取引先との商談や面談のアポイントを取る際、メールの書き方で悩んだことはありませんか。特に初めて連絡する相手や重要な案件では、失礼のない丁寧な文面で、かつ相手に会いたいと思ってもらえる内容にする必要があります。
アポイント依頼メールは、件名で要件を明確にし、本文で相手のメリットを示し、複数の日程候補を提示することで成功率が大幅に上がります。適切な書き方により、新規顧客との商談機会の創出や既存取引先との良好な関係維持が実現できます。
この記事では、コピペですぐに使えるアポイント依頼メールのテンプレートを状況別に10パターン紹介し、件名の作り方から敬語の使い方まで、実践的なポイントを詳しく解説します。
参考：お礼メールの書き方｜状況別テンプレと件名の選び方【保存版】
参考：取引・会計に関する実務メール大全【保存版】
アポイント依頼メールの基本構成と書き方
アポイント依頼メールの基本構成は「件名→宛名→要件→目的とメリット→日程候補→方法→締めの挨拶→署名」の流れです。この構成を守ることで、相手にとって分かりやすく、返信しやすいメールになります。
アポイント依頼メールの成功ポイント
「ご面談のお願い」「打ち合わせのご相談」など、何のためのメールか一目で分かる件名にします。メールボックスに埋もれないよう、具体的で開封したくなる表現を心がけましょう。
2. 相手のメリットを明示
単に「お時間をください」ではなく、「〇〇の課題解決策をご提案したい」「作業効率を30%向上できる方法をお話ししたい」など、相手にとっての価値を具体的に示します。
3. 複数の日程候補を提示
最低3つ、できれば4〜5つの候補日時を提示し、相手の都合に合わせやすくします。日程調整の往復を最小限に抑えることで、相手への負担を軽減できます。
アポイント依頼メールの件名テンプレート8選
件名は相手がメールを開封するかどうかを左右する重要な要素です。内容が明確で、かつ開封したくなる件名を作成しましょう。
| 状況 | 件名テンプレート | 使用場面 |
|---|---|---|
| 新規商談 | 【ご面談のお願い】〇〇の課題解決策について（30分程度） | 初回の営業メール |
| 既存顧客 | 【定例会議のお願い】〇〇プロジェクト進捗確認 | 継続取引先との定期面談 |
| 提案書持参 | 【ご提案のご説明】〇〇改善案について（資料持参） | 具体的な提案がある場合 |
| 採用面接 | 【面接のお願い】〇〇職の募集について | 採用活動でのアポ取り |
| 社内会議 | 【打ち合わせのお願い】〇〇案件について（30分） | 社内での調整 |
| イベント後 | 【展示会でのお話】詳細ご説明のお願い | 展示会やセミナー後のフォロー |
| 再依頼 | 【再送】ご面談のお願い（日程候補を追加） | 返信がない場合の催促 |
| 緊急 | 【至急】〇〇の件での緊急ご相談 | 急ぎの案件 |
状況別アポイント依頼メールテンプレート10選
1. 新規商談アポ（初回営業）
件名：【ご面談のお願い】業務効率化のご提案について（30分程度） 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 初めてご連絡させていただきます。 株式会社△△の営業部、山田太郎と申します。 この度は、貴社の業務効率化に関してお役に立てるのではないかと思い、 ご連絡させていただきました。 弊社では〇〇業界の企業様の業務プロセス改善を専門としており、 類似企業様では作業時間を平均30%短縮という成果を上げております。 貴社の現状を拝見し、同様の効果が期待できると判断いたします。 つきましては、詳細をご説明させていただきたく、 30分程度のお時間をいただけないでしょうか。 以下の日程でご都合はいかがでしょうか。 ■候補日程 ・○月○日（月）14:00～15:00 ・○月○日（火）10:00～11:00 ・○月○日（水）16:00～17:00 ・○月○日（木）13:00～14:00 ■場所 貴社にお伺いいたします（オンライン面談も可能です） 上記以外でも、〇〇様のご都合に合わせて調整いたします。 資料もご用意しておりますので、ぜひ一度お話しさせてください。 お忙しいところ恐れ入りますが、 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 営業部 山田 太郎 〒123-4567 東京都○○区○○1-2-3 TEL：03-1234-5678 / MAIL：yamada@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
2. 既存顧客との定例会議
件名：【定例会議のお願い】〇〇プロジェクト進捗確認（○月分） 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の田中です。 〇〇プロジェクトの月次進捗確認のため、 定例会議を開催させていただきたく、ご連絡いたします。 今月は特に以下の点についてご報告とご相談をさせていただきたく存じます。 ・進捗状況の詳細報告 ・来月の実施計画について ・課題対応策のご提案 ■候補日程（所要時間：約1時間） ・○月○日（火）10:00～11:00 ・○月○日（水）14:00～15:00 ・○月○日（木）15:00～16:00 ■場所 オンライン会議（Zoom/Teams）またはお伺い 差し支えなければ、ご都合のよろしい候補をお教えください。 資料は事前にお送りいたします。 何かご質問等ございましたら、お気軽にお申し付けください。 よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 田中一郎 TEL：03-1234-5678 / MAIL：tanaka@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
3. 提案書持参アポ
件名：【ご提案のご説明】コスト削減案について（資料持参） 株式会社〇〇 〇〇部長 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の佐藤です。 先日ご相談いただきました〇〇コストの削減について、 具体的な改善案をまとめた提案書が完成いたしました。 今回の提案により、年間で約○○万円のコスト削減が見込まれ、 投資回収期間は約○ヶ月を予定しております。 詳細をご説明させていただきたく、 1時間程度のお時間をいただけないでしょうか。 ■候補日程 ・○月○日（水）10:00～11:00 ・○月○日（木）14:00～15:00 ・○月○日（金）13:00～14:00 ■場所 貴社会議室をお借りできれば幸いです （オンライン説明も可能です） 提案書は当日お持ちいたしますが、 事前に概要版をメールでお送りすることも可能です。 お忙しいところ恐れ入りますが、 ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 佐藤花子 TEL：03-1234-5678 / MAIL：sato@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
4. 採用面接のアポ
件名：【面接のお願い】営業職採用について 〇〇様 このたびは弊社の求人にご応募いただき、 誠にありがとうございます。 株式会社△△人事部の鈴木と申します。 書類選考の結果、ぜひ〇〇様と面接をさせていただきたく、 ご連絡いたします。 ■面接概要 ・時間：約1時間 ・形式：対面またはオンライン面接 ・内容：志望動機、職歴確認、弊社説明など ■候補日程 ・○月○日（月）10:00～11:00 ・○月○日（火）14:00～15:00 ・○月○日（水）16:00～17:00 ・○月○日（金）11:00～12:00 ご都合のよろしい日時をお選びいただき、 お返事をいただけますでしょうか。 なお、オンライン面接をご希望の場合は、 ZoomまたはTeamsでの実施が可能です。 何かご不明な点がございましたら、 お気軽にお問い合わせください。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 人事部 鈴木一郎 TEL：03-1234-5678 / MAIL：suzuki@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
5. 社内での打ち合わせ依頼
件名：【打ち合わせのお願い】〇〇案件について（30分） 〇〇部 〇〇さん お疲れさまです。 営業部の田中です。 〇〇案件の件で、ご相談したいことがあります。 30分程度、お時間をいただけないでしょうか。 ■相談内容 ・お客様からの追加要望について ・スケジュール調整の件 ・次回提案の方向性 ■候補日程 ・○月○日（火）10:00～10:30 ・○月○日（水）15:00～15:30 ・○月○日（木）14:00～14:30 会議室は私の方で予約いたします。 ご都合のよい時間をお聞かせください。 よろしくお願いします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 営業部 田中 内線：1234 / MAIL：tanaka@company.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
6. イベント後のフォローアポ
件名：【展示会でのお話】詳細ご説明のお願い 株式会社〇〇 〇〇様 昨日は〇〇展示会の弊社ブースにお立ち寄りいただき、 ありがとうございました。 株式会社△△の高橋と申します。 お話しいただいた〇〇の課題について、 具体的な解決策をご提案したく、 改めてお時間をいただけないでしょうか。 昨日の内容を整理いたしますと、 ・現在の〇〇業務で△△の課題をお持ち ・月次で約○時間の作業時間を要している ・システム化による効率化をご検討中 弊社のソリューションにより、 この作業時間を約70%削減できる見込みです。 ■候補日程（所要時間：45分程度） ・○月○日（木）10:00～11:00 ・○月○日（金）14:00～15:00 ・○月○日（月）16:00～17:00 詳細資料もご用意しておりますので、 ぜひお聞かせください。 お忙しいところ恐れ入りますが、 ご検討いただけますと幸いです。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 高橋 TEL：03-1234-5678 / MAIL：takahashi@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
7. 再依頼（催促）メール
件名：【再送】ご面談のお願い（日程候補を追加いたします） 株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の山田です。 先日お送りしたご面談の件について、 ご確認いただけましたでしょうか。 ご多忙のことと存じますが、 改めて日程候補をお送りいたします。 ■候補日程（所要時間：30分） ・○月○日（火）11:00～11:30 ・○月○日（水）15:00～15:30 ・○月○日（金）10:00～10:30 ・○月○日（月）14:00～14:30 上記日程でもご都合が合わない場合は、 〇〇様のご都合のよろしい日時をお教えください。 お忙しい中恐縮ですが、 ご返信いただけますと幸いです。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 山田 TEL：03-1234-5678 / MAIL：yamada@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
8. お礼アポ（成果報告）
件名：【成果報告のお願い】〇〇プロジェクト完了報告 株式会社〇〇 〇〇部長 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の田中です。 〇〇プロジェクトが無事完了いたしましたので、 成果報告とお礼を兼ねてお伺いさせていただきたく、 ご連絡いたします。 今回のプロジェクトでは、 ・目標を上回る○○%の効率化を実現 ・年間○○万円のコスト削減効果 ・導入後の運用も順調に推移 といった成果を上げることができました。 ■候補日程（所要時間：45分程度） ・○月○日（木）10:00～11:00 ・○月○日（金）15:00～16:00 ・○月○日（月）14:00～15:00 詳細な報告書もご用意しております。 お忙しいところ恐縮ですが、 お時間をいただけますでしょうか。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 田中 TEL：03-1234-5678 / MAIL：tanaka@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
9. 年度更新の相談アポ
件名：【来年度契約のご相談】継続取引について 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の佐藤です。 来年度の契約更新の時期が近づいてまいりましたので、 継続取引についてご相談させていただきたく、 ご連絡いたします。 来年度に向けて、 ・サービス内容の見直し案 ・新機能追加のご提案 ・契約条件について といった点をご説明させていただきたく存じます。 ■候補日程（所要時間：1時間程度） ・○月○日（水）10:00～11:00 ・○月○日（木）14:00～15:00 ・○月○日（金）16:00～17:00 来年度の予算計画にお役立ていただけるよう、 詳細資料もご準備いたします。 ご都合のほど、お聞かせください。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 佐藤 TEL：03-1234-5678 / MAIL：sato@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
10. 緊急対応のアポ
件名：【至急】〇〇の件での緊急ご相談 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の鈴木です。 〇〇の件で緊急にご相談したいことがあり、 ご連絡いたします。 本日発生した問題について、 至急対応策をご相談させていただきたく、 お時間をいただけないでしょうか。 ■候補日程（所要時間：30分程度） ・本日 15:00～15:30 ・本日 17:00～17:30 ・明日 9:00～9:30 オンライン会議でも結構ですし、 お電話でのご相談も可能です。 急なお願いで恐縮ですが、 ご対応いただけますと幸いです。 何かご不明な点がございましたら、 すぐにご連絡ください。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社△△ 鈴木 TEL：03-1234-5678（直通） 携帯：090-1234-5678 MAIL：suzuki@example.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
アポイント依頼メールの書き方のコツとマナー
アポイント依頼メールの成功率を高めるため、以下のポイントを押さえておきましょう。これらのコツを実践することで、相手に良い印象を与え、前向きな返事をもらいやすくなります。
相手に配慮した日程提示の方法
相手の都合に合わせやすくするため、できるだけ多くの選択肢を用意します。平日の午前・午後、異なる曜日を組み合わせることで、相手が選びやすくなります。
所要時間を明記
「30分程度」「1時間以内」など、具体的な時間を示すことで、相手がスケジュールを組みやすくなります。時間を明記することは相手への配慮であり、誠実さの表れでもあります。
場所と方法を明確に
対面かオンラインか、どちらでも対応可能な旨を記載します。昨今のビジネス環境では、オンライン会議の選択肢を提示することが重要です。
相手のメリットを明確に伝える方法
単に「お時間をください」ではなく、面談によって相手が得られる具体的なメリットを示すことが重要です。
| 業界・職種 | メリット提示例 | 具体的な表現 |
|---|---|---|
| 製造業 | コスト削減 | 製造コストを年間○○万円削減する方法 |
| IT業界 | 効率化 | 開発工数を30%短縮できるツール |
| 小売業 | 売上向上 | 売上を前年比20%向上させた事例 |
| 人事担当 | 採用改善 | 採用コストを40%削減する手法 |
| 経理担当 | 業務効率化 | 経理業務を自動化し月20時間削減 |
避けるべきNGパターンと改善策
アポイント依頼メールでよくある失敗パターンと、その改善策をご紹介します。これらのNGパターンを避けることで、相手に好印象を与えるメールを作成できます。
| NGパターン | 改善策 | 理由 |
|---|---|---|
| 件名が曖昧「お打ち合わせの件」 | 「【ご面談のお願い】〇〇改善案について」 | 具体的な内容で開封率向上 |
| 日程候補が1つだけ | 最低3つ以上の候補を提示 | 相手の都合に合わせやすく |
| 自己都合ばかり強調 | 相手のメリットを最初に説明 | 相手の立場に立った配慮 |
| 敬語の誤用「させていただく」の多用 | 「いたします」「申し上げます」を適切に使用 | 正しい敬語で信頼感向上 |
| 長文すぎる説明 | 要点を簡潔にまとめる | 読みやすさと理解しやすさ |
| 連絡先の記載なし | 署名に電話番号とメールアドレスを記載 | 相手が返信しやすい環境作り |
アポイント依頼メールの敬語とマナー
ビジネスメールでは正しい敬語の使用が信頼関係の構築に直結します。特によくある間違いを避け、適切な表現を使いましょう。
よくある敬語の間違いと正しい表現
×「ご連絡させていただきます」→ ○「ご連絡いたします」
×「お伺いさせていただきます」→ ○「お伺いいたします」
「させていただく」は相手の許可が必要な場合に限定して使用します。
依頼の丁寧な表現
×「時間をください」→ ○「お時間をいただけないでしょうか」
×「会ってもらえますか」→ ○「お会いしていただけますでしょうか」
依頼は相手の負担になることを前提とした謙虚な表現を心がけます。
クッション言葉の活用
「恐れ入りますが」「差し支えなければ」「お忙しいところ恐縮ですが」
これらの表現を使うことで、相手への配慮を示し、依頼の印象を和らげることができます。
業界別のアポイント依頼メールのポイント
業界や相手の職種によって、効果的なアプローチ方法が異なります。相手の業界特性を理解した上でメールを作成しましょう。
| 業界 | 重視すべき点 | メリット提示のコツ |
|---|---|---|
| 製造業 | コスト削減・品質向上 | 具体的な削減額や効率化の数値を提示 |
| IT業界 | 技術革新・開発効率 | 最新技術や開発プロセス改善を訴求 |
| 金融業 | リスク管理・法令遵守 | セキュリティや規制対応の強化 |
| 小売業 | 売上向上・顧客満足度 | 顧客体験向上や売上増加の実績 |
| 医療・介護 | 業務効率化・人手不足解消 | 労働時間削減や人員配置最適化 |
| 建設業 | 安全性・工期短縮 | 安全性向上や工程管理改善の事例 |
アポイント依頼メール送信前のチェックリスト
□ 件名で要件と所要時間が分かるか
□ 相手の会社名・部署・氏名に間違いがないか
□ 自己紹介と連絡の経緯が明記されているか
□ 面談の目的と相手のメリットが明確か
□ 日程候補を3つ以上提示しているか
□ 所要時間と実施方法（対面/オンライン）を明記しているか
□ 敬語や言葉遣いが適切か
□ 署名に連絡先が正しく記載されているか
□ 添付ファイルがある場合、正しく添付されているか
□ 誤字脱字がないか最終確認したか
アポイント依頼メールでよくある質問
Q1. アポイント依頼メールの返信率はどのくらいですか？
新規顧客の場合、一般的な返信率は1〜3%程度とされています。ただし、件名や本文の書き方、送信タイミングを最適化することで、5〜10%程度まで向上させることが可能です。既存顧客の場合は30〜50%程度の返信率が期待できます。
Q2. 最適な送信時間帯はありますか？
一般的に平日の9時〜11時、14時〜16時が開封されやすい時間帯です。始業直後の8時台や終業間際の18時以降は避けた方が良いでしょう。ただし、業界や相手の職種により異なるため、過去のやり取りから最適なタイミングを見つけることが重要です。
Q3. 返信がない場合、いつ頃催促メールを送れば良いですか？
初回送信から1週間程度経過した時点で、丁寧な催促メールを送ることをお勧めします。「先日のメールをご確認いただけましたでしょうか」という形で、相手を責めない表現を使いましょう。
Q4. 社内の上司にアポを依頼する際の注意点は？
社内でも基本的なマナーは同じですが、より簡潔で要点を絞った内容にします。件名に緊急度や所要時間を明記し、相談内容を箇条書きで整理すると良いでしょう。
Q5. オンライン面談と対面、どちらを提案すべきですか？
両方の選択肢を提示し、相手に選択してもらうのが最も丁寧です。「貴社にお伺いいたします（オンライン面談も可能です）」という表現で、柔軟に対応できることを示しましょう。
Q6. 自己紹介はどの程度詳しく書けば良いですか？
初回の場合は会社名、部署、氏名は必須です。取り扱っているサービスや商品について1〜2行程度で説明し、メールアドレスを知った経緯も簡潔に記載しましょう。
Q7. 断られた場合の対応方法は？
感謝の気持ちを示し、今後の機会への期待を込めた返信をします。「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。また機会がございましたら、よろしくお願いいたします」という形で、関係性を維持しましょう。
Q8. 複数人での面談を依頼する場合の注意点は？
参加者の人数と役職を明記し、面談の目的をより具体的に説明します。「弊社からは営業担当2名、技術担当1名の計3名で伺います」というように、相手が準備しやすい情報を提供しましょう。
まとめ
アポイント依頼メールは、件名の明確性、相手のメリット提示、複数の日程候補という3つの要素を押さえることで成功率が大幅に向上します。
1. 件名で要件を明確化：何のためのアポイントか一目で分かるように
2. 相手のメリットを最初に：面談による具体的な価値を数値で提示
3. 複数の日程候補：最低3つ以上の選択肢で相手の都合に配慮
4. 丁寧な敬語表現：相手への敬意を示し、信頼関係を構築
5. 簡潔で分かりやすい文章：要点を整理し、読みやすい構成に
この記事で紹介したテンプレートを参考に、あなたの状況に合わせてカスタマイズしてください。適切なアポイント依頼メールにより、ビジネスチャンスの拡大と良好な取引関係の構築を実現しましょう。