重要なのは、判明した時点での迅速な連絡と、相手の事業計画への影響を考慮した具体的な解決策の提示です。この記事では、信頼を維持する納期遅延のお詫びメール作成方法を、件名テンプレート20例と本文14種類で詳しく解説します。
納期遅延お詫びメールの5つの基本原則
信頼関係を損なわない納期遅延対応には、以下の5つの原則があります。これらを守ることで、相手の理解を得やすくなります。
- 判明した時点での即座の連絡
確度が低くても、遅延の可能性が判明した時点で連絡します。暫定情報でも次回更新時刻を明示することで、相手の不安を軽減できます。 - 件名で緊急性と影響範囲を明確化
「【納期遅延のお詫び】Xモデル—新見込み8/22（±1日）」のように、対象と新しい納期見込みを具体的に記載します。 - 本文は一画面で完結させる
謝罪→原因→影響範囲→新納期→代替案→費用負担→問い合わせ先の順で整理し、相手が必要な情報を素早く把握できるようにします。 - 具体的な代替案を複数提示
部分出荷、データ先行共有、仕様分割など、相手の計画への影響を最小化する選択肢を提示します。 - 費用負担の考え方を明示
追加輸送費や代替案実施にかかる費用について、自社負担の意思を明確に示すことで誠意を表します。
納期遅延お詫びメールの件名テンプレート20選
実務でそのまま使える件名テンプレートを20パターンご紹介します。【 】内を実際の情報に置き換えてください。
| 場面 | 件名テンプレート | 適用タイミング |
|---|---|---|
| 基本 | 【納期遅延のお詫び】【品名/案件名】—新見込み：【8/22】 | 最も汎用性の高い基本形 |
| 重要案件 | 【重要】納期遅延のご連絡（影響範囲あり） | 大きな影響が予想される場合 |
| 代替案提示 | 【お詫びとご提案】部分出荷＋最終納期のご相談 | 解決策と併せて連絡 |
| 天候・物流 | 【天候/物流影響】お届け遅延—新見込み【8/22-23】 | 外部要因による遅延 |
| 品質検査 | 【品質検査の再実施】納期繰下げのご連絡 | 品質確保のための遅延 |
| 資材不足 | 【資材不足】納期遅延—代替材/仕様分割のご提案 | 部材調達の問題 |
| 海外輸送 | 【海外輸送】通関遅延による繰下げ（最新ETA案内） | 国際物流の遅延 |
| 第三者影響 | 【第三者依存工程】協力会社遅延に伴う影響 | 外注先の問題による遅延 |
| 設備トラブル | 【生産ライン不具合】復旧と新スケジュール | 製造設備の故障 |
| システム障害 | 【システム障害】データ納品の繰下げ（先行共有あり） | IT関連の納品遅延 |
| 工程別影響 | 【工程別】A工程完了→B工程遅延の見込み | 段階的な製造での遅延 |
| 仕様変更対応 | 【図面変更対応】納期再設定のお願い | 顧客仕様変更による遅延 |
| 安全対応 | 【材料ロット交換】安全優先に伴う繰下げ | 安全性確保のための遅延 |
| 定例案件 | 【定例】月次ロットの遅延（代替ロット手配） | 定期納品の遅延 |
| 進捗報告 | 【進捗共有】遅延回復プランのご説明枠 | 詳細説明が必要な場合 |
| 費用影響 | 【費用影響】輸送経路変更に伴うご相談 | コスト面での変更がある場合 |
| 最終連絡 | 【最終のご連絡】新納期のご確認 | 複数回の連絡後の確認 |
| 再送確認 | 【再送】納期遅延の件（行き違いご放念ください） | 連絡の確実性を期すため |
| 英語対応 | 【英語併記】Apology for delivery delay（JP/EN） | 外国人取引先への対応 |
| 計画共有 | 【PDF同封】回復計画・ガントチャート共有 | 詳細な回復計画を添付 |
遅延連絡のタイミングと心理的配慮
納期遅延の連絡は、相手の計画に大きな影響を与える可能性があります。可能性段階でも早めに連絡することで、相手側での代替計画立案時間を確保できます。また、「新見込み±1日」のように幅を持たせることで、現実的な期待値を設定し、追加の遅延リスクを軽減できます。
納期遅延の連絡は、相手の計画に大きな影響を与える可能性があります。可能性段階でも早めに連絡することで、相手側での代替計画立案時間を確保できます。また、「新見込み±1日」のように幅を持たせることで、現実的な期待値を設定し、追加の遅延リスクを軽減できます。
納期遅延お詫びメールの本文テンプレート14選
実際のメール本文で使える、状況別のテンプレートをご紹介します。コピーして【 】内を置き換えるだけで使用できます。
1. 基本形（一画面完結型）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【品名/案件名】の納期につきまして、 遅延が発生いたしました。 深くお詫び申し上げます。 ■ 遅延の原因 【協力会社の設備故障によりA工程が停止】 ■ 影響範囲 対象ロット：【8月第3週出荷分 200台】 ■ 新しい納期見込み 【8月22日（木）】 （前後1日の幅を見込んでおります） ■ 代替案のご提案 ・部分出荷：【100台を8/20出荷→残り8/22】 ・先行データ共有：【検査成績書/PDF】を本日送付 ・仕様分割：【X機能を先行→Y機能は追納】 ■ 費用負担について 追加輸送費は弊社にて負担いたします。 スケジュール影響が大きい場合は、 別途ご相談させていただきます。 詳細は添付の「回復計画（PDF）」に 整理いたしました。 恐れ入りますが、新納期および代替案の 可否をお聞かせいただけますでしょうか。 この度はご迷惑をおかけいたしますが、 何卒ご了承いただけますと幸いです。 引き続きよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
2. 品質検査での不具合（安全最優先）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【製品名】の最終検査におきまして、 品質基準を満たさない可能性が判明いたしました。 安全性を最優先に考え、再検査および 是正措置後の出荷とさせていただきます。 ■ 新しい納期見込み 【8月23日（木）午後】 ■ 代替案 合格済みロットから先行出荷（50台）が可能です。 品質確保を最優先とする判断でございます。 ご理解を賜りますよう、お願いいたします。 お忙しい中恐れ入りますが、 代替案についてのご意向をお聞かせください。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
3. 資材不足による遅延（代替材提案）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【製品名】の製造に必要な主要部材の 入荷遅延が継続しております。 ■ 新しい納期見込み 【8月26日（月）】 ■ 代替案のご相談 規格同等品【型番XXXX】への変更により、 【8月22日】での納期確保が可能です。 承認図面を添付いたしました。 ■ 費用負担 代替材による追加費用は弊社で負担いたします。 ご検討のうえ、ご意向をお聞かせいただけますでしょうか。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、 よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
4. 物流障害による遅延（輸送経路変更）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 【配送センター名】の集配停止により、 輸送経路の変更が必要となりました。 ■ 影響範囲 【東日本エリア】向け出荷 ■ 新しい納期見込み 【8月22日-23日】 ■ 費用負担 代替輸送にかかる追加運賃は 当社にて負担いたします。 追跡URLと最新の到着予定時刻は、 都度ご連絡いたします。 ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、 ご理解のほど、よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
5. 天候による影響（不可抗力への対応）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 台風の影響により、輸送ルートに 制約が発生しております。 ■ 影響範囲 【西日本】向け出荷 ■ 新しい納期見込み 【8月23日-24日】 ■ 代替案 ・データ先行共有（検査書類等） ・部分出荷での対応 安全を最優先とした対応に ご理解を賜りますよう、お願いいたします。 代替案についてのご希望を お聞かせいただけますでしょうか。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
6. 仕様変更による影響（共同での対応）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 先日の仕様変更への対応に想定以上の 時間を要しており、納期の繰り下げが 必要となりました。 ■ 新しい納期見込み 【8月25日（月）】 ■ ご相談 仕様変更項目の優先順位を再確認し、 段階的な出荷により納期回復を 図りたく存じます。 ■ 提案 第1段階：【基本機能】→【8月22日】 第2段階：【追加機能】→【8月25日】 ご検討いただき、ご意向をお聞かせください。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
7. 第三者依存による遅延（協力会社問題）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 協力会社の表面処理工程にて 遅延が発生しております。 ■ 新しい納期見込み 【8月22日（木）午後】 ■ 対応状況 別ラインへの切り替えを進行中です。 進捗状況は毎日16:00にご報告いたします。 ■ 代替案 類似品からの流用により、一部を 【8月20日】に先行出荷可能です。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、 代替案についてのご意向をお聞かせください。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
8. 海外輸送・通関遅延（ETA更新）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 海上輸送の混雑により、入港予定が 変更となりました。 ■ スケジュール変更 当初予定：【8月20日】入港 変更後：【8月22日】入港（ETA更新） ■ 新しい納期見込み 国内通関後、【8月24日（土）】出荷予定 ■ 代替案 先行ロットの航空便振替が可能です。 （追加費用は当社負担） 最新の船舶動静は随時ご報告いたします。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、 代替案のご希望をお聞かせください。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
9. 生産ライン不具合（回復計画添付）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 自社製造設備の不具合により 一時停止しておりましたが、 復旧作業を完了いたしました。 ■ 新しい納期見込み 【8月22日（木）】 ■ 添付資料 回復計画書（工程別・責任者・日程）を 添付いたします。 ■ 品質保証 設備点検を完了しており、 品質への影響はございません。 詳細な工程管理により、確実な納期で お届けいたします。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、 よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
10. システム障害（データ納品遅延）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 当社システムの障害により、 アカウント開通作業が遅延しております。 ■ 新しい完了見込み 【8月21日（水）15:00】 ■ 代替案 CSVエクスポートと手動インポートにより、 本日中に暫定運用を開始できます。 システム復旧まで暫定運用で対応し、 正式運用への移行は上記日程で 完了予定です。 ご不便をおかけして申し訳ございませんが、 暫定運用でのご対応をお願いいたします。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
11. 部分出荷による対応（計画分割）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 製造工程の都合により、全量同時出荷が 困難となりました。 ■ 分割出荷のご提案 第1回：【100台】→【8月20日】 第2回：【100台】→【8月23日】 ■ 費用負担 分割出荷による追加運賃は 当社にて負担いたします。 ■ 納品方法 各回とも通常の納品手順に従い、 検収書類を個別に準備いたします。 分割出荷についてのご承認をいただけますでしょうか。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
12. データ先行共有（作業継続支援）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 貴社での作業を止めないため、 完成品のデータを先行共有いたします。 ■ 先行共有内容 ・設計図面（PDF） ・作業手順書 ・検査成績書 ■ 共有方法 ダウンロードURL：【 】 有効期限：【8月31日】 ■ 実物納品 【8月23日】に予定通りお届けいたします。 先行データをご活用いただき、 スケジュールへの影響を最小限に していただければと存じます。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
13. 英語併記パターン
Subject: Apology for delivery delay — new target date Dear 【Name】, We sincerely apologize for the delay of 【product/project】. New target date: 【Thu, Aug 22】 (±1 day) Options available: ・Partial shipment: 【100 units on 8/20 → remaining on 8/22】 ・Advance data sharing: 【test certificates/PDF】 ・Specification split: 【X function first → Y function later】 Additional freight costs will be covered by us. Could you please advise your preference regarding the new schedule and alternative options? 【日本語】 【製品/案件名】の納期遅延につきまして、 深くお詫び申し上げます。 新しい納期見込み：【8月22日（木）】（±1日） 代替案： ・部分出荷：【100台を8/20→残りを8/22】 ・先行データ共有：【検査証明書/PDF】 ・仕様分割：【X機能を先行→Y機能を後日】 追加の輸送費用は弊社で負担いたします。 新スケジュールおよび代替案について ご意向をお聞かせください。 Kind regards, 【Name】 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
14. 重大影響時（直接面談提案）
【会社名】 【部署名】 【ご担当者名】 様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【氏名】です。 この度の納期遅延により、貴社事業に 大きな影響をお与えすることを 重く受け止めております。 ■ 直接ご説明の機会 責任者が直接お詫びとご説明に 伺わせていただきたく存じます。 候補日時： ・【8月20日（火）11:00】 ・【8月20日（火）15:00】 ・オンライン面談も可能です ■ 費用負担の考え方 今回の遅延に関わる追加費用は 当社負担の方針です。 詳細は面談時に協議させてください。 ■ 再発防止策 管理体制の見直しと強化について ご報告いたします。 お忙しい中恐れ入りますが、 面談の機会をいただけますでしょうか。 ――――――――――――――――― 【署名】 ―――――――――――――――――
よくある問題と改善事例
納期遅延お詫びメールでよく見られる問題点と、より効果的な改善例をご紹介します。適切な対応により、信頼関係の維持が可能です。
情報提供の改善事例
| 改善前 | 改善後 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 納期が未定です。決まり次第連絡します。 | 幅を持たせた新見込み（○/○±1日）＋次回更新時刻を明示 | 不安軽減と期待値設定 |
| メールだけで既成事実化 | 重大/直前案件は電話→メールで確定し、相手の計画影響を最小化 | 誠意ある対応手順 |
| 件名が抽象的「スケジュールの件」 | 用件先頭＋対象＋新納期で30文字前後に整理 | 緊急性と内容の明確化 |
対応提案の改善事例
| 改善前 | 改善后 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| お詫びのみで代替案なし | 部分出荷/データ先行/仕様分割など複数の選択肢を提示 | 相手の事業継続支援 |
| 費用負担について触れない | 「追加費用は原則当社負担」を明示し、誠意を示す | 責任ある対応姿勢 |
| 一方的な新納期通知 | 相手の計画への共感と、柔軟な調整意思を表明 | 協調的な問題解決 |
納期遅延対応の実務ポイント
信頼関係を維持する納期遅延対応の重要なポイントをご紹介します。法的リスクと実務的配慮を両立させることが重要です。
- 迅速で正確な情報提供
遅延の可能性が判明した時点で連絡し、原因・影響範囲・新見込みを明確に伝えます。不確実でも暫定情報として共有し、更新時刻を明示することが重要です。 - 具体的な代替案の提示
部分出荷、データ先行共有、仕様分割など、相手の事業計画への影響を最小化する選択肢を複数提示します。実行可能性を検証した上で提案することが重要です。 - 費用負担の明確化
追加輸送費や代替案実施にかかる費用について、自社負担の意思を明確に示します。これにより相手の経済的負担を軽減し、誠意を表します。 - 法的リスクへの適切な対応
契約書に遅延損害金や解除条項がある場合は、その内容を確認します。不可抗力に該当する場合は適切に主張しつつ、建設的な解決を目指します。 - 再発防止策の検討と実施
同様の遅延を防ぐための管理体制見直しを行い、必要に応じて相手にも改善策を報告して信頼回復を図ります。
法的・実務的な考慮事項：
・契約上の遅延損害金条項の確認が重要
・不可抗力（天災、戦争、疫病等）に該当する場合の免責可能性
・重大な契約違反による解除リスクの評価
・代替案提示による損害軽減努力の証明
・書面による記録保存で法的証跡を確保
・専門家（弁護士等）への相談が必要な場合の判断基準
・契約上の遅延損害金条項の確認が重要
・不可抗力（天災、戦争、疫病等）に該当する場合の免責可能性
・重大な契約違反による解除リスクの評価
・代替案提示による損害軽減努力の証明
・書面による記録保存で法的証跡を確保
・専門家（弁護士等）への相談が必要な場合の判断基準
よくある質問
Q1. 納期遅延の連絡はいつすべきですか？
A. 遅延の可能性が判明した時点で即座に連絡します。確度が低くても暫定情報として共有し、次回更新時刻を明示することで、相手の不安を軽減し、代替計画の立案時間を確保できます。
Q2. 新納期は「確定」として伝えるべきですか？
A. 不確実な場合は幅（±1日等）を持たせて伝えることを推奨します。確度が上がり次第、更新メールで確定値をお伝えします。現実的な期待値を設定することで、追加の遅延リスクを軽減できます。
Q3. どのような代替案が効果的ですか？
A. 部分出荷、データ先行共有、仕様分割、輸送手段変更などが一般的です。相手の事業継続に必要な要素を優先し、実行可能性を検証した上で複数の選択肢を提示することが重要です。
Q4. 法的なリスクはどの程度考慮すべきですか？
A. 契約書の遅延損害金、解除条項を必ず確認してください。不可抗力に該当する場合は免責の可能性もありますが、まずは誠実な対応と損害軽減努力を示すことが重要です。重大な案件では法律専門家への相談をお勧めします。
Q5. 件名の長さはどの程度が適切ですか？
A. 30文字前後で要件を前半に配置することが目安です。「用件＋対象＋新納期/影響範囲」の順で構成すると、相手が緊急性と内容を素早く把握できます。
Q6. 海外取引先向けの英語メールのポイントは？
A. Apology→new target→options→cost policyの順で構成します。ETA（Estimated Time of Arrival）、partial shipmentなど、国際取引で通用する用語を使用し、簡潔で明確な表現を心がけましょう。
送信前の確認チェックリスト
90秒でできる送信前チェック：
□ 件名に用件（納期遅延）・対象・新納期を30文字前後で明記
□ 謝罪→原因→影響→新納期→代替案→費用→連絡先の順序
□ 重大案件は電話→メールで確定済み
□ To/Ccの使い分けが適切（対応者=To/共有=Cc）
□ 日付・数量・型番など数字の表記統一
□ 添付ファイル・リンクの有効期限を明記
□ 代替案の実行可能性を事前確認
□ 敬語・句読点の正確性確認
□ 契約上のリスク要因を考慮済み
□ 件名に用件（納期遅延）・対象・新納期を30文字前後で明記
□ 謝罪→原因→影響→新納期→代替案→費用→連絡先の順序
□ 重大案件は電話→メールで確定済み
□ To/Ccの使い分けが適切（対応者=To/共有=Cc）
□ 日付・数量・型番など数字の表記統一
□ 添付ファイル・リンクの有効期限を明記
□ 代替案の実行可能性を事前確認
□ 敬語・句読点の正確性確認
□ 契約上のリスク要因を考慮済み
まとめ
取引先への納期遅延は深刻な問題ですが、適切な対応により信頼関係の維持が可能です。迅速で正確な情報提供、具体的な代替案の提示、費用負担の明確化、法的リスクへの配慮を心がけることで、建設的な問題解決を図れます。
遅延が判明した時点での即座の連絡と、相手の事業計画への影響を最小化する努力により、むしろ信頼関係を深める機会とすることも可能です。今回ご紹介した20の件名テンプレートと14種類の本文例を状況に応じて活用し、プロフェッショナルな対応を心がけてください。
次のアクション：
納期遅延が発生した際は、今回のテンプレートを活用して迅速で誠実な対応を行ってください。事前に社内での連絡体制と代替案検討プロセスを整備しておくことで、より効果的な危機管理が実現できます。
納期遅延が発生した際は、今回のテンプレートを活用して迅速で誠実な対応を行ってください。事前に社内での連絡体制と代替案検討プロセスを整備しておくことで、より効果的な危機管理が実現できます。