依頼の圧迫感は「could」「would」「when convenient」で和らげ、必要に応じて期限（by Tue, Aug 20, 5:00 PM JST）を添えて期待値を合わせることが重要です。これらは英語圏のビジネスマナーで推奨される基本設計となります。
英語の日程調整メールの基本原則（5つのポイント）
効果的な英語の日程調整メールには、以下の5つの原則があります。これらを守ることで、国際ビジネスでのスムーズな会議設定が実現できます。
- 件名に用件語を含める
「meeting」「schedule」「proposed times」「reschedule」など、一目で日程調整メールと分かる単語を件名の先頭に配置します。英語圏では件名の明確さが重視されます。 - 2〜3候補の時間提示
選択肢が多すぎると相手が選びづらく、少なすぎると往復が増えます。2〜3候補が最適で、効率的な調整につながります。 - タイムゾーンの明記
「Tue, Aug 20, 10:00 JST (UTC+09:00)」のように曜日・月名・タイムゾーン・UTCを併記し、国際ビジネスでの誤解を防ぎます。 - 丁寧で圧迫感のない依頼表現
「could」「would」「when convenient」を使い、相手への配慮を示します。直接的すぎる表現は英語圏でも敬遠されます。 - 1通1目的・1CTAの徹底
1つのメールで1つの目的に絞り、明確なアクション（CTA）を1つだけ設定します。複数の依頼は相手を混乱させる原因となります。
【状況別】英語日程調整メール件名テンプレート20選
実務でそのまま使える英語の件名テンプレートを20パターンご紹介します。【 】内を実際の情報に置き換えてください。
| No. | 件名テンプレート | 適用場面 |
|---|---|---|
| 1 | Meeting request — proposed times this week | 最も汎用性の高い基本形 |
| 2 | Scheduling a meeting with 【Your Company】 — 20-min | 会社名と所要時間を明記 |
| 3 | Proposed times (JST/UTC) for 【Topic】 | タイムゾーンと議題を強調 |
| 4 | Availability for a quick call — Tue/Wed | 短時間通話の提案 |
| 5 | Reschedule request — 【Reason】 | 日程変更が必要な場合 |
| 6 | Confirming our meeting — 【Tue, Aug 20, 10:00 JST】 | 日程確定の連絡 |
| 7 | Checking your availability for 【Project/Deal】 | プロジェクト関連の相談 |
| 8 | Short alignment call — 15 minutes | 簡潔な調整会議 |
| 9 | 【Agenda item】 — meeting request | 特定議題の会議設定 |
| 10 | Follow-up on scheduling — two options inside | 調整の再フォローアップ |
| 11 | Invitation to discuss 【Topic】 — proposed slots | 討議のための会議招待 |
| 12 | Time zone-friendly options (JST ↔ PST) | 時差を考慮した調整 |
| 13 | Finalizing the time for 【Topic】 | 時間の最終確定 |
| 14 | Could we move our meeting? (New options) | 会議時間の変更提案 |
| 15 | Quick sync this week — your availability? | 週内での簡単な同期 |
| 16 | Calendar hold for 【Date】 — please confirm | カレンダー仮押さえの確認 |
| 17 | Request to set up a meeting — 【Introducer Name】 | 紹介者がいる場合 |
| 18 | 【Event name】 follow-up — schedule a call | イベント後のフォローアップ |
| 19 | Next steps — propose a time to connect | 次ステップの相談 |
| 20 | Reminder: picking a time for 【Topic】 | 日程選択のリマインド |
件名作成のコツ
用件語（meeting/schedule）を先頭に配置し、目的や日付を含めることで、受信者が一目で内容を把握できます。スマホで切れない長さに収めることも重要です。
用件語（meeting/schedule）を先頭に配置し、目的や日付を含めることで、受信者が一目で内容を把握できます。スマホで切れない長さに収めることも重要です。
英語の日程調整メール本文テンプレート12選
実際のメール本文で使える、状況別のテンプレートをご紹介します。コピーして【 】内を置き換えるだけで使用できます。
1. 初回打診パターン（2〜3候補＋1CTA）
Subject: Meeting request — proposed times this week Hi 【First Name】, Could we schedule a 20-minute call to discuss 【topic】? Here are a few options (JST, UTC+09:00): • Tue, Aug 19, 10:00–10:20 • Wed, Aug 20, 16:30–16:50 • Thu, Aug 21, 14:00–14:20 If none of these work, when convenient, could you share two or three slots that suit you? Best regards, 【Name】 | 【Title】 | 【Company】
2. 先方提案への承諾パターン
Subject: Confirming our meeting — 【Tue, Aug 19, 10:00 JST】 Hi 【First Name】, Thank you. Tue, Aug 19, 10:00–10:20 JST works for me. I'll send a calendar invite shortly. Best regards, 【Name】
3. 先方提案への代替案提示パターン
Subject: Re: 【Original subject】 Hi 【First Name】, Thank you for the options. I'm afraid I won't be able to make 【date/time】. Would either of these work for you (JST, UTC+09:00)? • Wed, Aug 20, 16:30–16:50 • Thu, Aug 21, 14:00–14:20 When convenient, please let me know your preference. Best regards, 【Name】
4. 空き時間確認パターン
Subject: Checking your availability for 【topic】 Hi 【First Name】, Could you share two or three time slots that work for you next week? A short 20-minute call would be perfect. Thank you in advance, 【Name】
5. リスケ依頼パターン（お詫び＋理由）
Subject: Reschedule request — 【brief reason】 Hi 【First Name】, My apologies, but would it be possible to reschedule our meeting due to 【brief reason】? Here are alternative times (JST): • 【Alt 1】 • 【Alt 2】 I appreciate your understanding. Best regards, 【Name】
6. 確定連絡＋招待送付パターン
Subject: Calendar invite sent — 【Tue, Aug 19, 10:00 JST】 Hi 【First Name】, Thanks for confirming. I've sent a calendar invite with the agenda and Zoom link. Please let me know if any change is needed. Best regards, 【Name】
7. 議題・資料添付確定パターン
Subject: Confirming our meeting — agenda attached Hi 【First Name】, Looking forward to our call on Tue, Aug 19, 10:00–10:20 JST. Attached is a one-page agenda and a slide (3 pages) for your review. Best regards, 【Name】
8. 時差配慮パターン（オーバーラップ提示）
Subject: Time zone-friendly options (JST ↔ PST) Hi 【First Name】, To make scheduling easier, here are overlapping windows: • Tue 16:00–18:00 PST / Wed 08:00–10:00 JST • Wed 17:00–19:00 PST / Thu 09:00–11:00 JST Happy to adjust if needed. Best regards, 【Name】
9. 複数名向けパターン（To/Ccの透明性）
Subject: Scheduling a 20-min alignment — 【Project】 Hi 【Decision Maker First Name】, cc: 【Stakeholders】 Could we find a 20-minute slot this week to align on 【topic】? Options (JST): 【A】 / 【B】 Please reply-all with your availability. Best regards, 【Name】
10. 直前変更パターン（お詫び＋次の一手）
Subject: Apologies — need to move today's meeting Hi 【First Name】, I'm sorry for the short notice. Would it be possible to move today's meeting to 【new time】? If not, I can offer 【Alt 1】 or 【Alt 2】 this week. Thank you for your understanding. Best regards, 【Name】
11. 期限付き回答依頼パターン
Subject: Finalizing the time for 【Topic】 Hi 【First Name】, When convenient, could you confirm your preferred slot by Tue, Aug 20, 5:00 PM JST? If none work, feel free to propose alternatives. Best regards, 【Name】
12. ソフトリマインドパターン
Subject: Gentle reminder — choosing a time for 【Topic】 Hi 【First Name】, Just checking in on the scheduling below. Happy to adjust to your availability. Two options again: • 【A】 • 【B】 Thanks so much, 【Name】
英語の日程調整メールの表現改善事例
よくある英語表現の問題点と、より自然で効果的な改善例をご紹介します。適切な表現により、英語圏でのビジネス関係を強化できます。
緊急性表現の改善事例
| 改善前 | 改善後 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| ASAP please. | When convenient, could you let me know by 【date/time】? | 期限設定と低圧迫表現の組み合わせ |
| I need your answer immediately. | I would appreciate your response by 【specific time】. | 具体的期限と感謝表現 |
| Urgent meeting required. | Could we schedule a brief call this week? | 「緊急」より「簡潔」で印象改善 |
日時表記の改善事例
| 改善前 | 改善後 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| Are you free at 8/20 10:00? | Tue, Aug 20, 10:00–10:20 JST (UTC+09:00) | 月名・曜日・タイムゾーン・UTC明記で誤読防止 |
| Tomorrow at 10 | Wed, Aug 21, 10:00 AM JST | 具体的な日付・時刻表記 |
| Next week sometime | Mon, Aug 26 – Fri, Aug 30 JST | 期間を明確に指定 |
断り・代替提案の改善事例
| 改善前 | 改善後 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| I can’t. | I’m afraid I won’t be able to make it then. Would either of these work? | 緩衝句＋代替案セット提示 |
| No, that doesn’t work. | Unfortunately, that time doesn’t work for me. Could we try these options instead? | 丁寧な否定＋前向きな代替提案 |
| Impossible. | I have a conflict at that time. Would 【alternative times】 be possible? | 理由説明＋建設的な提案 |
英語日程調整メールの実務運用ルール（3つのポイント）
英語での日程調整メールを成功させるための、実務で使える3つのルールをご紹介します。
- 2〜3候補＋1CTAの徹底
相手が選択しやすい2〜3の候補を提示し、明確なアクション（回答・選択・代替提案）を1つだけ設定します。選択肢が多すぎると決断疲れを起こし、少なすぎると往復が増加します。 - タイムゾーン表記の明確化
「Tue, Aug 20, 10:00 JST (UTC+09:00)」方式で曜日・月名・タイムゾーン・UTCを併記し、国際ビジネスでの誤解を完全に防ぎます。特に複数国の参加者がいる場合は必須です。 - 丁寧な依頼表現＋適切な期限設定
「could」「would」「when convenient」で圧迫感を軽減し、必要に応じて「by 2025/08/18」で期限を設定します。相手への配慮と効率性のバランスが重要です。
実務での使い分けポイント：
・初回打診 → 2〜3候補＋相手の空き時間確認
・リスケ依頼 → 謝意＋簡潔な理由＋代替案提示
・リマインド → 2〜5営業日後にソフトなトーン
・複数名 → To＝意思決定者、Cc＝関係者、reply-all推奨
・初回打診 → 2〜3候補＋相手の空き時間確認
・リスケ依頼 → 謝意＋簡潔な理由＋代替案提示
・リマインド → 2〜5営業日後にソフトなトーン
・複数名 → To＝意思決定者、Cc＝関係者、reply-all推奨
よくある質問と回答
Q1. 件名はどのように始めるべきですか？
A. 用件語を先頭に配置します。「Meeting request」「Scheduling」「Proposed times」「Reschedule request」のように、一目で日程調整メールと分かる単語を件名の最初に置くことが効果的です。
Q2. 時間候補はいくつ提示すればよいですか？
A. 2〜3候補が最適です。多すぎると相手が選びづらく、少なすぎると往復が増えます。効率的な調整のためには2〜3枠の提示が理想的です。
Q3. タイムゾーン表記の正しい書き方は？
A. 月名・曜日・タイムゾーン・UTCを併記します。例：「Tue, Aug 20, 10:00 JST (UTC+09:00)」のように表記すると、国際ビジネスでの誤読を完全に防げます。
Q4. 圧迫感を与えずに期限を設定するには？
A. 「When convenient, could you… by 2025/08/18?」形式を使います。緩衝句と期限を組み合わせることで、相手への配慮を示しながら効率的な調整が可能になります。
Q5. 会議を断る際の適切な英語表現は？
A. 「I’m afraid I won’t be able to make it then. Would either of these work?」が定型です。緩衝句で丁寧に断り、代替案をセットで提示することで建設的な調整につながります。
Q6. リマインドメールはいつ送るべきですか？
A. 2〜5営業日後に短くソフトに送信します。件名は「Gentle reminder」とし、本文は一段落程度の簡潔さで相手に負担をかけないよう配慮します。
送信前チェックリスト（90秒確認）
送信前の必須確認項目：
□ 件名に用件語（meeting/schedule）＋目的・日付を含める
□ 本文は「感謝→承諾・提案・代替・再調整→1CTA」の構成
□ 候補は2〜3枠、タイムゾーン・UTCを併記
□ 必要に応じて期限（by 2025/08/18）を明記
□ To＝動かす人、Cc＝共有（返信はreply-all明記）
□ 署名とカレンダー招待（agenda・リンク）を準備
□ 件名に用件語（meeting/schedule）＋目的・日付を含める
□ 本文は「感謝→承諾・提案・代替・再調整→1CTA」の構成
□ 候補は2〜3枠、タイムゾーン・UTCを併記
□ 必要に応じて期限（by 2025/08/18）を明記
□ To＝動かす人、Cc＝共有（返信はreply-all明記）
□ 署名とカレンダー招待（agenda・リンク）を準備
まとめ
英語での日程調整メールは、国際ビジネスにおける効率的なコミュニケーションの基盤となります。用件語を含む明確な件名、2〜3候補の時間提示、タイムゾーンの正確な表記、丁寧で圧迫感のない依頼表現を心がけることで、スムーズな会議設定が実現できます。
今回ご紹介した20の件名テンプレートと12種類の本文例を状況に応じて使い分け、表現改善事例を参考に英語メールの品質を向上させてください。継続的な実践により、国際ビジネスでの信頼関係構築と効率的な会議運営が可能になるでしょう。
次のアクション：
次回の海外取引先との会議設定時は、今回のテンプレートを活用して効率的な日程調整を行ってください。相手の反応や調整プロセスの効率性を観察することで、自社に最適な英語コミュニケーションスタイルを確立できます。
次回の海外取引先との会議設定時は、今回のテンプレートを活用して効率的な日程調整を行ってください。相手の反応や調整プロセスの効率性を観察することで、自社に最適な英語コミュニケーションスタイルを確立できます。