【例文付】英語の検収依頼メールの書き方完全ガイド

英語圏では、物品の受領・検査なら「receipt and inspection」、プロジェクトの最終承認なら「acceptance」や「sign-off」など、状況により表現が使い分けられます。この記事では、国際ビジネスで通用する検収依頼メールの作成方法を、実用的なテンプレートとともに詳しく解説します。

英語の検収依頼メールの5つの基本原則

効果的な英語の検収依頼メールには、以下の5つの原則があります。これらを守ることで、相手が迷うことなく対応できるメールを作成できます。

1. 適切な英語表現の選択
   物品の受領・点検なら「receipt and inspection」、成果物の最終承認なら「acceptance」や「sign-off」を使い分けます。状況に応じた自然な表現が重要です。
2. 一画面での情報完結
   対象・手順・期日・責任者・証跡方法を箇条書きで整理し、相手が一目で全体像を把握できるようにします。
3. 明確な承認方法の指定
   メール返信での「Accepted」回答、署名付きPDF、Webフォームなど、具体的な承認手段を明示します。
4. 丁寧で自然な依頼表現
   「検収お願いします」の直訳を避け、「Could you please confirm acceptance」のような自然な英語依頼文を使用します。
5. 文化的配慮の組み込み
   英語圏のビジネス文化に合わせ、期限設定時の柔軟性や相手都合への配慮を適切に表現します。

英語の検収依頼メール件名テンプレート20選

実務でそのまま使える件名テンプレートを20パターンご紹介します。【　】内を実際の情報に置き換えてください。

英語の検収依頼メール本文テンプレート14選

実際のメール本文で使える、状況別のテンプレートをご紹介します。コピーして【　】内を置き換えるだけで使用できます。

1. 基本形（物品の受領・検査依頼）

Subject: Request for receipt & inspection — 【PO12345 / Item ABC / 200 units】

Dear 【Name/Team】,

We delivered 【200 units of Item ABC】 under 【PO12345】 on 【Aug 18】.
Could you please complete the receipt and inspection by 【Aug 22】?

■ Inspection Scope:
・Quantity check and visual inspection (no functional test required)
・Reference standards: 【specification document attached】

■ Required Evidence:
・Please reply "Accepted" if all items pass inspection
・If any nonconformities are found, please list them in your response

■ Supporting Documents:
・Delivery note (attached)
・Inspection checklist (attached)

■ Contact for Questions:
【Your name】 / 【Phone number】 / 【Email】

If any issues are identified during inspection, we will arrange 
replacement or corrective action immediately.

Thank you for your cooperation.

Kind regards,
【Name】
【Title】
【Company】

2. 成果物の最終承認依頼（プロジェクト）

Subject: Acceptance confirmation requested — 【Website revamp / Milestone 2】

Hi 【Name】,

We have completed all deliverables for 【Milestone 2】 as specified 
in the Statement of Work (SOW).

Could you kindly review the attached package and confirm acceptance 
by 【Aug 21】?

■ Deliverables Included:
・【Design files (PSD, AI)】
・【Content copy deck】
・【Technical documentation】
・【Release notes】

■ Acceptance Criteria:
Please verify against the criteria listed in 【SOW Section 3.2】
Link to reference document: 【URL】

■ Sign-off Method:
・Option 1: Reply with "Approved" 
・Option 2: Sign and return the attached PDF

■ Next Steps:
Upon your acceptance, we will:
・Issue the invoice for this milestone
・Proceed to Milestone 3 planning

Please let us know if you need any changes or have questions 
about the deliverables.

Best regards,
【Name】
【Company】

3. UAT（受入テスト）の完了確認

Subject: UAT sign-off request — 【Module X v1.4】

Dear 【Stakeholder Team】,

User Acceptance Testing (UAT) has been completed for 【Module X v1.4】 
with the detailed results attached.

Could you please provide your sign-off by 【Aug 23】?

■ UAT Summary:
・Test cycles completed: 【3 rounds】
・Test environments: 【Staging, Pre-production】
・Overall pass rate: 【98.5%】
・Critical defects: 【0】
・Minor issues: 【2 (logged as backlog items)】

■ Remaining Items:
・【Low-priority backlog items - planned for next release】
・【Performance optimization - scheduled for v1.5】

■ Sign-off Options:
・Complete online form: 【URL】
・Reply with "UAT Approved"
・Sign attached acceptance certificate

■ Test Documentation:
・Detailed test results (attached)
・Issue tracking report (attached)
・Performance metrics (attached)

Thank you for your attention to this milestone.

Kind regards,
【Name】
【QA Team】

4. 分割納品の検査依頼

Subject: Partial delivery: inspection requested for 【100 units】

Hi 【Name】,

We have shipped the first batch of 【100 units out of 200 total】 today.

Could you please inspect this first lot by 【Aug 20】?

■ Current Shipment Details:
・Quantity: 【100 units】
・Tracking number: 【ABC123456】
・Expected delivery: 【Aug 19】

■ Remaining Schedule:
We will ship the remaining 【100 units】 on 【Aug 22】.

■ Documentation:
・Goods Receipt Note (GRN) template is attached
・Packing list included with shipment

Please confirm receipt and inspection results at your earliest convenience.

Best regards,
【Name】

5. 不具合修正後の再検査依頼

Subject: Re-inspection request after fix — 【Defect ID 4567】

Hi 【Name】,

We have successfully resolved the issue identified in 【Defect ID 4567】.

■ Issue Summary:
・Problem: 【Brief description of the original defect】
・Root cause: 【Technical analysis】
・Solution implemented: 【Fix details】

■ Re-inspection Request:
Could you please re-inspect the updated lot by 【Aug 25】?

■ Supporting Documentation:
・Corrective action report (attached)
・Quality control test results (attached)
・Updated technical specifications (attached)

■ Quality Assurance:
All items have passed our internal quality checks and are ready 
for your re-inspection.

Please let us know if you need any additional information 
or clarification about the fixes implemented.

Thank you for your patience during the resolution process.

Best regards,
【Name】
【Quality Assurance Team】

6. 第三者検査報告書付きの確認依頼

Subject: Third-party inspection report attached — confirmation needed

Dear 【Name】,

A third-party inspection has been completed by 【Inspection Company Name】 
as requested.

■ Inspection Details:
・Inspector: 【Certified Inspector Name】
・Date completed: 【Aug 18】
・Standards applied: 【ISO 9001, ASTM standards】
・Overall result: 【PASS】

■ Action Required:
Please review the attached inspection report and confirm your 
acceptance by 【Aug 22】.

■ Documentation:
・Official inspection report (attached)
・Certificate of compliance (attached)
・Photo documentation (attached)

If you have any questions about the inspection findings or 
need additional documentation, please let us know.

Best regards,
【Name】

7. サービス完了と請求書発行の連動

Subject: Service completion — acceptance & invoice release

Dear 【Accounts Payable / Name】,

The consulting services under 【SOW #2024-001】 have been completed 
as of 【Aug 18】.

■ Service Summary:
・Project: 【Digital transformation consulting】
・Duration: 【June 1 - August 18】
・Deliverables: 【All items per SOW Section 2】

■ Required Action:
Kindly confirm your acceptance by 【Aug 22】.
Upon your approval, we will issue the final invoice.

■ Supporting Documentation:
・Service completion report (attached)
・Timesheet summary (attached)
・Deliverables checklist (attached)

■ Invoice Process:
・Invoice amount: 【$XX,XXX】
・Payment terms: 【Net 30】
・Invoice will be sent within 24 hours of acceptance

Please reply with your acceptance confirmation or let us know 
if you need any clarification.

Best regards,
【Name】
【Project Manager】

8. 期限重視の丁寧な督促

Subject: Action needed: acceptance confirmation by 【Aug 22】

Hi 【Name】,

I hope this message finds you well.

To meet our monthly closing schedule, could you please confirm 
acceptance of 【Project/Deliverable】 by 【Aug 22】?

■ Outstanding Items:
・【List of items pending acceptance】

■ Supporting Materials:
All necessary documentation was provided on 【Aug 15】.

■ Alternative Timeline:
If the current timeline is challenging, please let us know your 
earliest feasible date for completion.

We appreciate your cooperation in helping us meet our deadlines.

Thank you for your understanding.

Best regards,
【Name】

9. 英日併記版（混在チーム向け）

Subject: 【JP/EN】検収のお願い / Request for acceptance — 【PO12345】

Dear Team,

Japanese follows English.

■ English:
Please confirm receipt and inspection of the delivered items by 【Aug 22】.
All documentation is attached for your review.

■ 日本語:
添付書類のとおり納品が完了いたしました。
【8月22日】までに検収をご確認いただけますでしょうか。

■ Required Action / 必要なアクション:
・Review attached documents / 添付書類の確認
・Complete inspection / 検査の実施  
・Reply with confirmation / 確認のご返信

If you have any questions, please feel free to contact us.
ご質問がございましたら、お気軽にお声がけください。

Best regards / よろしくお願いいたします,
【Name】

10. 契約条件準拠の受領確認

Subject: Acceptance confirmation — per SOW 【v3.0】

Dear 【Name】,

The deliverables have been completed according to the specifications 
outlined in the Statement of Work 【version 3.0】.

■ Reference Documentation:
Please confirm acceptance against the criteria specified in 
【SOW Section 4: Acceptance Criteria】.

■ Deliverables Checklist:
・【Item 1: Technical documentation】 ✓
・【Item 2: Software deployment】 ✓  
・【Item 3: User training materials】 ✓
・【Item 4: System integration testing】 ✓

■ Next Milestone:
Upon your acceptance, we will proceed to 【Milestone 4】 as scheduled.

Please confirm your acceptance at your earliest convenience.

Thanks for your continued partnership.

Best regards,
【Name】

11. 受領確認と機能テスト分離

Subject: Receipt confirmation requested — function test to follow

Hi 【Name】,

Please confirm receipt of 【shipment #ABC123】 for our records.

■ Current Status:
・Physical receipt confirmation needed
・Functional testing will continue until 【Aug 25】
・Final acceptance will be requested after completion of all tests

■ Two-Stage Process:
1. Receipt confirmation (now)
2. Final acceptance after testing (later)

This approach allows us to track delivery while ensuring thorough 
quality verification.

Thank you for your cooperation.

Best regards,
【Name】

12. デジタル承認フォーム活用

Subject: Digital sign-off via form — 【URL inside】

Hi 【Name】,

For your convenience, we have prepared an online acceptance form.

■ Digital Sign-off Process:
Please use the secure form below to confirm acceptance:
【Form URL: https://company.com/acceptance/form123】

■ Form Features:
・Auto-generated PDF certificate upon completion
・Email confirmation sent to all parties
・Secure digital signature capture
・Integration with project management system

■ Traditional Alternative:
If you prefer, you can also reply to this email with "Accepted" 
and we will process manually.

The form takes approximately 2 minutes to complete.

Thank you for using our streamlined process!

Best regards,
【Name】

13. 受入証明書ドラフト添付

Subject: Acceptance certificate draft attached — kindly review

Dear 【Name】,

We have prepared a draft acceptance certificate for your review 
and approval.

■ Certificate Details:
・Project: 【Name and scope】
・Completion date: 【Aug 18】
・Acceptance criteria: 【Reference to contract terms】

■ Review Process:
・Please review the attached draft certificate
・Make any necessary edits or corrections
・Sign and return by 【Aug 24】

■ Final Documentation:
Once signed, we will provide:
・Original signed certificate
・Digital copy for your records
・Project closure documentation

Please let us know if you need any modifications to the certificate 
content or format.

Best regards,
【Name】

14. 質問対応を想定した包括的依頼

Subject: Comprehensive acceptance request — 【Project Alpha Phase 1】

Dear 【Stakeholder Team】,

Phase 1 of 【Project Alpha】 has been completed and is ready 
for your acceptance review.

■ Deliverables Package:
・【Technical specifications】 (attached)
・【User manuals】 (attached)  
・【Training materials】 (attached)
・【Source code documentation】 (attached)

■ Acceptance Criteria:
All deliverables meet the requirements specified in:
・【Contract Section 3.2】
・【Technical Requirements Document v2.1】
・【Quality Assurance Standards】

■ Support During Review:
If you have any concerns about the acceptance criteria, test scope, 
or documentation, please let us know immediately. We will:
・Adjust the checklist accordingly
・Provide additional clarification
・Schedule a review meeting if needed

■ Timeline:
・Review period: 【5 business days】
・Target acceptance date: 【Aug 25】
・Phase 2 kickoff: 【Aug 28】

Our team is standing by to support your review process.

Best regards,
【Name】
【Project Manager】

よくある問題と改善事例

英語検収依頼メールでよく見られる問題点と、より効果的な改善例をご紹介します。適切な表現により、スムーズな承認プロセスを実現できます。

英語表現の改善事例

コミュニケーション改善事例

英語での検収依頼の実務ポイント

国際ビジネスで効果的な検収依頼を行うための重要なポイントをご紹介します。言語の壁を越えた円滑なコミュニケーションが鍵となります。

1. 状況に応じた英語表現の選択
   物品なら「receipt and inspection」、プロジェクト成果物なら「acceptance」「sign-off」を適切に使い分けます。英語圏のビジネス慣行に合わせることで理解を得やすくなります。
2. 段階的な承認プロセスの設計
   Receipt（受領）→ Inspection（検査）→ Acceptance（承認）の流れを明確にし、どの段階を依頼するかを具体的に示します。
3. 証跡方法の多様化
   メール返信、署名付きPDF、オンラインフォームなど、相手の環境に応じた複数の承認手段を提示します。
4. 文化的配慮の組み込み
   期限設定時の柔軟性表現や、質問・調整への開放性を示すことで、協調的な関係を維持します。
5. 技術用語の統一と説明
   UAT（User Acceptance Testing）、SAT（Site Acceptance Test）などの専門用語は、必要に応じて説明を併記します。

よくある質問

送信前の確認チェックリスト

まとめ

英語での検収依頼メールは、適切な表現選択と文化的配慮により、効果的なコミュニケーションが可能です。状況に応じた英語表現の使い分け、段階的な承認プロセスの明示、多様な証跡方法の提示、協調的な期限設定を心がけることで、国際ビジネスでの円滑な検収プロセスを実現できます。

物品の「receipt and inspection」から成果物の「acceptance」「sign-off」まで、今回ご紹介した20の件名テンプレートと14種類の本文例を活用し、相手にとって分かりやすく対応しやすい検収依頼メールを作成してください。適切な英語表現により、グローバルビジネスでの信頼関係を深めることができるでしょう。