重要なポイントは、判明した時点での迅速な連絡と、相手の都合を配慮した具体的な代替案の提示です。この記事では、信頼を損なわない会議リスケメールの書き方を、件名テンプレート20例と本文14パターンで詳しく解説します。
参考：お礼メールの書き方｜状況別テンプレと件名の選び方【保存版】
参考：【例文付】社内の会議リスケメール書き方完全ガイド
参考：【例文付】日程調整メールの書き方完全ガイド｜ビジネスのあらゆるシーンに対応
参考：【2025年最新】英語の日程調整メール完全ガイド
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社外の会議リスケメールの5つの基本原則
信頼関係を維持しながら会議の日程変更を依頼するには、以下の5つの原則を守ることが重要です。これらのポイントを押さえることで、相手の理解を得やすくなります。
- 分かった時点で即座に連絡
日程変更が必要だと判明したら、すぐに連絡します。当日や前日の変更の場合は、まず電話で状況を説明し、その後メールで確定内容を送付します。 - 件名で用件と対象を明確に表示
「【日程変更のお願い】○○会議—新候補3案提示」のように、用件と会議名、対応内容を30文字前後で明記します。 - 代替案は2〜3案を具体的に提示
相手が選択しやすいよう、日時・所要時間・形式（対面/オンライン）を明確にした候補を複数提示します。 - 本文は一画面で完結させる
謝罪→理由→代替案→確認依頼の順で整理し、相手が素早く状況を把握できるようにします。 - カレンダー連携とフォローアップ
確定後はカレンダー招待を更新し、必要に応じてURL再送やリマインドを行います。
社外の会議リスケメールの件名テンプレート20選
実務でそのまま使える件名テンプレートを20パターンご紹介します。【 】内を実際の情報に置き換えてお使いください。
| 場面 | 件名テンプレート | 使用タイミング |
|---|---|---|
| 基本 | 【日程変更のお願い】【○○会議】—新候補3案 | 最も汎用性の高い基本形 |
| 直前変更 | 【直前のご連絡】本日の【○○打合せ】時間変更 | 当日の時間変更 |
| 自社都合 | 【お願い】【○○商談】日程調整のご相談 | 自社の事情による変更 |
| 交通障害 | 【交通影響】本日の【訪問】→オンライン振替 | 交通機関のトラブル |
| 体調不良 | 【体調不良のため】【○○会議】リスケのお願い | 体調による参加困難 |
| 緊急対応 | 【緊急対応のため】【○○会議】時間変更のお願い | 急な社内対応が必要 |
| オンライン振替 | 【オンライン振替】【○○会議】URL再送のご案内 | 対面からオンラインへ変更 |
| 複数社調整 | 【複数社調整】【○○プロジェクト会議】新日程 | 関係者が多い会議 |
| 天候理由 | 【台風接近】安全配慮のため日程変更のお願い | 悪天候による変更 |
| 会場都合 | 【会場都合】【○○会議室】→別日ご相談 | 会場確保の問題 |
| 先方配慮 | 【ご都合確認】【○○打合せ】時間帯調整 | 相手の都合を優先 |
| 時間短縮 | 【短縮案】【60→30分】でのリスケご相談 | 時間を短縮して実施 |
| 英語併記 | 【英語併記】Meeting Reschedule（JP/EN） | 海外関係者がいる場合 |
| 資料先行 | 【資料先行共有】【○○会議】日程変更とデータ送付 | 資料を事前に共有 |
| 週内調整 | 【週内調整】【○○定例】→【木/金】候補提示 | 同一週内での調整 |
| 重要案件 | 【重要】【○○提案会】日程変更のご相談 | 重要度の高い会議 |
| 最終確認 | 【最終確認】新日程のご承認をお願いします | 複数回やり取り後の確認 |
| 再送 | 【再送】日程変更の件（行き違いご放念ください） | 確実な連絡のため |
| システム会議 | 【Zoom障害】【○○会議】別URLでの実施 | システムトラブル |
| 謝罪重視 | 【深くお詫び】【○○会議】日程変更につきまして | 重大な迷惑をかける場合 |
社外の会議リスケメールの本文テンプレート14選
実際のメール本文で使える、状況別のテンプレートをご紹介します。コピーして【 】内を置き換えるだけで使用できます。
1. 基本形（一般的な日程変更）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 誠に恐縮ですが、【8月20日（火）14:00～15:00】に 予定しております【○○会議】について、 日程変更のご相談をさせていただきたく ご連絡いたします。 ■ 新しい候補（所要時間：60分／形式：対面） ・【8月22日（木）10:00～11:00】 ・【8月22日（木）16:00～17:00】 ・【8月23日（金）14:00～15:00】 急なお願いとなり大変申し訳ございません。 上記の中でご都合の良いお時間を お選びいただけますでしょうか。 もし上記でご都合が合わない場合は、 お手数ですが代替候補をお教えください。 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
2. 当日の直前変更（電話後の確定メール）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先ほどお電話でご相談させていただいた通り、 本日の【○○打合せ】の開始時刻を 【14:00→15:30】に変更させていただきます。 ■ 変更内容 ・日時：本日【8月20日（火）15:30～16:30】 ・場所：【○○会議室】（変更なし） ・参加者：変更なし お忙しい中、急な変更にご対応いただき 誠にありがとうございます。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
3. 交通障害による変更（オンライン振替）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 本日の【○○商談】（14:00～）につきまして、 台風の影響で交通機関に大幅な遅延が 発生しており、予定通りの訪問が 困難な状況です。 つきましては、同時刻でオンライン会議への 振替をお願いできればと存じます。 ■ オンライン会議情報 ・日時：本日【8月20日（火）14:00～15:00】 ・URL：【Zoomリンク】 ・入室：開始10分前から可能 急な変更で大変ご迷惑をおかけいたしますが、 ご理解を賜りますよう、お願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
4. 体調不良による変更
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 誠に申し訳ございませんが、急な体調不良により、 本日の【○○会議】への参加が困難となりました。 日程を改めさせていただければと存じます。 ■ 代替候補 ・【8月22日（木）午前中】 ・【8月23日（金）午後】 （所要時間30分・オンライン対応可） ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。 ご都合をお聞かせいただければ幸いです。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
5. 緊急対応による変更（資料先行共有）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 急な社内対応が発生し、本日の【○○会議】の 時間変更をお願いしたくご連絡いたします。 ■ 新しい候補 ・【8月22日（木）16:00～16:30】 ・【8月23日（金）10:00～10:30】 ■ 事前共有 会議資料を添付いたします。 事前にご確認いただければ、 会議時間を短縮できます。 急なご相談で申し訳ございませんが、 ご検討をお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
6. 相手の都合確認（柔軟な調整）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○会議】の件でご相談がございます。 もしご都合がよろしければ、 お時間の調整をさせていただきたく存じます。 差し支えなければ、来週の中で ご都合の良い日時を2～3候補 お教えいただけますでしょうか。 こちらは比較的調整が利きますので、 まずは御社のご予定を優先させてください。 お手数をおかけいたしますが、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
7. 複数社での調整
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○プロジェクト会議】の日程調整について ご連絡いたします。 関係各社と調整いたしました結果、 下記の候補で進めさせていただきたく存じます。 ■ 候補（所要時間：45分・オンライン） A：【8月22日（木）10:00～10:45】 B：【8月23日（金）15:00～15:45】 Ccに調整担当者を入れております。 ご都合をお聞かせいただければ、 カレンダー招待をお送りいたします。 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
8. 英語併記パターン
Subject: Meeting Reschedule Request (JP/EN) Dear 【Name】, Could we reschedule our meeting? New options: • Thu Aug 22, 10:00-10:30 • Fri Aug 23, 15:00-15:30 Please let me know your preference. 【日本語】 【会議名】の日程変更をお願いいたします。 候補： ・8月22日（木）10:00-10:30 ・8月23日（金）15:00-15:30 ご都合をお聞かせください。 Best regards, 【Name】 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
9. オンライン振替（URL再送）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○会議】を同時刻でオンライン会議に 変更させていただきます。 ■ オンライン会議情報 ・URL：【新しいZoom/Meetリンク】 ・日時：【8月20日（火）14:00～15:00】 ・入室：開始10分前から可能 カレンダー招待も更新いたします。 併せてご確認ください。 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
10. 会場都合による変更
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○会議】について、会場側の都合により 予約がキャンセルとなってしまいました。 大変申し訳ございません。 ■ 代替案 ・別会場（【○○ビル会議室】）での実施 ・オンライン会議への変更 ・日程変更（【8/22、8/23】で調整可能） 会場変更による追加費用等は 当社で負担いたします。 ご希望をお聞かせいただければ幸いです。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
11. 時間短縮での実施提案
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○会議】につきまして、 アジェンダを絞って30分に短縮し、 同日の別時間帯での実施は いかがでしょうか。 ■ 短縮版の候補 ・【本日16:00～16:30】 ・【本日17:00～17:30】 重要なポイントに絞って 効率的に進行いたします。 ご検討をお願いいたします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
12. 最終確認メール
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○会議】の日程変更につきまして、 最終のご確認をお願いいたします。 ■ 確定日時 【8月22日（木）14:00～15:00】 【○○会議室】 上記で問題なければ、 カレンダー招待を更新いたします。 何かご不明な点がございましたら お気軽にお声がけください。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
13. 簡潔版（受領確認重視）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○会議】の日程変更をお願いいたします。 候補： ・【8/22（木）10:00-11:00】 ・【8/23（金）15:00-16:00】 上記でよろしければ「承知しました」の 一言で結構です。 確定次第、招待をお送りします。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
14. カレンダー更新の案内
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【○○会議】の日程が確定しましたので、 Googleカレンダーの招待を更新し、 関係者全員に通知いたします。 メールと併せてカレンダーも ご確認いただければと思います。 ありがとうございました。 ―――――――――――――――――― 【署名】 ――――――――――――――――――
状況別の使い分けのコツ
直前の変更は必ず電話で事前連絡を行い、相手の了解を得てからメールで確定します。体調不良など機微な理由の場合は詳細を書きすぎず、簡潔に留めることが大切です。複数社が関わる場合は、To/Cc/Bccの使い分けに注意し、関係者全員に適切に情報共有しましょう。
直前の変更は必ず電話で事前連絡を行い、相手の了解を得てからメールで確定します。体調不良など機微な理由の場合は詳細を書きすぎず、簡潔に留めることが大切です。複数社が関わる場合は、To/Cc/Bccの使い分けに注意し、関係者全員に適切に情報共有しましょう。
よくある失敗例と改善方法
会議リスケメールでよく見られる問題点と、より効果的な改善例をご紹介します。適切な対応により、相手との信頼関係を維持できます。
件名の失敗例と改善
| 失敗例（NG） | 改善例（OK） | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 「ご相談です」 | 「【日程変更のお願い】○○会議—新候補3案」 | 用件と対象を明確に表示 |
| 「スケジュールについて」 | 「【直前のご連絡】本日の○○打合せ時間変更」 | 緊急性と具体的内容を明記 |
| 「明日の件」 | 「【体調不良のため】○○会議リスケのお願い」 | 理由と依頼内容を端的に表現 |
本文の失敗例と改善
| 失敗例（NG） | 改善例（OK） | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 「都合が悪くなりました。別日で。」 | 謝罪→理由→具体的候補→確認依頼の順で構成 | 丁寧さと具体性の両立 |
| 候補なしで「いつがよろしいですか」 | 2〜3案を提示して相手の負担を軽減 | 相手の選択負担を減らす |
| 時間だけ記載「14時から」 | 「14:00〜15:00（60分・対面）」と詳細明記 | 終了時刻と形式も明確化 |
対応方法の失敗例と改善
| 失敗例（NG） | 改善例（OK） | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 当日変更をメールのみで通知 | 電話で事前連絡→メールで確定 | 確実な連絡と証跡の両立 |
| カレンダー更新を忘れる | 確定後すぐに招待を更新・通知 | スケジュール管理の連携 |
| オンライン振替でURL再送なし | 新しいURLを明記・事前入室時間も案内 | 必要情報の漏れ防止 |
社外の会議リスケメールで役立つポイント
会議のリスケメールを送る際の実務的なコツをご紹介します。これらのポイントを押さえることで、スムーズな調整が可能になります。
複数社が関わる会議の調整術
関係者が多い会議では、まず日程調整ツールやアンケート機能を活用して候補を絞り込みます。その後、代表者間で最終調整を行い、確定情報を一斉に配信する方法が効率的です。この際、To/Cc/Bccの使い分けに注意し、必要以上に全員をToに入れないよう配慮しましょう。
関係者が多い会議では、まず日程調整ツールやアンケート機能を活用して候補を絞り込みます。その後、代表者間で最終調整を行い、確定情報を一斉に配信する方法が効率的です。この際、To/Cc/Bccの使い分けに注意し、必要以上に全員をToに入れないよう配慮しましょう。
よくある質問
Q1. 当日の変更はどのように連絡すべきですか？
A. まず電話で状況を説明し、相手の了解を得てからメールで確定します。メールのみの連絡では相手が確認できない可能性があり、会議に参加者が来てしまうリスクがあります。電話での合意後、証跡としてメールを送付するのがベストプラクティスです。
Q2. 代替候補は何案ぐらい提示すればよいですか？
A. 2〜3案が適切です。1案だけでは相手の都合に合わない可能性が高く、4案以上では選択に迷わせてしまいます。所要時間と開催形式（対面/オンライン）も併記すると、相手が判断しやすくなります。
Q3. 件名はどの程度の長さが適切ですか？
A. 30文字前後で、冒頭15文字以内に重要な情報を配置します。スマートフォンでの表示を考慮し、「【日程変更のお願い】○○会議」のように用件を最初に持ってくることで、受信箱で内容が把握しやすくなります。
Q4. オンライン会議に変更する場合の注意点は？
A. 新しいURL、入室時間、操作方法を明記します。対面からオンラインへの変更では、参加者が混乱しやすいため、詳細な案内が必要です。カレンダー招待も必ず更新し、関係者全員に変更を通知しましょう。
Q5. 体調不良を理由にする場合、どこまで詳しく書くべきですか？
A. 「体調不良のため」程度に留め、詳細は書かないのが適切です。プライバシーの観点から、具体的な症状や病名を記載する必要はありません。代替案の提示と謝罪に重点を置きましょう。
Q6. 複数社が関わる会議の調整方法は？
A. 代表者間で候補を絞り込んでから、一斉に確定情報を配信します。関係者全員でやり取りすると混乱するため、まず主要メンバーで日程を調整し、決定後に詳細を共有する方法が効率的です。To/Ccの使い分けにも注意しましょう。
送信前の確認チェックリスト
送信前の90秒チェック
□ 件名に【用件】【対象会議】【変更内容】を30文字前後で明記
□ 本文で謝罪→理由→代替案→確認依頼の順序を守っている
□ 代替案は2〜3案で、時間・所要・形式を具体的に記載
□ 当日・前日変更の場合は電話で事前連絡済み
□ To/Cc/Bccの宛先が適切に設定されている
□ 時刻表記が統一されている（24時間表記推奨）
□ オンライン変更の場合はURL・入室時間を明記
□ 敬語・文末表現が相手との関係に適している
□ カレンダー招待の更新予定を記載
□ 誤字脱字・送信先の確認
□ 件名に【用件】【対象会議】【変更内容】を30文字前後で明記
□ 本文で謝罪→理由→代替案→確認依頼の順序を守っている
□ 代替案は2〜3案で、時間・所要・形式を具体的に記載
□ 当日・前日変更の場合は電話で事前連絡済み
□ To/Cc/Bccの宛先が適切に設定されている
□ 時刻表記が統一されている（24時間表記推奨）
□ オンライン変更の場合はURL・入室時間を明記
□ 敬語・文末表現が相手との関係に適している
□ カレンダー招待の更新予定を記載
□ 誤字脱字・送信先の確認
まとめ
社外の相手への会議リスケメールは、ビジネス関係に大きく影響する重要なコミュニケーションです。迅速な連絡、具体的な代替案の提示、丁寧な対応を心がけることで、信頼関係を維持し、むしろ誠実さを印象づけることができます。
特に重要なのは、変更が必要と分かった時点での即座の連絡と、相手の負担を減らす配慮です。当日や前日の変更では必ず電話での事前連絡を行い、代替案は2〜3案を具体的に提示しましょう。
また、カレンダー招待の更新やフォローアップメールなど、変更後の対応も含めて丁寧に行うことで、次回以降の会議もスムーズに進行できます。今回のテンプレートを活用して、円滑な会議調整を実現してください。
次のアクション
会議の日程変更が必要になった際は、このガイドのテンプレートを参考に、迅速で丁寧な対応を心がけてください。特に件名と代替案の提示方法を工夫することで、相手との良好な関係を維持しながら効率的な調整が可能になります。
会議の日程変更が必要になった際は、このガイドのテンプレートを参考に、迅速で丁寧な対応を心がけてください。特に件名と代替案の提示方法を工夫することで、相手との良好な関係を維持しながら効率的な調整が可能になります。