【例文付】保護者会の案内文の作成完全ガイド

学校や幼稚園、保育園では定期的に保護者会が開催されますが、効果的な案内文を作成することは意外に難しいものです。必要な情報を漏れなく伝え、保護者の方に分かりやすい案内文を作るにはどうすれば良いでしょうか。

この記事では、多くの教育機関で採用されている効果的な保護者会案内文の書き方をご紹介します。「必須7項目の明記」と「正式文書の基本構成」を押さえれば、どなたでも分かりやすい案内文が作成できるようになります。

保護者会の案内文に必要な7つの必須項目

効果的な保護者会の案内文には、保護者の方が迷わず参加できる情報を含める必要があります。これらの項目を漏れなく記載することで、問い合わせを減らし、スムーズな運営が可能になります。

1. タイトル（件名）を明確に記載
   何の案内なのかを一目で分かるように記載します。「学級懇談会のご案内」「○年生保護者会のお知らせ」など、簡潔で分かりやすいタイトルを付けます。
2. 日時を具体的に明示
   開催日、開始時刻、終了予定時刻を明記します。曜日も併記することで間違いを防げます。「○月○日（○）○時○分～○時○分」の形式が適切です。
3. 場所・会場を詳細に記載
   会場名、教室名、アクセス方法を具体的に記載します。「○○小学校○年○組教室」「○○ホール2階会議室」など、迷わずたどり着ける情報を提供します。
4. 対象者を明確に指定
   参加対象を明確にします。「全保護者対象」「○年生保護者のみ」「希望者のみ」など、誰が参加すべきかを明示します。
5. 内容・持ち物・注意事項を詳細に説明
   会議の内容、必要な持ち物、来校時の注意事項を具体的に記載します。「上履き持参」「駐車場利用不可」「体調不良時は参加見合わせ」などの情報も含めます。
6. 返信方法・締切を明確に設定
   出欠確認の方法と締切日を明記します。「出欠票提出」「メール返信」「QRコードフォーム」など、具体的な手順を説明します。
7. 問い合わせ先を明記
   担当者名、電話番号、メールアドレスなど、不明な点があった場合の連絡先を明確にします。

すぐに使える保護者会の案内文テンプレート

最初に、標準的な保護者会案内文のテンプレートをご紹介します。【　】内を実際の内容に置き換えてお使いください。

令和【○】年【○】月【○】日

【○○小学校・○○幼稚園・○○保育園】
保護者各位

【○年○組担任・PTA・保護者会】
【役職名】【お名前】


【保護者会・学級懇談会】のご案内


拝啓　【季節の挨拶】の候、保護者の皆さまには
ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より本校（園）の教育活動にご理解と
ご協力をいただき、厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り【保護者会・学級懇談会】を
開催いたします。
お忙しい中恐縮ですが、ぜひご出席ください
ますようお願い申し上げます。

敬具


記

◆日　時：【令和○年○月○日（○）
         午後○時○分～○時○分】
◆場　所：【○○小学校○年○組教室・
         ○○ホール○階会議室】
◆対　象：【全保護者・○年生保護者のみ・希望者】
◆内　容：【学級運営方針の説明・学習状況報告・
         行事予定の説明・役員選出など】
◆持ち物：【上履き・筆記用具・配布資料用袋】
◆注意事項：【駐車場の利用はご遠慮ください
          体調不良の場合は参加を見合わせください
          マスク着用にご協力ください】
◆出　席：【出欠票にご記入のうえ○月○日（○）まで
         に担任にご提出ください】
◆問合せ：【担当者名】【電話番号】【メールアドレス】

以上


お忙しい中恐縮ですが、子どもたちのより良い
教育環境づくりのため、何卒ご理解とご協力を
お願い申し上げます。

欠席される場合は、当日配布資料を後日
お渡しいたします。


─────────────────
◆出欠票（切り取ってご提出ください）

【保護者会・学級懇談会】出欠票

□ 出席　□ 欠席　※いずれかに✓

お子さまの学年・組：【　年　組】
お子さまのお名前：【　　　　　　　】
保護者氏名：【　　　　　　　　　　】
緊急連絡先：【　　　　　　　　　　】

ご質問・ご要望等：
【　　　　　　　　　　　　　　　　】

提出期限：【○月○日（○）】
提出先：【担任・事務室・PTA】
─────────────────

用途別の保護者会の案内文例

保護者会にはさまざまな種類があります。それぞれの特性に応じた具体的な案内文例をご紹介します。

小学校学級懇談会の案内文例

学級懇談会のご案内

拝啓　新緑の候、保護者の皆さまにはますます
ご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素より本校の教育活動にご理解とご協力を
いただき、誠にありがとうございます。

さて、下記の通り学級懇談会を開催いたします。
お忙しい中恐縮ですが、ぜひご参加ください
ますようお願い申し上げます。

記

◆日　時：【○月○日（○）午後2時30分～3時15分】
◆場　所：【各教室】
◆内　容：・担任自己紹介
         ・学級運営方針について
         ・1学期の学習予定
         ・配布物の説明
         ・学級役員選出
◆持ち物：【上履き・筆記用具】
◆お願い：【児童の下校時刻は午後1時30分です】

欠席される保護者の方には、当日の配布資料を
後日お渡しいたします。

子どもたちの健やかな成長のため、ご理解と
ご協力をお願いいたします。

問い合わせ：【○年○組担任　○○○○】
          【電話：○○○-○○○○-○○○○】

中学校・高校学年保護者会の案内文例

【○年生】保護者会のご案内

拝啓　秋涼の候、保護者の皆さまにはますます
ご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素より本校の教育活動にご理解とご協力を
いただき、誠にありがとうございます。

さて、下記の通り学年保護者会を開催いたします。
重要な進路に関する説明もございますので、
ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。

記

◆日　時：【○月○日（○）午後6時30分～7時30分】
◆会　場：【○○ホール2階大会議室】
◆内　容：・学年主任挨拶
         ・2学期の学習状況報告
         ・進路説明（大学入試制度について）
         ・修学旅行の詳細説明
         ・個人面談の日程について
◆注意事項：・自動車・バイクでの来校はご遠慮ください
          ・体調不良の場合は参加を見合わせください
          ・上履きをご持参ください

出欠票をご記入のうえ、【○月○日（○）】までに
担任にご提出ください。

問い合わせ：【○年生学年主任　○○○○】
          【電話：○○○-○○○○-○○○○】

幼稚園・保育園保護者会の案内文例

保護者会総会・クラス懇談会のご案内

拝啓　春暖の候、保護者の皆さまにはますます
ご健勝のこととお慶び申し上げます。

日頃より園の運営にご理解とご協力をいただき、
心より感謝申し上げます。

さて、下記の通り保護者会総会とクラス懇談会を
開催いたします。
新年度の重要な説明がございますので、
ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。

記

◆日　時：【○月○日（○）午前9時30分～12時】
◆場　所：【○○保育園　ホール・各クラス】
◆内　容：【第1部】保護者会総会（ホール）
         ・園長挨拶
         ・年間行事予定
         ・保護者会会計報告
         【第2部】クラス懇談会（各クラス）
         ・担任紹介
         ・クラス年間目標
         ・保護者同士の交流
◆持ち物：【上履き・筆記用具】
◆託　児：【0歳児～2歳児クラスで実施】

出欠票に○をご記入のうえ、【○月○日（○）】
までにご提出ください。

問い合わせ：【保護者会会長　○○○○】
          【電話：○○○-○○○○-○○○○】

保護者懇親会の案内文例

保護者懇親会のお知らせ
（任意参加・会費制）

いつも学校行事にご協力いただき、
ありがとうございます。

さて、保護者同士の親睦を深める機会として、
下記の通り懇親会を開催いたします。

任意参加ですので、ご都合のつく方は
ぜひご参加ください。

記

◆目　的：保護者間の交流促進
◆日　時：【○月○日（○）午後7時～9時】
◆会　場：【レストラン○○】
         【住所：○○市○○町○-○-○】
◆会　費：【1人　3,000円（当日集金）】
◆内　容：・お食事（コース料理）
         ・歓談・情報交換
◆定　員：【30名程度】
◆申込み：【○月○日（○）】までに申込書または
         メールでご連絡ください

※こちらは任意参加の懇親会です。
参加・不参加による不利益は一切ございません。

皆さまのご参加をお待ちしております。

問い合わせ：【懇親会実行委員　○○○○】
          【メール：○○○@○○○.com】

オンライン保護者会の案内文例

オンライン保護者会のご案内
（Zoom使用）

拝啓　盛夏の候、保護者の皆さまにはますます
ご清栄のこととお慶び申し上げます。

新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から、
今回の保護者会はオンライン形式で開催いたします。

記

◆日　時：【○月○日（○）午後8時～9時】
◆ツール：【Zoom】
◆参加方法：前日までにメールで
          【ミーティングID・パスコード】を
          お送りいたします
◆資　料：当日朝にPDFファイルを
         メール添付でお送りします
◆内　容：・学級運営状況報告
         ・2学期行事予定説明
         ・質疑応答

◆お願い：
・録画・録音・画面撮影はご遠慮ください
・マイクはミュートでご参加ください
・お子さまの映り込みにご注意ください
・安定したインターネット環境でご参加ください

◆技術的なサポート：
開始30分前から接続テストを実施いたします。
不明な点がございましたらお気軽にお尋ねください。

問い合わせ：【○年○組担任　○○○○】
          【メール：○○○@○○○.ac.jp】

出欠確認の効果的な方法

保護者会の成功には、事前の出欠確認が重要です。参加者数を正確に把握することで、適切な準備ができます。

紙の出欠票による確認

◆出欠票作成のポイント
・切り取り線を明確に表示
・「出席」「欠席」の選択肢を大きく表示
・お子さまの学年・組・名前欄を設ける
・保護者氏名・連絡先欄を設ける
・質問・要望記入欄を設ける
・提出期限と提出先を明記

◆回収方法
・担任による直接回収
・事務室での受付
・専用回収ボックスの設置
・学級委員による取りまとめ

QRコードフォームによる確認

◆QRフォーム作成のポイント
・簡単な操作で回答できる設計
・必要最小限の項目に絞る
・回答完了画面で受付確認
・自動返信メールの設定

◆設定項目例
・お子さまの学年・組・名前
・保護者氏名
・出欠の選択
・緊急連絡先
・質問・要望（自由記入）
・配慮事項（車椅子対応等）

メール・LINEによる確認

◆メール返信での確認
件名：【保護者会出欠確認】○年○組○○
本文：以下の項目をご記入のうえご返信ください

1. 出欠：出席・欠席
2. 保護者氏名：
3. お子さまの名前：
4. 緊急連絡先：
5. ご質問等：

◆LINE返信での確認
○年○組保護者会の出欠確認です
【出席】または【欠席】でご返信ください
氏名：
お子さまの名前：
よろしくお願いします

文末表現のバリエーション

案内文の印象は、文末の表現によって大きく変わります。相手や内容に応じて適切な表現を選ぶことで、より協力的な参加を促すことができます。

標準的な丁寧表現

・ご多用のところ恐れ入りますが、何卒ご出席賜りますようお願い申し上げます
・お忙しい中恐縮ですが、ぜひご参加くださいますようお願いいたします
・子どもたちのより良い教育環境づくりのため、ご理解とご協力をお願いいたします
・欠席される方には資料を配布いたします

やわらかい表現

・無理のない範囲でご参加いただければと思います
・ご都合のつく方はぜひお越しください
・お気軽にご参加ください
・ご質問はお気軽にお声かけください

正式文書向けの表現

・末筆ながら、皆さまのご健勝とご多幸をお祈り申し上げます
・時節柄、どうぞご自愛ください
・引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます
・ご多用中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします

よくある失敗例と改善方法

保護者会案内文でよく見られる失敗例と、それを避けるための改善方法をご紹介します。

保護者会の案内文作成のチェックリスト

よくある質問

まとめ

効果的な保護者会案内文は、必要な情報を分かりやすく整理し、保護者の方が迷わず参加できる形で提供することが最も重要です。

「必須7項目の明記」と「正式文書の基本構成」を基本として、参加者への配慮を忘れずに案内文を作成することで、保護者の皆さまから理解と協力を得られる保護者会運営ができるようになります。

大切なのは完璧な文章を作ることではなく、相手の立場に立った分かりやすい情報提供と丁寧な配慮を心がけることです。この記事のテンプレートを参考に、あなたの学校・園に適した案内文を作成してください。