納期遅延お詫びメールの書き方｜コピペで使える例文テンプレート40選

納期遅延は、どれほど細心の注意を払っていても発生する可能性があるビジネス上の問題です。重要なのは、問題が判明した瞬間からの迅速で誠実な対応により、取引先との信頼関係を維持し、むしろ関係を深化させることです。

この記事では、納期遅延お詫びメールの正しい書き方から、状況別の実践的なテンプレート40選まで、営業現場で本当に使える内容を体系的に解説します。

納期遅延お詫びメールの重要性とビジネス効果

納期遅延お詫びメールは、単なる謝罪を超えた重要なビジネスコミュニケーションツールです。適切な対応により、困難な状況を信頼関係強化の機会に転換できます。

お詫びメールが生み出すビジネス効果

効果的な納期遅延お詫びメールには、以下の具体的なビジネス効果があります。

お詫びメールを怠ることのビジネスリスク

納期遅延が判明したにも関わらず適切なお詫びメールを送らない場合、以下のリスクが発生します。

納期遅延お詫びメール5つの基本原則

効果的な納期遅延お詫びメールを作成するためには、以下の5つの原則を必ず守る必要があります。

原則1：遅延判明と同時の迅速連絡

「もう少し様子を見てから」「まだ回復の可能性が」という考えは絶対に避けてください。遅延の可能性が少しでも見えた時点で、速やかに連絡することが信頼関係維持の第一歩です。

原則2：件名による緊急度の明確化

多忙なビジネスパーソンが一目で内容と緊急度を把握できるよう、件名を工夫します。

原則3：6要素による完璧な構成

効果的なお詫びメールは、以下の6要素を必ず含んで構成します。

1. 即座のお詫び
   時候の挨拶は省略し、冒頭で遅延の事実と心からのお詫びを明確に述べます。
2. 原因の正直な説明
   言い訳に聞こえないよう、事実を簡潔かつ正直に説明します。
3. 新納期と確実性
   具体的な日程と、その根拠・実現可能性を明示します。
4. 影響軽減策
   相手の不便を最小化する現実的で具体的な提案をします。
5. 再発防止の約束
   同じ問題を繰り返さない具体的な対策を示します。
6. 継続関係への意思
   今後も良好な関係を維持したい気持ちを明確に伝えます。

原則4：責任逃れをしない誠実な姿勢

自社に直接の責任がない場合でも、相手に迷惑をかけた事実は変わりません。責任の所在より、相手への影響を認識している姿勢を示すことが重要です。

原則5：具体的で実現可能な対応策

単なる謝罪では問題は解決しません。相手の困りごとを実際に解決する、実現可能で具体的な提案を必ず含めます。

緊急度別・状況別テンプレート40選

実際のビジネスシーンでそのまま使える40パターンのテンプレートをご紹介します。【】内を実際の情報に置き換えてご活用ください。

【緊急対応】当日・翌日の重大遅延（8パターン）

1. 製造設備の突発故障による緊急遅延

件名：【緊急】製造ライン停止による納期遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

この度は、本日納期予定の【製品名】について、製造ラインの突発的な故障により納期の遅延が発生し、誠に申し訳ございません。

■ 緊急事態の詳細
【○月○日 ○時頃】に製造ラインの中核設備【設備名】が突然停止し、安全確保のため全ライン緊急停止いたしました。

■ 現在の対応状況
・専門技術者による24時間体制の復旧作業を実施中
・代替設備での緊急生産体制を構築済み
・品質管理体制を再点検し、安全性を確認

■ 新納期
当初予定：【○月○日】
変更後：【○月○日】（約【○日間】の遅延）

■ 緊急対応策
1. 完成済み製品【○個】の即日出荷（運送費弊社負担）
2. 代替仕様品での緊急対応（性能同等品、承認図面添付）
3. 分割納品による段階的配送（管理費用弊社負担）

■ 再発防止策
・設備点検頻度の見直し（月1回→週1回実施）
・予備設備の緊急導入決定
・故障予兆システムの即座導入

この度の緊急事態により多大なご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。全社一丸となって最優先で対応いたします。

ご不明な点やご要望がございましたら、いつでもお気軽にお申し付けください。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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2. 運送トラブルによる当日配送遅延

件名：【緊急】本日配送予定品の遅延について

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

本日【○時】配送予定の【製品名】について、配送トラックの【故障/事故】により、やむを得ず配送が遅れることとなりました。

急なご連絡となり、心よりお詫び申し上げます。

■ 現在の状況
配送予定時刻：【○時】
遅延理由：【具体的な状況】
現在地：【場所】

■ 新配送予定
・代替手段使用：本日【○時頃】
・通常ルート：明日【○時】

■ 緊急対応
・責任者が直接配送に同行
・代替品の緊急手配を準備中
・お客様業務への影響を最小化する代替案をご提案

この度の急な変更により、お客様の重要な業務に支障をきたしますことを深くお詫び申し上げます。

すぐにお電話でも詳細をご報告いたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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3. 品質検査不合格による緊急停止

件名：【緊急】品質基準未達による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

本日出荷予定の【製品名】について、最終品質検査において基準を満たさない項目が発見されたため、お客様の安全を最優先に考え、出荷を一時停止いたします。

■ 検出された課題
【具体的な品質問題】

■ 対応方針
品質を最優先とし、全品が基準をクリアするまで出荷を見合わせます。

■ 新納期
【○月○日】（再検査・改修完了予定）

■ 暫定対応
検査合格済みの【○個】については、ご希望により先行出荷いたします。

品質確保への取り組みにご理解を賜りますよう、お願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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4. 原材料緊急不足による生産停止

件名：【緊急】原材料不足による納期変更のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

本日完成予定の【製品名】について、主要原材料【材料名】の供給元における【具体的問題】により、緊急的に材料不足が発生いたしました。

■ 緊急事態の詳細
供給元：【会社名】
発生時刻：【○月○日 ○時】
影響範囲：【具体的影響】

■ 緊急対応策
・代替供給元からの緊急調達を開始
・既存在庫を最大限活用した部分生産
・他工場からの緊急振替生産を実施

■ 新納期
【○月○日】（代替材料調達完了予定）

■ 代替提案
・仕様変更による早期対応（技術仕様書添付）
・完成分の先行出荷（【○個】まで即日対応可能）

緊急事態によりご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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5. システム障害による当日処理不能

件名：【緊急】システム障害による納期影響のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

本日納期予定の【システム・データ】について、弊社の基幹システムに重大な障害が発生し、処理が継続不能となりました。

■ 障害の詳細
発生時刻：【○月○日 ○時】
対象システム：【システム名】
障害内容：【具体的な技術的問題】

■ 復旧対応
・システム専門チームによる24時間対応
・バックアップシステムへの緊急切替作業
・データ整合性の確認作業を並行実施

■ 復旧予定
【○月○日 ○時頃】（暫定復旧）
【○月○日】（完全復旧・納品）

■ 緊急対応
重要度の高いデータについては、手作業による暫定処理で先行対応いたします。

システム障害という技術的な問題により、お客様に多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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6. 天災による緊急事態対応

件名：【緊急】地震による一時生産停止のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

本日【○時頃】に発生した地震（震度【○】）により、工場設備の安全点検が必要となり、本日納期予定の【製品名】について一時的に生産を停止しております。

■ 現在の状況
・全従業員の安全は確認済み
・建物・設備の詳細な安全点検を実施中
・復旧計画を策定し、段階的な作業再開を準備中

■ 再開予定
安全確認完了後の【○月○日】より順次再開予定

■ 新納期
【○月○日】（安全点検期間を考慮）

■ 緊急対応
他工場での代替生産により、【○個】については【○月○日】に出荷可能です。

自然災害による不可抗力とはいえ、お客様にご迷惑をおかけし申し訳ございません。安全第一で復旧作業を進めてまいります。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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7. 人員不足による緊急生産能力低下

件名：【緊急】人員不足による生産遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

本日納期予定の【製品名】について、製造部門における急な人員不足により生産能力が低下し、納期に遅れが生じる見込みです。

■ 現在の状況
・必要人員：【○名】
・現有人員：【○名】（【○名】不足）
・生産能力：通常の【○%】

■ 緊急対応策
・派遣スタッフの即日確保（【○名】追加配置）
・他部門からの応援体制構築（【○名】配置転換）
・外注化による生産補完（【○%】を外部委託）

■ 新納期
【○月○日】（約【○日】遅延）

一時的な体制不備により、お客様にご迷惑をおかけし深くお詫び申し上げます。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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8. 複数要因による重大遅延

件名：【緊急】複合要因による重大納期遅延の深いお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】について、複数の予期せぬ要因が同時に発生し、重大な納期遅延が避けられない状況となりました。心より深くお詫び申し上げます。

■ 複合要因の詳細
1. 【要因1】：【具体的内容・影響期間○日間】
2. 【要因2】：【具体的内容・影響期間○日間】
3. 【要因3】：【具体的内容・影響期間○日間】

■ 緊急対策本部設置
・役員を本部長とする緊急対策本部を設置
・外部専門家による技術支援を要請
・24時間体制での問題解決を実施

■ 新納期
【○月○日】（約【○週間】の大幅遅延）

■ 誠意ある対応
・責任者による直接訪問での説明とお詫び
・遅延に伴う全ての追加費用を弊社が完全負担
・今後のご注文での優先対応をお約束

このような重大な事態を招き、心からお詫び申し上げます。責任者が直接お伺いし、詳細をご説明いたします。

【緊急連絡先】
責任者：【氏名】
携帯電話：【番号】
24時間対応：【番号】

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【製造・生産関連】設備・材料・品質問題（10パターン）

9. 設備老朽化による段階的生産能力低下

件名：【重要】設備老朽化による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】について、製造設備の老朽化により生産効率が低下し、納期の調整をお願いいたします。

■ 設備の状況
・対象設備：【設備名】（稼働年数【○年】）
・性能低下：通常の【○%】の生産能力
・影響期間：【○日間】（新設備導入まで）

■ 対応策
・新設備の緊急導入を決定（【○月○日】稼働予定）
・他工場での代替生産を開始
・外注先での補完生産を実施

■ 新納期
【○月○日】（約【○日間】の延期）

■ 品質保証
生産効率は低下しておりますが、品質基準は従来通り維持いたします。

設備の老朽化という予見可能な問題への対応が不十分であったことを深くお詫び申し上げます。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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10. 原材料品質不良による再調達

件名：【重要】原材料品質問題による納期変更のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の製造において、使用予定の原材料【材料名】に品質基準を満たさない不良が発見されたため、安全な代替材料での再調達を実施いたします。

■ 発見された問題
・不良内容：【具体的な品質問題】
・影響範囲：【全量/部分】
・検出日：【○月○日】

■ 対応方針
・全ての不良材料を使用停止
・品質基準を満たす代替材料で再調達
・製品の安全性を最優先に対応

■ 新納期
【○月○日】（代替材料調達・検証完了予定）

■ 品質保証
代替材料についても同等以上の品質基準を確保し、第三者機関での検査も実施いたします。

お客様の安全を最優先とした判断にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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11. 受注量急増による生産能力不足

件名：【重要】受注好調による生産調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

おかげさまで【製品名】への多数のご注文をいただき、現在の生産能力を大きく上回る状況となっております。

■ 現在の状況
・月間生産能力：【○個】
・受注量：【○個】（生産能力の【○%】）
・待機案件：【○件】

■ 対応策
・休日出勤による生産時間延長（即日開始）
・協力工場での並行生産体制構築（【○月○日】稼働）
・新規生産ライン増設（【○月】完成予定）

■ 新納期
【○月○日】（約【○日間】の延期）

■ 今後の対応
・お客様の優先生産枠を確保
・計画的な生産能力増強を実施

多くのお客様からの信頼の証しと受け止め、生産体制の抜本的強化に取り組みます。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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12. 協力会社での遅延波及

件名：【重要】協力会社遅延による納期影響のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の【工程名】を担当する協力会社において作業遅延が発生し、全体工程に影響が生じております。

■ 遅延の状況
・協力会社：【会社名】
・遅延理由：【具体的理由】
・影響期間：【○日間】

■ 弊社の対応
・他の協力会社への作業振替を緊急手配
・弊社内での代替生産体制を構築
・遅延協力会社への技術支援チームを派遣

■ 新納期
【○月○日】（当初予定から【○日】遅延）

■ 今後の対策
複数協力会社とのパートナーシップ強化により、リスク分散体制を構築いたします。

外部要因とはいえ、お客様にご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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13. 設計変更対応による工程延長

件名：【重要】設計変更対応による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【○月○日】にご指示いただきました設計変更について、技術検証に予想以上の時間を要し、納期の調整をお願いいたします。

■ 変更内容と影響
・変更項目：【具体的な設計変更内容】
・影響工程：【該当工程名】
・追加検証期間：【○日間】

■ 新納期の選択肢
案1：【○月○日】（全変更内容完全反映）
案2：段階的対応
　第1段階：【○月○日】（基本仕様完成品）
　第2段階：【○月○日】（変更仕様追加分）

■ 技術的メリット
今回の変更により、性能が【○○%】向上し、耐久性も【○○%】向上いたします。

お客様のご要望により良い形でお応えするため、最適な方案についてご相談ください。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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14. 品質改善による製造期間延長

件名：【重要】品質向上改良による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の品質をさらに向上させるため、【改善項目】の改良を実施しており、納期の調整をお願いいたします。

■ 改良の詳細
・改善項目1：【具体的な向上内容】
・改善項目2：【具体的な向上内容】
・改善項目3：【具体的な向上内容】

■ 改良による効果
・性能向上：【○○%】アップ
・耐久性向上：【○○倍】の長寿命化
・省エネ効果：【○○%】削減

■ 新納期
【○月○日】（改良作業完了予定）

■ 選択肢のご提案
1. 改良完了まで待機：【○月○日】納品
2. 現行仕様で先行納品：【○月○日】納品

より良い製品をお客様にお届けするための改良です。品質向上への取り組みにご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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15. 環境対応による工程変更

件名：【重要】環境対応工程による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】について、環境基準の強化に対応するため製造工程を変更し、納期の調整をお願いいたします。

■ 環境対応の詳細
・対応基準：【具体的な環境基準】
・工程変更：【変更内容】
・追加期間：【○日間】

■ 環境対応の効果
・CO2削減：【○○%】削減
・廃棄物削減：【○○%】削減
・リサイクル率：【○○%】向上

■ 新納期
【○月○日】（環境対応工程完了予定）

■ 認証取得
環境対応により【ISO14001/その他認証】の認証も取得予定です。

持続可能な社会への取り組みにご理解とご協力をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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16. 新技術導入による一時的遅延

件名：【重要】新技術導入による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の製造において、より高品質な製品をご提供するため新技術を導入し、納期の調整をお願いいたします。

■ 新技術の詳細
・技術名：【技術名】
・導入効果：【具体的な効果】
・習熟期間：【○日間】

■ 技術導入のメリット
・品質向上：【○○%】向上
・効率向上：【○○%】向上
・コスト削減：【○○%】削減（お客様へも還元）

■ 新納期
【○月○日】（新技術習熟完了予定）

■ 品質保証
新技術導入期間中も、従来以上の品質基準を維持いたします。

技術革新による一時的な調整にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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17. 安全対策強化による作業時間延長

件名：【重要】安全対策強化による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の製造において、作業安全性をさらに向上させるため安全対策を強化し、納期の調整をお願いいたします。

■ 安全対策の詳細
・対策項目：【具体的な安全対策】
・対策理由：【安全性向上の目的】
・追加時間：【○時間/日】

■ 安全対策の効果
・事故リスク：【○○%】削減
・作業効率：【○○%】向上
・品質安定性：【○○%】向上

■ 新納期
【○月○日】（安全対策完全実施後）

■ 安全への取り組み
従業員とお客様の安全を最優先とした対策です。

安全性向上への取り組みにご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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18. 特殊仕様対応による技術検証期間

件名：【重要】特殊仕様対応による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の特殊仕様【仕様名】について、技術的検証に予想以上の時間を要し、納期の調整をお願いいたします。

■ 特殊仕様の詳細
・仕様内容：【具体的な特殊仕様】
・技術的課題：【検証が必要な技術課題】
・検証期間：【○日間】

■ 検証の必要性
・安全性確認：【安全性の観点】
・性能確認：【性能の観点】
・耐久性確認：【耐久性の観点】

■ 新納期
【○月○日】（技術検証完了予定）

■ 特殊仕様のメリット
・【メリット1】：【具体的な効果】
・【メリット2】：【具体的な効果】

お客様特有のご要望により良い形でお応えするための期間です。ご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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【物流・配送関連】運送・天候・交通問題（8パターン）

19. 台風による配送ルート寸断

件名：【重要】台風による配送遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

現在接近中の台風【○号】の影響により、【地域名】方面への配送に大幅な遅れが生じております。

■ 影響範囲
・対象商品：【製品名】
・出荷完了日：【○月○日】
・影響配送ルート：【ルート名】
・交通規制：【高速道路名】通行止め

■ 現在の対応状況
・気象庁および道路管理者と連携し最新情報を確認
・安全確認後、最短ルートでの配送を開始
・配送業者との緊密な連携により進捗を監視

■ 新到着予定
【○月○日】～【○月○日】の間
（天候回復状況により前後する可能性があります）

■ 緊急時の対応
特に急ぎでご入用の場合、航空便への切り替えも可能です（追加費用は弊社負担）。

自然災害による不可抗力とはいえ、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。安全第一での対応にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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20. 大雪による交通麻痺

件名：【重要】大雪による配送遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

記録的な大雪により【地域名】の交通が麻痺状態となり、【製品名】の配送に遅れが生じております。

■ 現在の状況
・積雪量：【○cm】（平年の【○倍】）
・交通状況：【高速道路名】通行止め
・配送車両の現在地：【場所】で待機中

■ 道路状況
・除雪作業：【進捗状況】
・通行再開予定：【○月○日 ○時頃】
・代替ルート：【ルート名】（時間【○倍】）

■ 新到着予定
【○月○日】（道路状況回復後）

■ 安全対策
配送員の安全を最優先とし、危険な状況での無理な配送は行いません。

異常気象による配送遅延をご理解いただき、安全な配送にご協力をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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21. 運送業者のストライキ

件名：【重要】運送業者ストライキによる配送遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の配送を担当予定の運送業者【会社名】において労働争議が発生し、配送業務が停止しております。

■ 現在の状況
・ストライキ開始日：【○月○日】
・影響範囲：【地域・路線】
・解決見込み：【○月○日頃】（労使交渉状況により変動）

■ 緊急代替対応
・別の運送業者を即座に手配済み
・確実な配送体制を構築
・追加費用は全て弊社が負担

■ 新配送予定
【○月○日】（代替業者による配送）

■ 今後の対策
複数の運送業者と契約を締結し、このようなリスクを完全に分散いたします。

労使関係の問題とはいえ、お客様にご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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22. 国際輸送での通関遅延

件名：【重要】通関遅延による納期変更のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の海外からの輸送において、通関手続きの遅れにより納期に影響が生じております。

■ 現在の状況
・出港地：【港名】（【○月○日】出港済み）
・到着港：【港名】（【○月○日】到着済み）
・遅延理由：【通関での追加書類要求/検査強化等】

■ 対応策
・現地通関業者と24時間体制で連携
・必要書類の追加準備を完了
・通関士との密接な連携により早期解決を図る

■ 新到着予定
【○月○日】（通関完了予定）

■ 今後の予防策
複数の通関業者と連携し、国際物流のリスクを軽減いたします。

国際物流特有の複雑な手続きによる遅延ですが、お客様にご迷惑をおかけし申し訳ございません。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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23. 物流センターでの火災事故

件名：【重要】物流センター火災による配送遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

弊社物流センターにおいて【○月○日】に発生した火災により、出荷作業に大幅な遅れが生じております。

■ 事故の詳細
・発生日時：【○月○日 ○時頃】
・被害状況：【具体的な被害状況】
・人的被害：なし（全員無事避難完了）

■ 復旧状況
・消防による安全確認：完了
・設備復旧作業：【進捗状況】
・代替物流センター：【○月○日】稼働開始

■ 新出荷予定
【○月○日】（代替センターより出荷）

■ 安全対策
今回の教訓を踏まえ、防災体制を全面的に見直しいたします。

火災事故という重大な事態により、お客様に多大なご迷惑をおかけし深くお詫び申し上げます。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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24. 交通事故による配送車両損傷

件名：【重要】交通事故による配送遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

本日配送予定の【製品名】を積載した配送車両が交通事故に遭遇し、配送に遅れが生じております。

■ 事故の状況
・発生時刻：【○月○日 ○時頃】
・発生場所：【場所】
・運転手の状況：軽傷（病院で治療中、命に別状なし）
・商品の状況：【損傷の有無】

■ 緊急対応
・代替車両を即座に手配
・商品の安全性を再確認
・代替ルートでの配送を実施

■ 新配送予定
【○月○日 ○時頃】

■ 保険対応
事故に関する全ての対応は弊社の保険で処理いたします。

交通事故という予期せぬ事態により、お客様にご迷惑をおかけし申し訳ございません。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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25. 配送先変更による調整遅延

件名：【重要】配送先変更による配送日程調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

ご指示いただきました配送先変更に伴い、配送ルートの再調整が必要となり、お届け予定に変更が生じます。

■ 変更内容
・変更前：【住所A】
・変更後：【住所B】
・距離差：約【○km】
・所要時間差：約【○時間】

■ 調整の詳細
・ルート再計算：完了
・配送業者との調整：完了
・新配送計画：策定済み

■ 新配送予定
当初予定：【○月○日 ○時】
変更後：【○月○日 ○時】

■ 追加費用
配送先変更に伴う追加費用は弊社が負担いたします。

急な配送先変更への対応が遅れ、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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26. 梱包・検品作業での追加時間

件名：【重要】梱包検品作業遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の最終梱包・検品作業において、【特殊梱包仕様への対応/厳格な品質チェック】により、予定より時間を要しております。

■ 作業の詳細
・通常梱包時間：【○時間】
・今回必要時間：【○時間】
・追加理由：【具体的な理由】

■ 品質への配慮
・検品項目：【○項目】（通常の【○倍】）
・梱包仕様：【特殊仕様の内容】
・品質基準：【基準の詳細】

■ 新出荷予定
【○月○日】（約【○時間】遅延）

■ 品質保証
お客様に完璧な状態でお届けするため、梱包・検品を慎重に実施いたします。

丁寧な作業のための遅延にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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【システム・IT関連】開発・データ・インフラ問題（6パターン）

27. システム開発での技術的課題

件名：【重要】システム開発遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

開発中の【システム名】において、最終テスト段階で重要な技術課題が発見され、安全で確実なシステムをご提供するため、納期の延期をお願いいたします。

■ 発見された技術課題
・課題内容：【具体的な技術課題】
・セキュリティへの影響：【影響の詳細】
・性能への影響：【影響の詳細】

■ 解決への取り組み
・社内全エンジニアを投入した緊急対応体制
・外部技術専門家との連携強化
・24時間体制でのテスト・修正作業

■ 新納期
【○月○日】（約【○週間】の延期）

■ 品質向上への取り組み
この期間を活用し、より堅牢でセキュリティレベルの高いシステムを実現いたします。

■ 段階的対応
基本機能については【○月○日】から先行してご利用いただくことも可能です。

技術的完成度を高めることで、お客様により価値のあるシステムをご提供したいと考えております。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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28. データ処理での大容量対応遅延

件名：【重要】データ処理遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【データ処理サービス名】において、予想を大幅に上回るデータ量により処理時間が延長し、納期に影響が生じております。

■ 処理状況
・予定データ量：【○GB】
・実際のデータ量：【○GB】（予定の【○倍】）
・処理進捗：【○%】完了

■ 対応策
・処理サーバーの増強（【○台】追加）
・並列処理システムの導入
・処理アルゴリズムの最適化

■ 新納期
【○月○日】（処理完了予定）

■ 品質保証
データ量が増加しても、処理精度は従来通り維持いたします。

大容量データ処理による遅延にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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29. セキュリティ強化による期間延長

件名：【重要】セキュリティ強化による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【システム名】のセキュリティ強化作業のため、納期の調整をお願いいたします。

■ セキュリティ強化の詳細
・暗号化レベルの向上：【具体的な技術】
・アクセス制御の強化：【具体的な機能】
・監査機能の拡張：【具体的な機能】

■ 強化の必要性
・最新の脅威への対応
・業界セキュリティ基準の遵守
・お客様データの完全保護

■ 新納期
【○月○日】（セキュリティ強化完了予定）

■ セキュリティレベル
業界最高水準のセキュリティ基準に適合いたします。

お客様の重要な情報資産を守るための必要な対応です。セキュリティ強化への取り組みにご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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30. クラウドインフラでの障害対応

件名：【重要】クラウドインフラ障害による遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

弊社のクラウドインフラにおいて障害が発生し、【サービス名】の提供開始に遅れが生じております。

■ 障害状況
・対象インフラ：【クラウドサービス名】
・障害内容：【具体的な技術的問題】
・影響範囲：【サービスへの具体的影響】

■ 復旧作業
・インフラ専門チームが最優先で対応中
・進捗は1時間ごとにお客様へご報告
・バックアップシステムへの切り替え準備

■ 新サービス開始予定
【○月○日】（インフラ安定稼働確認後）

■ 今後の対策
・複数クラウドでの冗長化構成
・障害検知システムの強化

システムの安定性と信頼性を最重視した対応にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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31. ソフトウェア不具合による修正期間

件名：【重要】ソフトウェア不具合修正による納期調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【ソフトウェア名】において重要な不具合が発見されたため、完全な修正を優先し、安全で確実な製品をお届けいたします。

■ 不具合の詳細
・発見箇所：【具体的な機能・モジュール名】
・影響範囲：【ユーザー操作への影響】
・重要度：【セキュリティ・データ保護への影響】

■ 修正計画
・不具合の完全修正と検証
・全機能の追加テスト実施
・第三者機関による品質検査

■ 新納期
【○月○日】（修正・検証完了予定）

■ 品質保証
お客様の重要なデータを扱うシステムですので、安全性を最優先に考えた判断です。

完全なソフトウェア品質の確保にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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32. データ移行での互換性問題

件名：【重要】データ移行遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【システム名】のデータ移行において、旧システムとの互換性問題が発生し、安全な移行のため期間を要しております。

■ 互換性問題の詳細
・問題箇所：【具体的なデータ項目】
・影響範囲：【データ量・機能への影響】
・解決方法：【技術的な対応方法】

■ 安全な移行への取り組み
・データ整合性の完全確認
・バックアップシステムの構築
・段階的移行による安全性確保

■ 新稼働予定
【○月○日】（データ移行完了・安全性確認後）

■ データ保護
お客様の重要なデータを完全に保護しながら移行いたします。

データの安全性を最優先とした慎重な移行にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
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【外的要因】不可抗力・法規制・感染症対応（4パターン）

33. 法規制変更への対応

件名：【重要】法規制対応による認証遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【法律名】の改正に伴い、【製品名】の新基準への適合認証に時間を要し、納期に影響が生じております。

■ 法改正の影響
・改正内容：【具体的な法律変更点】
・新基準への適合作業：完了
・第三者認証機関での審査：待機中
・追加書類の準備：完了

■ 認証完了予定
【○月○日】（認証機関の審査完了予定）

■ 新納期
【○月○日】（認証取得後即座に出荷）

■ 法令遵守の重要性
お客様に安全で法令に適合した製品をお届けするための必要な手続きです。

法令遵守を最優先とした対応にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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34. 感染症対策による生産体制調整

件名：【重要】感染症対策による生産調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【感染症名】の感染拡大防止のため、従業員の安全確保を最優先とした生産体制を構築した結果、一時的に生産能力に制約が生じております。

■ 現在の対応
・徹底した感染防止対策の実施
・在宅勤務可能な業務の切り分け
・安全な作業環境での最小限人員による生産継続

■ 感染防止策
・全従業員の健康チェック
・作業エリアの定期消毒
・ソーシャルディスタンスの確保

■ 新納期
【○月○日】（安全確保を前提とした生産計画）

■ 社会的責任
従業員と社会全体の安全を最優先とした判断です。

感染症対策へのご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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35. 停電による生産設備停止

件名：【重要】停電による生産停止のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【○月○日】に発生した大規模停電により、工場の生産設備が停止し、【製品名】の生産に遅れが生じております。

■ 停電の詳細
・発生時刻：【○月○日 ○時頃】
・停電範囲：【地域名】一帯
・復旧予定：【○月○日 ○時頃】（電力会社発表）

■ 現在の対応
・自家発電装置による最小限の操業
・設備の安全点検を並行実施
・復電後の迅速な生産再開準備

■ 新納期
【○月○日】（復電・安全確認後の生産再開）

■ 今後の対策
非常用電源設備の増強を検討いたします。

電力インフラの問題による生産停止をご理解お願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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36. 原材料供給国での政情不安

件名：【重要】原材料調達遅延による納期影響のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の主要原材料【材料名】の供給国【国名】における政情不安により、原材料の調達に遅れが生じております。

■ 現在の状況
・供給国の状況：【具体的な政情】
・輸出への影響：【港湾・空港の状況】
・代替調達：【他国からの調達状況】

■ 対応策
・複数国からの緊急調達を実施
・代替材料での製造可能性を検討
・既存在庫の最大限活用

■ 新納期
【○月○日】（代替調達完了予定）

■ 今後の対策
調達先の多角化により、政情リスクを分散いたします。

国際情勢による影響とはいえ、お客様にご迷惑をおかけし申し訳ございません。

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【会社名】【部署】
【氏名】
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【特殊事情】組織・人事・経営問題（4パターン）

37. 組織変更による一時的混乱

件名：【重要】組織変更による一時遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

弊社の組織変更に伴う業務引継ぎにより、一時的に【製品名】の処理に遅れが生じております。

■ 組織変更の詳細
・変更内容：【部署統合・分割等】
・実施日：【○月○日】
・業務引継ぎ期間：【○日間】

■ 現在の対応
・新体制での業務フローを確立
・担当者間の詳細な引継ぎを実施
・品質管理体制を再構築

■ 新納期
【○月○日】（新体制安定化後）

■ 組織強化の効果
新体制により、今後はより効率的なサービスを提供できます。

組織変更による一時的な影響にご理解をお願いいたします。

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38. 主要スタッフの急な退職

件名：【重要】担当者変更による引継遅延のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

【製品名】の担当者が急な事情により退職となり、業務引継ぎに時間を要しております。

■ 引継ぎの状況
・前担当者：【氏名】（【○月○日】退職）
・新担当者：【氏名】（【経験・専門性】）
・引継ぎ期間：【○日間】

■ 引継ぎ内容
・技術仕様の詳細確認
・品質管理基準の習得
・お客様要件の完全理解

■ 新納期
【○月○日】（引継ぎ完了・品質確認後）

■ 新担当者の紹介
豊富な経験を持つ【氏名】が新たに担当いたします。

担当者変更による一時的な遅延をお詫びいたします。新担当者とともに、より良いサービスを提供いたします。

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【会社名】【部署】
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39. 工場移転による生産停止

件名：【重要】工場移転による生産調整のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

弊社工場の移転作業により、【製品名】の生産に一時的な停止期間が生じております。

■ 移転の詳細
・旧工場：【住所】
・新工場：【住所】
・移転期間：【○月○日】～【○月○日】

■ 移転による改善
・生産能力：【○倍】に向上
・最新設備導入による品質向上
・物流効率の大幅改善

■ 新納期
【○月○日】（新工場稼働開始後）

■ 移転の効果
新工場では、より高品質な製品をより短納期で提供できます。

工場移転による一時的な生産停止にご理解をお願いいたします。

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【会社名】【部署】
【氏名】
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
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40. 資金調達による事業一時停止

件名：【重要】事業体制調整による納期変更のお詫び

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【自社名】【部署】の【氏名】です。

弊社の事業拡大に向けた資金調達により、一時的に事業体制の調整を行い、【製品名】の納期に影響が生じております。

■ 調整の背景
・事業拡大計画：【具体的な拡大内容】
・資金調達：【調達予定額・用途】
・体制強化：【人員・設備の増強計画】

■ 調整期間
【○月○日】～【○月○日】

■ 新納期
【○月○日】（新体制確立後）

■ 今後のメリット
・生産能力の大幅向上
・サービス品質の向上
・より短納期での対応が可能

事業拡大に向けた一時的な調整にご理解をお願いいたします。新体制で、より良いサービスをご提供いたします。

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効果的なメール作成のポイント

テンプレートを実際に使用する際には、以下のポイントを押さえることで、より効果的なお詫びメールを作成できます。

件名の効果的な作成方法

件名は受信者が最初に目にする重要な要素です。緊急度と内容を適切に表現しましょう。

【】部分のカスタマイズ指針

テンプレートの【】部分を実際の情報に置き換える際の具体的な指針をご紹介します。

相手との関係性による表現調整

相手との関係性に応じて、敬語レベルと表現の丁寧さを適切に調整することが重要です。

信頼関係を深める対応テクニック

納期遅延を信頼関係強化の機会に変えるための実践的なテクニックをご紹介します。

謝罪の深さと追加対応の調整

遅延の影響度に応じて、謝罪の表現と追加対応を適切に調整することが重要です。

代替案の効果的な提示方法

相手の困りごとを実際に解決する具体的な提案が信頼回復の鍵となります。

進捗報告による不安解消

遅延中の不安を最小化するため、定期的な進捗報告を約束します。

法的リスク回避の実践的対応

納期遅延は契約違反となる可能性があり、法的リスクを理解した対応が必要です。

遅延損害金への適切な対応

契約書に遅延損害金の定めがある場合、適切な対応が必要です。遅延が長期化すると支払額も大きくなるため、早期解決が重要となります。

不可抗力の適切な主張方法

天災、戦争、疫病、法令変更など、予見不可能な事由による遅延の場合、不可抗力として免責を主張できる可能性があります。ただし、不可抗力を主張する場合でも、顧客への誠意ある対応と損害軽減への最大限の努力は継続することが重要です。

契約条件の見直し検討

今回の遅延を機に、将来のリスク軽減のため契約条件の見直しを検討することも有効です。適切な免責条項の設定や納期設定の余裕確保などを話し合う良い機会となります。

よくある質問

納期遅延の連絡は電話とメールのどちらを優先すべきですか？

影響度によって使い分けることが重要です。重大な遅延や急を要する場合は、まず電話で速報し、その後メールで詳細を送ることが推奨されます。電話では相手の反応を直接確認でき、迅速な対応策の協議も可能です。軽微な遅延であれば、丁寧なメールのみでも問題ありません。ただし、相手との関係性や案件の重要度を必ず考慮して判断しましょう。

お詫びメールを送る最適なタイミングはいつですか？

遅延が判明した時点で、可能な限り迅速に連絡することが最も重要です。確実に遅れると判明した場合は24時間以内、遅れる可能性が高いと判断した場合も48時間以内に連絡しましょう。早期連絡により、相手も代替計画を立てる十分な時間を確保できます。「まだ回復の余地がある」「もう少し状況を見てから」という考えは絶対に避けてください。

新しい納期が確定していない場合の適切な伝え方は？

確定していない場合でも、現時点での見込みと次回の詳細報告予定日を必ず明記してください。「○月中旬頃を予定しており、来週○曜日までには確定した日程をご連絡いたします」のように、相手が計画を立てられる情報を積極的に提供することが重要です。不明確な状況でも、分かっている範囲の情報は包み隠さず共有し、透明性を保ちましょう。

自社に責任がない遅延でもお詫びは必要でしょうか？

はい、必要です。自然災害や第三者の過失によって納期遅延が起こった場合、取引先からすると、納品されない不便さの方が大きな問題です。責任の所在よりも、相手への影響を真摯に受け止め、その影響を最小化しようとする姿勢を示すことが重要です。「責任逃れ」と受け取られるような表現は避け、建設的な解決策の提示に注力しましょう。

遅延損害金を請求された場合の適切な対応方法は？

まず冷静に契約書の該当条項を確認し、遅延損害金の計算根拠が契約に基づいて適正かを検討してください。不可抗力による遅延の場合は免責を主張できる可能性がありますが、その立証責任は自社にあります。金額が大きい場合や法的判断が複雑な場合は、必ず法務担当者や弁護士に相談することを強く推奨します。感情的な対応は避け、事実に基づいた冷静な対処を心がけてください。

複数の取引先への連絡で注意すべき重要なポイントは？

基本的な事実は共通でも、各取引先との関係性、契約内容、影響度に応じて内容を個別にカスタマイズすることが重要です。単純な一斉送信は避け、それぞれの状況に応じた具体的な対応策を提示しましょう。また、BCCを使用して他の取引先の情報が漏れないよう細心の注意を払ってください。可能であれば、重要な取引先には個別にメールを作成して送信することを強く推奨します。

お詫びメールに添付すべき資料にはどのようなものがありますか？

状況に応じて以下の資料の添付を検討してください：①新しい詳細工程スケジュール表、②代替案の詳細説明資料、③品質保証書（品質問題が原因の場合）、④第三者による証明書（外的要因の場合）、⑤技術仕様書（仕様変更を伴う場合）。ただし、機密情報の取り扱いには十分注意し、必要に応じて事前に秘密保持契約を締結してから送付することを忘れずに実施してください。

電話で事前にお詫びした後でもメールは送る必要がありますか？

はい、必ず必要です。口頭でのお詫びの後、内容を正確に文書化してメールで送ることで、双方の認識を確実に一致させ、今後の誤解やトラブルの防止にもつながります。メールには「先ほどお電話でお伝えした内容を改めて整理し、確認のためお送りいたします」と前置きを入れ、電話では時間の都合で伝えきれなかった詳細な対応策や今後のスケジュールも含めて送付しましょう。

まとめ

納期遅延お詫びメールは、単純な謝罪文書ではありません。取引先との信頼関係を維持し、将来のビジネス発展の基盤を築くための重要なコミュニケーションツールです。

適切なタイミングでの連絡、心からの謝罪、具体的な解決策の提示、そして誠実なフォローアップにより、困難な状況を信頼関係強化のチャンスに変えることが可能です。実際に、適切な遅延対応により取引先との関係がより深まり、長期的なパートナーシップに発展したケースは数多く存在します。

この記事の40のテンプレートと対応テクニックを参考に、あなたの状況に最適なお詫びメールを作成してください。困難な時こそ、プロフェッショナルな対応で取引先との関係を適切に維持していきましょう。

納期遅延は誰にでも起こり得る問題です。重要なのは、問題が発生した時にどう対応し、どう関係を修復・発展させるかです。この記事の内容を実践し、取引先との長期的で互恵的なパートナーシップを構築していってください。

参考文献・引用情報

• 納期遅れのお詫びの伝え方｜メールや電話で使える例文付き | Indeed (インディード) – 2023年9月29日
• 「納期遅延時のお詫び」のビジネスメールで大切なことは？ 書く内容・例文を紹介します｜ＢＣ受発注｜CASIO
• 納期遅延時のお詫びメール例文4選 納品が遅れた時のビジネス用メールや電話対応について解説|受発注ライフ – 2025年3月18日
• 納期遅延のお詫びメールの書き方と例文 | 月額300円〜の格安バーチャルオフィス | BLOOM
• 納期遅れのお詫びはどう伝える？シチュエーション別の例文を紹介 | 弁護士保険の教科書ー弁護士監修ー – 2024年6月28日
• 納期遅延をお知らせするお詫びメールの文例 |ビジネスメールの教科書 – 2024年12月12日
• お詫びの文例 ～納期遅延に対するお詫び～(社外メール) – ビジネスメールの書き方
• 【お詫びメール】納期遅延のお詫びのビジネスメールの例文集 – 今すぐ使えるビジネスメールの例文集 – 2022年9月25日