「海外取引先からの返信が3日も来ない…でも催促するのは失礼かも？」と悩んでいませんか。
実は、適切な表現を使えば、英語のリマインドメールは相手との関係を損なうどころか、「配慮ができるプロフェッショナル」として信頼を高めるチャンスになります。
英語圏では、明確で丁寧なリマインドは「仕事を円滑に進めるための必要なコミュニケーション」として受け入れられています。重要なのは、相手の立場を尊重しながら、具体的で行動しやすい依頼をすることです。
この記事では、相手に好印象を与えながら確実に対応を得られる英語リマインドメールの書き方を、実用的なテンプレートと表現集で詳しく解説します。
この記事で確実に身につけられること
・失礼にならない英語リマインドメールの正しい書き方
・1回目→2回目→最終回の段階別アプローチ
・相手との関係性を維持する丁寧な表現術
・ビジネスですぐ使えるコピペ可能なテンプレート
・送信タイミングと文化的配慮のポイント
・失礼にならない英語リマインドメールの正しい書き方
・1回目→2回目→最終回の段階別アプローチ
・相手との関係性を維持する丁寧な表現術
・ビジネスですぐ使えるコピペ可能なテンプレート
・送信タイミングと文化的配慮のポイント
参考：英語の商談お礼メールの書き方｜今すぐ使えるテンプレート7選とマナー完全ガイド
参考：【2025年最新】英語の日程調整メール完全ガイド
参考：【例文付】英語の検収依頼メールの書き方完全ガイド
参考：面接お礼メールの英語版ガイド｜書き方・例文テンプレート・失敗しないコツ【新卒・中途対応】
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英語リマインドメールで絶対に守るべき5つの基本原則
英語でリマインドメールを成功させるには、以下の5つの原則を守ることが重要です。これらは海外ビジネスでの信頼関係構築に直結します。
- 件名で瞬時にリマインドと分かるようにする
「Reminder:」「Gentle reminder:」「Follow-up:」を件名冒頭に付けます。忙しい相手が優先順位を判断しやすくなり、開封率の向上が期待できます。 - 丁寧語で圧迫感を完全に排除する
「Could you」「Would you」「I would appreciate if」を使い、命令的な「Please」の連発は避けます。相手が自発的に協力したくなる表現を選ぶことが重要です。 - 具体的な期限と必要性を明確に伝える
「by Wednesday, September 18th」のように正確な日付を示し、なぜその期限が必要なのか理由を一言添えます。曖昧さは相手を混乱させます。 - 段階的なアプローチで関係性を保つ
1回目は柔らかく、2回目は理由を強調、3回目は決断を求める形で段階的に調整します。いきなり強い表現は関係悪化のリスクがあります。 - 相手の状況への配慮を言葉で示す
「I understand you might be busy」「When you have a moment」のような前置きで、相手の都合を理解していることを伝えます。これが催促感を和らげる鍵です。
段階別リマインドメールテンプレート【即戦力】
リマインドメールは段階的に送ることで、相手との関係を維持しながら効果的に対応を促せます。以下のテンプレートを順番に使用してください。
【1回目】柔らかく丁寧なリマインド
Subject: Gentle reminder: Project proposal feedback needed Dear Mr. Johnson, I hope this email finds you well. I wanted to follow up on the project proposal I sent on September 3rd regarding our marketing collaboration. I understand you have many priorities to manage, so when you have a moment, could you please review the proposal and share your initial thoughts? Your feedback would be very helpful for us to proceed with the next steps. If possible, a response by Friday, September 13th would be greatly appreciated. Please don't hesitate to reach out if you have any questions or need additional information. Thank you for your time and consideration. Best regards, Taro Yamada Marketing Manager Your Company Name Email: t.yamada@company.com Phone: +81-3-1234-5678
【2回目】理由を明確にした催促
Subject: Second reminder: Project proposal feedback (decision needed) Dear Mr. Johnson, I hope you're having a productive week. I'm following up on the project proposal I sent on September 3rd. I sent a gentle reminder last week, but I understand how busy things can get. We're eager to move forward with this collaboration, and your input is crucial for finalizing our approach and timeline. Could you please provide your feedback by Wednesday, September 18th? This will allow us to incorporate your suggestions and present the revised plan to our management team next week. If you need more time or have questions about any aspect of the proposal, please let me know and I'll be happy to adjust our timeline accordingly. I appreciate your attention to this matter. Best regards, Taro Yamada
【最終回】決断を求める最終確認
Subject: Final reminder: Project proposal decision by September 20th Dear Mr. Johnson, I hope this message finds you well. This is my final follow-up regarding the project proposal I submitted on September 3rd. I completely understand that business priorities can shift, and if this opportunity is no longer suitable for your current objectives, that's perfectly fine. However, we need to finalize our project direction by Friday, September 20th to meet our internal deadlines. If I don't hear back by then, I'll assume we should proceed with alternative arrangements. I want to thank you for considering our proposal, and I hope we might have opportunities to collaborate in the future. If you do wish to move forward, please let me know by Thursday evening, and we can arrange a quick call to discuss next steps. Thank you for your understanding and consideration. Best regards, Taro Yamada
状況別実用テンプレート【コピペ可能】
ビジネスでよくある具体的な状況に対応したテンプレートです。実際の業務でそのまま活用できます。
会議・アポイントメントの確認
Subject: Meeting reminder: Quarterly review tomorrow at 2:00 PM JST Hi Sarah, Quick reminder about our quarterly business review meeting scheduled for tomorrow (September 15th) at 2:00 PM JST. Meeting details: - Topic: Q3 performance review and Q4 planning - Duration: 90 minutes - Platform: Microsoft Teams - Meeting link: [URL] I've prepared the quarterly reports and will share them during our discussion. Please bring any questions or concerns you'd like to address. If you need to reschedule or have any technical issues, please let me know as soon as possible. Looking forward to our productive discussion. Best regards, Taro
書類・契約書のレビュー依頼
Subject: Contract review reminder: Feedback needed by September 20th Dear Ms. Chen, I hope you're having a great week. I wanted to follow up on the partnership contract I sent for your review on September 10th. The legal team has incorporated the changes we discussed in our last meeting, and we're ready to move to the final approval stage. Could you please review the updated terms and provide your feedback by Thursday, September 20th? This timeline will allow us to execute the agreement before the month-end deadline. If you have any concerns or need clarification on specific clauses, I'm happy to schedule a brief call to discuss them. Thank you for your careful attention to this important document. Best regards, Taro Yamada Business Development Manager
支払い・請求書のリマインド
Subject: Payment reminder: Invoice #2024-089 due September 25th Dear Accounts Payable Team, I hope this email finds you well. This is a gentle reminder that Invoice #2024-089 for $12,500 is due on September 25th. Invoice details: - Invoice number: #2024-089 - Amount: $12,500.00 - Service period: August 1-31, 2024 - Due date: September 25, 2024 Please find the original invoice attached for your reference. If you need any additional documentation or have questions about the payment process, please don't hesitate to contact me. Thank you for your prompt attention to this matter. Best regards, Taro Yamada Finance Department Your Company Name
避けるべき表現と正しい表現【重要】
以下の表現は、日本人がよく使ってしまいますが、英語圏では不適切とされています。代替表現と併せて覚えておきましょう。
| 避けるべき表現 | 推奨する表現 | なぜ問題なのか |
|---|---|---|
| Please kindly respond ASAP | Could you please respond by [具体的日時]? | pleaseとkindlyの重複、ASAPは失礼で曖昧 |
| I’m sorry to trouble you again | I wanted to follow up on my previous email | 過度な謝罪は自信のなさを示し、相手を困惑させる |
| Why haven’t you responded? | I’m following up to see if you received my email | 責めるような表現は関係悪化の原因 |
| This is very urgent and important! | This would help us meet our project deadline | 感情的で主観的、具体的理由が必要 |
| Please reply immediately | I would appreciate your response by [日時] | 命令的で期限が不明確 |
実際の失敗例から学ぶ【具体的改善事例】
実際のビジネス現場で見られる失敗例と、その改善方法を詳しく解説します。これらの事例を参考にして、同じ間違いを避けましょう。
失敗例1：過度に謝罪しすぎるメール
| 失敗例 | 改善例 | 改善のポイント |
|---|---|---|
| “I’m terribly sorry to bother you again, but I really need your help with this urgent matter…” | “I wanted to follow up on the proposal we discussed last week.” | 謝罪を削除し、事実ベースで簡潔に表現 |
失敗例2：曖昧な期限設定
| 失敗例 | 改善例 | 改善のポイント |
|---|---|---|
| “Please respond as soon as possible when you have time.” | “Could you please respond by Friday, September 22nd at 5:00 PM JST?” | 具体的な日時とタイムゾーンを明記 |
失敗例3：命令的すぎる表現
| 失敗例 | 改善例 | 改善のポイント |
|---|---|---|
| “You must reply to this email by tomorrow.” | “I would greatly appreciate your feedback by tomorrow if possible.” | 命令形を避け、相手に選択権を与える表現に変更 |
地域別文化的配慮【実践的アプローチ】
英語圏でも地域によってビジネス文化が大きく異なります。相手の出身地域を意識した具体的な表現例を使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
アメリカ向けリマインドメール例
Subject: Follow-up: Budget approval needed Hi John, Hope you're doing well. I wanted to circle back on the budget proposal I sent last Tuesday. We're looking to finalize our Q4 spending plan, so your approval by this Friday would help us stay on track. Let me know if you need any additional details to make the call. Thanks, Taro
イギリス向けリマインドメール例
Subject: Gentle reminder: Contract review Dear Mr. Smith, I trust this email finds you well. I wanted to politely follow up on the partnership contract I forwarded for your consideration last week. Would it be possible to receive your thoughts by the end of this week? This would be most helpful for our planning purposes. I do appreciate your time and attention to this matter. Kind regards, Taro Yamada
オーストラリア向けリマインドメール例
Subject: Quick check-in: Project update G'day Michael, Hope you're having a good week. Just checking in on the project timeline we discussed. No rush, but it'd be great to get your input when you have a moment. Maybe by Friday if that works for you? Cheers, Taro
丁寧度別表現ガイド【関係性別】
相手との関係性や状況に応じて、適切な丁寧度の表現を選ぶことが重要です。以下の統合ガイドを参考にしてください。
| 関係性 | 推奨表現 | 件名例 | 本文の特徴 |
|---|---|---|---|
| 重要顧客・上司 | I would be grateful if you could… | Gentle reminder: Your feedback requested | 丁寧語を多用、理由を詳細に説明 |
| 一般取引先 | I would appreciate it if you could… | Reminder: Response needed by 2025/10/05 | 標準的な丁寧さ、簡潔で明確 |
| 同僚・チームメンバー | Could you please… | Follow-up: [Topic] update | 親しみやすいが適度にフォーマル |
| 親しい同僚 | When you get a chance, could you… | Quick reminder: [Topic] | カジュアルで簡潔 |
送信タイミングと効果的な間隔
リマインドメールの効果は送信タイミングで決まります。以下のガイドラインを参考にして、最適なタイミングを選びましょう。
| 回数 | 推奨間隔 | メール内容の特徴 |
|---|---|---|
| 1回目 | 初回メールから3-5営業日後 | 「gentle reminder」柔らかい表現中心 |
| 2回目 | 1回目から1週間後 | 理由と期限を明確に説明 |
| 最終回 | 2回目から3-5営業日後 | 返信がない場合の対応を明示 |
送信前の最終確認チェックリスト
リマインドメールを送信する前に、以下のチェックリストで最終確認を行いましょう。これにより、プロフェッショナルで効果的なメールを送信できます。
リマインドメール送信前チェックリスト
□ 件名にReminder/Follow-upが含まれている
□ 相手の名前とタイトルが正確
□ 具体的な期限が明記されている
□ 理由や背景が簡潔に説明されている
□ 丁寧な表現（Could you等）を使用
□ 相手への配慮が言葉で示されている
□ 適切な締めくくりと完全な署名
□ スペルチェックと文法確認完了
□ 前回の返信を見落としていないか確認
□ 件名にReminder/Follow-upが含まれている
□ 相手の名前とタイトルが正確
□ 具体的な期限が明記されている
□ 理由や背景が簡潔に説明されている
□ 丁寧な表現（Could you等）を使用
□ 相手への配慮が言葉で示されている
□ 適切な締めくくりと完全な署名
□ スペルチェックと文法確認完了
□ 前回の返信を見落としていないか確認
よくある質問
何回までリマインドメールを送ってよいのでしょうか？
一般的なビジネス慣行では3回（初回リマインド→2回目→最終確認）が推奨されています。それ以上は相手に不快感を与えるリスクがあります。最終回では「If I don’t hear back by 2025/10/05, I’ll assume…」として、返信がない場合の対応を明示し、相手に最終判断を委ねることが重要です。
英語のリマインドメールでおすすめの表現はありますか？
「gentle reminder」と「I would appreciate if you could」の組み合わせが広く使われています。これらの表現は相手に圧迫感を与えず、協力的な対応を促しやすくなります。具体的には「This is a gentle reminder that I would appreciate your feedback by 2025/10/05」のような構成が実用的です。
リマインドメールで「Please」を使わない方がよい理由は？
英語では「Please」の多用は命令的で上から目線に聞こえる場合があります。特に「Please do this」「Please reply」のような直接的な使い方は避けた方が無難です。代わりに「Could you please」「Would you mind」「I would appreciate if」のような表現を使うことで、相手に選択権があることを示し、より協力的な対応を得られる可能性があります。
緊急時のリマインドメールの書き方を教えてください
件名に「Urgent:」を含め、緊急性の具体的理由を必ず説明してください。「Due to an unexpected client request, I need your input by 2025/10/05」のように、なぜ急ぎなのかを明確に伝えます。ただし、真に緊急でない場合の使用は信頼を損なうため、慎重に判断しましょう。
時差がある相手へのリマインドメールで注意すべき点は？
相手の現地営業時間内に届くよう送信時間を調整し、期限設定では必ずタイムゾーンを明記してください。「by Friday, September 22nd, 5:00 PM EST」のように具体的に示します。また、現地の祝日や文化的な休暇期間も考慮することで、より配慮の行き届いたコミュニケーションが可能になります。
リマインドメールの適切な長さはありますか？
明確な基準はありませんが、相手が読みやすい長さを心がけることが大切です。挨拶→背景→依頼→期限→配慮→締めの構成で、各要素を簡潔にまとめることがポイントです。長すぎると相手が読む気を失い、短すぎると失礼な印象を与える場合があります。
まとめ
英語のリマインドメールは、適切な表現と段階的なアプローチにより、相手との関係を維持しながら確実に対応を促すことができる重要なビジネススキルです。
成功の鍵は、相手の立場に立った配慮と、明確で具体的な依頼内容の両立にあります。「gentle reminder」のような柔らかい表現から始めて、段階的に調整することで、プロフェッショナルな印象を保ちながら必要な対応を得られます。
この記事で紹介したテンプレートと表現を実際のビジネスシーンで活用し、継続的に実践することで、英語でのビジネスコミュニケーション能力が確実に向上するでしょう。
英語リマインドメール成功の要点
・段階的アプローチ（3回まで）による関係性維持
・「gentle reminder」等の柔らかい表現の活用
・具体的な期限設定と理由の明示
・相手の文化的背景への配慮
・適切な送信間隔（3-5営業日→1週間→3-5営業日）
・段階的アプローチ（3回まで）による関係性維持
・「gentle reminder」等の柔らかい表現の活用
・具体的な期限設定と理由の明示
・相手の文化的背景への配慮
・適切な送信間隔（3-5営業日→1週間→3-5営業日）
※この記事は暮らしQ&Aナビが提供する英語ビジネスメール解説です。
参考文献・引用情報
- 英語のビジネスメールで返事を催促したい！丁寧な表現を覚えよう！ | ECCフォリラン！
- 「催促メール」英語での正しい書き方：返信がないときの丁寧なリマインドフレーズ10選 – ENGLISH JOURNAL
- 英語のビジネスメールの書き方！返信の催促で使える例文7つ | Best Teacher Blog
- 【例文付き】催促メールの英語での書き方と丁寧に伝えるためのポイント！ | スクールウィズ
- 英語リマインドメールの書き方：基本ルールから丁寧な表現例まで紹介 | シャドテンラボ
- 英語のビジネスメールでよく使うフレーズ ＜リマインドメール＞ | I/O
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