町内会回覧文の書き方完全マニュアル｜コピペで使えるテンプレート例文集

町内会の班長や役員に就任したとき、「回覧文をどう書けばよいかわからない」と悩む方は少なくありません。総務省の調査によると、全国の町内会・自治会の約95％が回覧板による情報共有を行っており、適切な回覧文の作成は地域コミュニティ運営の重要な要素となっています。

本記事では、住民に確実に伝わる効果的な回覧文の書き方を、実用的なテンプレートと具体例とともに詳しく解説します。初めて回覧文を作成する方でも、この記事の内容に従えば、すぐに活用できる質の高い回覧文を作成できるようになります。

町内会回覧文の基本構成と必須項目

効果的な町内会回覧文には、住民が迷わず行動できる情報を適切な順序で配置することが重要です。総務省「地域コミュニティに関する研究会」の報告書でも、地域活動における情報伝達の重要性が強調されています。

回覧文に必要な7つの必須項目

多くの町内会で採用されている標準的な回覧文には、以下の7項目を含めることが推奨されています。これらの項目を漏れなく記載することで、問い合わせを減らし、スムーズな活動運営が可能になります。

分かりやすい回覧文の書き方ポイント

住民にとって読みやすく、理解しやすい回覧文を作成するためには、以下のポイントを意識することが大切です。

• 簡潔性：A4用紙1枚に収まる分量で、重要な情報を優先的に記載
• 視認性：重要事項は太字や囲み線で強調し、文字サイズは12ポイント以上
• 具体性：「後日連絡」ではなく「3月15日までに」など具体的な表現
• 敬語の適切な使用：丁寧語を基本とし、硬すぎず親しみやすい文体
• 雨天時対応：屋外活動の場合は必ず悪天候時の対応を明記

町内会回覧文の基本テンプレート

多くの町内会で採用されている標準的な回覧文書のテンプレートです。【】内を実際の内容に置き換えてご利用ください。

令和【○】年【○】月【○】日

【○○町内会】各位

【○○町内会】【○班・○組】
【役職名】【お名前】


【行事名・用件名】のご案内


拝啓　【季節の挨拶】の候、皆様にはますます
ご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素より地域活動にご理解とご協力を賜り、
厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通りご案内申し上げますので、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

敬具


記

◆日　時：【○月○日（○）○時○分～○時○分】
◆場　所：【会場名・集合場所】
◆対　象：【全戸・○班のみ・希望者など】
◆内　容：【活動の概要】
◆持ち物：【軍手・飲み物・清掃用具など】
◆参加費：【金額・無料】
◆返　信：【○月○日（○）まで・方法】
◆問合せ：【担当者名】【電話番号】

以上


何卒ご理解とご協力のほど
お願い申し上げます。


─────────────────
◆回覧確認欄（受領日・氏名をご記入ください）

1. ○月○日　____________

2. ○月○日　____________

3. ○月○日　____________

4. ○月○日　____________

5. ○月○日　____________
─────────────────

用途別回覧文例文集

町内会の主要な活動に対応した具体的な文例をご紹介します。それぞれの活動の特性に応じたポイントを含めています。

町内清掃の案内文例

町内一斉清掃のご案内

拝啓　新緑の候、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より地域活動にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り町内一斉清掃を実施いたします。
地域美化のため、無理のない範囲でご参加ください。

記

◆日　時：○月○日（○）午前9時～10時30分
◆集　合：○○公園東側入口
◆対　象：全戸（参加可能な方のみ）
◆持ち物：軍手・帽子・飲み物・清掃用具
         （ほうき・ちりとりなど）
◆その他：・雨天中止（小雨決行）
         ・中止の場合は当日朝8時に回覧・掲示にて
           お知らせいたします
         ・ゴミ袋は町内会で用意いたします

皆様のご協力により、美しいまちづくりを
進めてまいりましょう。

何卒よろしくお願いいたします。

問合せ：清掃委員長　○○　○○
        電話：○○○-○○○○

防災訓練の案内文例

防災訓練のお知らせ

拝啓　秋涼の候、皆様にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素より町内会活動にご協力をいただき、誠にありがとうございます。

さて、下記の通り防災訓練を実施いたします。
いざという時のため、ぜひご参加ください。

記

◆日　時：○月○日（○）午前9時集合
◆場　所：○○小学校体育館前
◆内　容：・初期消火訓練
         ・避難経路の確認
         ・非常持出品の点検
         ・AED操作体験
◆服　装：動きやすい服装・歩きやすい靴
◆対　象：どなたでもご参加いただけます
         （小さなお子様は保護者同伴）
◆雨　天：翌週○月○日（○）に延期
◆その他：飲み物をご持参ください

地域の安全確保のため、多くの皆様の
ご参加をお待ちしております。

問合せ：防災委員長　○○　○○
        電話：○○○-○○○○

夏祭り開催の案内文例

夏まつり開催のご案内

拝啓　盛夏の候、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より町内会活動にご理解とご協力をいただき、
心より感謝申し上げます。

さて、下記の通り夏まつりを開催いたします。
ご家族お揃いでお楽しみください。

記

◆日　時：○月○日（○）午後5時～8時
◆会　場：○○公民館前広場
◆内　容：・模擬店（焼きそば・かき氷・綿あめなど）
         ・ステージイベント（太鼓演奏・ダンス）
         ・お楽しみ抽選会（午後7時30分～）
         ・子ども向けゲームコーナー
◆参加費：無料（飲食代は実費）
◆注意事項：・混雑時は列の譲り合いにご協力ください
          ・熱中症にご注意ください
          ・小さなお子様は保護者の方と一緒に
          ・駐車場に限りがあります
◆雨　天：○○公民館内にて規模を縮小して実施

皆様のお越しを心よりお待ちしております。

問合せ：夏まつり実行委員長　○○　○○
        電話：○○○-○○○○

町内会費集金の案内文例

町内会費集金のお知らせ

拝啓　春暖の候、皆様にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素より町内会活動にご理解とご協力をいただき、
誠にありがとうございます。

さて、下記の通り町内会費の集金を実施いたします。
ご理解とご協力をお願いいたします。

記

◆集金期間：○月○日（○）～○月○日（○）
◆集金時間：午後7時～9時頃
◆年会費：○,○○○円
◆使用目的：・防犯灯の維持管理費
          ・清掃活動費
          ・行事運営費
          ・その他地域活動費
◆集金方法：各戸を訪問いたします
◆ご不在時：後日再度お伺いいたします
          お急ぎの場合は下記までお持ちください
          【担当者名宅：○○-○○○○】
◆領収書：集金時にお渡しいたします

地域活動の充実のため、何卒ご理解と
ご協力をお願いいたします。

問合せ：会計担当　○○　○○
        電話：○○○-○○○○

定期総会・委任状の案内文例

定期総会開催のご案内

拝啓　新緑の候、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より町内会活動にご理解とご協力をいただき、
厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り定期総会を開催いたします。
多くの皆様のご出席をお願いいたします。

記

◆日　時：○月○日（○）午後7時～8時30分
◆会　場：○○公民館大会議室
◆議　題：第1号議案　令和○年度活動報告
         第2号議案　令和○年度会計報告
         第3号議案　令和○年度活動計画案
         第4号議案　令和○年度予算案
         第5号議案　役員改選について
◆その他：総会後、懇親会を予定しております

◆欠席される場合：
下記の委任状をご提出ください（締切：○月○日）

─────────────────
委任状（切り取ってご提出ください）

令和○年度【○○町内会】定期総会における
議決権を会長【○○○○】に委任いたします。

住所：________________________

氏名：________________________　印

提出日：令和○年○月○日
─────────────────

返却先：【担当者名宅ポスト】または
        【○○-○○○○】まで

ご多用中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

問合せ：総会事務局　○○　○○
        電話：○○○-○○○○

行事中止・延期の案内文例

【緊急】○○行事開催中止のお知らせ

○月○日（○）開催予定の【○○行事】は、
【台風接近・警報発令】のため、やむを得ず中止とさせていただきます。

準備にご協力いただいた皆様には
心よりお詫び申し上げます。

なお、延期日程については○月○日頃を予定しており、
詳細が決まり次第、あらためてご案内いたします。

ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。

○○町内会
担当者：○○　○○
電話：○○○-○○○○

令和○年○月○日

回覧板の効率的な回し方とマナー

回覧板を効果的に活用するためには、適切な回覧方法と住民への配慮が重要です。総務省の調査でも、地域活動におけるデジタル化が進む中、回覧板は依然として重要な情報共有手段として位置づけられています。

回覧順序とサイン欄の活用

デジタル活用との併用

近年、多くの町内会でデジタルツールと紙の回覧板を併用する取り組みが進んでいます。これにより、情報伝達の確実性と効率性を両立できます。

• 掲示板での同時告知：重要な内容は掲示板にも掲示
• LINEグループでの補完：速報性が必要な情報は事前に配信
• 町内会ホームページへの掲載：詳細情報はウェブサイトで補完
• 高齢者への配慮：文字サイズを大きくし、口頭での補足説明も併用

回覧文作成でよくある失敗例と対策

町内会回覧でよく見られる失敗例と、それを避けるための具体的な改善方法をご紹介します。これらの点に注意することで、より効果的な回覧文が作成できます。

失敗例	問題点	改善方法
重要情報が文章に埋もれている	日時や場所が見つけにくい	必須7項目を太字・箇条書きで明示
時候の挨拶が長すぎる	肝心な内容にたどり着けない	前文は簡潔に、本文を重視
返信の要否が不明確	対応方法が分からない	冒頭で「要返信」「返信不要」を明示
雨天時の対応が記載なし	当日の判断で混乱	悪天候時の判断基準と連絡方法を明記
専門用語の多用	意味が伝わらない	平易な言葉で誰にでも分かる表現

回覧文作成のチェックリスト

よくある質問

回覧文書の適切な長さはどのくらいですか？

A4用紙1枚に収まる程度が理想的です。重要な情報が埋もれないよう、必須7項目を箇条書きで明示し、詳細な説明は最小限に留めることが大切です。文字サイズは12ポイント以上を推奨します。高齢者の多い地域では14ポイント以上がより効果的です。

急な中止や変更はどのように伝えれば良いですか？

複数の連絡手段を併用することが重要です。回覧板での緊急連絡、掲示板への掲示、可能であれば電話連絡やLINEグループでの一斉連絡も活用しましょう。事前に緊急時の連絡方法を住民に周知しておくことも大切です。

返信が必要な場合の回収方法はどうすれば良いですか？

複数の提出方法を用意することで回収率が向上します。回覧時の直接回収、担当者宅への持参、ポスト投函など、住民の都合に合わせた選択肢を提供しましょう。締切日の3日前に再度呼びかけることも効果的です。

高齢者の多い地域での配慮点はありますか？

文字サイズと表現方法に特に注意が必要です。14ポイント以上の文字サイズを使用し、重要事項は太字で強調します。専門用語は避け、必要に応じて口頭での補足説明も行いましょう。回覧速度もゆっくりめに設定することをお勧めします。

デジタル回覧と紙の回覧はどう使い分けるべきですか？

対象者の年齢層とデジタル慣れ度に応じて併用することが理想です。緊急性の高い情報はLINEやメールで即時共有し、正式な案内は紙の回覧で確実に伝達する方法が効果的です。デジタルツールを使えない方への配慮も忘れずに行いましょう。

回覧板が紛失した場合の対応方法は？

事前の予防策と迅速な対応が重要です。回覧順と確認欄で進捗を把握し、滞留が発覚したら即座に確認を取ります。紛失が判明した場合は、掲示板やデジタル手段で代替案内を行い、再発防止のため回覧方法を見直しましょう。

まとめ

効果的な町内会回覧文は、必要な情報を分かりやすく整理し、住民が迷わず行動できる形で提供することが最も重要です。「必須7項目＋正式文書の型」を基本として、用途に応じた配慮を加えることで、地域住民から信頼される情報発信ができるようになります。

大切なのは完璧な文章を目指すことではなく、相手の立場に立った分かりやすい情報提供を心がけることです。この記事のテンプレートを参考に、あなたの地域に適した回覧文を作成してください。

参考文献・引用情報

• 総務省「地域コミュニティに関する調査研究等」
• 総務省「コミュニティ団体運営の手引き」〜自治会、町内会、その他地域活動を行うグループの皆さまに〜
• 福岡市「共創による地域コミュニティ活性化条例」
• 一般財団法人地方自治研究機構「自治会加入に関する条例」
• 藤沢市「自治会・町内会ハンドブック」