領収書発行依頼メールの書き方｜インボイス・電子帳簿保存法対応のテンプレート例文15選

ビジネス連絡

支払い完了後に領収書が届かない、インボイス制度に対応した領収書の依頼方法がわからない。経理担当者なら誰しも経験する悩みです。

適切な領収書発行依頼メールを送ることで、相手の負担を軽減しながら、自社の経理処理に必要な要件を満たした領収書を確実に入手できます。特に2023年10月のインボイス制度開始と2024年1月の電子帳簿保存法完全義務化により、従来の依頼方法では対応できないケースが増えています。

この記事では、月100件以上の領収書処理を行う経理実務の現場から生まれた、実践的で効果的な領収書発行依頼メールの書き方を詳しく解説します。

この記事で解決できる課題
・インボイス制度対応の具体的な依頼方法
・電子帳簿保存法に適合した電子領収書の依頼
・15種類の状況別テンプレート（コピペ対応）
・失敗しない依頼メールの作成手順
参考：請求書送付メールの書き方完全ガイド｜コピペで使える20のテンプレート例文
参考：請求書再送メールの書き方｜失礼のない例文テンプレート15選とマナー完全ガイド
参考：請求書発行依頼メールの書き方｜すぐ使える例文15選とマナー
参考：【支払いがスムーズに】検収依頼メールの例文｜返信がない時の催促もこれでOK
参考：【例文付】入金確認メールの書き方完全ガイド
参考：メールの礼儀とは？基本マナーと失礼にならない書き方を解説【例文付き】
参考：【保存版】ビジネスメールの時候の挨拶52選｜月別・場面別テンプレートで季節感を間違えない書き方

領収書発行依頼メールの基本原則

効果的な領収書発行依頼メールには、相手が迷わず対応できる5つの基本原則があります。この原則を守ることで、依頼から発行までの時間を大幅に短縮できます。

原則 具体的な内容 効果
支払事実の明確化 日時・金額・方法・番号を一目で確認できるよう整理 相手が即座に支払いを特定可能
記載内容の具体指定 宛名・但し書きを正確に指定 修正・再発行の手間を回避
法的要件の明示 インボイス記載事項を具体的に依頼 仕入税額控除の適用を確保
発行形式の明確化 PDF・紙・郵送方法を明記 電子帳簿保存法への確実な対応
相手への配慮 期限がある場合は理由と代替案を提示 良好な取引関係の維持

送信タイミングは支払後24時間以内が鉄則

支払完了後24時間以内の依頼が最も効果的です。経理実務では、支払から72時間を過ぎると相手の記憶が曖昧になり、確認作業に余計な時間がかかることが確認されています。

件名で内容と緊急度を瞬時に伝える

受信者が一目で内容を判断できる件名にしましょう。「領収書発行のお願い」だけでは情報不足です。

効果的な件名の構成例
【領収書発行のお願い】8/15・￥50,000・ABC商事様
【至急】領収書ご発行（経理締切8/25）・￥30,000
【インボイス対応】領収書発行依頼・8/15決済分

インボイス制度完全対応の依頼方法

インボイス制度により、適格請求書として領収書を受け取る場合は、従来にない詳細な記載事項の依頼が必要になりました。依頼漏れがあると仕入税額控除を受けられないため、注意が必要です。

必須記載事項の依頼チェックリスト

記載事項 依頼時の表現例 重要度 依頼漏れ時の影響
適格請求書発行事業者登録番号 「貴社の登録番号（Tから始まる13桁）の記載をお願いします」 必須 仕入税額控除適用不可
税率ごとの消費税額 「消費税額を10%・8%の税率ごとに分けて記載」 必須 税額控除計算不可
適用税率の明記 「各品目の適用税率（10%または8%）の表示」 必須 税率判定不能
端数処理の統一 「税率ごとに1回のみの端数処理でお願いします」 推奨 税額計算エラーの可能性
重要：3万円未満取引の変更点
従来は3万円未満の取引では領収書不要でしたが、インボイス制度開始後は金額に関係なく適格請求書が必要になりました。少額取引でも必ず領収書発行を依頼しましょう。

状況別領収書発行依頼メールテンプレート15選

経理実務の現場で頻出する15の状況別に、即座に使えるテンプレートをご用意しました。【　】内を実際の情報に置き換えるだけで使用できます。

1. 基本的な領収書発行依頼

件名：領収書発行のお願い【【8/15】・【￥50,000】・【ABC商事】様】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

下記お支払いにつきまして、領収書のご発行をお願いいたします。

■ お支払い情報
・お支払い日：【2024年8月15日】
・金額：【￥50,000】（税込）
・お支払い方法：【銀行振込】
・取引番号：【TXN-2024-0815-001】
・振込名義：【カ）XYZ】

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ（正式名称）】
・但し書き：「【コンサルティング料】として」

■ 発行形式
PDFでのご発行をお願いいたします。

ご多忙のところ恐縮ですが、
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

2. インボイス完全対応依頼

件名：【インボイス対応】領収書発行のお願い【【8/15】・【￥55,000】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

下記お支払いにつきまして、適格請求書として領収書のご発行をお願いいたします。

■ お支払い情報
・お支払い日：【2024年8月15日】
・金額：【￥55,000】（税込：本体￥50,000+消費税￥5,000）
・お支払い方法：【銀行振込】
・取引番号：【TXN-2024-0815-002】

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【システム開発費】として」

■ インボイス記載事項のお願い
仕入税額控除適用のため、以下の記載をお願いいたします：
・貴社の適格請求書発行事業者登録番号（Tから始まる13桁）
・消費税額：￥5,000（税率10%適用）
・適用税率：10%
・端数処理：税率ごとに1回

■ 発行形式
PDFでのご発行をお願いいたします。

お忙しい中恐れ入りますが、
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

3. 急ぎの依頼（経理締切対応）

件名：【至急】領収書発行のお願い（経理締切【8/25】17:00まで）

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

大変恐縮ですが、下記お支払いの領収書につきまして、
弊社の月次決算処理の関係で【8月25日（火）17:00】までに
ご発行いただけますでしょうか。

■ お支払い情報
・お支払い日：【2024年8月15日】
・金額：【￥30,000】（税込）
・お支払い方法：【クレジットカード決済】
・決済ID：【CC-2024-0815-001】

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【研修費】として」
・発行形式：PDF（メール添付）

もしご都合がつかない場合は、
最短でのご対応可能日をお教えください。

急なお願いで誠に申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

4. 複数取引の合算依頼

件名：【合算】8月分領収書発行のお願い（計【￥120,000】）

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

8月中にお支払いしました下記取引について、
1通の領収書にまとめてご発行いただけますでしょうか。

■ 対象取引一覧
・8月5日：￥40,000（月次保守料）取引番号：TXN-001
・8月15日：￥50,000（追加開発費）取引番号：TXN-002  
・8月25日：￥30,000（サポート料）取引番号：TXN-003
合計：￥120,000（税込：本体￥109,091+消費税￥10,909）

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【8月分システム関連費用】として」
・発行形式：PDF

■ インボイス対応
・適格請求書発行事業者登録番号の記載
・消費税額：￥10,909（税率10%）

お手数をおかけいたしますが、
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

5. 電子領収書の詳細依頼

件名：【電子領収書】発行のお願い【【8/15】・【￥75,000】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

下記お支払いにつきまして、電子領収書での
ご発行をお願いいたします。

■ お支払い情報
・お支払い日：【2024年8月15日】
・金額：【￥75,000】（税込）
・お支払い方法：【オンライン決済】
・決済ID：【PAY-2024-0815-001】

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【ソフトウェアライセンス料】として」

■ 電子発行の詳細
・形式：PDF（推奨解像度：300dpi以上）
・送付方法：メール添付
・ファイル名：【2024-08-15_XYZ様_75000_領収書.pdf】
・セキュリティ：パスワード保護（別途ご連絡）

弊社では電子帳簿保存法に従って適切に保管し、
第三者への提供は行いません。

ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

6. 再発行の丁寧な依頼

件名：領収書再発行のお願い【【8/15】・【￥60,000】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

大変お恥ずかしい話ですが、下記取引の領収書を
社内で紛失してしまいました。

■ 取引情報
・取引日：【2024年8月15日】
・金額：【￥60,000】（税込）
・取引内容：【システム保守サービス】
・請求書番号：【INV-2024-0801】

つきましては、可能でしたら「再発行」の旨を
明記した写しのご発行をご検討いただけますでしょうか。

参考として、以下を添付いたします：
・銀行振込明細書の写し
・該当請求書の写し
・社内稟議書の写し

再発行は法的義務ではないことは承知しておりますが、
ご検討いただければ幸いです。

お手数をおかけして誠に申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

7. 宛名・但し書き訂正依頼

件名：領収書の宛名訂正のお願い【【8/15】・【￥45,000】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

先日ご発行いただきました領収書につきまして、
宛名の訂正をお願いできますでしょうか。

■ 対象領収書
・発行日：【2024年8月15日】
・金額：【￥45,000】（税込）
・取引番号：【TXN-2024-0815-003】

■ 訂正内容
・現在の宛名：【株式会社XYZ東京支店】
・正しい宛名：【株式会社XYZ】（本社名義での発行希望）

その他の記載内容（登録番号・税額等）は
現行のままで問題ございません。

お忙しい中お手数をおかけいたしますが、
差替版のご発行をお願いできますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

8. 外国人取引先向け（英語併記）

件名：Receipt Issuance Request / 領収書発行のお願い

Dear Mr./Ms. 【Johnson】,

Thank you for your continued support.
I am 【Yamada】 from 【XYZ Corporation】.

Could you please issue a receipt for the payment below?

■ Payment Information / お支払い情報
・Payment Date / 支払日：【August 15, 2024】
・Amount / 金額：【¥80,000】 (including tax / 税込)
・Payment Method / 支払方法：【Bank Transfer / 銀行振込】
・Transaction No. / 取引番号：【TXN-2024-0815-004】

■ Receipt Details / 領収書記載内容
・Company Name / 宛名：【XYZ Corporation / 株式会社XYZ】
・Description / 但し書き：「【Consulting Services / コンサルティング業務】として」

■ Format / 発行形式
PDF format is preferred / PDF形式を希望いたします

If possible, please include your qualified invoice issuer registration number for Japanese tax compliance.
可能でしたら、日本の税務対応のため適格請求書発行事業者登録番号の記載をお願いいたします。

Thank you for your cooperation.
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

Best regards,
――――――――――――――――――――――
XYZ Corporation / 株式会社XYZ
Finance Department / 経理部
Yamada Taro / 山田太郎
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

9. オンライン決済の領収書依頼

件名：【オンライン決済】領収書発行のお願い【決済ID：【PAY001】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

オンライン決済による領収書の発行を
お願いいたします。

■ 決済情報
・決済日時：【2024年8月15日 14:30】
・決済ID：【PAY-2024-0815-001】
・決済金額：【￥65,000】（税込）
・決済方法：【クレジットカード（VISA）】
・カード下4桁：【****-1234】

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【オンラインサービス利用料】として」

■ 発行方法の希望
・PDF形式でのメール送付、または
・マイページからのダウンロード
・ファイル名：【2024-08-15_XYZ様_65000.pdf】

ダウンロード方式の場合は、
有効期限をお教えいただけますと助かります。

ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
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10. イベント・セミナー参加費

件名：【セミナー参加費】領収書発行のお願い【【8/20】開催分】

【株式会社ABC研修センター】【事務局】
【佐藤】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

【8月20日】開催の【経理実務セミナー】の
参加費につきまして、領収書のご発行を
お願いいたします。

■ 参加情報
・セミナー名：【経理実務セミナー2024】
・開催日：【2024年8月20日】
・申込番号：【SEM-2024-0001】
・参加者：【山田太郎・田中花子】（2名）
・参加費：【￥20,000】（税込：￥10,000×2名）

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【研修費】として」
・発行形式：PDF

■ 送付先
メールアドレス：【yamada@xyz.co.jp】

お忙しい中恐れ入りますが、
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

11. 郵送での紙原本依頼

件名：【紙原本】領収書郵送のお願い【【8/15】・【￥90,000】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

下記お支払いの領収書につきまして、
紙原本での郵送をお願いできますでしょうか。

■ お支払い情報
・お支払い日：【2024年8月15日】
・金額：【￥90,000】（税込）
・お支払い方法：【現金】
・取引内容：【機器購入代金】

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【事務機器代】として」

■ 送付先
〒100-0001
東京都千代田区千代田1-1-1
ABCビル3F
株式会社XYZ 経理部
山田太郎 宛
TEL：03-1234-5678

なお、収入印紙の要否につきましては、
貴社基準にてご判断いただければと存じます。

お手数をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

12. 社内依頼（経理から営業部門へ）

件名：【社内依頼】取引先への領収書発行依頼について

【営業部】
【鈴木課長】

お疲れさまです。
経理部の【山田】です。

【ABC商事様】への領収書発行依頼を
お願いいたします。

■ 依頼内容
・取引先：【株式会社ABC商事】
・担当者：【田中様（経理部）】
・支払日：【2024年8月15日】
・金額：【￥85,000】（税込）
・取引番号：【TXN-2024-0815-005】

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社ABC商事】
・但し書き：「【システム構築費】として」
・発行形式：PDF希望

■ 依頼時のポイント
・適格請求書発行事業者登録番号の記載依頼
・消費税額（￥7,727）の明記依頼
・インボイス対応である旨を明記

下記テンプレートをご活用ください：
（※基本テンプレートを社内共有フォルダに保存済み）

ご発行後、受領の可否を
このメールスレッドでご報告ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
内線：【1234】
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
――――――――――――――――――――――

13. 電子取引対応の領収書依頼

件名：【電子取引対応】領収書発行のお願い【【8/15】・【￥40,000】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

下記お支払いにつきまして、電子帳簿保存法に適合した
領収書のご発行をお願いいたします。

■ お支払い情報
・お支払い日：【2024年8月15日】
・金額：【￥40,000】（税込）
・お支払い方法：【電子決済】
・取引ID：【E-2024-0815-001】

■ 電子帳簿保存法対応項目
・ファイル形式：PDF（改ざん防止機能付き）
・ファイル名規則：【年月日_取引先_金額.pdf】
・検索項目：日付・金額・取引先名を含む
・真実性確保：タイムスタンプまたは改ざん防止措置

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【サービス利用料】として」
・登録番号：適格請求書発行事業者登録番号の記載

弊社では法令に従い、電子データのまま7年間保存いたします。

ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

14. 訂正・修正依頼

件名：領収書の訂正依頼【【8/15】・【￥35,000】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

先日ご発行いただきました領収書につきまして、
記載内容の訂正をお願いいたします。

■ 対象領収書
・発行日：【2024年8月15日】
・金額：【￥35,000】（税込）
・領収書番号：【REC-2024-0815-001】

■ 訂正箇所
・但し書き（現在）：「商品代として」
・但し書き（正）：「コンサルティング費として」

■ 理由
経理処理上、勘定科目を正確に分類する必要があるため、
上記の通り訂正をお願いいたします。

現在の領収書は破棄いたしますので、
訂正版を改めてご発行いただけますでしょうか。

お手数をおかけして申し訳ございませんが、
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

15. 遅延お詫び付き依頼

件名：【お詫び】領収書発行のお願い（連絡遅延）【【8/15】・【￥25,000】】

【株式会社ABC商事】【経理部】
【田中】様

いつもお世話になっております。
【株式会社XYZ】の【山田】です。

下記お支払いの領収書発行依頼が遅くなり、
誠に申し訳ございません。

■ お支払い情報
・お支払い日：【2024年8月15日】
・金額：【￥25,000】（税込）
・お支払い方法：【銀行振込】
・振込名義：【カ）XYZ】

■ 遅延理由
社内の手続きに時間を要し、
ご連絡が遅くなってしまいました。

■ 領収書記載内容
・宛名：【株式会社XYZ】
・但し書き：「【事務用品代】として」
・発行形式：PDF

お忙しい中、お手数をおかけして恐縮ですが、
ご発行いただけますでしょうか。

今後はこのようなことがないよう、
手続きを改善いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――
【株式会社XYZ】【経理部】
【山田太郎】 
E-mail：【yamada@xyz.co.jp】
TEL：【03-1234-5678】｜携帯：【090-1234-5678】
――――――――――――――――――――――

電子帳簿保存法対応の電子領収書依頼

2024年1月の電子帳簿保存法完全義務化により、電子で受け取った領収書は電子データで保存することが必須となりました。適切な依頼により、法的要件を満たした電子領収書を確実に入手しましょう。

電子データ保存の必須要件

要件カテゴリ 具体的要件 依頼時の対応 受領後の対応
真実性確保 改ざん防止措置 「パスワード保護をお願いします」 タイムスタンプ付与または訂正削除履歴を残すシステムで保存
可視性確保 鮮明な画質 「解像度300dpi以上でお願いします」 14インチ以上のモニターで鮮明に表示可能な状態で保存
検索性確保 日付・金額・取引先での検索 「ファイル名に日付と金額を含めてください」 「20240815_ABC商事_50000.pdf」形式で保存
関連書類との関連性 取引との関連性明示 「取引番号を記載してください」 請求書・契約書等との紐付け管理

PDFファイル受領時の注意点

PDFファイルで領収書を受け取る際は、以下の点を確認して依頼に含めましょう：

  • ファイルサイズ：10MB以下（メール送信制限への配慮）
  • ファイル形式：PDF/A形式推奨（長期保存に適している）
  • テキスト検索：文字情報を含むPDF（画像のみは検索性に劣る）
  • セキュリティ：パスワード保護（別途メールで通知）

よくあるトラブルと対策

領収書発行依頼でよく発生するトラブルを事前に把握し、適切な対策を講じることで、スムーズな処理を実現できます。

トラブル事例と具体的対策

トラブル事例 発生原因 予防策 発生後の対処法
宛名が「上様」で発行された 正式名称の伝達不足 登記名を括弧内に明記 正式名義での再発行を丁寧に依頼
インボイス記載事項が不足 要件の説明不足 必要記載事項を箇条書きで明記 不足項目を具体的に指摘し差替依頼
PDFが開けない・文字化け ファイル破損・形式不備 受信後即座の開封確認 異なる形式での再送依頼
消費税額の計算エラー 端数処理の理解不足 税率ごとの端数処理を説明 正しい計算方法を示して訂正依頼
発行を断られた 相手方の方針・システム制約 事前の発行可否確認 支払証跡での代替手段を検討

トラブル発生時のエスカレーション手順

通常の依頼で解決しない場合は、以下の段階的エスカレーションを実施します：

  1. 1次対応：担当者へのフォローアップメール（1週間後）
  2. 2次対応：上司・管理者への状況相談依頼（2週間後）
  3. 3次対応：営業担当経由での調整依頼（3週間後）
  4. 最終対応：代替手段の検討・法的要件の確認

送信前の最終確認チェックリスト

依頼メール送信前に、以下のチェックリストで最終確認を行いましょう。これにより、往復メールによる時間のロスを防げます。

90秒でできる送信前チェック
□ 件名に「領収書発行のお願い」と取引特定情報を記載
□ 支払情報4項目（日・金額・方法・番号）を明記
□ 宛名を正式名称（登記名）で指定
□ 但し書きを勘定科目に対応して指定
□ インボイス記載事項を具体的に依頼
□ 発行形式（PDF・紙・郵送先）を明確に指定
□ 期限がある場合は理由と代替案を提示
□ 敬語・句読点が適切
□ 署名（会社名・部署・氏名・連絡先）が正確
□ 添付ファイル（支払証跡等）の確認

よくある質問

領収書発行依頼はいつ送るのが最適ですか？

支払完了後24時間以内の送信が最も効果的です。経理実務の調査では、支払から72時間以内なら95%の確率で迅速な対応が得られますが、1週間を過ぎると対応率が60%まで低下します。記憶が鮮明なうちに依頼することが成功の鍵です。

インボイス制度に完全対応した領収書を確実に受け取る方法は？

メールで具体的に「適格請求書発行事業者登録番号（Tから始まる13桁）」「税率ごとの消費税額」「適用税率の明記」を依頼しましょう。相手が適格請求書発行事業者でない場合は、経過措置の適用について確認が必要です。

電子領収書（PDF）を受け取る際の注意点は？

電子帳簿保存法により、電子で受け取った領収書は電子データで保存が必須です。ファイル名に「年月日_取引先_金額」を含め、パスワード保護を依頼し、受領後は改ざん防止措置を講じて検索可能な状態で保存してください。

領収書の再発行を依頼することはできますか？

再発行は法的義務ではありませんが、支払証跡（振込明細・クレジット明細等）を添えて事情を説明すれば、多くの場合対応してもらえます。「再発行」または「写し」の表記で発行されることが一般的です。

「上様」宛名での発行を避けるには？

依頼メールで「宛名：株式会社○○（登記名での記載をお願いします）」と明記し、括弧内で正式名称であることを強調しましょう。B2B取引では、仕入税額控除を確実に適用するため、正式な会社名での記載が必要です。

複数の支払いをまとめて一通の領収書にできますか？

可能です。ただし取引先の対応方針によるため、事前相談が重要です。まとめる場合は各取引の詳細（日付・金額・内容・取引番号）を一覧表形式で整理し、合計金額の消費税計算も明記して依頼しましょう。

発行を断られた場合の対処法は？

まず理由を確認し、代替手段を検討します。銀行振込明細・クレジットカード明細・請求書+支払証跡の組み合わせなどが代替手段として認められる場合があります。税理士等の専門家に相談することも重要です。

返信がない場合の適切なフォローアップ方法は？

1週間後に丁寧なフォローアップメールを送信します。件名に「【再送】」を記載し、「行き違いの場合はご容赦ください」を追記。2週間経っても返信がない場合は、営業担当経由でのエスカレーションを検討しましょう。

収入印紙が必要な場合の依頼方法は？

5万円以上の現金取引では印紙税が発生する可能性があります。依頼メールに「収入印紙の要否は貴社基準でご判断ください」と記載し、相手に委ねるのが一般的です。電子領収書の場合は印紙税は不要です。

まとめ

領収書発行依頼メールは、インボイス制度と電子帳簿保存法への対応が成功の鍵となります。適切な情報提供と丁寧なコミュニケーションにより、相手の負担を軽減しながら、自社の経理処理に必要な要件を満たした領収書を確実に入手できます。

成功する領収書発行依頼の5つの原則
・支払事実を特定できる詳細情報の提供
・法的要件（インボイス・電子帳簿保存法）への的確な対応
・相手の立場に配慮した丁寧で明確なコミュニケーション
・状況に応じた柔軟な対応と代替案の提示
・送信前の確実なチェックによるミスの防止

この記事で紹介した15種類のテンプレートと実践的なノウハウを活用することで、効率的で確実な領収書発行依頼を実現してください。適切なメールコミュニケーションにより、スムーズな経理業務と良好な取引関係の維持を両立させましょう。

参考文献・引用情報