失敗しない文化祭の案内文｜コピペで使える書き方とトラブル防止テンプレート集

文化祭の案内文作成において、「どんな情報を盛り込めばトラブルを防げるのか」「保護者にとって本当にわかりやすい文面とは何か」といった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。案内文の記載が不十分だと、当日に問い合わせが殺到したり、駐車場や撮影マナーでトラブルが発生するケースがあります。

本記事では、文化祭の案内文作成において必要な情報から具体的な書き方まで、実務で即座に活用できるテンプレートと実例をご紹介します。これらの内容を参考にすることで、保護者や来場者にとってわかりやすく、トラブルを未然に防げる効果的な案内文を作成できます。

文化祭の案内文で起こりがちなトラブルとその原因

多くの学校で文化祭当日にトラブルが発生する主な原因は、案内文の「情報不足」と「曖昧な表現」にあります。よく見られる問題を整理してみましょう。

文化祭案内文で必須となる8つの要素

効果的な文化祭案内文には、来場者が安全かつスムーズに参加できる情報を過不足なく盛り込む必要があります。以下の8要素は、どの学校種においても重要な項目です。

1. 開催概要の明確な記載
   文化祭名、開催日時、会場を具体的に記載します。「令和○年度○○祭」のように正式名称を使い、開催時間は「午前10時00分～午後3時00分」と分単位で明記することが重要です。
2. 対象者・入場方法の明確化
   「保護者限定」「受験生対象」「一般公開」など、参加対象者を明確にします。チケット制の場合は入手方法、身分証明書の要否、入場受付の手順を詳しく記載しましょう。
3. アクセス情報と交通手段
   最寄り駅からのルート、使用校門、駐車場の有無を具体的に案内します。公共交通機関利用を推奨する場合は、最寄り駅名と徒歩時間も記載することで来場者の利便性が向上します。
4. プログラム・企画の概要
   主要な展示内容、ステージ発表、模擬店などを学年別に整理して紹介します。詳細は当日配布のパンフレットに譲り、案内文では全体像がつかめる程度の情報にとどめることがポイントです。
5. 来場ルール・禁止事項
   撮影時の注意点、SNS投稿への配慮、持ち込み禁止物、指定エリア外への立入禁止など、トラブル防止のためのルールを明記します。特に個人情報保護の観点から、他の児童生徒の写り込みへの注意喚起は重要です。
6. 安全対策・緊急時対応
   救護室の設置場所、体調不良時の対応、混雑時の入場制限、緊急連絡先を記載します。近年は熱中症対策についても具体的な記載が求められています。
7. 雨天時・悪天候対応
   実施可否の判断時刻、連絡方法（メール配信・ホームページ・電話など）、順延日程を明記します。判断基準も可能な範囲で示すことで、保護者の不安軽減につながります。
8. 問い合わせ先・連絡体制
   担当部署名、連絡先電話番号、受付時間、学校ホームページのURLを記載します。当日の緊急連絡先も別途用意している場合は併記しましょう。

【コピペOK】基本的な文化祭案内文テンプレート

どの学校でも応用できる基本的なテンプレートをご紹介します。【 】内を実際の情報に置き換えてご利用ください。

保護者向け基本テンプレート

令和【○】年【○】月【○】日

保護者各位

【学校名】
校長　【○○　○○】

令和【○】年度　文化祭【○○祭】のご案内

拝啓　【秋涼】の候、保護者の皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より本校の教育活動にご理解とご協力を賜り、厚くお礼申し上げます。

さて、下記の要領で文化祭を開催いたします。生徒たちの日頃の学習成果をぜひご覧いただき、温かいご声援をお願いいたします。

記

■開催概要
日　時：【○月○日（○）午前10時00分～午後3時30分】
会　場：【本校校舎・体育館・グラウンド】
受　付：【午前9時30分～午後3時00分（正面玄関）】
最終入場：【午後2時30分】

■入場について
対 象 者：在校生の保護者・祖父母・兄弟姉妹（高校生以下）
入場方法：事前配布の入場券をご持参ください
身分確認：保護者身分証明書（運転免許証等）をご提示ください
注意事項：保護者同伴でない方のみでの入場はお断りいたします

■主なプログラム
9:50-10:00　開会式（体育館）
10:00-12:00　各学年企画・展示見学
【1年生】「世界旅行」（教室展示・体験コーナー）
【2年生】「未来への扉」（科学実験・プレゼンテーション）  
【3年生】「青春ステージ」（合唱・ダンス発表）
12:00-13:00　昼食・休憩時間
13:00-15:00　模擬店・文化部発表
15:00-15:30　閉会式・片付け
※詳細なタイムテーブルは当日受付でお渡しします

■交通・アクセス
【電車でお越しの方】
最寄り駅：【○○駅】東口から徒歩【12】分
使用校門：【正門】（西門・北門は使用できません）

【駐車場について】
校内への車両乗り入れはできません。
近隣施設（○○ショッピングセンター、○○コンビニ等）への無断駐車は、地域の皆様にご迷惑をおかけするため固くお断りいたします。
必ず公共交通機関をご利用ください。

【自転車・バイクの方】
指定駐輪場（【体育館北側】）をご利用ください。

■来場時のお願い
【撮影について】
・お子様の活動を撮影される際は、他のお子様の写り込みにご注意ください
・SNSへの投稿時は、個人情報保護の観点から他のお子様が識別できないよう十分ご配慮ください
・営利目的の撮影・録音は禁止いたします
・三脚・脚立・自撮り棒の使用は、安全確保のため禁止いたします

【観覧・見学について】
・指定エリア内でのご見学をお願いします
・生徒席・ステージ・調理エリアへの立入は禁止いたします
・混雑時は一方通行となる場合があります
・大型荷物・ペットの持ち込みはご遠慮ください

【その他】
・校舎内は土足禁止エリアがあります（上履き・靴袋をご持参ください）
・喫煙は指定場所でお願いします
・ゴミは各自でお持ち帰りください
・貴重品の管理は各自でお願いします

■安全対策・緊急時対応
【救護・医療体制】
救護室：保健室（本館2階）
配置人員：養護教諭・看護師
AED設置：正面玄関・体育館・各階職員室
緊急時連絡先：【○○○-○○○○-○○○○】

【感染症・熱中症対策】
・体調不良の方は来場をお控えください
・各所に手指消毒液を設置しております
・こまめな水分補給をお願いします（水筒をご持参ください）
・体調に異変を感じたら無理をせず、すぐに職員にお知らせください

【混雑時の対応】
安全確保のため、以下の対応を行う場合があります。
・入場制限（しばらくお待ちいただく場合があります）
・観覧エリアでの入場者数調整
・一方通行での誘導

■雨天時・悪天候時の対応
【判断基準・時刻】
当日午前6時00分の時点で以下に該当する場合は延期いたします：
・継続的な降雨
・強風（風速12m/s以上）
・雷注意報発表中
・その他、安全確保が困難な場合

【連絡方法・時刻】
午前7時00分までに以下の方法でお知らせします：
1. 学校一斉メール配信
2. 学校ホームページ【https://○○○.ed.jp】
3. 学校代表電話自動音声【○○○-○○○○-○○○○】

【延期日程】
第1順延：【○月○日（○）】同時刻
第2順延：【○月○日（○）】同時刻
※2回延期でも実施できない場合は中止

【雨天時の実施内容】
・屋内企画（展示・発表）は予定通り実施
・屋外企画（模擬店・グラウンド企画）は中止
・昼食時間は短縮し午後2時30分終了予定

連絡がない場合は予定通り実施いたします。

■お問い合わせ
【平日】【学校名】教頭　【○○○○】
電話：【○○○-○○○○-○○○○】
対応時間：平日8時30分～17時00分

【当日】文化祭本部（正面玄関）
緊急連絡：【○○○-○○○○-○○○○】

学校ホームページ：【https://○○○.ed.jp】

生徒たちが心を込めて準備した文化祭です。安全に楽しくご参加いただけますよう、上記ルールへのご協力をお願いいたします。

皆様のお越しを心よりお待ちしております。

敬具

対象者別・学校種別の実践的案内文例

学校の種別や対象者によって、案内文で重視すべきポイントが大きく異なります。以下では、それぞれに最適化された文例をご紹介します。

小学校向け（地域密着型・PTA連携）

地域の皆様・保護者の皆様へ

【○○小学校】文化祭「○○まつり」のご案内

いつも本校の教育活動にご理解をいただき、ありがとうございます。
子どもたちが心を込めて準備した文化祭にぜひお越しください。

■開催概要
日時：【○月○日（○）午前9時30分～午後2時00分】
会場：【○○小学校全校舎・体育館・校庭】
対象：保護者・ご家族・地域の皆様

■入場方法
・予約不要・入場無料
・正面玄関受付にて記名をお願いします
・混雑時はしばらくお待ちいただく場合があります

■主な企画・見どころ
【各学年の学習発表】
1年生「大きなかぶ」劇発表
2年生「町たんけん」調べ学習展示  
3年生「算数おもしろ体験コーナー」
4年生「福祉について考えよう」車椅子体験
5年生「米作り体験報告」
6年生「歴史人物なりきり発表」

【地域・PTA企画】
・PTAバザー（体育館）10:00-13:30
・地域の方による昔遊び体験（校庭）
・読み聞かせコーナー（図書室）

【その他】
・金管バンド演奏会　11:30-12:00（体育館）
・作品展示（各教室・廊下）

■お願い事項
【交通について】
・お車でのご来校はご遠慮ください
・自転車は校庭の指定場所に駐輪してください
・ベビーカーは正面玄関でお預かりします

【見学について】
・上履きと靴を入れる袋をご持参ください
・各教室での見学は譲り合ってお願いします
・廊下では走らず、静かに移動をお願いします

【撮影について】
・お子様の発表の様子は自由に撮影いただけます
・他のお子様が写った写真のSNS投稿はご遠慮ください
・フラッシュ撮影は発表の妨げになる場合があります

■安全対策
・けがや体調不良の際は保健室または近くの職員にお声がけください
・迷子になったお子様は職員室でお預かりします
・アレルギーのある方は試食前に必ず職員にご確認ください

■雨天時について
小雨決行、荒天時は体育館での発表・展示のみ実施
当日朝7時に判断し、学校一斉メール・HPでお知らせします

地域に支えられ育つ子どもたちの成長をぜひご覧ください。

【○○小学校】校長　【○○○○】
電話：【○○○-○○○○-○○○○】

高等学校向け（受験生・保護者特別公開）

中学3年生・保護者の皆様へ

【○○高等学校】文化祭「○○祭」受験生特別招待のご案内

本校の文化祭を受験希望の皆様に特別公開いたします。
在校生の様子を見学し、学校の雰囲気を感じる絶好の機会です。

■特別公開概要
日時：【○月○日（○）午前10時00分～午後3時00分】
対象：中学3年生とその保護者（1組4名まで）
定員：【150組】（申込先着順）
参加費：無料

■申込方法【締切：○月○日（○）17時】
方法：本校HP専用申込フォーム
　　　【https://○○○.ed.jp/exam-festival】
必要事項：
・中学校名・生徒氏名・保護者氏名
・参加人数・緊急連絡先
・希望見学コース（文系・理系・総合）
結果通知：申込受理後、3日以内にメール返信

■当日のスケジュール
10:00-10:30　受付・歓迎セレモニー（講堂）
10:30-12:00　文化祭見学（自由見学）
12:00-12:30　昼食休憩（学食体験可能）
12:30-13:15　学校説明会（希望者のみ）
13:15-14:30　個別相談会・部活動見学（希望者のみ）
14:30-15:00　アンケート記入・解散

■見学のポイント
【学科別展示エリア】
・普通科：「大学進学実績と進路指導」
・理数科：「科学実験体験コーナー」  
・国際科：「海外研修成果発表」
・情報科：「プログラミング作品展示」

【在校生交流コーナー】
・各学年代表による学校生活紹介
・部活動紹介ブース
・勉強方法相談コーナー

【入試情報コーナー】
・過去問題展示・解説
・入試対策講座

■持参品
・申込確認メール（印刷またはスマートフォン）
・生徒手帳または生徒証
・筆記用具（メモ用）
・上履き・靴袋
・水筒（熱中症対策）

■交通・アクセス
【公共交通機関推奨】
・JR【○○駅】東口から徒歩15分
・私鉄【○○駅】から市バス「高校前」下車徒歩3分

【お車の場合】
・来校者専用駐車場30台完備
・満車時は近隣コインパーキングをご利用ください

■お問い合わせ・緊急連絡
【○○高等学校】入試広報部
担当：【入試担当○○】
電話：【○○○-○○○○-○○○○】
受付時間：平日9:00-17:00、土曜9:00-12:00
メール：【nyushi@○○○.ed.jp】

本校への進学を検討される皆様との出会いを楽しみにしております。

【○○高等学校】校長　【○○○○】

大学向け（オープンキャンパス併設型）

高校生・保護者・地域の皆様へ

【○○大学】学園祭「○○祭」＋オープンキャンパス開催のお知らせ

学園祭とオープンキャンパスを同時開催します。
大学の学びと学生生活の魅力を体感できる機会です。

■開催日程
日程：【○月○日（○）・○日（○）】2日間
時間：各日午前10時00分～午後6時00分
会場：【○○大学○○キャンパス】

■対象・参加費
高校生・保護者・一般の方　入場無料・予約不要
※一部体験講座は事前予約制

■主要企画
【オープンキャンパス企画】
・学部学科説明会（各学部1日2回実施）
・模擬講義体験（30講座から選択）
・キャンパスツアー（学生ガイド案内）
・入試相談会・過去問解説
・在学生との懇談会
・保護者向け就職・学費説明会

【学園祭企画】  
・学生模擬店（約80店舗）
・ステージイベント（音楽・ダンス）
・研究室公開・学生研究発表
・サークル・部活動パフォーマンス

■学部別見どころ
【文学部】古典文学の世界体験・創作ワークショップ
【法学部】模擬裁判体験・法律相談コーナー
【経済学部】経営ゲーム体験
【理学部】科学実験ショー・研究設備見学
【工学部】ロボット制作体験・3Dプリンター実演

■交通アクセス・駐車場
【電車でお越しの方】
・【○○駅】から徒歩8分
・【○○駅】から無料シャトルバス運行（10分間隔）

【お車でお越しの方】  
・学内駐車場200台完備（先着順・無料）
・満車時案内：【○○パーキング】（徒歩5分・有料）

【自転車・バイクの方】
・学内指定駐輪場利用可能（無料）

■安全対策
・救護テント設置（看護師・AED常駐）
・体調不良時の来場はお控えください
・各施設に手指消毒液設置
・混雑時は入場制限を行う場合があります

■注意事項
・ペット同伴不可（盲導犬等除く）
・危険物・大型荷物持込禁止
・飲酒・喫煙厳禁
・営利目的の撮影・販売行為禁止

■天候対応
雨天決行（屋外企画は一部中止の場合あり）
台風等の場合は前日18時までに大学HPで通知

■お問い合わせ
【入試について】
入試課：【○○○-○○○○-○○○○】
メール：【nyushi@○○○.ac.jp】

【学園祭について】  
学生支援課：【○○○-○○○○-○○○○】

大学生活の魅力を体験できる2日間です。
皆様のお越しをお待ちしています。

【○○大学】学長　【○○○○】

トラブル防止のための具体的記載方法

文化祭の案内文において、来場者とのトラブルを未然に防ぐには、ルールや注意事項を明確かつ具体的に記載することが重要です。曖昧な表現は誤解を生み、当日のトラブルの原因となります。

効果的なルール記載の具体例

【重要】来場時のお願いとルール

■駐車・交通について
校内への車両乗り入れはできません。また、近隣の商業施設や住宅地への駐車は、地域の皆様にご迷惑をおかけするため固くお断りいたします。必ず公共交通機関をご利用ください。

■撮影について
お子様の活動を撮影される際は、以下の点にご注意ください。
・他のお子様が写り込む場合は、SNSへの投稿をお控えください
・営利目的の撮影・録音は禁止いたします
・三脚・脚立・自撮り棒の使用は安全上禁止です
・フラッシュ撮影は演技者の妨げになる場合があります

■入場・観覧について
・在校生の保護者・ご家族（祖父母・兄弟姉妹）が対象です
・入場券と身分証明書を必ずご持参ください
・指定されたエリア内でご観覧ください
・児童席・ステージエリアへの立入は禁止です

■安全管理について
・体調不良の方は来場をお控えください
・貴重品の管理は各自でお願いします
・緊急時は職員の指示に従ってください
・混雑時は入場制限を行う場合があります

皆様のご理解とご協力をお願いいたします。

現代的な配慮事項の記載方法

近年の文化祭案内文では、感染症対策、熱中症対策、個人情報保護、多様性への配慮など、時代に応じた内容の記載が求められています。

感染症対策の記載例

■感染症対策について
・発熱、咳、のどの痛み等の症状がある方は来場をお控えください
・マスクの着用は個人の判断におまかせします
・各所に手指消毒液を設置しておりますので、適宜ご利用ください
・体調に不安のある方は保健室までお声がけください
・換気のため窓やドアを開放している場合があります

熱中症対策の記載例

■熱中症対策について
・こまめな水分補給をお願いします（水筒をご持参ください）
・帽子や日傘のご使用をお勧めします
・体調に異変を感じたら無理をせず、すぐに職員にお知らせください
・冷房の効いた休憩スペースを各階に設置しています
・気温・湿度により、プログラムを変更・短縮する場合があります

多様性・インクルーシブな配慮の記載例

■すべての方に楽しんでいただくために
・車椅子でお越しの方は、事前にご連絡ください（専用駐車場をご用意します）
・筆談での対応が必要な方は、受付でお申し出ください
・お子様連れの方のために、授乳室・おむつ交換台をご用意しています
・ご不明な点やお困りのことがございましたら、お気軽にスタッフにお声がけください

雨天時対応と緊急時連絡の効果的な書き方

天候に左右される文化祭では、実施可否の判断基準と連絡方法を明確に示すことで、保護者や来場者の混乱を防げます。

雨天時対応の詳細記載例

■雨天時・悪天候時の対応について

【判断基準】
当日午前6時の時点で以下のいずれかに該当する場合は中止・延期いたします。
・雨が継続的に降っている
・風速10m/s以上の強風
・雷注意報または警報が発表されている
・その他、来場者の安全確保が困難と判断される場合

【連絡方法】
実施可否は午前6時に決定し、午前7時までに以下の方法でお知らせします。
1. 学校一斉メール配信システム
2. 学校ホームページトップページ
3. 学校代表電話の自動音声案内
   TEL：【○○○-○○○○-○○○○】

【延期日程】
第1順延日：【○月○日（○）】同時刻
第2順延日：【○月○日（○）】同時刻
※両日とも実施できない場合は中止といたします

【室内プログラムについて】
雨天の場合も、体育館・各教室での展示・発表は予定通り実施いたします。
ただし、屋外企画（模擬店等）は中止となります。

連絡がない場合は、予定通り実施いたします。

案内文の配布タイミングと方法

効果的な文化祭案内文は、内容だけでなく配布のタイミングと方法も重要です。適切な時期に適切な方法で配布することで、来場者の参加率向上とトラブル防止につながります。

効果的な配布方法の組み合わせ

配布前の完全チェックリスト

案内文を配布する前に、以下の項目について必ず確認を行いましょう。一度配布した案内文の修正は困難なため、事前のチェックが重要です。

よくある質問

まとめ：成功する文化祭案内文作成のポイント

効果的な文化祭案内文の作成において最も重要なのは、来場者の立場に立った情報提供です。8つの必須要素を網羅し、具体的で理解しやすい表現を心がけることで、トラブルの少ないスムーズな文化祭運営が実現できます。

また、現代の文化祭案内文では、個人情報保護、感染症対策、多様性への配慮といった社会情勢に応じた内容も重要となっています。テンプレートを参考にしながらも、各学校の特性や地域性を反映した独自性のある案内文を作成することが、参加者の満足度向上につながります。

最も大切なのは、完璧な文章を作ることよりも、来場者と生徒の安全・安心を最優先にした実用的な情報提供を行うことです。本記事のテンプレートと実例を参考に、各学校に最適化された効果的な文化祭案内文を作成し、素晴らしい文化祭の成功にお役立てください。

参考文献・引用情報

• 文化祭開催の案内文の書き方・例文・文例 テンプレート｜k-solution
• 保護者説明会のご案内例文｜HOMETEN
• 学園祭 特集 – Office テンプレート｜Microsoft
• 文化祭・学園祭のすべてがわかる！企画から運営まで解説｜Wondershare