不在通知の自動返信メールの書き方完全ガイド|コピペで使えるテンプレート例文25選

ビジネス連絡

「明日から休暇だけど、不在通知の設定方法がわからない」「どんな文面を書けばいいの?」そんな悩みを抱えていませんか。

実は、不適切な不在通知が原因でビジネス関係にヒビが入ったり、重要な案件を逃してしまったりするケースは少なくありません。一方で、適切に設定された不在通知は、あなたの信頼性を高め、相手に安心感を与える重要なツールになります。

この記事では、Gmail・Outlookでの具体的な設定手順から、そのまま使えるテンプレート25選、よくあるトラブルの解決法まで、実務で本当に役立つ情報をお届けします。5分で読めて、今すぐ実践できる内容です。

この記事を読むとできるようになること
• 5分でGmail・Outlookに不在通知を設定
• 相手に好印象を与える文面作成
• トラブルを避ける設定のコツ
• 25のテンプレートから最適なものを選択
• 復帰後のスムーズな業務再開

不在通知を設定しないと発生しがちなトラブル

まず、不在通知を設定しなかった場合に起こりがちなトラブルを見てみましょう。

よくあるトラブル事例
ケース1: 重要な案件の返事が遅れ、他社に発注が決まってしまった
ケース2: 「メールを無視された」と誤解され、関係が悪化
ケース3: 緊急対応が必要な問い合わせで、顧客に迷惑をかけた
ケース4: 復帰後に大量のメールが溜まり、重要な連絡を見落とした

これらのトラブルは、適切な不在通知を設定するだけで簡単に防げます。逆に言えば、たった数分の設定作業を怠っただけで、築き上げてきた信頼関係を失うリスクがあるということです。

読者タイプ別・最速設定ガイド

あなたの状況に合わせて、最短ルートで設定を完了させましょう。

今すぐ設定したい方
Gmail設定手順またはOutlook設定手順へジャンプ

文面を考えたい方
テンプレート25選から選んでコピペ

トラブルで困っている方
よくあるトラブルと解決法をチェック

効果的な不在通知の5つのルール

効果的な不在通知作成のルールをお教えします。

  1. 期間は具体的に、理由は簡潔に
    「しばらく」「少し」などの曖昧な表現はNG。「8月15日(木)9:00まで」のように具体的に書きましょう。理由は「休暇のため」「出張のため」程度で十分です。
  2. 代替手段を必ず用意する
    あなたが不在でも業務が止まらないよう、緊急時の連絡先やFAQ、問い合わせフォームなどを必ず記載してください。
  3. 社外向けは最小限、社内向けは詳細に
    セキュリティの観点から、社外には必要最小限の情報のみ。社内向けには詳しい連絡先や代理対応者を明記しましょう。
  4. 自動返信ループを防ぐ
    メーリングリストへの送信除外や、同一送信者への重複防止設定は必須です。設定方法は後ほど詳しく解説します。
  5. 復帰前に必ず解除
    最も多い失敗が「解除忘れ」です。スマホのリマインダーを設定して、確実に解除しましょう。

Gmail で不在通知を設定する(5分でできる)

Gmailユーザーの方は、以下の手順で簡単に設定できます。スマホとPCの両方の方法を解説します。

PC版Gmailでの設定手順(推奨)

  1. Gmail を開いて設定画面へ
    画面右上の歯車マークをクリック→「すべての設定を表示」を選択してください。
  2. 休暇通知の設定
    「全般」タブの中にある「休暇通知」まで下にスクロールし、「休暇通知 ON」をクリックします。
  3. 期間の設定(重要)
    開始日と終了日を必ず設定してください。終了日を設定しないと、手動で止めるまで永続的に送信され続けます。
  4. 件名と本文を入力
    件名例:「【自動返信】不在通知(○月○日まで)」
    本文は後述のテンプレートをコピペして使用してください。
  5. 送信対象を制限(必須)
    「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信」にチェックを入れることで、スパムメールへの自動返信を防げます。
  6. 保存して確認
    「変更を保存」をクリック。受信トレイの上部に「休暇通知がオンになっています」と表示されればOKです。

スマホアプリでの設定手順

  1. Gmailアプリを開く
    画面左上のメニュー(三本線)→「設定」をタップします。
  2. アカウントを選択
    複数のGmailアカウントを使っている場合は、設定したいアカウントを選んでください。
  3. 休暇通知を設定
    「休暇通知」→期間と内容を入力→「保存」で完了です。
Gmail設定のコツ
• 同一送信者には4日間で1回のみ自動返信される仕様
• メーリングリストには自動的に送信されない安全設計
• G Suite(Google Workspace)では組織のポリシーが優先される場合あり

Outlook で自動応答を設定する(アカウント別解説)

Outlookは使用するアカウントの種類によって設定方法が異なります。まずはあなたのアカウント種別を確認しましょう。

アカウント種別の確認方法

「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」→「種類」列を確認してください。

  • Microsoft Exchange: 会社や学校のアカウント(自動応答機能が使える)
  • IMAP/POP: Gmail、Yahoo、プロバイダメールなど(ルール機能を使用)

Exchangeアカウントでの設定手順

  1. 自動応答メニューを開く
    「ファイル」→「自動応答」をクリックします。
  2. 基本設定
    「自動応答を送信する」にチェック→「次の期間のみ送信する」で日時を指定します。
  3. 組織内外別の文面を作成
    「組織内」タブ:社内向けの詳細な文面
    「組織外」タブ:社外向けの簡潔な文面
  4. 詳細設定(オプション)
    「ルール」ボタンから、特定の条件での自動返信を設定できます。

IMAP/POPアカウントでの設定手順

  1. ルール機能を使用
    「ホーム」タブ→「ルール」→「仕訳ルールと通知の管理」を選択します。
  2. 新しいルールを作成
    「新しい仕訳ルール」→「受信メッセージにルールを適用する」を選択します。
  3. 条件と動作を設定
    条件:「宛先が○○の場合」(自分のアドレス)
    動作:「特定のテンプレートを使って返信する」
Outlook設定の注意点
• IMAP/POPアカウントの場合、Outlookが起動中のみ動作
• 会社のExchangeサーバーでは管理者により制限される場合あり
• Outlook.com(Web版)でも設定可能

効果的な件名の作り方

件名は相手が最初に目にする重要な部分です。一目で状況がわかる件名を心がけましょう。

シーン おすすめ件名 避けたい件名
短期不在 【自動返信】○月○日まで不在 お休みします
長期休暇 【自動返信】夏季休暇中(8/10~8/16) 夏休みです
出張中 【自動返信】出張中・返信遅延のお知らせ 出張に行ってます
体調不良 【自動返信】体調不良により本日休業 風邪で休みます

コピペで使える不在通知テンプレート25選

あなたの状況に合うテンプレートを選んで、そのままコピー&ペーストでお使いください。【 】内は実際の情報に置き換えてください。

基本パターン(社外向け)

件名:【自動返信】不在通知(【期間】)

いつもお世話になっております。

【開始日】~【終了日】まで【理由】のため、
メールの確認・返信ができません。

【復帰日】以降に順次返信いたします。

お急ぎの場合は、下記までご連絡ください。
【代替連絡先】

ご不便をおかけしますが、
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】
【部署名】 【氏名】
――――――――――――――――――

当日のみ不在

件名:【自動返信】本日不在・明日より返信いたします

いつもお世話になっております。

本日は【理由】のため外出しており、
メールの確認ができません。

明日【復帰日】9:00以降に返信いたします。

お急ぎの場合は【緊急連絡先】まで
ご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

夏季休暇・年末年始

件名:【自動返信】夏季休暇中(【期間】)

いつもお世話になっております。

誠に勝手ながら、夏季休暇のため
【開始日】~【終了日】の期間は
メール対応ができません。

【復帰日】9:00より順次返信いたします。

お急ぎの場合は、下記までご連絡ください。
・【部署代表アドレス】
・【緊急時電話番号】(平日のみ)

休暇中ご迷惑をおかけしますが、
ご理解のほどよろしくお願いします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

出張中(国内・海外)

件名:【自動返信】出張中・返信遅延のお知らせ

いつもお世話になっております。

【期間】は【出張先】出張のため、
メールの確認・返信が遅れる可能性があります。

緊急でない案件については、
【復帰日】以降に対応いたします。

お急ぎの場合は【代替連絡先】まで
ご連絡ください。

ご理解のほどよろしくお願いします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

体調不良・療養中

件名:【自動返信】体調不良により休業中

いつもお世話になっております。

体調不良のため【期間】お休みを
いただいております。

回復次第、順次返信いたします。

お急ぎの場合は【代替窓口】まで
ご連絡ください。

ご心配とご迷惑をおかけしますが、
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

午後のみ外出

件名:【自動返信】午後外出・夕方以降に返信

いつもお世話になっております。

本日【時間帯】は【理由】のため外出し、
メールの確認ができません。

【復帰時間】以降に返信いたします。

お急ぎの場合は【携帯番号】または
【代替連絡先】までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

研修・セミナー参加中

件名:【自動返信】研修参加中(【期間】)

いつもお世話になっております。

【期間】は【研修名】参加のため、
メール対応ができません。

【復帰日】より順次返信いたします。

お急ぎの場合は【上司連絡先】まで
ご連絡ください。

ご理解のほどよろしくお願いします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

社内向け詳細版

件名:【社内自動返信】【期間】まで不在

お疲れ様です。

【期間】まで【理由】で不在です。

【緊急連絡先・引き継ぎ事項】
・緊急時:【携帯番号】
・【プロジェクト名】→【担当者名】
・【会議名】→【代理出席者】
・承認案件→【上司名】

【その他の連絡事項】

復帰後に確認しますので、
よろしくお願いします。

――――――――――――――――――
【部署名】 【氏名】
――――――――――――――――――

産休・育休中

件名:【自動返信】産休・育休中のため長期不在

いつもお世話になっております。

産休・育休のため【期間】
メール対応ができません。

業務については【後任者名】
(【メールアドレス】)が引き継いでおります。

復帰時期が決定しましたら、
改めてご連絡いたします。

ご理解とご協力をお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

退職・転職による引き継ぎ

件名:【自動返信】退職に伴う業務引き継ぎについて

いつもお世話になっております。

【退職日】をもって退職いたします。
長らくお世話になり、ありがとうございました。

今後の担当は【後任者名】
(【メールアドレス】)となります。

引き継ぎは完了しており、変わらぬ
サポートをいたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】(【退職日】退職予定)
――――――――――――――――――

海外出張(時差対応)

件名:【自動返信】海外出張中・返信大幅遅延

いつもお世話になっております。

【期間】は【出張先】出張のため、
時差の関係で返信が大幅に遅れます。

緊急でない案件は【復帰日】以降、
緊急時は【日本の代替窓口】まで
ご連絡ください。

ご不便をおかけしますが、
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

システムメンテナンス

件名:【自動返信】システムメンテナンス中

いつもお世話になっております。

システムメンテナンスのため
【期間】はメール対応ができません。

メンテナンス完了後、順次対応いたします。

緊急時は【電話番号】までご連絡ください。

ご不便をおかけし申し訳ございませんが、
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 システム管理部
――――――――――――――――――

採用担当者用

件名:【自動返信】採用担当者不在中

この度は弊社にご関心をお寄せいただき、
ありがとうございます。

採用担当が【期間】不在のため、
返信が遅れます。

【復帰日】以降に順次返信いたします。

選考への影響が心配な場合は、
人事部(【メールアドレス】)まで
ご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 人事部 採用担当
――――――――――――――――――

カスタマーサポート用

件名:【自動返信】サポート担当不在・窓口変更

いつもご利用いただき、ありがとうございます。

担当者不在のため、お問い合わせは
一時的に下記で承ります。

・技術的なご質問:【tech@example.com】
・ご契約について:【billing@example.com】
・その他:【info@example.com】

通常より返答に時間がかかる場合が
ございます。ご了承ください。

――――――――――――――――――
【会社名】 サポートチーム
――――――――――――――――――

営業担当者用

件名:【自動返信】営業担当不在・代理対応のご案内

いつもお世話になっております。

営業担当の【名前】が【期間】不在のため、
下記で代理対応いたします。

・既存案件:【代理担当者】(【連絡先】)
・新規相談:営業部(【連絡先】)
・緊急案件:【上司】(【連絡先】)

引き継ぎは完了しておりますので、
ご安心ください。

――――――――――――――――――
【会社名】 営業部
――――――――――――――――――

プロジェクトマネージャー用

件名:【自動返信】PM不在・プロジェクト窓口変更

いつもお世話になっております。

プロジェクトマネージャーの【名前】が
【期間】不在です。

各プロジェクトの窓口は以下の通りです。
・【プロジェクトA】:【担当者A】
・【プロジェクトB】:【担当者B】
・緊急時:【部長名】(【連絡先】)

進行に支障がないよう、チーム一同で
サポートいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 開発部
――――――――――――――――――

英語併記版

件名:【自動返信/Auto Reply】Out of Office Notice

【日本語】
【期間】まで不在のため、
返信が遅れます。

緊急時:【連絡先】

【English】
I am out of office until 【date】.
I will reply upon my return.

For urgent matters: 【contact info】

ご理解のほどよろしくお願いいたします。
Thank you for your understanding.

――――――――――――――――――
【Company Name】 / 【会社名】
【Name】 / 【氏名】
――――――――――――――――――

お問い合わせフォーム誘導型

件名:【自動返信】お問い合わせ方法のご案内

お問い合わせをいただき、ありがとうございます。

より迅速な対応のため、下記専用フォームを
ご利用ください。

・商品について:【商品問い合わせURL】
・サービスについて:【サービス問い合わせURL】
・技術サポート:【サポートURL】

専門スタッフが優先的に対応いたします。

――――――――――――――――――
【会社名】
――――――――――――――――――

キャンペーン期間中

件名:【自動返信】キャンペーン期間中・返信遅延

キャンペーンへのお問い合わせを
いただき、ありがとうございます。

期間中はお問い合わせが集中するため、
返信まで【日数】お時間をいただいています。

よくある質問は【FAQ URL】を
ご確認ください。

順次回答いたしますので、
お待ちください。

――――――――――――――――――
【会社名】 キャンペーン事務局
――――――――――――――――――

災害・緊急事態対応

件名:【自動返信】緊急事態による業務停止

いつもお世話になっております。

【事由】のため、現在業務を停止しており
メール対応ができません。

業務再開については、決定次第
【ホームページURL】でお知らせします。

ご心配をおかけしますが、
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】
――――――――――――――――――

長期療養・介護休暇

件名:【自動返信】長期休暇中のため業務引き継ぎ

いつもお世話になっております。

【事由】のため、長期間お休みを
いただいております。

業務は【後任者名】(【連絡先】)が
引き継いでおります。

復帰時期については、決定次第
ご連絡いたします。

ご理解とご協力をお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【氏名】
――――――――――――――――――

学会・展示会参加

件名:【自動返信】学会参加中・返信遅延

いつもお世話になっております。

【期間】は【学会・展示会名】参加のため、
メール対応が制限されます。

緊急でない案件は【復帰日】以降に、
緊急時は【代替連絡先】まで
ご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【部署名】 【氏名】
――――――――――――――――――

異動・転勤による引き継ぎ

件名:【自動返信】異動に伴う担当者変更

いつもお世話になっております。

【日付】付けで【新部署】に異動となり、
このメールアドレスは使用できなくなります。

今後は【新担当者】(【新連絡先】)が
担当いたします。

引き継ぎは完了しており、変わらず
サポートいたします。

今後ともよろしくお願いします。

――――――――――――――――――
【会社名】 【旧部署名】 【氏名】
――――――――――――――――――

フリーランス・個人事業主用

件名:【自動返信】不在通知(【期間】)

いつもお世話になっております。

【期間】は【理由】のため、
メール対応ができません。

【復帰日】以降に順次返信いたします。

緊急時は【連絡手段】までご連絡ください。

ご不便をおかけしますが、
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
【屋号・氏名】
――――――――――――――――――

よくあるトラブルと解決法

実際に設定してみると、「あれ?うまくいかない」ということがよくあります。そんな時のために、よくあるトラブルと解決法をまとめました。

設定したのに自動返信されない

原因 確認ポイント 解決方法
設定が有効になっていない Gmail:受信トレイ上部のバナー表示 再度設定画面で「ON」を確認
期間設定のミス 開始・終了日時 日時を再確認・修正
送信対象の制限が厳しすぎる 連絡先登録の有無 テスト用に一時的に制限を緩和

無限ループが発生してしまった

緊急対処法
1. 即座に自動返信設定をOFFにする
2. 相手にも同様の設定がある場合は直接連絡
3. メーリングリストの場合は管理者に連絡
4. 原因を特定してから再設定

復帰後も自動返信が続いている

これは最も多い失敗パターンです。以下の方法で確実に解除しましょう。

  1. Gmail の場合
    受信トレイ上部の「今すぐ終了」をクリック、または設定画面で「休暇通知 OFF」を選択
  2. Outlook の場合
    「ファイル」→「自動応答」→「自動応答を送信しない」を選択
  3. 確認方法
    別のメールアドレスからテストメールを送って、自動返信が来ないことを確認

業界・職種別の使い分けガイド

あなたの業界や職種に合わせた、より効果的な不在通知のコツをお教えします。

業界・職種 重視すべきポイント おすすめアプローチ
営業職 商機を逃さない 代理担当者を明記、携帯番号も併記
カスタマーサポート 顧客満足度の維持 FAQ誘導、専門チームへの振り分け
IT・エンジニア 緊急対応の確保 障害対応窓口を明確化
医療従事者 患者対応の継続 代診情報、緊急連絡先を詳細に
法務・会計 期限管理 復帰日を明確に、代理対応者の権限も記載

セキュリティ重要ポイント

不在通知は便利ですが、情報漏洩のリスクもあります。以下の点に注意してください。

情報漏洩を防ぐ5つのルール
1. 詳細な行先は書かない(「ハワイ出張」→「海外出張」)
2. 個人的な理由は書かない(「結婚式参加」→「私用」)
3. 社内組織図がわかる情報は避ける
4. 代替連絡先は部署代表を使う
5. 送信対象を連絡先に限定する

復帰後のベストプラクティス

不在期間が終わったら、以下の順序で対応することで、スムーズに業務を再開できます。

  1. 自動返信の停止確認
    設定画面で確実にOFFになっているか確認し、テストメールでも動作を確認してください。
  2. 溜まったメールの効率的な処理
    重要度(高・中・低)と緊急度(急・普通)で4つに分類し、「重要かつ緊急」から順に対応します。
  3. 関係者への復帰報告
    重要な取引先やプロジェクトメンバーには、復帰の報告と今後の予定を連絡しましょう。
  4. 代理対応者への感謝とフォロー
    不在中に対応してくれた方への感謝を忘れずに。何か問題が起きていないかも確認してください。

よくある質問

Gmailで自動返信が送信されないのですが、なぜでしょうか?

最も多い原因は設定の確認不足です。以下を順番にチェックしてください:①「休暇通知 ON」になっているか ②開始・終了日時が正しいか ③「連絡先限定」設定で、テスト送信者が連絡先に登録されているか ④ブラウザのキャッシュをクリアして再設定。これでも解決しない場合、Gmailのサーバー側の問題の可能性があるため、しばらく待ってから再度確認してください。

Outlookで「自動応答」ボタンが見つからないのですが?

お使いのアカウントがExchangeサーバーアカウントではない可能性があります。Gmail、Yahoo、プロバイダメールなどのIMAP/POPアカウントでは「自動応答」機能は使えません。代わりに「ルール」機能で設定できますが、Outlookが起動している間のみ動作します。「ホーム」→「ルール」→「仕訳ルールと通知の管理」から設定してください。

同じ人に何度も自動返信が送られてしまいます

Gmailは同一送信者に4日間で1回のみという制限がありますが、Outlookやその他のメールサービスでは複数回送信される場合があります。Outlookの場合は「ルール」で「1日1回のみ」という条件を追加するか、送信履歴を記録する設定にしてください。また、相手が複数のメールアドレスから送信している場合も重複の原因になります。

メーリングリストにも自動返信されて迷惑をかけています

これは多くの人が経験するトラブルです。Gmailでは「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信」にチェックを入れることで回避できます。Outlookでは、ルール設定で「宛先に自分のメールアドレスが含まれている場合のみ」という条件を追加してください。また、メールヘッダーの「List-Id」などでメーリングリストを判定し、除外する高度な設定も可能です。

社外と社内で違う文面を送ることはできますか?

Outlookでは「組織内」「組織外」の2つのタブで異なる文面を設定できる素晴らしい機能があります。Gmailでは残念ながら1つの文面のみですが、社外向けの簡潔な内容で統一し、社内メンバーにはSlackやTeamsで詳細を連絡するのが一般的です。または、社内用と社外用で別のメールアドレスを使い分ける方法もあります。

スマートフォンからでも設定できますか?

はい、可能です。Gmailアプリでは「設定」→「アカウント選択」→「休暇通知」から設定できます。Outlookアプリでも基本的な自動応答は設定可能ですが、詳細なルール設定はPC版がおすすめです。急な予定変更で外出先から設定が必要な場合に便利ですが、文面の入力はPC版の方が楽です。

復帰予定日が変更になった場合はどうすればよいですか?

設定画面で期間を修正し、必要に応じて本文の復帰日も更新してください。大幅な変更(1週間以上の延長など)の場合は、重要な取引先には個別にメールでお詫びと説明をすることをおすすめします。自動返信の内容と実際の復帰日にズレがあると、相手を困らせる原因になりますので、変更があったらすぐに修正しましょう。

英語と日本語を併記する際の注意点はありますか?

日本語と英語で情報量に差をつけないよう、同等の内容を記載してください。時差がある場合は「JST」「EST」などタイムゾーンを明記することが重要です。英語部分では文化的な違いも考慮し、より直接的で簡潔な表現を心がけましょう。また、連絡先も両言語で記載し、できれば英語対応可能な窓口も併記すると親切です。

まとめ

不在通知の自動返信メールは、たった数分の設定で、あなたのプロフェッショナルな印象を大きく向上させる重要なツールです。

今日から実践できる成功のポイント
• テンプレートを使って5分で設定完了
• 期間は必ず具体的に、理由は簡潔に
• 代替連絡先を忘れずに記載
• 社外向けは最小限、社内向けは詳細に
• 復帰前日に解除リマインダーをセット
• 設定後は必ずテストメールで動作確認
• トラブルが起きたら慌てず、まずは設定をOFF
• 業界や職種に応じてカスタマイズ

この記事でご紹介したテンプレートと設定方法を使えば、もう「不在通知をどうしよう」と悩む必要はありません。相手への配慮を忘れず、スマートで信頼できるビジネスパーソンとしての印象を築いていきましょう。

特に重要なのは、「設定して終わり」ではなく、「相手にとって本当に役立つ情報になっているか」を常に意識することです。あなたの思いやりが、メール一通に込められた時、それは単なる自動返信を超えた、心のこもったコミュニケーションツールとなるはずです。

参考文献・引用情報