【例文付】英語のリマインドメール書き方完全ガイド

適切な送信間隔（2〜5営業日）と、必要に応じたタイムゾーン配慮により、国際的なビジネスでも円滑なコミュニケーションが実現できます。

英語リマインドメールの5つの基本原則

効果的な英語のリマインドメールには、以下の5つの原則があります。これらを守ることで、相手との良好な関係を保ちながら必要な確認ができます。

1. 件名は用件を先頭に明記
   「Reminder:」「Gentle reminder:」「Follow-up:」で始め、具体的なテーマと期限を含めます。受信者が一目で内容と緊急度を判断できるようにしましょう。
2. 本文は短く直接的に構成
   挨拶は一行、要点は箇条書き、アクションは一つに絞ります。50〜125語を目安に、相手が素早く理解できる構成を心がけます。
3. 丁寧で圧迫感のない表現を使用
   「when convenient」「could you」「would you」などの表現で依頼し、「ASAP」や感嘆符の多用は避けます。相手の都合に配慮した言い回しが重要です。
4. 適切な送信間隔を維持
   初回は2〜5営業日後、二回目以降は重要度に応じて調整します。緊急性が高い場合は短く、重要度が低い場合は長めの間隔を設けましょう。
5. 必要に応じてタイムゾーンに配慮
   国際的なやり取りでは、月名・曜日・タイムゾーン（JST、UTCなど）を併記し、誤解を防ぎます。特に会議や締切がある場合は必須です。

英語リマインドメールの件名テンプレート20選

そのまま使える件名テンプレートを20パターンご紹介します。【　】内を実際の情報に置き換えてください。

英語リマインドメールの本文テンプレート14選

実際のメール本文で使える、状況別のテンプレートをご紹介します。コピーして【　】内を置き換えるだけで使用できます。

1. 標準パターン（初回・低圧迫）

Subject: Reminder: [Topic]

Hi [First Name],

Just a gentle reminder about [topic/context]. 
Could you let me know by [Tue, Aug 20, 5:00 PM JST]?

If it's easier, feel free to reply with a quick "Yes/No" 
or a suitable time.

Kind regards,
[Name]

2. 二回目（必要性と背景を説明）

Subject: Second reminder: [Topic]

Hi [First Name],

Following up on the note below—this impacts our 
[internal deadline/vendor schedule], so a reply by 
2025/08/18 would be greatly appreciated.

If this timing doesn't work, please propose an alternative.

Many thanks,
[Name]

3. 最終通知（クロージング条件を明示）

Subject: Final reminder: [Action required by date]

Hi [First Name],

This is a final reminder regarding [topic]. 
If I don't hear back by 2025/08/18, I'll assume we should 
[close the request / move forward accordingly].

Thank you for your understanding.

Best regards,
[Name]

4. 請求書・支払い関連

Subject: Gentle reminder: Invoice [#12345] due [Aug 31]

Dear [Accounts Payable Team],

Kind reminder that invoice [#12345] for [$amount] is due on 
[Aug 31]. Details are attached for your reference.

Please let me know if you need any additional information.

Sincerely,
[Name]

5. 納期・提出物の確認

Subject: Reminder: Submission due [Wed, Aug 21]

Hi [First Name],

A friendly reminder that the [deliverable] is due on 2025/08/18.
If you anticipate a delay, could you suggest a new date?

Appreciate your help,
[Name]

6. 面接リマインド（候補者向け前日）

Subject: Reminder: Interview tomorrow at [10:00 JST]

Hi [First Name],

Looking forward to speaking with you tomorrow at [10:00 JST]. 
Location/Link: [URL]  
If anything changes, please let me know.

Best regards,
[Name]

7. イベント参加確認

Subject: Reminder: [Event name] today — access link

Hi [First Name],

Quick reminder that [Event name] starts at [time]. 
Access link: [URL] (opens 10 minutes early)

See you there,
[Name]

8. 商談フォローアップ

Subject: Follow-up: next steps for [Deal]

Hi [First Name],

Hope you're doing well. Did you have a chance to review 
the proposal? Happy to answer questions or walk you 
through it this week.

When convenient, could you share a suitable time?

Warm regards,
[Name]

9. 書類レビュー依頼

Subject: Reminder: review of [Draft name].docx

Hi [First Name],

Kind reminder to review the attached draft by 2025/08/18. 
If you prefer, feel free to leave comments directly in the file.

Thanks in advance,
[Name]

10. 社内依頼（簡潔・返信しやすく）

Subject: Quick check — [Task]

Hi [First Name],

Just checking in on [task]. 
Could you reply "OK" if approved, or share edits by [time]?

Much appreciated,
[Name]

11. 予約・アポイントメント確認

Subject: Appointment reminder — [Tue, Aug 20, 3:00 PM]

Hi [First Name],

Friendly reminder of your appointment on [Tue, Aug 20, 3:00 PM] 
at [location/URL]. Please reply if you need to reschedule.

Regards,
[Name]

12. タイムゾーン配慮（国際間）

Subject: Gentle reminder — scheduling (JST ↔ PST)

Hi [First Name],

To make it easier across time zones, here are overlapping 
windows:
• Tue 16:00–18:00 PST / Wed 08:00–10:00 JST
• Wed 17:00–19:00 PST / Thu 09:00–11:00 JST

Let me know what works best.

Kind regards,
[Name]

13. 返信不要（通知のみ）

Subject: Friendly reminder — no reply needed

Hi [Team],

This is just a quick reminder about [topic]. 
No reply required — thanks for taking note.

Best,
[Name]

14. 再送・誤送防止

Subject: Resending: [Topic]

Hi [First Name],

Resending this in case the previous email didn't reach you. 
Apologies if you've already seen it — no action needed if so.

Thank you,
[Name]

英語表現の文末バリエーション

状況に応じて使い分けられる文末表現をご紹介します。相手との関係性や依頼の緊急度に応じて選択してください。

よくある問題と改善事例

英語のリマインドメールでよく見られる問題点と、より効果的な改善例をご紹介します。適切な表現により、相手との関係を保ちながら効率的な確認ができます。

表現の改善事例

構成の改善事例

タイミングの改善事例

英語リマインドメールの実務運用ルール

英語のリマインドメールを効果的に運用するための3つの重要なルールをご紹介します。

1. 簡潔で直接的な構成
   一通につき一つの明確な目的で、50〜125語を目安に構成します。挨拶→背景→依頼→期限→結びの順で、相手が素早く理解できるようにまとめましょう。
2. 適切な送信間隔の設定
   初回は2〜5営業日後、二回目以降は重要度に応じて調整します。緊急性の高いものは短く、重要度の低いものは長めの間隔を設けることが重要です。
3. 文化的配慮とタイムゾーン対応
   国際的なやり取りでは、丁寧な表現とタイムゾーンの明記が必須です。相手の文化的背景も考慮した表現選びを心がけましょう。

よくある質問と回答

送信前の確認チェックリスト

まとめ

英語のリマインドメールは、簡潔性と丁寧さのバランスが成功の鍵となります。明確な件名、適切な送信間隔、相手に配慮した表現を心がけることで、国際的なビジネスでも円滑なコミュニケーションが実現できます。

今回ご紹介した20の件名テンプレートと14種類の本文例を状況に応じて活用し、改善事例を参考にメール品質を向上させてください。継続的な実践により、効果的な英語ビジネスコミュニケーションスキルの習得が可能になるでしょう。