新しい取引先や名刺交換した相手に初回の挨拶メールを送りたいけれど、どう書けば失礼にならないのか悩んでいませんか。
初回挨拶メールは「状況説明→自己紹介→目的→具体的な依頼→連絡先→締めの挨拶」の基本構成で、文化庁の敬語指針に基づいた丁寧な表現を使えば、相手に好印象を与えながら次のアクションにつなげることができます。
この記事では、取引先・名刺交換後・新担当挨拶・社内挨拶まで、あらゆる場面で今すぐ使える初回挨拶メールのテンプレートを詳しくご紹介します。正しいマナーと効果的な書き方をマスターして、ビジネス関係の良いスタートを切りましょう。
参考：退職挨拶メールの書き方完全ガイド｜例文テンプレート18選【社内・取引先・上司別】
参考：各位とは｜知らないと恥ずかしい正しい使い方【各位様NG・失礼回避例文】
参考：「恐縮です」とは｜間違えやすい使い方と正しい表現【失礼回避・例文付き】
参考：取引・会計に関する実務メール大全【保存版】
初回挨拶メールの基本構成と正しい敬語表現
初回挨拶メールを成功させるには、正しい構成と適切な敬語表現が重要です。まず基本原則を理解しましょう。
初回挨拶メールの基本構成（6つのステップ）
①状況説明：どのような経緯で連絡しているかを簡潔に説明
②自己紹介：会社名・部署・氏名・担当業務を明記
③目的：なぜメールを送っているかの目的を明確化
④具体的な依頼：相手に求めるアクション（面談・資料確認等）
⑤連絡先：問い合わせ窓口や担当者の連絡先を記載
⑥締めの挨拶：今後の関係継続への期待を込めた丁寧な締め
文化庁「公用文作成の考え方」の原則
ビジネスメールは「簡潔・明確・構造化」が基本です。短文と箇条書きを活用し、読み手が次に取るべき行動を明確にすることが重要とされています。
避けるべき敬語の間違いと正しい表現
×「ご確認いただかれますでしょうか」
○「ご確認いただけますでしょうか」
○「ご確認ください」
配慮の前置き表現
×「面談してください」
○「恐れ入りますが、面談のお時間をいただけますでしょうか」
謙譲語の正しい使い方
×「拝見させていただきます」
○「拝見いたします」
初回挨拶メールテンプレート【状況別10選】
あらゆる状況に対応できる初回挨拶メールのテンプレートをご紹介します。そのままコピペしてご利用ください。
1. 新規取引先への初回挨拶（面談依頼込み）
件名：【ご挨拶】株式会社○○・○○よりご挨拶（○○サービスのご提案） ○○株式会社 ○○部○○課 ○○様 初めてお便りいたします。 株式会社△△ ○○部の□□と申します。 この度は、弊社ホームページよりお問い合わせをいただき、 誠にありがとうございます。 ■自己紹介 ・会社名：株式会社△△ ・部署：○○部 ・担当：□□（○○サービス担当） ・主な業務：法人向け○○サービスの提案・導入支援 ■ご提案内容 貴社でお困りの「○○の課題」について、 弊社の○○サービスで解決のお手伝いができればと存じます。 つきましては、詳細をご説明させていただきたく、 30分程度のお時間をいただけますでしょうか。 ■面談候補日時 ・第1希望：○月○日（○）10:00～ ・第2希望：○月○日（○）14:00～ ・第3希望：○月○日（○）10:00～ オンライン・対面いずれでも対応可能です。 上記以外でもご都合の良い日時がございましたら、 お聞かせください。 ■事前資料 サービス概要資料を添付いたします。 事前にご確認いただければ幸いです。 ご不明な点がございましたら、 いつでもお気軽にお問い合わせください。 何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ 〒000-0000 ○○県○○市○○1-1-1 TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
2. 名刺交換後のフォローアップメール
件名：【昨日はありがとうございました】○○展示会・○○よりお礼とご提案 ○○株式会社 ○○部 ○○様 昨日は○○展示会の弊社ブースにお立ち寄りいただき、 貴重なお時間をありがとうございました。 株式会社△△の□□です。 昨日お話しいただいた内容について、 改めて整理してご連絡いたします。 ■昨日の会話内容 ・貴社の課題：○○システムの運用効率化 ・現在の状況：月○回の手作業が発生 ・ご希望：自動化による工数削減 ■弊社からのご提案 上記の課題に対して、弊社の○○ソリューションで 月○時間の工数削減が期待できます。 具体的な導入事例と効果をご紹介させていただきたく、 15～30分程度のお時間をいただけませんでしょうか。 ■面談のご提案 ・実施方法：オンライン会議（Zoom・Teams等） ・所要時間：30分程度 ・内容：導入事例のご紹介・お見積もり提示 ご都合の良い日時を2～3つお聞かせいただければ、 調整させていただきます。 まずはお礼とご挨拶まで。 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
3. 新担当者としての挨拶（引き継ぎ）
件名：【新担当者のご挨拶】○○案件・□□より挨拶と今後のお打合せ ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□と申します。 ○月○日付で、○○様の担当を△△から引き継がせて いただくことになりました。 ■引き継ぎ内容の確認 ・現在の進行状況：○○フェーズ ・次回の予定：○月○日 仕様確認会議 ・課題：○○の詳細仕様について調整が必要 上記の理解で間違いないでしょうか。 ■今後の進め方について スムーズな引き継ぎのため、一度お打合せの お時間をいただけませんでしょうか。 ・所要時間：30分程度 ・実施方法：オンライン会議 ・内容：進行状況の確認・今後のスケジュール調整 ■候補日時 ・○月○日（○）10:00～ ・○月○日（○）14:00～ ・○月○日（○）15:00～ ご都合の悪い場合は、お手すきの日時を お聞かせください。 前任の△△同様、精一杯サポートさせて いただきますので、何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□（新担当） TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
4. 紹介経由での初回挨拶
件名：【○○様ご紹介】株式会社△△・□□よりご挨拶 ○○株式会社 ○○部 ○○様 初めてお便りいたします。 株式会社△△の□□と申します。 ○○株式会社の××様よりご紹介いただき、 ご連絡させていただきました。 ■ご紹介の経緯 ××様より、貴社では○○システムの導入を 検討されているとお聞きいたしました。 弊社では同業他社での導入実績が多数あり、 お役に立てるのではないかと考えております。 ■弊社の実績 ・○○業界：○○社の導入実績 ・導入効果：平均○○%の業務効率化を実現 ・サポート：導入から運用まで一貫支援 もしご興味をお持ちいただけましたら、 詳細をご説明させていただきたく、 お時間をいただけませんでしょうか。 ■面談のご提案 ・所要時間：30分程度 ・実施方法：オンライン・訪問いずれでも可能 ・内容：サービス概要・導入事例のご紹介 ご都合の良い日時をお聞かせいただければ、 調整いたします。 ××様によろしくお伝えください。 何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
5. 採用応募者への初回挨拶（選考案内）
件名：【ご応募ありがとうございます】○○職・選考のご案内 ○○様 この度は弊社の○○職にご応募いただき、 誠にありがとうございます。 株式会社△△ 人事部の□□です。 書類を拝見させていただき、ぜひお会いして 詳しくお話をお聞きしたいと思います。 ■選考の流れ 1. 一次面接（人事担当者） 2. 最終面接（部長・役員） 3. 内定通知 ■一次面接のご案内 ・実施日程：○月○日（○）または○月○日（○） ・所要時間：1時間程度 ・実施場所：弊社会議室またはオンライン ・面接官：人事部□□、○○部×× ・持参物：履歴書・職務経歴書 ・服装：ビジネススーツ ご都合の良い日時を下記からお選びいただき、 ○月○日（○）までにご返信ください。 【候補日時】 ・○月○日（○）10:00～ ・○月○日（○）14:00～ ・○月○日（○）10:00～ ・○月○日（○）15:00～ 上記以外でもご相談に応じます。 ■会社へのアクセス ・住所：〒000-0000 ○○県○○市○○1-1-1 ・最寄駅：○○駅 徒歩5分 ・地図：（URL） ご不明な点がございましたら、 お気軽にお問い合わせください。 お会いできることを楽しみにしております。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ 人事部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：hr@example.com ――――――――――――――――
6. 社内新メンバーの挨拶（部署内一斉）
件名：【新メンバーのご挨拶】○○部・□□です ○○部の皆様 ○月○日付で○○部に配属となりました□□です。 まずはご挨拶をさせていただきます。 ■簡単な自己紹介 ・前所属：△△部（○年間） ・担当業務：○○システムの運用・保守 ・資格：○○技術者、××アドミニストレータ ■今後の担当予定 ・○○プロジェクト：サブリーダー ・××システム：運用担当 ・新人研修：講師 まだ慣れない部分も多く、ご迷惑をおかけする こともあるかと思いますが、一日も早く戦力と なれるよう努力いたします。 ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。 何かございましたら、お気軽にお声がけください。 ―――――――――――――――― ○○部 □□ □□ 内線：0000 メール：sample@company.com 席：○○フロア ○○番 ――――――――――――――――
7. 協力会社への初回挨拶
件名：【協力会社様へのご挨拶】○○プロジェクト・△△より ○○株式会社 ○○部 ○○様 初めてお便りいたします。 株式会社△△の□□と申します。 この度は「○○プロジェクト」でご協力いただく こととなり、ありがとうございます。 ■プロジェクト概要の確認 ・プロジェクト名：○○システム開発 ・期間：○月○日～○月○日 ・弊社の役割：要件定義・プロジェクト管理 ・貴社の役割：システム設計・開発 ■今後の進め方 まず、詳細な要件や進行スケジュールについて お打合せをさせていただきたく存じます。 ・目的：プロジェクト詳細の確認・役割分担の調整 ・所要時間：2時間程度 ・参加者：弊社○名、貴社○名程度 ■キックオフ会議の候補日時 ・第1希望：○月○日（○）13:00～15:00 ・第2希望：○月○日（○）10:00～12:00 ・第3希望：○月○日（○）14:00～16:00 実施場所は弊社会議室またはオンラインで 調整いたします。 このプロジェクトを成功させるため、 密に連携を取らせていただければと思います。 何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○部 □□ □□（プロジェクトマネージャー） TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
8. 代理店・販売店への初回挨拶
件名：【新商品のご案内】メーカー○○・営業担当□□よりご挨拶 ○○商事株式会社 営業部 ○○様 いつも弊社商品をお取り扱いいただき、 ありがとうございます。 株式会社△△営業部の□□です。 この度、○月○日より○○様の担当をさせて いただくことになりました。 ■新商品のご案内 ○月○日に発売予定の新商品について、 いち早くご案内させていただきます。 ・商品名：○○シリーズ ・発売日：○月○日 ・価格帯：○○円～○○円 ・特徴：従来品より○○%性能向上 ■販売サポート体制 ・営業支援：販促ツール・研修資料の提供 ・技術支援：導入サポート・メンテナンス対応 ・在庫管理：適正在庫の維持・欠品防止 詳細な商品説明とサンプルをお持ちして ご挨拶に伺いたく存じます。 お忙しい中恐縮ですが、30分程度のお時間を いただけませんでしょうか。 来週以降でご都合の良い日時をお聞かせください。 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ 営業部 □□ □□（○○地区担当） TEL：000-0000-0000 MOBILE：090-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
9. コンサルタントからクライアントへの初回挨拶
件名：【プロジェクト開始のご挨拶】○○コンサルティング・□□です ○○株式会社 ○○部 ○○様 この度は○○プロジェクトをお任せいただき、 ありがとうございます。 株式会社△△の□□と申します。 プロジェクトの開始にあたり、ご挨拶と 今後の進め方についてご連絡いたします。 ■担当者の紹介 ・プロジェクトマネージャー：□□（私） ・シニアコンサルタント：×× ・アナリスト：○○ ■プロジェクトスケジュール ・Phase1：現状分析（○月○日～○月○日） ・Phase2：課題整理（○月○日～○月○日） ・Phase3：改善案策定（○月○日～○月○日） ・Phase4：実行支援（○月○日～○月○日） ■キックオフミーティングの実施 プロジェクトの詳細確認と関係者の顔合わせを 兼ねて、キックオフミーティングを実施したく 存じます。 ・日程：○月○日（○）10:00～12:00 ・場所：貴社会議室 ・参加者：貴社○名・弊社○名 アジェンダは事前にお送りいたします。 このプロジェクトの成功に向けて、 全力でサポートいたします。 何かご不明な点がございましたら、 いつでもお声がけください。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ コンサルティング事業部 □□ □□（プロジェクトマネージャー） TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@example.com ――――――――――――――――
10. 転職後の取引先への挨拶
件名：【転職のご挨拶】○○株式会社・□□よりご挨拶 ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 この度、○月○日付で株式会社△△に転職いたしました □□（旧姓：××）と申します。 前職では大変お世話になり、ありがとうございました。 ■転職先の紹介 ・会社名：株式会社△△ ・部署：○○事業部 ・役職：マネージャー ・担当業務：○○分野のコンサルティング 新天地においても、これまでの経験を活かして ○○業界の発展に貢献したいと考えております。 もしご縁がございましたら、お声がけいただければ 幸いです。 ■新しい連絡先 ・会社：株式会社△△ ・住所：〒000-0000 ○○県○○市○○1-1-1 ・TEL：000-0000-0000 ・MAIL：sample@newcompany.com プライベートの連絡先に変更はございません。 今後とも末永くよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 株式会社△△ ○○事業部 □□ □□ TEL：000-0000-0000 MAIL：sample@newcompany.com ――――――――――――――――
初回挨拶メールの件名パターン【効果的な12選】
件名は開封率を左右する重要な要素です。相手に好印象を与える件名パターンを使い分けてください。
・【ご挨拶】会社名・氏名よりご挨拶
・【初回のご連絡】○○の件でご連絡
・【はじめまして】○○よりご挨拶
名刺交換後のフォロー
・【昨日はありがとうございました】○○展示会にて
・【お礼とご挨拶】○○セミナーでお会いした□□です
・【名刺交換のお礼】○○イベントでお世話になりました
紹介・引き継ぎパターン
・【○○様ご紹介】□□よりご挨拶
・【新担当者のご挨拶】○○案件・□□より
・【引き継ぎのご挨拶】前任○○に代わりまして
目的を明確にするパターン
・【面談のお願い】○○サービスのご提案
・【資料送付】○○に関するご提案書
・【協業のご相談】○○分野での連携について
初回挨拶メールで失敗しないための注意点
初回挨拶メールで悪い印象を与えないために、以下の点にご注意ください。
送信前の確認事項
・相手の会社名・部署名・氏名の正確な表記
・敬称の使い分け（様・殿の適切な使用）
・自社の正式名称・部署名・役職の記載
・連絡先（電話番号・メールアドレス）の正確性
内容の確認
・メールの目的が明確に伝わるか
・相手にとってのメリットが示されているか
・具体的なアクション（面談日程など）が含まれているか
・誤字脱字がないか最終チェック
適切な敬語表現
×「ご確認いただかれますでしょうか」
○「ご確認いただけますでしょうか」
謙譲語の正しい使い方
×「拝見させていただきます」
○「拝見いたします」
配慮の前置き表現
○「恐れ入りますが」
○「お忙しいところ恐縮ですが」
○「差し支えなければ」
BCC送信とプライバシー保護
複数の相手に同一の挨拶メールを送る場合は、必ずBCC機能を使用してください。CCでの一斉送信は、他の受信者のメールアドレスが全員に表示されるため、個人情報漏えいのリスクがあります。
個人情報の取り扱い
名刺交換等で取得した個人情報は、適切な目的でのみ使用し、第三者への提供は避けましょう。個人情報保護法に基づいた適切な管理が必要です。
よくある質問
Q. 初回挨拶メールはいつ送るのがベストですか？
A. 名刺交換や紹介があった場合は、できるだけ早く（24時間以内）に送ることが理想的です。印象が鮮明なうちに連絡することで、相手に好印象を与えやすくなります。遅くとも1週間以内には送信しましょう。
Q. 初回メールで面談の依頼をするのは失礼ですか？
A. 適切な理由と相手のメリットを示せば、初回メールでも面談依頼は問題ありません。ただし、「恐れ入りますが」などの配慮表現を使い、複数の候補日時を提示するなど、相手の都合を最優先にした提案を心がけましょう。
Q. 返信がない場合のフォローアップはどうすべきですか？
A. 初回メールから1週間程度経過して返信がない場合、丁寧なフォローアップメールを送ることをお勧めします。「先日のメールをご確認いただけましたでしょうか」程度の軽い確認から始め、相手にプレッシャーを与えないよう配慮してください。
Q. 社内の初回挨拶メールで注意すべき点は？
A. 社内では過度に堅い表現は避け、親しみやすさも重視しましょう。ただし、上司や他部署への挨拶では適度な敬語を使用し、自分の経歴や担当業務を簡潔に紹介することで、今後の連携をスムーズにできます。
Q. 英語圏の相手への初回挨拶で気をつけることは？
A. 文化的な違いを考慮し、より直接的で簡潔な表現を心がけましょう。日本的な謙遜表現は避け、自分の価値や提供できるメリットを明確に伝えることが重要です。また、時差を考慮した送信タイミングも配慮してください。
Q. 添付ファイルは初回メールに含めても良いですか？
A. 会社案内や簡単な資料であれば、初回メールに添付しても問題ありません。ただし、ファイルサイズは3MB以下に抑え、ウイルスチェック済みであることを確認してください。重要な資料の場合は、URLでの共有も検討しましょう。
Q. 転職後の取引先への挨拶で注意すべき点は？
A. 前職での守秘義務に違反しないよう注意し、新しい会社での役割や連絡先を明確に伝えましょう。また、前職での関係性に感謝を示しつつ、新天地でも良好な関係を築きたい旨を伝えることが大切です。
Q. 初回挨拶メールの適切な文量はどの程度ですか？
A. A4用紙半分程度（300～500文字）が目安です。長すぎると読む負担となり、短すぎると情報不足になります。要点を箇条書きでまとめ、相手が1～2分で内容を把握できる分量を心がけましょう。
まとめ
初回挨拶メールは、新しいビジネス関係を築く重要な第一歩です。基本構成「状況説明→自己紹介→目的→具体的な依頼→連絡先→締めの挨拶」を守り、文化庁の敬語指針に基づいた適切な表現を使用することで、相手に好印象を与えながら次のアクションにつなげることができます。
・相手の状況と関心に合わせた内容にする
・自己紹介は簡潔で分かりやすく
・具体的なアクションを提案する
・配慮の前置きで丁寧さを演出
・迅速なレスポンス（24時間以内）を心がける
この記事でご紹介したテンプレートを参考に、あなたの状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。適切な初回挨拶により、信頼関係の構築と今後のビジネス展開の基盤を築きましょう。