【例文付】防災訓練案内文の作成完全ガイド

地域や職場で定期的に実施される防災訓練では、参加者に分かりやすい効果的な案内文を作成することが重要です。しかし、必要な情報を漏れなく伝え、参加者が迷わず行動できる案内文を作るのは意外に難しいものです。

この記事では、多くの組織で採用されている効果的な防災訓練案内文の書き方をご紹介します。「必須7項目の明記」と「正式文書の基本構成」を押さえれば、どなたでも分かりやすい防災訓練案内文が作成できるようになります。

防災訓練の案内文に必要な7つの必須項目

効果的な防災訓練案内には、参加者が迷わず行動できる情報を含める必要があります。これらの項目を漏れなく記載することで、問い合わせを減らし、スムーズな訓練実施が可能になります。

1. タイトル（件名）を明確に記載
   何の訓練なのかを一目で分かるように記載します。「防災訓練のご案内」「避難訓練実施のお知らせ」など、簡潔で分かりやすいタイトルを付けます。
2. 日時を具体的に明示
   実施日、開始時刻、終了予定時刻を明記します。曜日も併記することで間違いを防げます。「○月○日（○）○時○分～○時○分」の形式が適切です。
3. 場所・集合場所を詳細に記載
   訓練会場、集合場所、避難経路を具体的に記載します。「○○公園東側入口集合」「各階段から○○へ避難」など、迷わず行動できる情報を提供します。
4. 対象者を明確に指定
   参加対象を明確にします。「全世帯対象」「○班のみ」「全職員・来客者」など、誰が参加すべきかを明示します。
5. 訓練内容・持ち物・注意事項を詳細に説明
   実施する訓練の内容、必要な持ち物、安全上の注意事項を具体的に記載します。「避難経路確認」「初期消火体験」「軍手・飲み物持参」「動きやすい服装で」などの情報を含めます。
6. 参加方法・返信期限を明確に設定
   参加確認の方法と締切日を明記します。「出欠票提出」「メール返信」「自由参加」など、具体的な手順を説明します。
7. 問い合わせ先を明記
   担当者名、電話番号、メールアドレスなど、不明な点があった場合の連絡先を明確にします。

すぐ使える防災訓練の案内文テンプレート

多くの組織で採用されている、標準的な防災訓練案内文のテンプレートをご紹介します。【　】内を実際の内容に置き換えてお使いください。

令和【○】年【○】月【○】日

【○○自治会・○○学校・○○会社】
【会員・保護者・職員】各位

【○○自治会・○○学校・○○会社】
【防災担当・総務部・自衛消防隊】
【役職名】【お名前】


防災訓練実施のご案内


拝啓　【季節の挨拶】の候、皆さまには
ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より安全・防災活動にご理解とご協力を
いただき、厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り防災訓練を実施いたします。
災害時の適切な行動を身につけるため、
ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

敬具


記

◆実施日時：【令和○年○月○日（○）
          午前○時○分～○時○分】
◆集合場所：【○○公園東側入口・○階エントランス】
◆対　象：【全世帯・全職員・保護者と児童】
◆訓練内容：・避難経路の確認
          ・初期消火訓練（水消火器使用）
          ・応急救護訓練
          ・安否確認訓練
          ・防災講話
◆持ち物：【軍手・タオル・飲み物・帽子】
◆服　装：【動きやすい服装・運動靴】
◆注意事項：・熱中症対策として水分補給を心がけてください
          ・体調不良の場合は参加を見合わせてください
          ・駐車場の利用はご遠慮ください
          ・小さなお子さまは保護者の方と一緒に行動してください
◆雨天時：【小雨決行・荒天時は○月○日（○）に延期】
◆参加方法：【出欠票を○月○日（○）までにご提出ください】
◆問合せ：【防災担当　○○○○】
         【電話：○○○-○○○○-○○○○】
         【メール：○○○@○○○.com】

以上


災害に備え、日頃からの訓練が大切です。
地域（職場）の安全のため、多くの皆さまの
ご参加をお待ちしております。


─────────────────
◆参加申込書（切り取ってご提出ください）

【防災訓練】参加申込書

□ 参加　□ 欠席　※いずれかに✓

世帯主・代表者氏名：【　　　　　　　　】
参加予定人数：【大人　名・子ども　名】
緊急連絡先：【　　　　　　　　　　　　】

ご質問・ご要望等：
【　　　　　　　　　　　　　　　　　　】

※車椅子利用、手話通訳など配慮が必要な場合は
上記にご記入ください

提出期限：【○月○日（○）】
提出先：【○○まで・各班長・事務室】
─────────────────

用途別の防災訓練の案内文例

防災訓練は実施する組織や目的によって内容が異なります。それぞれの特性に応じた具体的な案内文例をご紹介します。

自治会・町内会の防災訓練案内文例

地域防災訓練のお知らせ

拝啓　秋涼の候、会員の皆さまにはますます
ご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より地域の安全・防災活動にご理解と
ご協力をいただき、誠にありがとうございます。

さて、下記の通り地域防災訓練を実施いたします。
災害時の「共助」の重要性を確認し、
地域の絆を深める機会でもあります。

ぜひご家族お揃いでご参加ください。

記

◆実施日時：【○月○日（○）午前9時～11時】
◆集合場所：【○○公園東側入口】
◆対　象：【全世帯・年齢制限なし】
◆訓練内容：・地震発生時の避難行動
          ・安否確認の方法
          ・初期消火訓練（水消火器体験）
          ・応急救護訓練（AED使用法）
          ・炊き出し体験
◆持ち物：【軍手・タオル・飲み物・帽子】
◆お願い：・無理のない範囲でご参加ください
        ・小さなお子さまやご高齢の方は
         安全を最優先にしてください
        ・車での来場はご遠慮ください

◆雨天時：小雨決行・荒天時は翌週に延期

地域の安全は皆さま一人ひとりの意識から始まります。
多くの方のご参加をお待ちしております。

問い合わせ：【自治会防災部　○○○○】
          【電話：○○○-○○○○-○○○○】

学校・園の防災訓練案内文例

防災訓練・引き渡し訓練のご案内

保護者の皆さまへ

いつも学校の教育活動にご理解とご協力を
いただき、ありがとうございます。

下記の通り、防災訓練および保護者への
引き渡し訓練を実施いたします。

記

◆実施日時：【○月○日（○）午前10時30分～11時30分】
◆対　象：【全児童・保護者】
◆訓練内容：【第1部】避難訓練（児童のみ）
          ・地震発生の想定
          ・各教室から校庭への避難
          ・安全確認と点呼
          【第2部】引き渡し訓練（保護者参加）
          ・保護者の受付・本人確認
          ・児童の引き渡し
◆集合場所：【校庭（雨天時は体育館）】
◆お願い：・自動車・バイクでの来校はご遠慮ください
        ・上履きをご持参ください
        ・身分証明書をお持ちください
        ・体調不良の場合は参加を見合わせてください

◆注意事項：
・訓練中は校内放送・緊急ベルが鳴ります
・引き渡しまで保護者の方は校庭でお待ちください
・引き渡し後は速やかにご帰宅ください

災害時の適切な対応を身につけるため、
ご協力をお願いいたします。

問い合わせ：【○○小学校教頭　○○○○】
          【電話：○○○-○○○○-○○○○】

企業・事業所の防災訓練案内文例

防災訓練実施のお知らせ

全職員各位

総務部防災担当

下記の通り、消防法に基づく防災訓練を
実施いたします。

記

◆実施日時：【○月○日（○）午後2時～3時】
◆対　象：【全職員・来客者・関係業者】
◆訓練内容：・火災発生時の避難訓練
          ・通報訓練（119番通報）
          ・初期消火訓練
          ・救護訓練
          ・防災機器の取り扱い説明
◆避難場所：【○○駐車場】
◆注意事項：・エレベーターは使用禁止
          ・慌てずに階段を使用してください
          ・訓練中は非常ベル・館内放送が鳴動します
          ・来客者の避難誘導にご協力ください

◆近隣の皆さまへ：
訓練中は非常ベル・館内放送が鳴動いたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほど
お願い申し上げます。

◆消防署への届出：完了済み

職場の安全確保のため、全員参加でお願いします。

問い合わせ：【総務部防災担当　○○○○】
          【内線：○○○○】

マンション防災訓練の案内文例

避難・消火訓練のお知らせ

居住者の皆さまへ

管理組合理事会

いつもマンション管理にご協力いただき、
ありがとうございます。

下記の通り、避難・消火訓練を実施いたします。

記

◆実施日時：【○月○日（○）午前10時～11時】
◆集合場所：【エントランス前】
◆目　的：・非常階段・避難経路の確認
        ・消火器の使用方法習得
        ・防災設備の点検
◆訓練内容：・避難経路の確認（各階から1階へ）
          ・水消火器による初期消火体験
          ・AED使用方法の説明
          ・防災倉庫の備品確認
◆参加方法：【自由参加・事前申込不要】
◆注意事項：・ベビーカーは所定の場所に待機させてください
          ・小さなお子さまは保護者の方と一緒に行動してください
          ・ペットの同行避難についてもご説明します
          ・エレベーターは訓練中停止いたします

◆お願い：
・動きやすい服装でご参加ください
・水分補給用の飲み物をご持参ください

マンション全体の防災力向上のため、
多くの皆さまのご参加をお待ちしております。

問い合わせ：【管理組合理事長　○○○○】
          【管理事務室　○○○-○○○○-○○○○】

雨天時・延期の案内文例

防災訓練延期のお知らせ

皆さまへ

本日【○月○日（○）】に予定しておりました
防災訓練は、悪天候のため下記の通り延期いたします。

◆延期後の実施日：【○月○日（○）同時刻】
◆理　由：【大雨警報発表・強風のため】
◆判　断：【午前7時時点の気象状況により決定】

準備にご協力いただいた皆さまには
心よりお詫び申し上げます。

延期後の訓練についても、多くの皆さまの
ご参加をお待ちしております。

問い合わせ：【防災担当　○○○○】
          【電話：○○○-○○○○-○○○○】

効果的な防災訓練メニューの選び方

防災訓練の効果を高めるためには、参加者の特性や地域の特徴に応じた適切な訓練メニューを選択することが重要です。

基本的な訓練メニュー

◆避難訓練
・地震・火災発生時の避難経路確認
・避難時の安全行動（ダンゴムシのポーズなど）
・避難場所での安否確認方法

◆通報訓練
・119番通報の正しい方法
・災害時の情報伝達手順
・防災無線・緊急放送の活用

◆初期消火訓練
・消火器の正しい使用方法
・水バケツによる消火訓練
・消火栓の取り扱い方法

◆応急救護訓練
・AED（自動体外式除細動器）の使用方法
・心肺蘇生法の基本
・応急手当・止血方法
・担架による搬送方法

発展的な訓練メニュー

◆HUG（避難所運営ゲーム）
・避難所運営の疑似体験
・避難者の受け入れと配置
・様々な課題への対応方法

◆DIG（災害図上訓練）
・地図を使った危険箇所の把握
・避難経路・避難場所の確認
・地域資源の活用方法

◆炊き出し訓練
・非常時の食事準備
・限られた水・燃料での調理
・衛生管理の重要性

◆情報収集・伝達訓練
・災害時の情報収集方法
・SNS・アプリの活用
・デマ情報の見分け方

参加者募集と返信確認の方法

防災訓練の効果的な実施には、事前の参加者把握が重要です。参加しやすい環境を整えることで、より多くの方の参加を促すことができます。

出欠票による確認

◆出欠票作成のポイント
・切り取り線を明確に表示
・「参加」「欠席」の選択肢を大きく表示
・参加人数の記入欄を設ける
・緊急連絡先欄を設ける
・配慮が必要な事項の記入欄を設ける
・提出期限と提出先を明記

◆配慮事項の例
・車椅子利用
・手話通訳が必要
・アレルギー（食べ物）
・その他の特別な配慮

自由参加制の運用

◆自由参加制のメリット
・事前の事務手続きが不要
・参加のハードルが低い
・当日の参加も可能

◆自由参加制の注意点
・参加人数の把握が困難
・資料や消耗品の準備に余裕を持つ
・当日の受付体制を整備

◆案内文での表現例
「事前申込は不要です。当日直接会場にお越しください」
「参加自由ですが、できるだけ多くの方のご参加をお待ちしています」

オンライン参加・ハイブリッド開催

◆オンライン参加の活用場面
・防災講話や座学部分
・避難所運営ゲーム（HUG）
・災害図上訓練（DIG）
・防災知識の普及・啓発

◆ハイブリッド開催の案内例
「現地参加とオンライン参加を選択できます」
「実技訓練は現地のみ、講話部分はオンライン配信も行います」
「感染症対策として、オンライン参加も可能です」

文末表現のバリエーション

防災訓練案内文の印象は、文末の表現によって大きく変わります。相手や内容に応じて適切な表現を選ぶことで、より協力的な参加を促すことができます。

標準的な丁寧表現

・災害に備え、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます
・地域（職場）の安全のため、ご理解とご協力をお願いいたします
・安全第一で実施いたします。無理のない範囲でご参加ください
・多くの皆さまのご参加をお待ちしております

やわらかい表現

・お手すきの際にご参加いただければと思います
・ご都合のつく方はぜひお越しください
・ご不明な点はお気軽にお尋ねください
・みんなで防災意識を高めていきましょう

安全・配慮を重視した表現

・体調不良の場合は無理をせず、参加を見合わせてください
・熱中症対策として、こまめな水分補給を心がけてください
・小さなお子さまやご高齢の方は、安全を最優先にしてください
・慌てずに、落ち着いて行動してください

よくある失敗例と改善方法

防災訓練案内文でよく見られる失敗例と、それを避けるための改善方法をご紹介します。

防災訓練の案内文作成のチェックリスト

よくある質問

まとめ

効果的な防災訓練案内文は、必要な情報を分かりやすく整理し、参加者が安全に行動できる形で提供することが最も重要です。

「必須7項目の明記」と「正式文書の基本構成」を基本として、参加者の安全確保と近隣への配慮を忘れずに案内文を作成することで、効果的な防災訓練の実施が可能になります。

大切なのは完璧な文章を作ることではなく、参加者の立場に立った分かりやすい情報提供と安全への配慮を心がけることです。この記事のテンプレートを参考に、あなたの組織に適した防災訓練案内文を作成してください。