「明日の保護者会、子どもが熱を出して行けない」「仕事が終わらなくて参加できそうにない」「何て連絡すれば失礼にならないの？」働く親なら誰もが経験するこんな焦り、よくわかります。
保護者会は平日の日中に開催されることが多く、共働き世帯にとって参加は本当に大変です。でも「子どものため」と思うと、欠席することに罪悪感を感じてしまいますよね。
実は、適切な方法で連絡すれば、欠席は全く問題ありません。大切なのは、相手への配慮を忘れず、必要な情報をきちんと伝えることです。多くの先生は、保護者の事情をよく理解してくれます。
この記事では、文部科学省のガイドラインに基づいた適切な連絡方法から、実際にコピペして使えるテンプレートまで、働く親の立場に立った保護者会の欠席連絡方法について解説します。
- 忙しい親でも5分でできる適切な連絡方法
- 小学校・中学校・高校別の連絡のコツ
- 委任状の具体的な書き方と提出方法
- 緊急時でも慌てない当日対応マニュアル
参考：台風時の休校/順延の連絡テンプレート｜学校・保護者向け
参考：【例文付】文化祭の案内文の作成ガイド
参考：【例文付】運動会の案内文の作成ガイド
参考：【例文付】台風接近時の注意喚起文の作成ガイド
保護者会の欠席連絡の基本
まずは、どんな状況でも使える基本的な考え方を押さえましょう。
①早めに連絡（できれば前日まで）
②簡潔で要点を明確に
③相手の立場に立った配慮
必ず含める5つの要素
①身分の明示（学年・組・児童名・保護者名）
②欠席の明確な意思表示
③簡潔な理由（プライバシーに配慮）
④具体的な依頼事項
⑤感謝とお詫びの気持ち
連絡手段の使い分け
・前日まで：メール、連絡帳、学校アプリ
・当日：電話→メールの順番で
学校種別・状況別の保護者会の欠席連絡のコツ
お子さんの学校や状況に応じて、適切な連絡方法は変わります。
小学校（低学年・高学年共通）
- 連絡帳が主流：手書きの温かみを大切にする学校が多い
- 担任との距離が近い：日頃の関係性を活かした丁寧な連絡を
- 保護者同士の結束が強い：委任先の保護者への事前連絡も重要
- 学級懇談会が中心：クラス運営に関わる重要事項が多い
中学校
- メール連絡が増加：デジタル化が進んでいる学校が多い
- 進路関連の重要性：高校入試に関わる情報が含まれることがある
- 部活動との関連：部活の保護者会と重複する場合の配慮
- 思春期への配慮：子どもが嫌がる場合の代替案も検討
高校
- メール・アプリが主流：連絡方法がよりデジタル化
- 進路指導が中心：大学受験や就職に関わる重要情報
- 参加率が低下傾向：欠席に対する理解度が比較的高い
- 生徒の自立重視：必要に応じて生徒本人にも情報共有
保護者会の欠席連絡テンプレート12選
実際の生活場面で使える、心のこもったテンプレートをご紹介します。
仕事関連の欠席
1. 残業・会議で参加困難
件名：【○年○組○○】保護者会欠席のご連絡 ○○先生 いつもお世話になっております。 ○年○組○○の母（父）、○○と申します。 ○月○日（○）の保護者会ですが、 勤務先の重要な会議が重なってしまい、 参加が困難な状況です。 できる限り調整を試みましたが、 どうしても都合がつかず、 誠に申し訳ございません。 つきましては、以下についてお教えください。 ・配布資料の受け取り方法 ・重要な決定事項の共有方法 ・委任状が必要な場合の提出先 ○○の学校生活を支えるため、 可能な範囲で協力させていただきます。 お忙しい中恐縮ですが、 よろしくお願いいたします。 ○年○組○○の母（父） ○○（フルネーム） 携帯：090-0000-0000 メール：example@email.com
2. 出張・外勤で物理的に参加不可
件名：【出張のため】保護者会欠席のご連絡 ○○先生 お世話になっております。 ○年○組○○の保護者○○です。 ○月○日の保護者会ですが、 出張のため参加できません。 事前に日程調整を試みましたが、 業務上避けることができませんでした。 可能でしたら以下をお願いします。 ・議事録の共有 ・資料のメール送付 ・次回までに確認すべき事項があれば連絡 ○○には「お母さん（お父さん）は お仕事でお話を聞けないけれど、 先生から後で教えてもらうからね」 と伝えております。 ご理解のほど、よろしくお願いいたします。 ○○
家庭事情による欠席
3. 下の子の体調不良
件名：保護者会欠席のお詫び（家庭事情） ○○先生 いつもありがとうございます。 ○年○組○○の母○○です。 ○月○日の保護者会ですが、 下の子が体調を崩しており、 看病のため欠席いたします。 預け先の調整も試みましたが、 感染の心配もあり、 自宅で様子を見ることにいたします。 お忙しい中申し訳ございませんが、 資料をいただけましたら 後日拝見させていただきます。 重要なお話があれば、 改めてご相談のお時間を いただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。 ○○
4. 介護・家族の通院同行
件名：保護者会欠席のご連絡 ○○先生 ○年○組○○の保護者○○です。 ○月○日の保護者会ですが、 家族の通院に同行する必要があり、 欠席させていただきます。 日程の変更が困難な状況で、 申し訳ございません。 資料の受け取り方法と、 委任状の要否について 教えていただけますでしょうか。 ご迷惑をおかけいたしますが、 何卒よろしくお願いいたします。 ○○
緊急・当日対応
5. 当日朝の体調不良
件名：【至急】本日保護者会欠席のご連絡 ○○先生 おはようございます。 ○年○組○○の母○○です。 本日の保護者会ですが、 朝から体調を崩しており、 参加が困難な状況です。 急なご連絡となり、 大変申し訳ございません。 もし可能でしたら、 ・配布資料のお預かり ・重要事項の後日共有 をお願いできればと思います。 お忙しい中恐縮ですが、 よろしくお願いいたします。 ○○ 携帯：090-0000-0000 （SMS対応可能）
6. 交通機関のトラブル
件名：【緊急】保護者会欠席（交通障害のため） ○○先生 ○年○組○○の保護者○○です。 本日の保護者会ですが、 電車の運転見合わせのため 到着が大幅に遅れる見込みです。 安全を考慮し、欠席とさせていただきます。 資料等ございましたら、 明日○○を通じて お渡しいただけますでしょうか。 急なご連絡で申し訳ございません。 ○○
特殊な状況
7. 兄弟姉妹の学校行事と重複
件名：保護者会欠席（兄弟校行事重複） ○○先生 ○年○組○○の保護者○○です。 ○月○日の保護者会ですが、 弟（姉）の学校行事と重複しており、 調整がつきません。 やむを得ず、○○さんの保護者会を 欠席させていただきます。 可能でしたら、 ○○保護者さまに委任し、 資料をお預かりいただければ と思います。 ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 ○○
8. 夫婦ともに参加困難
件名：保護者会欠席・代理参加のお願い ○○先生 ○年○組○○の両親、○○です。 ○月○日の保護者会ですが、 夫婦ともに参加が困難な状況です。 つきましては、祖母（○○）に 代理参加をお願いする予定です。 事前にご報告が必要でしたら お知らせください。 委任状等の準備についても ご指導をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。 父○○、母○○
オンライン・ハイブリッド対応
9. 通信環境不良によるオンライン参加断念
件名：オンライン保護者会→欠席変更のお願い ○○先生 ○年○組○○の保護者○○です。 本日のオンライン保護者会の件で ご連絡いたします。 自宅の通信環境が不安定で、 音声が途切れる状況です。 他の皆さまにご迷惑をおかけしないよう、 欠席扱いとさせていただけますでしょうか。 録画配信や議事録がございましたら、 後日拝見させていただきます。 ご理解のほどお願いいたします。 ○○
10. ハイブリッド開催での選択変更
件名：保護者会参加方法変更のお願い ○○先生 ○年○組○○の保護者○○です。 ○月○日の保護者会ですが、 当初対面参加予定でしたが、 急用のためオンライン参加に 変更させていただけますでしょうか。 もしオンライン枠が満員でしたら、 欠席扱いで結構です。 その場合の資料共有について 教えていただければと思います。 急な変更で申し訳ございません。 ○○
委任・代理関連
11. 具体的な委任先指定
件名：保護者会委任のお願い ○○先生、○○保護者さま ○年○組○○の保護者○○です。 ○月○日の保護者会ですが、 勤務の都合により欠席いたします。 ○○さん（○○保護者）に 委任をお願いしております。 議事への賛否や役員選出について、 ○○さんのご判断に お任せいたします。 委任状が必要でしたら、 書式をお教えください。 よろしくお願いいたします。 ○○
12. 白紙委任の意思表示
件名：保護者会白紙委任について ○○先生 ○年○組○○の保護者○○です。 ○月○日の保護者会を欠席いたします。 役員選出等がございましたら、 出席される保護者の皆さまの ご判断にお任せいたします。 学級のために何かお役に立てることが あれば、後日ご相談ください。 可能な範囲で協力させていただきます。 資料の共有方法について 教えていただければと思います。 よろしくお願いいたします。 ○○
委任状の具体的な書き方
委任状が必要な場合の書き方を詳しく説明します。
・PTA役員の選出
・学級委員の選出
・重要な活動方針の決定
・会費の改定
・大きな行事の実行委員選出
委任状に必要な項目
①作成日付
②委任者の氏名（保護者名）
③被委任者の氏名（委任を受ける人）
④委任内容
⑤委任者の署名・捺印
委任状の書き方例
委 任 状 令和○年○月○日 私は、令和○年○月○日開催の○年○組保護者会において、 下記の件について○○○○氏に委任いたします。 記 委任事項： 1. 議事における議決権の行使 2. PTA役員選出における選挙権の行使 3. その他保護者会で決議される事項全般 委任者住所：○○市○○町○-○-○ 委任者氏名：○○ ○○ 印 被委任者氏名：○○ ○○ 様 ※本委任状は○年○組保護者会終了と同時に効力を失います。
学校種別・季節別の注意点
時期や学校の特性に応じた配慮点をまとめました。
| 時期・学校種 | 重要度 | 注意すべき内容 |
|---|---|---|
| 4月（新学期） | ★★★ | 役員選出、年間行事の説明 |
| 6月（運動会前） | ★★ | 運動会準備の役割分担 |
| 10月（文化祭前） | ★★ | 文化祭の協力体制 |
| 12月（年末） | ★ | 冬休みの過ごし方 |
| 2月（年度末） | ★★★ | 進級・進学準備、次年度役員 |
| 中学3年（秋以降） | ★★★ | 進路決定、受験関連情報 |
| 高校3年（春以降） | ★★★ | 大学受験、就職活動関連 |
よくある失敗パターンと改善策
実際にありがちな失敗を具体的に示し、改善方法をお伝えします。
失敗パターン1：情報不足で相手を困らせる
問題点：誰の保護者か分からない、理由が不明、お詫びなし
失敗パターン2：個人情報を過度に開示
問題点：不要な個人情報の開示、読む側の負担
失敗パターン3：当日の突然連絡で準備不足
問題点：学校側の準備に支障、委任の調整不可
緊急時の対応マニュアル
想定外の事態でも冷静に対応できる手順をご紹介します。
当日朝に発覚した場合（午前中保護者会）
- 7時30分〜8時：学校に電話（職員が出勤している時間）
- 要点を30秒で：「○年○組○○保護者、本日の保護者会欠席」
- 理由を簡潔に：「体調不良のため」「急用のため」
- 資料について確認：「資料はどのように受け取れますか」
- 電話後すぐメール：詳細をメールで補完送信
保護者会開始直前の緊急連絡
- 学校に直接電話：代表番号または職員室直通
- 事務員さん経由：「○年○組担任に緊急連絡をお願いします」
- 留守電の場合：20秒以内で「○年○組○○保護者、本日欠席、後ほど連絡」
- 知り合い保護者に依頼：可能であれば参加予定の保護者に伝言依頼
- 翌日フォロー：必ず翌日に改めて連絡、状況確認
よくある質問
共働きで平日の保護者会にいつも参加できません。これって問題でしょうか？
全く問題ありません。現在は共働き世帯が多く、多くの学校で理解が進んでいます。文部科学省も働く保護者への配慮を推進しています。
大切なのは、欠席する際に丁寧に連絡し、資料を後で確認したり、必要に応じて個別相談の時間を設けてもらったりすることです。学校も様々な形で情報共有の工夫をしてくれるはずです。
欠席理由で「仕事のため」と正直に書いても大丈夫ですか？
もちろん大丈夫です。「勤務の都合により」「業務上の都合で」といった表現で十分です。多くの先生は働く保護者の事情をよく理解しています。
むしろ正直に理由を伝える方が、学校側も適切なサポートを考えてくれます。無理に他の理由を作る必要はありません。
委任状を書いたことがないのですが、難しいですか？
委任状は思っているより簡単です。学校で様式が用意されている場合も多く、空欄を埋めるだけで済むことがほとんどです。
様式がない場合でも、この記事のテンプレートを参考にしていただければ、5分程度で作成できます。不安な場合は、担任の先生に「委任状の書き方を教えてください」と聞けば、快く教えてもらえます。
LINEグループで「○○さん、明日の保護者会欠席します」という連絡を見かけますが、これで十分ですか？
LINEグループでの連絡は補完的なものと考えた方が良いでしょう。正式な欠席連絡は、必ず学校（担任）に直接行うことをお勧めします。
LINEグループは保護者同士の情報交換には便利ですが、公式な連絡手段としては不十分です。必要な手続き（委任状、資料配布など）は学校を通じて行いましょう。
小学校と中学校で連絡方法に違いはありますか？
基本的な礼儀や配慮は同じですが、連絡手段に違いがあります。小学校では連絡帳による手書き連絡が多く、中学校以上ではメールや学校アプリによるデジタル連絡が増えています。
また、中学校・高校では進路に関わる重要な情報が多いため、欠席時の情報共有がより重要になります。学校の連絡方針を確認して、適切な方法を選択しましょう。
夫婦で参加の分担はできますか？
もちろんです。多くの家庭で夫婦が交代で参加したり、得意分野で分担したりしています。「今回は父親が参加します」「母親の代理で父親が参加します」という連絡も全く問題ありません。
学校によっては父親の参加を特に歓迎している場合もあります。夫婦で協力して子育てに関わる姿勢は、むしろ評価されることが多いでしょう。
保護者会を何度も欠席してしまって気まずいです
気にしすぎる必要はありません。現代の多様な働き方や家庭事情を考えると、継続的な欠席も珍しいことではありません。
大切なのは、毎回丁寧に連絡を入れ、可能な範囲で学校行事に参加したり、別の形で協力したりする姿勢を示すことです。担任の先生とは個別に相談の機会を設け、お子さんのことについて情報交換をしていれば、十分に責任を果たしていると言えるでしょう。
オンライン保護者会が増えていますが、それでも欠席することはありますか？
オンライン開催でも、通信環境の問題、小さなお子さんがいる環境での参加困難、仕事との兼ね合いなど、様々な理由で欠席する場合があります。
オンラインだからといって必ず参加しなければならないわけではありません。参加が困難な場合は、通常の保護者会と同様に丁寧に欠席連絡をし、録画配信や資料共有について確認しましょう。
保護者会欠席連絡チェックリスト
□ 件名に学年・組・児童名を入れたか
□ 自分の身分（保護者名）を明記したか
□ 欠席する日時を具体的に書いたか
□ 理由を簡潔に（1行で）記載したか
□ 資料受け取り方法について依頼したか
□ 委任状の要否について確認したか
□ 連絡先（電話・メール）を記載したか
□ 感謝とお詫びの気持ちを表現したか
□ 敬語や丁寧語を適切に使ったか
□ 送信先のメールアドレスは正しいか
まとめ
働く親にとって、平日の保護者会参加は本当に大変です。でも、適切な方法で欠席連絡をすれば、全く問題ありません。むしろ、丁寧な連絡を心がけることで、先生や他の保護者との信頼関係を深めることができます。
- 完璧を目指さない：できる範囲での参加で十分です
- 正直な気持ちで：無理に理由を作らず、素直に事情を伝えましょう
- 感謝の心を忘れずに：先生や他の保護者への配慮を大切に
- 代替方法を活用：参加できない分、別の方法で関わりましょう
- 子どもの気持ちも考慮：お子さんが気にしないよう配慮も必要
この記事のテンプレートを使って、あなたらしい丁寧な欠席連絡を送ってください。働きながら子育てをすることは本当に大変ですが、あなたなりの方法でお子さんの学校生活をサポートしていけば、それで十分立派な保護者です。
時には「参加できなくてごめんね」と自分を責めることもあるかもしれませんが、お子さんにとって最も大切なのは、あなたが頑張っている姿です。無理をせず、できる範囲で学校との良好な関係を築いていきましょう。