日程調整メールの書き方｜失敗しないテンプレート20選

ビジネス連絡

ビジネスにおいて会議や商談を成功させるには、まず適切な日程調整が必要不可欠です。効果的な日程調整メールを送ることで、相手に良い印象を与え、円滑なコミュニケーションを実現できます。

一方で、曖昧な件名や配慮に欠けたメールは、相手に不信感を与え、大切なビジネス機会を逃してしまう可能性もあります。実際に、適切でない日程調整が原因で商談機会を失った経験を持つビジネスパーソンは少なくありません。

この記事で身につけられること
・相手に好印象を与える日程調整メールの書き方
・そのまま使えるシーン別テンプレート20選
・状況に応じた使い分けポイントと注意点
・返信率を高める件名・本文作成のコツ
・よくあるミスとその回避方法
参考：日程再調整メールの例文12選｜書き方とマナー完全ガイド
参考：【2025年最新】英語の日程調整メール完全ガイド
参考：【2025年最新】無料で使える日程調整ツールおすすめ19選｜用途別の選び方完全ガイド
参考：打ち合わせ依頼メールの書き方完全ガイド｜コピペで使えるテンプレート例と件名例30選

日程調整メールの重要性とビジネス効果

日程調整メールは単なる事務連絡ではありません。あなたのビジネスマナーと専門性を相手に印象づける、重要なコミュニケーションツールです。

適切な日程調整がもたらす効果

効果的な日程調整メールには、以下のような重要な効果があります。

日程調整メールの3つの効果
信頼関係の構築：丁寧で配慮ある対応により、相手の信頼を獲得
業務効率の向上：明確な情報提供により、やり取り回数を削減
印象の最適化：プロフェッショナルな姿勢を印象づけ、今後の関係性を強化

不適切な日程調整が引き起こすリスク

一方で、適切でない日程調整メールは以下のようなリスクを招く恐れがあります。相手からの信頼失墜、商談機会の逸失、プロジェクトの遅延など、ビジネスに深刻な影響を与える可能性があります。

日程調整メールの基本構成と書き方

効果的な日程調整メールは、明確な構成と適切な表現によって作成されます。ここでは、基本的な構成要素と各部分の書き方を詳しく解説します。

メールの基本構成

日程調整メールは以下の7つの要素で構成されます。この順序を守ることで、相手にとって理解しやすく、返信しやすいメールになります。

構成要素 目的 記載内容
件名 用件を明確に伝達 目的・会社名・担当者名を含む
宛名 相手への敬意表示 会社名・部署名・氏名・敬称
挨拶・名乗り 関係性の確認 適切な挨拶文と自己紹介
要旨 目的の明確化 日程調整の理由と概要
詳細 具体的情報の提供 候補日程・場所・所要時間等
結び 丁寧な締めくくり 依頼文と配慮ある表現
署名 連絡先の明示 会社情報・担当者・連絡先

効果的な件名の作成方法

件名は受信者が最初に目にする重要な要素です。適切な件名により、メールが迅速に開封され、適切に処理される可能性が高まります。

パターン 件名例 適用場面
基本型 【日程調整】商品説明会について（株式会社○○・田中） 一般的な商談・会議
緊急型 【至急】明日の会議日程変更について 急ぎの調整が必要な場合
初回型 【ご挨拶】貴社サービスについてのご相談（株式会社○○） 初回の商談依頼
社内型 月次会議の日程調整について 社内の定期会議等

候補日程の提示方法

候補日程の提示は、日程調整メールの核心部分です。相手が迅速に判断できるよう、明確で具体的な情報を提供する必要があります。

候補日程提示の実践的なポイント
数量：一般的に3～5個程度の候補を提示（選択肢の適正化）
表記：「○月○日（○）10:00～11:00」形式で統一
時間幅：余裕を持った時間設定を心がける
代替案：「上記で難しい場合はお知らせください」を添える

シーン別日程調整メールテンプレート20選

実際のビジネスシーンで即座に活用できる、状況別のテンプレートを20パターン用意いたします。【】内を実際の内容に変更するだけで、適切な日程調整メールが完成します。

【基本パターン】1. 初回商談の日程調整

件名：【ご挨拶】貴社サービスについてのご相談（【会社名】・【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

初めてご連絡させていただきます。
【会社名】【部署】の【氏名】と申します。

この度は、貴社の【サービス・製品名】について詳しくお聞かせいただきたく、ご連絡いたしました。

弊社では現在【課題・ニーズ】の解決を検討しており、貴社のソリューションがお役に立てるのではないかと考えております。

もしお時間をいただけるようでしたら、下記候補日程でお打ち合わせをお願いできますでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）10:00～11:00】
・【○月○日（○）14:00～15:00】
・【○月○日（○）13:00～14:00】

【所要時間】約60分
【実施方法】貴社へ訪問 または オンライン（ご希望に合わせます）
【目的】弊社の課題共有と貴社サービスのご紹介

上記日程でご都合がつかない場合は、【氏名】様のご都合に合わせて調整いたします。

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【基本パターン】2. 定期会議の日程調整

件名：【○○プロジェクト】月次会議の日程調整

【部署名】の皆様

お疲れ様です。【氏名】です。

【○○プロジェクト】の進捗確認のため、月次会議を開催したく、日程調整をお願いいたします。

【会議内容】
・前月の進捗報告と課題確認
・今月の重点施策の検討
・リソース配分の見直し

【所要時間】90分程度
【参加者】【○○プロジェクト】メンバー全員
【実施方法】会議室【○○】（オンライン併用可）

以下の候補日程で、ご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）13:00～14:30】
・【○月○日（○）10:00～11:30】
・【○月○日（○）15:00～16:30】

【○月○日（○）】17:00までにご回答いただけますと幸いです。

全員の都合が合わない場合は、最も参加者の多い日程で開催いたします。

よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【基本パターン】3. オンライン会議の日程調整

件名：【オンライン会議】【案件名】について（【会社名】・【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【案件名】につきまして、オンラインでお打ち合わせさせていただけますでしょうか。

【会議詳細】
・目的：【具体的な目的】
・所要時間：45分程度
・実施方法：Zoom（接続URLは後日お送りします）
・参加者：弊社【参加者名】、貴社【参加者名】

以下の候補日程でご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）13:00～13:45】
・【○月○日（○）10:30～11:15】
・【○月○日（○）16:00～16:45】

Zoomの接続に不安がございましたら、事前に接続テストも対応いたします。

ご都合をお聞かせください。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】4. 急ぎの日程調整

件名：【至急】【案件名】の件でお打ち合わせのお願い

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【案件名】につきまして、緊急にご相談したい事項が発生いたしました。

大変恐縮ですが、今週中でお時間をいただくことは可能でしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（明日）15:00～16:00】
・【○月○日（明後日）10:00～11:00】
・【○月○日（金）13:00～14:00】

【所要時間】60分程度
【実施方法】オンライン（Zoom）または貴社訪問

急なお願いで誠に申し訳ございませんが、ご検討いただけますでしょうか。

上記で難しい場合は、お電話での対応も可能です。

よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】5. 複数名での日程調整

件名：【○○プロジェクト】関係者会議の日程調整

【会社名】【氏名】様
【会社名】【氏名】様
弊社【部署】各位

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【○○プロジェクト】の件につきまして、関係者の皆様でお打ち合わせの機会をいただけますでしょうか。

【会議目的】
・プロジェクト進捗の共有
・各社の役割分担確認
・今後のスケジュール調整

【所要時間】約90分
【実施方法】オンライン（Zoom）
【参加者】各社1～2名程度

以下の候補日程で、ご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）14:00～15:30】
・【○月○日（○）10:00～11:30】
・【○月○日（○）13:00～14:30】

やり取りは「全員返信」でお願いいたします。

【○月○日（○）】までにご回答いただけますと幸いです。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】6. プレゼンテーション・提案の日程調整

件名：【ご提案】【サービス名】のプレゼンテーション日程について

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

先日ご相談いただきました【課題・ニーズ】について、詳細なご提案をさせていただきたく存じます。

【プレゼンテーション概要】
・内容：【サービス名】の機能紹介・導入効果・費用
・所要時間：約90分（デモ・質疑応答含む）
・参加者：弊社3名（営業・エンジニア・サポート）
・必要機材：プロジェクター・スクリーン

以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）14:00～15:30】
・【○月○日（○）10:00～11:30】
・【○月○日（○）13:00～14:30】

ご決定権をお持ちの方々にもご参加いただけますと、より具体的なご提案が可能です。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【特殊ケース】7. 日程変更（リスケジュール）の依頼

件名：【日程変更のお願い】【○月○日】の会議について

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【○月○日（○）○○:○○】よりお約束いただいております【会議名】につきまして、誠に申し訳ございませんが、社内都合により日程を変更させていただけますでしょうか。

急なお願いで大変恐縮ですが、以下の候補日程でご調整いただけますと幸いです。

【変更候補日程】
・【○月○日（○）10:00～11:00】
・【○月○日（○）14:00～15:00】
・【○月○日（○）15:00～16:00】

【所要時間・場所】当初予定と同様

ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【特殊ケース】8. 短時間ミーティングの日程調整

件名：【簡単な打ち合わせ】15分程度のお時間をお願いします

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【案件名】につきまして、簡単な確認事項がございます。

15分程度の短時間で結構ですので、お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）11:45～12:00】
・【○月○日（○）17:30～17:45】
・【○月○日（○）16:45～17:00】

【実施方法】電話またはオンライン（ご希望に合わせます）
【内容】【具体的な確認事項】の確認

お忙しい中恐れ入りますが、ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【特殊ケース】9. 面接の日程調整

件名：面接日程のご案内（【会社名】・【職種名】）

【氏名】様

この度は、弊社の【職種名】にご応募いただき、誠にありがとうございます。
【会社名】人事部の【氏名】と申します。

書類選考の結果、ぜひ面接をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

つきましては、以下の候補日程でご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）10:00～11:00】
・【○月○日（○）13:00～14:00】
・【○月○日（○）15:00～16:00】

【所要時間】約60分
【実施方法】弊社オフィスにて対面面接
【場所】〒【郵便番号】【住所】【ビル名】【階数】
【最寄駅】【路線名】【駅名】より徒歩【分数】
【面接官】人事部長および配属予定部署の責任者

上記日程でご都合がつかない場合は、【氏名】様のご都合のよい日時をお聞かせください。

当日の持ち物や詳細については、日程確定後にご連絡いたします。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【特殊ケース】10. 訪問での打ち合わせ日程調整

件名：【貴社訪問】【案件名】のお打ち合わせについて

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【案件名】につきまして、ぜひ貴社へお伺いしてお打ち合わせさせていただきたく存じます。

【訪問目的】
・【製品名】のデモンストレーション
・詳細な仕様説明
・ご質問への回答

【所要時間】約90分
【参加者】弊社2名（営業担当・技術担当）

以下の候補日程はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）14:00～15:30】
・【○月○日（○）10:00～11:30】
・【○月○日（○）13:30～15:00】

貴社のご都合に合わせて調整いたしますので、ご都合をお聞かせください。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】11. セミナー・研修の日程調整

件名：【○○セミナー】開催日程のご相談

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

先日お話しいただきました【テーマ】に関するセミナーを開催させていただきたく、日程の調整をお願いいたします。

【セミナー概要】
・テーマ：【具体的なテーマ】
・所要時間：約2時間（質疑応答含む）
・参加予定：【部門名】の皆様
・実施方法：貴社会議室での出張セミナー

【候補日程】
・【○月○日（○）13:00～15:00】
・【○月○日（○）14:00～16:00】
・【○月○日（○）10:00～12:00】

資料の準備がございますので、【○月○日（○）】までにご回答いただけますと幸いです。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【応用パターン】12. フォローアップ・進捗確認の日程調整

件名：【○○プロジェクト】進捗確認の打ち合わせについて

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【○○プロジェクト】が開始から【期間】が経過いたしましたので、進捗確認のお打ち合わせをお願いしたく存じます。

【打ち合わせ内容】
・現在の進捗状況確認
・課題の共有・解決策の検討
・今後のスケジュール調整

【所要時間】約60分
【実施方法】オンライン（Zoom）

以下の候補日程はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）13:00～14:00】
・【○月○日（○）15:00～16:00】
・【○月○日（○）10:00～11:00】

順調に進んでいる点、改善が必要な点を率直にお話しできる機会にしたいと思います。

ご都合をお聞かせください。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【実務重視】13. 相手に候補日を依頼する場合

件名：【日程のご相談】【案件名】について（【会社名】・【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【案件名】につきまして、お打ち合わせのお時間をいただきたく存じます。

【打ち合わせ内容】
・【具体的な内容1】
・【具体的な内容2】
・【具体的な内容3】

【所要時間】約60分
【実施方法】貴社訪問またはオンライン（ご希望に合わせます）
【参加者】弊社【参加者名】

恐れ入りますが、【○月○日】以降で【氏名】様のご都合のよろしい日時をお聞かせいただけますでしょうか。

こちらのスケジュールは調整いたします。

よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【実務重視】14. 定期会議の設定

件名：【○○定例会議】設定のご相談

【○○プロジェクト】メンバー各位

お疲れ様です。【氏名】です。

【○○プロジェクト】の円滑な進行のため、定例会議を設定したく存じます。

【会議概要】
・頻度：毎週【曜日】
・時間：【○:○○～○:○○】（60分）
・場所：会議室【○○】またはオンライン（Zoom）
・開始予定：【○月○日（○）】から

以下の曜日・時間帯で、皆様のご都合はいかがでしょうか。

【候補】
・毎週火曜日 10:00～11:00
・毎週水曜日 14:00～15:00
・毎週木曜日 13:00～14:00

継続的な会議となりますので、皆様のご都合を最優先に設定いたします。

【○月○日（○）】までにご回答をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【配慮重視】15. 上司同席の会議日程調整

件名：【○○部長同席】【案件名】の打ち合わせについて

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【案件名】につきまして、弊社【○○部長】も同席の上でお打ち合わせさせていただきたく存じます。

【会議目的】
・【具体的な議題1】
・【具体的な議題2】
・今後の方針決定

【所要時間】約90分
【参加者】弊社【○○部長】・【氏名】、貴社【参加者】
【実施方法】貴社訪問（ご希望によりオンライン対応も可能）

以下の候補日程で、ご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）14:00～15:30】
・【○月○日（○）10:00～11:30】
・【○月○日（○）13:00～14:30】

貴社のご都合に合わせて調整いたします。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【配慮重視】16. 社内研修の日程調整

件名：【○○研修】実施日程について

【部署名】各位

お疲れ様です。人事部の【氏名】です。

【○○研修】の実施日程について調整させていただきたく、ご連絡いたします。

【研修概要】
・研修名：【○○研修】
・対象者：【部署名】全員（【○名】）
・所要時間：1日（9:00～17:00）休憩含む
・場所：研修室【○○】
・講師：外部講師【講師名】

【候補日程】
・【○月○日（○）9:00～17:00】
・【○月○日（○）9:00～17:00】
・【○月○日（○）9:00～17:00】

業務への影響を最小限にするため、部署全体で参加可能な日程を選定したいと思います。

【○月○日（○）】17:00までにご回答をお願いいたします。

ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【関係維持型】17. 定期的な情報交換会

件名：【定期情報交換】【○月】の会合について

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【○月】の定期情報交換会につきまして、日程調整をお願いいたします。

【テーマ】
・【業界動向】の共有
・各社の近況報告
・【協業可能性】の検討

【所要時間】約90分
【実施方法】お食事を兼ねて（会場：【レストラン名】または貴社近辺）

以下の候補日程で、ご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）18:30～20:00】
・【○月○日（○）19:00～20:30】
・【○月○日（○）18:00～19:30】

有意義な時間にできるよう、準備して参ります。

ご都合をお聞かせください。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【関係維持型】18. 久しぶりの面談調整

件名：【久しぶりに】お時間をいただけますでしょうか（【会社名】・【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

ご無沙汰しております。
【会社名】の【氏名】です。

【前回の接触時期】以来、ご無沙汰しており、【氏名】様の近況をお聞かせいただきたく、ご連絡いたしました。

弊社の状況もお伝えしつつ、今後の協業可能性などについてもお話しできればと思います。

【所要時間】約60分
【実施方法】お食事を兼ねて または 貴社訪問

以下の候補日程で、ご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）12:00～13:00】（ランチ）
・【○月○日（○）18:30～19:30】（ディナー）
・【○月○日（○）15:00～16:00】（オフィス）

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【新規開拓】19. 紹介を受けた初回接触

件名：【【紹介者名】様ご紹介】貴社サービスについてのご相談

【会社名】【部署名】
【氏名】様

初めてご連絡させていただきます。
【会社名】の【氏名】と申します。

【紹介者名】様よりご紹介いただき、貴社の【サービス・事業内容】について詳しくお聞かせいただきたく、ご連絡いたしました。

弊社では現在【課題・ニーズ】について検討しており、貴社との協業可能性を探らせていただければと考えております。

もしお時間をいただけるようでしたら、下記候補日程でお打ち合わせをお願いできますでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）14:00～15:00】
・【○月○日（○）10:00～11:00】
・【○月○日（○）16:00～17:00】

【所要時間】約60分
【実施方法】貴社訪問 または オンライン

【紹介者名】様にも感謝の気持ちをお伝えいただければ幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【新規開拓】20. 展示会後のフォローアップ

件名：【【展示会名】】ブース訪問の御礼とご相談

【会社名】【部署名】
【氏名】様

【展示会名】では、弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
【会社名】の【氏名】です。

当日お話しさせていただいた【サービス・製品名】について、より詳しくご説明させていただきたく、お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。

【デモ内容】
・【機能1】の詳細デモンストレーション
・貴社での活用方法のご提案
・導入事例のご紹介

【所要時間】約60分
【実施方法】貴社訪問（デモ機材持参）

以下の候補日程で、ご都合はいかがでしょうか。

【候補日程】
・【○月○日（○）13:00～14:00】
・【○月○日（○）15:00～16:00】
・【○月○日（○）10:00～11:00】

貴社の【課題・ニーズ】解決に貢献できるよう、準備して参ります。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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テンプレートのカスタマイズ方法

テンプレートを実際に使用する際の具体的なカスタマイズ方法について解説します。効果的な日程調整メールを作成するために、以下のポイントを参考にしてください。

【】部分に入れる内容の具体例

項目 記入例 注意点
【会社名】 株式会社○○、○○株式会社 正式名称で記載、略称は避ける
【部署名】 営業部、マーケティング部 不明な場合は省略可
【案件名】 新製品○○の導入検討、販売戦略会議 具体的で分かりやすい表現を使用
【候補日程】 3月15日（水）14:00～15:00 曜日も併記すると親切
【所要時間】 約60分、90分程度 余裕を持った時間設定を心がける

相手との関係性による調整ポイント

関係性別の調整ポイント
初対面の相手：丁寧語を基本とし、距離感を保った表現を使用
定期的な取引先：親しみやすさを加えつつ、適切な敬語を維持
重要な顧客：最上級の敬語と配慮を示す表現を選択
社内の上司：社内ルールに従い、適切な敬語レベルを調整

日程調整メールの返信方法と例文

日程調整メールを受信した際の適切な返信方法について解説します。迅速で丁寧な返信は、ビジネス関係を良好に保つために重要です。

承諾の場合の返信例

件名：Re：【日程調整】商品説明会について（株式会社○○・田中）

【会社名】【部署】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

日程調整をしていただき、ありがとうございます。

ご提示いただいた候補の中から、下記日程でお願いいたします。

【確定日程】
【○月○日（○）10:00～11:00】

【確認事項】
・場所：弊社会議室A
・参加者：弊社側【参加者名】
・資料：事前送付資料について当日ご質問させていただきます

当日はよろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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代替案を提示する場合の返信例

件名：Re：【日程調整】商品説明会について（株式会社○○・田中）

【会社名】【部署】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

日程調整をしていただき、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた候補日程はすべて他の予定と重なっており、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。

【代替候補日程】
・【○月○日（○）14:00～15:00】
・【○月○日（○）16:00～17:00】
・【○月○日（○）10:00～11:00】

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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日程調整メール作成時の重要ポイント

効果的な日程調整メールを作成するために、以下の重要なポイントを押さえる必要があります。これらの要素を適切に実践することで、相手から信頼される質の高いコミュニケーションが実現できます。

相手への配慮事項

相手への配慮の基本原則
候補日程の適切な数：一般的に3～5個程度の選択肢を提示し、選択負担を軽減
返信期限の配慮：十分な検討時間を確保した合理的な期限設定
代替案の準備：「上記で難しい場合はお知らせください」等の配慮
所要時間の明示：相手が前後の予定を組みやすいよう時間を明記

効率化のための工夫

日程調整のやり取りを最小限に抑え、1回のメールで調整を完了させるための実践的なコツをご紹介します。

工夫 具体的な方法 期待される効果
必要情報の網羅 目的・時間・場所・参加者を事前明記 追加質問を削減し迅速な調整を実現
柔軟性の表明 「ご都合に合わせて調整いたします」 相手の心理的負担を軽減
代替手段の提示 「お電話での対応も可能です」 調整困難時の解決策を事前提供

よくある失敗例と改善方法

日程調整メールでよく見られる失敗例と、その効果的な改善方法について解説します。これらの失敗を避けることで、より良い印象を与える日程調整が可能になります。

失敗例 改善例 改善理由
「いつが空いていますか？」 複数の具体的候補日程を提示 相手の負担軽減と迅速な調整実現
「来週打ち合わせしませんか」 「○月○日（○）10:00～11:00はいかがでしょうか」 具体性により認識相違を防止
目的や所要時間が不明 会議目的・所要時間・議題を明確に記載 相手が参加可否を適切に判断可能
急すぎる返信依頼 「○月○日までにご回答いただければ」 相手に適切な検討時間を提供

効果的な表現技法とNG表現

日程調整メールでは、相手に失礼のない適切な敬語と表現を使用することが重要です。ビジネスシーンに適した丁寧で分かりやすい文章を心がけましょう。

NG表現 推奨表現 改善理由
打ち合わせの件 ○○についてのお打ち合わせ 具体性により用件を明確化
時間がある時に 下記候補日程でご都合はいかがでしょうか 具体的提案により調整効率を向上
お忙しいと思いますが お忙しいところ恐縮ですが より丁寧で配慮ある表現
よろしく ご検討のほど、よろしくお願いいたします ビジネスメールとして適切な敬語

よくある質問

日程調整メールはどのタイミングで送るのが適切ですか？

希望する会議日の1～2週間前に送るのが理想的です。急ぎの場合でも、相手が検討する時間を考慮し、最低でも2～3日の余裕を持たせることが重要です。また、月末月初や繁忙期を避けるなど、相手の業種や状況を考慮したタイミング選択が必要です。

候補日程は何個提示するのが適切ですか？

一般的に3～5個程度の候補日程を提示するのが実践的です。1～2個では選択肢が少なすぎて調整が困難になり、6個以上では相手の選択負担が大きくなります。3～5個程度であれば、相手にとって選びやすく、効率的な調整が可能になります。

返信がない場合はどう対応すべきですか？

最初のメール送信から1週間程度経っても返信がない場合は、丁寧にフォローアップメールを送りましょう。「行き違いでしたらご容赦ください」「確認のためご連絡いたします」などの配慮ある表現を使い、押し付けがましくない内容にすることが大切です。

オンライン会議と対面会議のどちらを提案すべきですか？

現在の状況や相手との関係性を考慮して判断します。「オンライン・対面どちらでも対応可能です」と選択肢を提示するのがおすすめです。初回の重要な商談では対面を、定期的な進捗確認ではオンラインを基本とする企業が多くなっています。

複数名での日程調整はどう進めるべきですか？

決定権者をTo、関係者をCcに設定し、「全員返信でお願いします」と明記しましょう。また、「全員の参加が必要」か「最も多くの方が参加できる日程で開催」かを明確にしておくと、効率的な調整が可能です。参加者が多い場合は、日程調整ツールの活用も検討しましょう。

海外の相手との日程調整で注意すべき点は？

時差とタイムゾーンの明記が最重要です。「日本時間○月○日（○）10:00～11:00（JST）」のように記載し、可能であれば相手国の時間も併記するとより親切です。また、祝日や文化的な違い、宗教的な行事なども考慮する必要があります。

まとめ

適切な日程調整メールは、ビジネスの成功を左右する重要なコミュニケーションスキルです。明確な件名、具体的な候補日程の提示、相手への配慮を心がけることで、効率的で印象の良いやり取りが実現できます。

日程調整メール成功の7つのポイント
・用件が分かる明確で具体的な件名を作成する
・一般的に3～5個程度の候補日程を「○月○日（○）10:00～11:00」形式で提示
・目的・所要時間・実施方法を明確に記載する
・相手の立場に立った配慮ある表現を使用する
・必要情報を事前提供して1往復での完結を目指す
・返信期限を合理的に設定し、相手に検討時間を提供
・柔軟な対応姿勢を示し、代替案を用意する

この記事で紹介した20のテンプレートと実践的なコツを活用して、あなたの日程調整メールをより効果的なものにしてください。相手との信頼関係を深め、スムーズなビジネス進行を実現しましょう。

日程調整は単なる事務作業ではなく、相手への敬意と専門性を示す重要な機会です。一通一通を丁寧に作成し、相手の心に響くコミュニケーションを心がけてください。

参考文献・引用情報