYYY HH:MM］ ■ Next step: Review by ［MM/DD］ If you have any questions, please contact us. ご質問がございましたらお知らせください。 Best regards, よろしくお願いいたします。 ［Name/氏名］
社内向けテンプレート
7. 社内向け基本パターン
お疲れさまです。［氏名］です。 下記の資料を受領いたしました。 ■ 案件名：［◯◯プロジェクト関連資料］ ■ 送付元：［部署名・氏名］ ■ 確認予定：［◯/◯］までに内容確認 確認後、必要に応じてご連絡いたします。 よろしくお願いいたします。 ［署名］
8. 上司向け（丁寧語）
［部長・課長］様 お疲れさまです。［氏名］です。 ［案件名］の資料を拝受いたしました。 ■ 資料内容：［◯◯について］ ■ 確認状況：［◯/◯］までに詳細確認予定 ■ 報告予定：確認完了後、改めてご報告いたします ご査収のほど、よろしくお願いいたします。 ［署名］
9. 一斉報告（Bcc使用前提）
お疲れさまです。［氏名］です。 Bccにて一斉送信で失礼いたします。 ［案件名］の受領報告です。 ■ 受領内容：［◯◯資料一式］ ■ 送付元：［会社名・担当者名］ ■ 共有先：［部署名］メンバー各位 本メールは報告のみです。 返信は不要です。 よろしくお願いいたします。 ［署名］
10. 誤送信の可能性がある場合
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 本日、貴社よりメールを受領いたしましたが、 当方宛ではない可能性があります。 ■ 受領時刻：［◯:◯◯］ ■ 添付ファイル：未開封のまま保管中 ■ 対応：宛先をご確認いただけますでしょうか お心当たりがない場合は、 こちらで適切に処理いたします。 よろしくお願いいたします。 ［署名］
11. 一部未着・不備がある場合
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 資料を受領いたしましたが、 一部未着の項目がございます。 ■ 受領済み：［◯◯、◯◯］ ■ 未着：［◯◯］ ■ 確認要：送付状況をお教えください お手数をおかけいたしますが、 ご確認をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。 ［署名］
12. データ受領（クラウド共有）
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 共有いただきましたデータを確認いたしました。 ■ 共有方法：［クラウドサービス名］ ■ データ内容：［◯◯関連ファイル一式］ ■ アクセス期限：［◯/◯］まで ■ ダウンロード：完了済み データは適切に保管いたします。 ありがとうございました。 よろしくお願いいたします。 ［署名］
13. 検収完了通知
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 ［案件名］の検収書を受領いたしました。 ■ 検収内容：［◯◯システム開発］ ■ 検収日：［◯/◯］ ■ 次の流れ：請求書発行のご手配をお願いいたします これをもって検収完了となります。 品質の高い成果物をありがとうございました。 請求書をお待ちしております。 ［署名］
14. 差し替え版受領
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 差し替え版の資料を受領いたしました。 ■ 新版：［Ver.2.1］（本日受領） ■ 旧版：［Ver.2.0］（破棄いたします） ■ 確認事項：変更点を中心に確認いたします 今後は最新版で進行いたします。 迅速な対応をありがとうございました。 よろしくお願いいたします。 ［署名］
15. 自動返信システム
件名：【自動返信】書類受領のお知らせ 平素よりお世話になっております。 書類を受領いたしました。 担当者が確認後、改めてご連絡いたします。 ■ 受付日時：［◯/◯ ◯:◯◯］ ■ 対応開始：［営業日○日以内］ ■ 本メール：送信専用（返信不可） お急ぎの場合は下記までお問い合わせください。 電話：［000-0000-0000］ メール：［contact@company.com］ ［会社名］
16. 最終完了通知
［会社名］ ［ご担当者名］様 いつもお世話になっております。 ［自社名］の［氏名］です。 ［案件名］に関する全ての書類を受領いたしました。 ■ 受領完了：［◯/◯］ ■ 保管状況：適切に管理いたします ■ 本件：これにて完了とさせていただきます 長期間にわたりお世話になりました。 今後ともよろしくお願いいたします。 ［署名］
よくある失敗例と改善方法
受領連絡メールでよく見られる問題点を理解し、適切な対応方法を身につけることで、プロフェッショナルなコミュニケーションを実現できます。
| よくある失敗例 | 改善方法 | 改善効果 |
|---|---|---|
| 「受け取りました」だけの簡素な連絡 | 受領内容・日時・次の流れ・連絡先を明記 | 相手の不安解消と追加確認の削減 |
| 件名が曖昧で内容が分からない | 「用件＋対象＋期日」を件名に含める | 開封前の優先度判断が可能 |
| 目上の方に「返信不要」と直接的に記載 | 「ご返信には及びません」など丁寧な表現 | 相手への配慮を示し関係性を保持 |
| To・Ccの使い分けが不適切 | To=主宛先、Cc=共有、一斉送信はBcc | 個人情報保護と効率的な情報共有 |
| 電子取引データの保存義務を軽視 | 電子帳簿保存法に準拠した保存体制構築 | 法的コンプライアンスの確保 |
| インボイス要件への理解不足 | 適格請求書の記載事項は発行者責任と認識 | 税務処理の適正化 |
実務で注意すべきポイント
宛先設定とセキュリティ
- To：メインの宛先（返信や対応を期待する相手）
- Cc：情報共有の相手（基本的に返信不要）
- Bcc：一斉送信時に必須（他の受信者にアドレスが見えない）
一斉送信でToやCcを使用すると、個人情報漏えいの原因となるため注意が必要です。
電子取引データの適切な保存
メールで受領した請求書・見積書・契約書などは、以下の要件を満たして保存する必要があります：
- 真実性の確保：タイムスタンプ付与または事務処理規程の策定
- 可視性の確保：検索機能（取引年月日・取引先・取引金額）の提供
- 電子データでの保存：紙への出力保存は原則認められません
インボイス制度対応
- 記載事項の確認：登録番号・税率別消費税額などの記載は発行者側の責任
- 保存期間：課税期間末日の翌日から2月経過後7年間
- 電子取引の場合：電子帳簿保存法に準拠した電子保存が必要
よくある質問
Q1. 受領連絡はどのタイミングで送るべきですか？
A. 書類や商品を受け取ったら24時間以内、できれば即日中に送ることが理想的です。相手の「届いたかな？」という不安を早期に解消することで、信頼関係を構築できます。すぐに詳細確認ができない場合でも、まず受領した旨を連絡し、確認完了予定日を明示しましょう。
Q2. 電子帳簿保存法で受領連絡後の保存義務はありますか？
A. メール添付の請求書・見積書などの電子取引データは、電子データでの保存が義務化されています。受領連絡を送った後は、真実性・可視性の要件を満たした方法で保存する必要があります。単にメールボックスに残すだけでは不十分な場合があるため、専用システムの導入を検討しましょう。
Q3. インボイス制度で受領側が注意すべき点は？
A. 適格請求書の記載事項（登録番号・税率別消費税額など）は発行者側の責任です。受領側は、適格請求書の要件を満たしているかを確認し、7年間の保存義務を果たすことが重要です。電子データで受領した場合は、電子帳簿保存法に準拠した保存が必要です。
Q4. 目上の方への受領連絡で注意すべき点は？
A. 「拝受いたしました」「ご査収ください」など、より丁寧な敬語表現を使用しましょう。また、「返信不要」と直接的に書くのではなく、「ご返信には及びません」「お気遣いなく」といった配慮ある表現を選ぶことで、相手への敬意を示せます。
Q5. 一斉送信で受領報告をする場合の注意点は？
A. 必ずBccを使用し、本文冒頭に「Bccにて一斉送信で失礼いたします」と明記しましょう。ToやCcでの一斉送信は、全受信者のメールアドレスが他の受信者に見えてしまい、個人情報漏えいの原因となります。また、返信不要である旨も明確に記載してください。
Q6. 商品の外装に問題があった場合の連絡方法は？
A. まず受領の事実を連絡し、問題の詳細を客観的に記載しましょう。「外装に軽微な損傷を確認しましたが、中身に影響はございません」など、具体的な状況を伝えます。写真を添付する場合は、ファイルサイズに注意し、相手に負担をかけないよう配慮してください。
Q7. 受領連絡に必要最低限含めるべき情報は？
A. 「何を・いつ・どの版数・次の流れ・連絡先」の5要素は必須です。これらを一画面で確認できるよう簡潔にまとめることで、相手が追加の確認をする手間を省けます。特に次のアクションと期日を明示することで、スムーズな業務進行が可能になります。
Q8. 誤送信の可能性がある場合の対応方法は？
A. 添付ファイルを開封せず、丁寧に宛先確認を依頼しましょう。「当方宛ではない可能性がございます。宛先をご確認いただけますでしょうか」と伝え、開封していない旨も併せて連絡します。相手の面子を潰さない配慮ある表現を心がけてください。
受領連絡メールの送信前チェックリスト
□ 件名に用件・対象・期日が明記されているか
□ 受領内容（何を・いつ・どの版）が正確に記載されているか
□ 次のアクションと期日が明示されているか
□ 相手との関係性に応じた適切な敬語を使用しているか
□ To・Cc・Bccの宛先設定が適切か
□ 添付ファイルの版数・ファイル名が正しいか
□ 誤字脱字がないか
□ 送信先アドレスに間違いがないか
□ 署名が適切に設定されているか
□ 電子取引データの保存準備ができているか
まとめ
受領連絡メールは、単なる事務的な連絡ではなく、相手への配慮と信頼関係構築のための重要なコミュニケーションツールです。適切なテンプレートを活用し、法的要件を満たした運用を行うことで、プロフェッショナルな取引環境を実現できます。
- 迅速な対応：24時間以内の連絡で相手の不安を解消
- 必要情報の明示：「何を・いつ・どの版・次の流れ・連絡先」を一画面で
- 適切な敬語表現：相手との関係性に応じた丁寧な言葉遣い
- 法的要件への対応：電子帳簿保存法・インボイス制度の遵守
- セキュリティへの配慮：適切な宛先設定と個人情報保護
これらのポイントを意識することで、受領連絡メールが単なる業務連絡から、相手との信頼関係を深める貴重な機会に変わります。テンプレートを参考にしながら、自社の業務スタイルに合わせてカスタマイズし、効率的で心のこもったコミュニケーションを実現してください。
参考文献・引用情報