社内会議の日程変更メールの書き方｜コピペで使えるテンプレート10選

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社内会議の日程を急に変更する必要が生じて、どのようにメールを書けばよいか迷っていませんか。この記事では、上司や同僚に失礼にならない日程変更メールのテンプレートと書き方を、すぐに実践できる形で解説します。

この記事ですぐに解決できること
・コピペで使える日程変更メールテンプレート
・相手に失礼にならない適切な表現方法
・緊急時の正しい対応手順
・「リスケ」を使わない丁寧な伝え方
参考：社内会議の日程変更メールの書き方｜コピペで使えるテンプレート10選
参考：【例文付】社外の会議リスケメールの書き方完全ガイド
参考：日程再調整メールの例文12選｜書き方とマナー完全ガイド
参考：【2025年最新】英語の日程調整メール完全ガイド
参考：【2025年最新】無料で使える日程調整ツールおすすめ19選｜用途別の選び方完全ガイド
参考：打ち合わせ依頼メールの書き方完全ガイド｜コピペで使えるテンプレート例と件名例30選

すぐ使える基本テンプレート3選

まず最もよく使われる3つのパターンのテンプレートをご紹介します。【】内を実際の内容に変更するだけで、すぐに使用できます。

パターン1：一般的な日程変更（最頻出）

件名：【日程変更のお願い】【会議名】

【部署名】
【氏名】様

お疲れさまです。【部署名】の【氏名】です。

大変申し訳ございませんが、【月日（曜日）時間】から予定しております【会議名】の日程変更をお願いいたします。

【変更理由】のため、やむを得ず変更をお願いする次第です。

以下の候補日程はいかがでしょうか。
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】

ご都合の良い日時を教えていただけますでしょうか。

お忙しい中お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――
【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
―――――――――――――――――

パターン2：上司への日程変更（敬語重視）

件名：【日程変更のお願い】【会議名】について

【氏名】【役職】

お疲れさまです。【氏名】です。

誠に申し訳ございません。【月日（曜日）時間】にお約束いただいております【会議名】ですが、【変更理由】のため、日程変更をお願いできないでしょうか。

以下の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】

お忙しいスケジュールの中、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
ご都合をお聞かせいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――
【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
―――――――――――――――――

パターン3：緊急時の当日変更

件名：【緊急】本日の会議日程変更のお知らせ

【参加者名】各位

お疲れさまです。【氏名】です。

本日【時間】から予定しております【会議名】ですが、【緊急理由】のため、急遽時間を変更させていただきます。

【変更前】本日【時間】～【時間】
【変更後】本日【時間】～【時間】
【場所】【変更がある場合は明記、なければ「変更なし」】

直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。

ご参加が困難な場合は、後日個別にご相談させていただきます。

緊急対応にご理解いただき、ありがとうございます。

―――――――――――――――――
【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
―――――――――――――――――

テンプレートの記入方法と具体例

テンプレートを効果的に使用するために、【】部分の記入方法を具体例で説明します。

項目 記入例 注意点
【会議名】 定例会議、プロジェクト会議、個人面談 具体的で分かりやすく
【変更理由】 他の会議との重複、急な来客対応、システムトラブル対応 簡潔で業務関連の理由
【月日（曜日）時間】 9月15日（火）14:00、10月3日（木）10:00～11:00 曜日を併記すると親切
【役職】 課長、部長、主任 相手に応じて正確に

状況別テンプレート（4-10）

基本テンプレート3つに加えて、特殊な状況に応じたテンプレート7つをご紹介します。これで合計10個のテンプレートが揃い、あらゆる場面に対応できます。

4. 複数人への一括連絡

件名：【日程変更のお願い】【会議名】

【部署名・チーム名】の皆さま

お疲れさまです。【氏名】です。

【月日（曜日）】の【会議名】ですが、【変更理由】により、日程変更をお願いいたします。

候補日程：
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】

【月日（曜日）】までに、ご都合の良い日程をお知らせください。

皆さまにはご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――
【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
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5. 会議室都合による変更

件名：【日程変更のお知らせ】【会議名】

【参加者名】各位

お疲れさまです。【氏名】です。

【月日（曜日）時間】の【会議名】ですが、予定していた会議室の【具体的な問題】により、日程を変更させていただきます。

【変更前】【月日（曜日）時間】【会議室名】
【変更後】【月日（曜日）時間】【会議室名】

会議室の都合により皆さまにご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

変更後の日程でご都合が悪い場合は、お知らせください。

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【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
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6. 代理での変更通知

件名：【日程変更のお知らせ】【会議名】（【氏名】代理）

【相手の氏名】さん

お疲れさまです。【部署名】の【氏名】です。

【上司の氏名・役職】より連絡いたします。
【月日（曜日）時間】の【会議名】ですが、【変更理由】のため、日程変更をお願いいたします。

以下の日程はいかがでしょうか。
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】

【上司の氏名・役職】に代わってお詫び申し上げます。
ご都合をお聞かせください。

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【部署名】
【氏名】（【上司の氏名・役職】代理）
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
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7. オンライン会議への変更

件名：【重要】会議形式変更のお知らせ

【参加者名】各位

お疲れさまです。【氏名】です。

【月日（曜日）時間】の【会議名】ですが、【変更理由】のため、オンライン会議に変更いたします。

日時：【月日（曜日）時間】～【時間】（変更なし）
形式：Zoom会議
URL：（会議開始30分前にお送りします）

【変更理由に応じた一言】ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

技術的な問題がございましたら、【連絡先】までご連絡ください。

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【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
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8. 出張による変更

件名：【日程変更のお願い】【会議名】

【参加者名】

お疲れさまです。【氏名】です。

【月日（曜日）】の【会議名】ですが、急遽出張が入ったため、日程変更をお願いいたします。

以下の日程で調整可能です。
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】

急なお願いで申し訳ございません。
ご都合をお聞かせください。

―――――――――――――――――
【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
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9. 体調不良による変更

件名：【日程変更のお願い】【会議名】

【相手の氏名】【役職】

お疲れさまです。【氏名】です。

【月日（曜日）時間】の【会議名】ですが、体調不良のため、延期をお願いできないでしょうか。

以下の日程で再調整していただけないでしょうか。
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】

体調管理が不十分で申し訳ございません。
ご都合をお聞かせください。

―――――――――――――――――
【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
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10. 複数回変更の場合（謝罪重視）

件名：【再度のお願い】会議日程変更について

【相手の氏名】様

お疲れさまです。【氏名】です。

先日日程変更をお願いした【会議名】の件で、誠に恐縮ですが、再度変更をお願いできないでしょうか。

【変更理由】のため、やむを得ずお願いする次第です。

たび重なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

以下の日程で最終調整させていただけないでしょうか。
・【月日（曜日）時間】～【時間】
・【月日（曜日）時間】～【時間】

今後このようなことがないよう、十分注意いたします。

何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

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【部署名】
【氏名】
E-mail：【メールアドレス】
TEL：【電話番号】
―――――――――――――――――

失礼にならない表現方法と注意点

社内会議の日程変更メールで重要な表現方法と避けるべき点をご紹介します。

「リスケ」を使わない理由

「リスケ」という言葉は略語でカジュアルな印象を与えるため、メールでは正式な表現を使用しましょう。

NG表現 OK表現 使用場面
会議をリスケします 会議の日程変更をお願いいたします 上司・他部署向け
リスケお願いします 日程調整のお願い 同僚向け
急にリスケで 急な日程変更で申し訳ございませんが 緊急時

相手別の敬語レベル調整

相手に応じた表現の使い分け
上司・管理職：「お願いできないでしょうか」「恐縮ですが」
同僚：「お願いいたします」「申し訳ございませんが」
部下：「変更いたします」「ご理解ください」
他部署：「ご調整いただけますでしょうか」「恐れ入りますが」

緊急時の正しい対応手順

当日や前日の緊急変更では、以下の手順で対応しましょう。

  1. まず電話で連絡
    メールを確認していない可能性があるため、まず電話で直接伝えます。
  2. その後メールで記録
    電話連絡後、詳細をメールで送信し、記録として残します。
  3. 件名に【緊急】を追加
    緊急性を示すため、件名の最初に【緊急】をつけます。
  4. 簡潔に要点をまとめる
    緊急時は長文を避け、変更内容を簡潔に伝えます。
  5. フォローアップを忘れない
    会議後に改めてお詫びと感謝を伝えます。

よくある失敗と対処法

日程変更メールでよくある失敗例と、その対処法をご紹介します。

よくある失敗 対処法 予防策
返信がない 電話で確認する 返信期限を明記
候補日が合わない 相手の希望日を聞く 3つ以上の候補を提示
何度も変更する 特に丁寧に謝罪する 余裕を持った計画
理由が不明確 具体的な理由を追記 簡潔で分かりやすい理由

よくある質問

社内でも「リスケ」という言葉は使わない方がよいのですか？

はい。メールなどの正式な文書では「リスケ」は避け、「日程変更」「スケジュール調整」といった正式な表現を使用しましょう。口頭での会話であれば同僚レベルなら問題ありませんが、上司や他部署の方には丁寧な表現が適切です。

緊急時の連絡はメールだけでも大丈夫ですか？

当日や前日の緊急時は、メールだけでなく電話での連絡も併用することをおすすめします。メールを確認していない可能性があるためです。まず電話で要件を伝え、後からメールで詳細と記録を残しましょう。

候補日はいくつ提示すればよいですか？

3つ程度の候補日を提示するのが一般的です。多すぎると選択に迷い、少なすぎると調整が困難になります。曜日や時間帯も含めて具体的に記載し、相手が選びやすいよう配慮しましょう。

何度も日程変更をお願いすることになった場合はどうすればよいですか？

2回目以降は特に丁寧な謝罪と説明が必要です。可能であれば電話で直接お詫びし、今後は確実に参加できる日程を提案しましょう。信頼関係に影響するため、できるだけ避けることが重要です。

理由はどの程度詳しく説明すべきですか？

簡潔で理解しやすい範囲で説明しましょう。「他会議との重複」「急な来客対応」「システムトラブル対応」など、一言で状況が分かる程度で十分です。プライベートな理由は避け、業務に関連する理由を中心に説明します。

日程変更後のお礼メールは必要ですか？

日程調整に協力してもらった場合は、簡潔なお礼メールを送ることをおすすめします。「ご協力いただきありがとうございました」の一言でも、相手への感謝が伝わり、良好な関係維持につながります。

まとめ

社内会議の日程変更メールは、適切なテンプレートを使用することで、相手に失礼なく効率的に調整できます。重要なポイントは以下の通りです。

日程変更メール成功のポイント
・変更が分かった時点での迅速な連絡
・「リスケ」ではなく正式な表現を使用
・適切な謝罪と変更理由の説明
・複数の候補日程の提示
・緊急時は電話との併用
・相手への感謝の気持ちを忘れない

この記事のテンプレートをコピーして活用し、円滑な社内コミュニケーションを実現してください。

参考文献