当日キャンセルお詫びメールの書き方｜コピペで使えるテンプレート例文15選と信頼回復術

突然の体調不良や緊急事態により、当日キャンセルが避けられない状況は誰にでも起こりうるものです。しかし、適切な対応を行えば、相手との信頼関係を維持し、むしろ誠実さを評価されることもあります。

本記事では、当日キャンセル時の正しい連絡方法から、状況別のお詫びメールテンプレート、さらには信頼回復のためのフォローアップ術まで、実務でそのまま活用できる内容を解説します。

当日キャンセル時の基本対応原則

当日キャンセルでは、迅速で誠実な対応が求められます。適切な手順を踏むことで、相手への影響を最小限に抑え、関係維持を図ることができます。

連絡方法の優先順位と使い分け

当日キャンセルの連絡では、相手の状況を考慮した適切な方法を選択することが重要です。

連絡タイミングの黄金ルール

お詫びメールの基本構成と書き方

効果的なお詫びメールには、決められた構成要素があります。この順序を守ることで、相手に誠意が正しく伝わり、関係悪化を防げます。

メール構成の6要素

件名作成のポイント

件名は受信者が最初に目にする重要な要素です。緊急性と内容を明確に伝える必要があります。

状況別お詫びメールテンプレート15選

実際のビジネスシーンでよく遭遇する状況に対応したテンプレートをご紹介します。【】内を実際の情報に置き換えてご利用ください。

体調不良による当日キャンセル

件名：【緊急】本日商談キャンセルのお詫び（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

先ほどお電話でもご連絡させていただきましたが、
急な体調不良により、本日【時間】からの
【商談名/会議名】に参加できなくなりました。

直前のご連絡となり、心よりお詫び申し上げます。
【氏名】様にはお忙しい中お時間をご調整いただいたにもかかわらず、
このような事態となり、深く反省しております。

つきましては、以下の日程で再調整をお願いできればと存じます。

■代替候補日時
・【月日（曜日）時間-時間】
・【月日（曜日）時間-時間】
・【月日（曜日）時間-時間】

オンライン会議での実施も可能でございます。
ご都合の良い方法をお選びください。

なお、既にご足労をおかけしている場合は、
交通費等を弊社で負担させていただきます。

体調管理により一層注意し、このようなことが
二度とないよう気をつけてまいります。

改めてお時間をいただけますよう、
何卒よろしくお願いいたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

交通トラブルによる当日キャンセル

件名：【交通トラブル】本日会議参加困難のお詫び（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

本日【時間】からの【会議名】の件でご連絡いたします。

【路線名】において【運休/大幅遅延】が発生しており、
現在も復旧の見込みが立っておりません。
このため、約束のお時間に間に合わない状況です。

現在【時間】頃の到着予定となってしまうため、
誠に恐縮ですが本日は欠席とさせていただきます。

■代替対応案
1. 【月日（曜日）】同時刻での再設定
2. オンライン会議での実施
3. 議事録共有による後日確認

お約束していた【資料名】につきましては、
メールにて添付送付いたします。

交通状況とはいえ、お約束の時間を守れず
申し訳ございません。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

社内緊急対応による当日キャンセル

件名：【社内緊急対応】本日打ち合わせ延期のお願い（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

本日早朝より弊社【システム名/設備名】に
重大な障害が発生し、緊急対応が必要となりました。

このため、本日【時間】からの【打ち合わせ名】を
延期させていただきたく、お願い申し上げます。

■現在の状況
・発生時刻：【時間】頃
・影響範囲：【詳細】
・復旧見込み：【時間】頃
・対応体制：【人数】名で集中対応中

■代替日程案
・【月日（曜日）時間-時間】
・【月日（曜日）時間-時間】

システム復旧の目処が立ち次第、
改めて詳細をご連絡いたします。

急なお願いで大変恐縮ですが、
ご理解のほどよろしくお願いいたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

悪天候による安全配慮のキャンセル

件名：【台風/大雪】安全配慮による本日訪問中止（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【台風○号/大雪】の影響により、【地域】に
【警報名】が発令されております。

安全を最優先に判断し、本日【時間】からの
【訪問名/会議名】は中止とさせていただきます。

■気象状況
・発令警報：【警報名】
・影響時間：【時間】まで継続予定
・交通機関：【状況】

■代替対応
・【月日（曜日）】同時刻での訪問
・本日【時間】からオンライン会議

予定していた【資料名/デモ内容】につきましては、
資料を添付いたします。

皆様の安全を第一に考慮した判断であることを
ご理解いただけますと幸いです。

天候回復後、改めてご連絡いたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

家族の緊急事態による当日キャンセル

件名：【緊急事態】家族の急病による本日面談延期（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

家族が急病で緊急搬送され、付き添いが必要な状況となり、
本日【時間】からの【面談名/会議名】を
延期させていただきたく、ご連絡いたします。

貴重なお時間をご調整いただいたにもかかわらず、
このような急な事態となり、心よりお詫び申し上げます。

■今後の対応
状況が落ち着き次第、改めて日程調整のご相談を
させていただきます。

・候補期間：【月日】以降
・実施方法：対面またはオンライン

緊急事態での急なお願いとなり、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

機材トラブルによる当日キャンセル

件名：【機材故障】本日プレゼン延期のお願い（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

本日【時間】からの【プレゼン名】についてご連絡いたします。

デモ用【機器名】が故障し、修理業者の
到着が【時間】頃となる見込みです。

核となるデモンストレーションができないため、
延期をお願いいたします。

■対応状況
・故障内容：【詳細】
・修理予定：【時間】頃
・代替機材：手配中

■代替案
1. 【月日（曜日）】同時刻で完全版実施
2. 資料のみでの概要説明（本日実施可能）
3. オンラインでの画面共有プレゼン

既にお越しいただく予定の場合、
交通費等を弊社で負担いたします。

設備管理の不備により、ご迷惑をおかけし
申し訳ございません。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

担当者急病による代理対応

件名：【担当者変更】急病による本日会議調整（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

本日【時間】からの【会議名】についてご連絡いたします。

メイン担当の【担当者名】が急病により
参加困難となりました。

■対応案
1. 【代理担当者名】（【部署】）による代理実施
2. 【担当者名】回復後の再調整
3. オンラインでの【担当者名】部分参加

【代理担当者名】は【経験年数】年の経験があり、
【専門分野】について十分対応可能です。

また、重要な決定事項については
【担当者名】確認後の回答とさせていただきます。

急なご相談で恐縮ですが、ご都合をお聞かせください。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

スケジュール重複発覚による当日キャンセル

件名：【管理ミス】会議重複によるお詫びとお願い（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

大変お恥ずかしい話ですが、本日【時間】からの
【会議名】について、同時刻に【重複予定内容】との
スケジュール重複が発覚いたしました。

弊社の管理ミスにより、このような事態となり、
深くお詫び申し上げます。

■発生原因
・スケジュール管理システムの連携ミス
・確認不足による見落とし

■代替日程
・【月日（曜日）時間-時間】
・【月日（曜日）時間-時間】

お詫びの意味も込めて、【通常時間+30分】の
お時間をいただき、より充実した内容で
お会いできればと思います。

■再発防止策
・管理システムの見直し実施
・ダブルチェック体制の構築

今後このようなことがないよう、システムを改善いたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

出張変更による当日キャンセル

件名：【出張変更】本日打ち合わせ調整のお願い（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

【国名/地域名】出張の出発時刻が【理由】により
【変更時間】に変更となり、本日【時間】からの
【打ち合わせ名】に参加できなくなりました。

■状況詳細
・変更理由：【詳細】
・新出発時刻：【時間】
・出張期間：【期間】

■代替対応案
1. 【月日】帰国後すぐの再調整
2. 出張先から【時間】にオンライン参加
3. 【代理出席者名】による代理出席

出張中（【期間】）も【時間帯】であれば
連絡可能です。

急なスケジュール変更でご迷惑をおかけし、
申し訳ございません。

対応案についてご検討をお願いいたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

顧客対応優先による当日キャンセル

件名：【顧客対応優先】本日商談延期のお願い（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

弊社のお客様で【緊急事態内容】が発生し、
緊急対応が必要な状況となりました。

お客様対応を最優先とし、本日【時間】からの
【商談名】を延期させていただけませんでしょうか。

■現在の状況
・影響お客様数：【社数】社
・対応完了見込み：【日時】
・対応チーム：【人数】名

■代替日程
・【月日（曜日）時間-時間】
・【月日（曜日）時間-時間】

弊社の「顧客第一」の方針をご理解いただき、
このような緊急対応にご協力いただけますと幸いです。

状況が落ち着き次第、改めて詳細をご報告いたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

資料準備遅延による当日キャンセル

件名：【資料未完成】本日プレゼン延期のお詫び（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

本日【時間】からの【プレゼン名】についてお詫びいたします。

【資料名】の作成が間に合わず、【氏名】様に
十分な品質でお見せできない状況です。

弊社の準備不足により、このような事態となり、
深くお詫び申し上げます。

■現在の状況
・完成度：【割合】％
・完成予定：【日時】
・未完成部分：【詳細】

■対応案
1. 【月日】完成版でのプレゼン実施
2. 本日は概要説明のみ実施
3. 完成後の個別説明会を別途設定

品質の高い資料で価値ある時間にしたいと考えております。

今後はプロジェクト管理を徹底し、このようなことが
ないよう改善してまいります。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

システムメンテナンスによる当日キャンセル

件名：【緊急メンテ】本日デモ延期のお知らせ（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

緊急セキュリティパッチ適用のため、
【システム名】が【時間】まで停止予定となりました。

本日【時間】からの【システムデモ】を
延期させていただきます。

■停止詳細
・停止時間：【開始時刻】-【終了時刻】
・理由：セキュリティパッチ適用
・影響範囲：【詳細】

■代替案
1. 【月日】システム復旧後のライブデモ
2. 録画デモ動画での説明（本日実施可能）
3. 資料ベースでの機能説明

セキュリティ強化により、より安全で信頼性の高い
システムをご紹介できるようになります。

急なご連絡で申し訳ございませんが、
ご理解のほどよろしくお願いいたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

複数名参加会議の当日キャンセル

件名：【緊急】本日会議キャンセルのお詫び（参加者各位）

【会社名】
ご参加予定の皆様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

本日【時間】からの【会議名】についてご連絡いたします。

【理由】により、本日の会議を中止させていただきます。

■参加予定者への影響
・【役職】【氏名】様：【影響内容】
・【役職】【氏名】様：【影響内容】
・【役職】【氏名】様：【影響内容】

皆様のお忙しいスケジュールを調整いただいたにもかかわらず、
このような事態となり、深くお詫び申し上げます。

■代替日程調整
【期日】までに、皆様のご都合をお伺いし、
新たな日程をご提案させていただきます。

■今後の進行
・資料配布：【日時】予定
・事前質問受付：【期限】まで
・次回議題：今回議題+【追加内容】

個別にもご連絡いたしますが、まずは
一斉にお詫び申し上げます。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

重要顧客向け丁重な当日キャンセル

件名：【重要】本日のお約束につきまして（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

いつも格別のお引き立てを賜り、
誠にありがとうございます。
【会社名】の【氏名】です。

本日【時間】からお約束をいただいておりました
【会議名/商談名】につきまして、【理由】により
参加が困難となりました。

【氏名】様には貴重なお時間をお割きいただき、
また事前準備にもお手数をおかけしたにもかかわらず、
このような急なお願いとなり、心よりお詫び申し上げます。

つきましては、改めて以下の日程で
お時間をいただけませんでしょうか。

■代替日程
・【月日（曜日）時間-時間】
・【月日（曜日）時間-時間】
・【月日（曜日）時間-時間】

お詫びの意味も込めて、通常よりも充実した
内容でお時間をいただければと存じます。

なお、本日ご足労をおかけした場合の交通費等は
弊社で負担させていただきます。

今後このようなことがないよう、体制を見直し、
より一層の改善に努めてまいります。

何卒ご寛容のほど、よろしくお願い申し上げます。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

短時間での当日キャンセル（2時間前以内）

件名：【至急】本日【時間】約束キャンセルのお詫び（【会社名】【氏名】）

【会社名】【部署名】
【氏名】様

【会社名】の【氏名】です。

本日【時間】からの【予定名】について、
【理由】により参加できなくなりました。

直前のご連絡となり、既にご移動を開始されている
可能性もあり、大変申し訳ございません。

■緊急連絡先
・携帯：【番号】（随時対応可能）
・メール：【アドレス】

■対応
・交通費等：全額弊社負担
・お詫び：後日直接お伺い
・代替案：【月日】以降で再調整

【氏名】様にご迷惑をおかけし、
本当に申し訳ございません。

まずは緊急連絡まで。
詳細は改めてご連絡いたします。

—-------
【会社名】【部署】
【氏名】 
E-mail：【アドレス】
TEL：【番号】｜携帯：【番号】
—-------

信頼回復のための5段階フォローアップ戦略

当日キャンセル後の適切なフォローアップにより、相手との関係をむしろ強化することができます。計画的なアプローチが重要です。

段階別フォローアップ計画

価値提供による関係強化術

トラブル予防のための危機管理体制

当日キャンセルを可能な限り防ぐための、包括的なリスク管理システムを構築することが重要です。

事前準備チェックリスト

業界別リスク対策

よくある質問

まとめ

当日キャンセルは避けたい状況ですが、適切な対応により相手との関係をむしろ強化することが可能です。迅速で誠実な連絡、具体的な代替案の提示、そして段階的なフォローアップが成功の鍵となります。

本記事で紹介した15のテンプレートと信頼回復戦略を活用し、危機をチャンスに変える対応を実践してください。相手への誠意と具体的な価値提供が、より強固なビジネス関係を築く基盤となります。

参考文献・引用情報

• 【キャンセルメールのビジネスマナー】書き方と例文をご紹介 | 就活の未来
• 【例文付き】キャンセルメールへの返信の仕方｜正しい書き方やマナーを解説 | ChoiceRESERVE
• 【例文あり】急遽いけなくなった場合のお詫びメールの書き方と注意点 | リクナビNEXTジャーナル
• 知らないと損するキャンセルメールのビジネスマナー｜例文付きで解説 | キャリアパーク就職エージェント
• 面接の当日キャンセルは大丈夫？メール・電話で伝える例文、マナーを解説｜マイナビ転職
• 予約キャンセル時にお客様へ送るメールの例文を状況別に紹介！メール作成の構成やポイントも解説
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