お誘いを上手に断るメール例文集｜失礼のない書き方とテンプレート20選

ビジネス連絡
2025.08.18

「上司からの飲み会を断りたいけれど、関係が悪くならないか心配」「取引先からの接待を丁寧に断る方法がわからない」「何度もお誘いを受けているが、毎回断っていて申し訳ない」

ビジネスシーンでは、様々な理由でお誘いを断らざるを得ない場面があります。断り方を間違えると相手に不快感を与え、今後の関係に支障をきたす可能性があります。

この記事では、相手との関係を維持しながら丁寧にお断りする方法を、具体的なメール例文とともに解説します。状況別のテンプレート20選から、適切な表現技術まで、明日から実践できる内容をお届けします。

この記事で身につけられること
・相手に失礼のない断り方の基本構造
・状況別に使い分けられるメールテンプレート20選
・印象を損なわない表現技術と送信マナー
・よくある失敗例と具体的な改善方法
参考：飲み会の上手な断り方完全ガイド｜職場の人間関係に守る丁寧な断り方とテンプレート例文
参考：遅刻連絡の例文テンプレート｜緊急時にすぐ使える電話・メール文例集
参考：目上の人からの「ありがとうございます」への正しい返事は？状況別テンプレートと適切な敬語表現
参考：「断り」の柔らかい言い方ガイド｜相手を不快にしない断り方・例文テンプレート
参考：「ご放念ください」の使い方｜意味・例文・言い換え表現【ビジネスメール用語】
参考：「とんでもございません」の使い方｜基準・例文・言い換え表現【ビジネスメール用語】
参考：『ご確認ください』の言い換え完全ガイド｜失礼にしない状況別テンプレート・件名例
参考：『すいません』は不適切？ビジネスで失礼にならない言い換え一覧
参考：敬称の「様」「御中」「各位」の使い分け完全ガイド｜迷わない判定方法と例文集

お誘いを断るメールの基本構造

効果的な断りメールには、5つの要素を含む基本構造があります。この順序で書くことで、相手に配慮しながら明確に意思を伝えられます。

  • 感謝の表現
    お誘いいただいたことに対する感謝を最初に伝えます。「このたびはお誘いいただき、ありがとうございます」など、相手の好意への敬意を示します。
  • クッション言葉
    「申し訳ございませんが」「恐れ入りますが」などの表現で、断りの言葉を和らげます。
  • 明確な断りの意思
    「今回は見送らせていただきます」など、曖昧さを避けて断る意思をはっきりと伝えます。
  • 簡潔な理由
    「先約がございまして」「社内の都合により」など、1〜2文で理由を述べます。
  • 関係継続への配慮
    「また機会がございましたら」など、今後の関係を大切にする姿勢を示します。

    • 【社外向け】取引先・お客様へのお断りテンプレート

    基本的な会食・懇親会の断り

    件名：【お誘いの件】〇月〇日懇親会について

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

このたびは〇月〇日の懇親会にお誘いいただき、
誠にありがとうございます。

ぜひ参加させていただきたいのですが、
申し訳ございませんが、先約がございまして、
今回は見送らせていただきます。

せっかくのお誘いにお応えできず恐縮です。
また別の機会がございましたら、
ぜひお声がけいただければ幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
TEL：000-0000-0000
Email：sample@example.com

    セミナー・勉強会の断り

    件名：【〇〇セミナー】参加のご案内について

〇〇株式会社
〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

このたびは〇〇セミナーにご案内いただき、
ありがとうございます。

大変興味深い内容で参加を検討いたしましたが、
あいにく当日は社内の重要会議と重なっており、
参加が困難な状況です。

もし資料の共有や次回開催の機会がございましたら、
ぜひご案内いただければと存じます。

貴重な機会をご紹介いただき、
ありがとうございました。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    接待ゴルフの断り

    件名：ゴルフコンペのお誘いについて

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。

このたびはゴルフコンペにお誘いいただき、
ありがとうございます。

申し訳ございませんが、持病の腰痛のため
ゴルフを控えるよう医師から指導されており、
今回は参加を見合わせていただきます。

せっかくのお誘いをお断りすることになり、
心苦しく思っております。

別の機会でお食事でもご一緒していただければ
大変嬉しく存じます。

今後ともよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    有料イベントの断り

    件名：【〇〇イベント】参加について

〇〇様

ご案内をいただき、ありがとうございます。

〇〇イベントについて社内で検討いたしましたが、
現在の予算の都合上、今回の参加は
見送らせていただくことになりました。

魅力的な内容と拝見しており、参加できず残念です。

今後、予算が確保できる際には
ぜひ参加を検討させていただきたく存じます。

引き続きよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    当日の急なキャンセル

    件名：【緊急】本日の〇〇について

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

本日〇時からの〇〇の件で
緊急にご連絡いたします。

申し訳ございませんが、社内で急な対応が必要な
案件が発生し、本日の参加が困難になりました。

直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけして
誠に申し訳ございません。

後日、改めて日程を調整させていただければと
存じます。お時間をいただけますでしょうか。

何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    【社内向け】上司・同僚へのお断りテンプレート

    上司からの飲み会の断り

    件名：〇月〇日飲み会のお誘いについて

〇〇部長

お疲れさまです。
〇〇です。

〇月〇日の飲み会にお誘いいただき、
ありがとうございます。

皆様との親睦を深める貴重な機会と存じますが、
あいにく家庭の事情により参加が難しく、
今回は失礼させていただきます。

次回機会がございましたら、
ぜひ参加させていただきたく存じます。

よろしくお願いいたします。

〇〇

    歓送迎会の断り

    件名：〇〇さん歓迎会について

〇〇さん

お疲れさまです。

〇月〇日の歓迎会の件でご連絡いたします。

新しいメンバーをお迎えする大切な機会ですが、
体調不良のため参加を控えさせていただきます。

後日、個別にご挨拶の機会をいただければと
思います。

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇

    プロジェクト打ち上げの断り

    件名：打ち上げ会について

チームの皆様

お疲れさまです。〇〇です。

プロジェクト完了の打ち上げ会の件で
ご連絡いたします。

プロジェクトの成功を皆様と祝いたいのですが、
当日は以前から予定している用事があり、
参加できません。

皆様の頑張りを間近で見させていただき、
とても勉強になりました。
心からお疲れさまでした。

楽しい会になることをお祈りしております。

〇〇

    社員旅行の断り

    件名：【社員旅行】参加について

総務部ご担当者様

お疲れさまです。

〇月〇日の社員旅行の件でご連絡いたします。

皆様との親睦を深める良い機会と存じますが、
家族の介護のため泊まりでの参加が困難で、
今回は見送らせていただきます。

ご理解いただければ幸いです。

皆様が楽しい時間を過ごされることを
心よりお祈りしております。

〇〇

    【特殊なケース】結婚式・講演依頼のお断りテンプレート

    結婚式・披露宴の断り

    件名：結婚式のご招待について

〇〇様

この度はご結婚おめでとうございます。
心よりお祝い申し上げます。

披露宴にお招きいただき、ありがとうございます。

ぜひお祝いに駆けつけたいのですが、
あいにく当日は海外出張の予定があり、
参加が叶いません。

お二人の門出をお祝いできず、残念でなりません。

心ばかりのお祝いをお送りさせていただきます。
お二人の末永いお幸せをお祈りしております。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    講演・登壇依頼の断り

    件名：講演のご依頼について

〇〇様

このたびは貴重な講演の機会をご提供いただき、
ありがとうございます。

光栄なお話をいただきましたが、
現在の業務の都合上、十分な準備時間を
確保することが難しく、今回は辞退させて
いただきたく存じます。

せっかくのご依頼にお応えできず、
申し訳ございません。

今後、スケジュールに余裕ができましたら、
ぜひお声がけいただければ幸いです。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    一度承諾後のキャンセル

    件名：【〇月〇日〇〇】参加について（変更のお願い）

〇〇様

いつもお世話になっております。

先日参加をお約束いたしました〇〇の件で
ご連絡いたします。

一度お返事をいたしましたが、急な出張が決まり、
誠に申し訳ございませんが参加を取り消させて
いただきたく存じます。

直前の変更となり、ご迷惑をおかけして
大変申し訳ございません。

今後このようなことがないよう、
気をつけてまいります。

何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    健康上の理由での断り

    件名：【〇〇】参加について

〇〇様

お誘いいただき、ありがとうございます。

ぜひ参加させていただきたいのですが、
現在体調を崩しており、医師からしばらく
外出を控えるよう指導されております。

そのため、今回は参加を見合わせて
いただきたく存じます。

体調が回復次第、また機会がございましたら
ぜひお声がけください。

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    複数回お誘いを受けた場合

    件名：お誘いについて

〇〇様

いつも温かいお誘いをいただき、
ありがとうございます。

毎回お声がけいただいているにも関わらず、
参加できずに申し訳ございません。

現在、家庭の事情により平日夜や休日の
外出が難しい状況が続いております。

この状況が落ち着きましたら、
ぜひ参加させていただきたく存じます。

いつもお気遣いいただき、心より感謝しております。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    【オンライン対応】ウェビナー・オンラインイベント専用テンプレート

    オンラインセミナーの断り

    件名：オンラインセミナーのご案内について

〇〇様

ご案内をいただき、ありがとうございます。

〇〇セミナーについて検討いたしましたが、
当日は社内の重要な会議と重なっており、
参加が困難です。

録画配信やアーカイブ視聴の予定が
ございましたら、ご案内いただければ幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    オンライン懇親会の断り

    件名：オンライン懇親会について

〇〇様

お誘いいただき、ありがとうございます。

オンライン懇親会への参加を検討いたしましたが、
当日は家庭の都合により参加が困難です。

皆様との交流の機会を逃すのは残念ですが、
次回機会がございましたら、
ぜひ参加させていただきたく存じます。

今後ともよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇

    効果的な表現技術とフレーズ集

    適切な表現を選ぶことで、相手への配慮を示しながら明確に意思を伝えられます。

    感謝を表すフレーズ

    ・このたびはお誘いいただき、誠にありがとうございます
    ・貴重な機会をご案内いただき、ありがとうございます
    ・ご丁寧にお声がけいただき、恐縮です
    ・温かいお誘いをいただき、心より感謝いたします

    クッション言葉

    ・申し訳ございませんが
    ・恐れ入りますが
    ・あいにく
    ・残念ながら
    ・誠に恐縮ですが

    明確な断りの表現

    ・今回は見送らせていただきます
    ・参加を控えさせていただきます
    ・辞退させていただきたく存じます
    ・お伺いすることができません
    ・参加が困難です

    理由を述べるフレーズ

    ・先約がございまして
    ・社内の都合により
    ・家庭の事情で
    ・体調の関係で
    ・スケジュールの都合上

    今後の関係性を保つフレーズ

    ・また別の機会がございましたら、ぜひお声がけください
    ・次回はぜひ参加させていただきたく存じます
    ・今後ともどうぞよろしくお願いいたします
    ・引き続きよろしくお願いいたします

    件名の効果的な書き方

    件名は受信者が内容を瞬時に判断できる重要な要素です。内容が明確で、かつ失礼にならない件名を心がけましょう。

    状況 件名例 ポイント
    基本的な断り 【お誘いの件】○月○日懇親会について 日付と内容を明記
    セミナー・イベント 【○○セミナー】参加のご案内について イベント名を明確に
    当日キャンセル 【緊急】本日の○○について 緊急性を表現
    一度承諾後の変更 【変更のお願い】○○参加について 変更であることを明記
    結婚式など特別な場面 結婚式のご招待について 丁寧で簡潔な表現

    失敗を避けるためのNG例と改善方法

    よくある失敗例を知ることで、適切な断り方を身につけることができます。

    NG例 OK例 問題点と改善ポイント
    「参加できません」 「申し訳ございませんが、先約があり参加が困難です」 感謝や配慮の言葉がない→クッション言葉と理由を追加
    「検討してみます」 「今回は見送らせていただきます」 断りの意思が不明確→明確な意思表示に変更
    詳細すぎる理由説明 「社内の都合により」で簡潔に 言い訳に聞こえる→簡潔な理由に変更
    「断ります」 「辞退させていただきます」 冷たい印象→丁寧な敬語表現に変更
    フォローなしの断り 今後の関係継続への配慮を追加 関係が悪化する可能性→将来への配慮を示す

    送信タイミングと返信マナー

    適切なタイミングでの返信は、相手への配慮を示す重要な要素です。

    返信タイミングの基準
    ・当日〜翌日：理想的なタイミング
    ・2〜3日以内：一般的に許容される範囲
    ・1週間以上：相手に不安を与える可能性
    ・当日キャンセル：電話連絡後にメールでフォロー

    状況別の対応方法

    通常のお誘いの場合
    お誘いを受けた日から2日以内に返信することで、相手への配慮を示せます。

    当日キャンセルの場合
    まず電話で直接連絡し、その後メールで詳細と謝罪を送ります。

    一度承諾後のキャンセル
    できるだけ早く連絡し、誠実な謝罪と今後への配慮を示します。

    よくある質問

    お誘いを断る理由は詳しく説明する必要がありますか？

    詳しい理由説明は不要です。「先約がございまして」「社内の都合により」など、相手が納得できる程度の簡潔な理由で十分です。長すぎる説明は言い訳と受け取られる可能性があります。

    一度承諾したお誘いをキャンセルする場合の注意点は？

    できるだけ早めに連絡し、誠実にお詫びすることが重要です。費用が発生している場合は、その旨についても触れ、必要に応じて費用負担の申し出をするなど、誠意を示しましょう。

    何度もお誘いを受けている場合の断り方は？

    感謝の気持ちを強く表現し、継続的に参加が困難な理由を伝えましょう。「いつもお声がけいただき、ありがとうございます」から始め、状況が変われば参加したい意思があることを伝えることで、関係性を保てます。

    上司からのお誘いを断る時の注意点は？

    より丁寧な敬語を使い、次回への参加意欲を示すことが大切です。社内の人間関係に配慮し、「次回はぜひ参加させていただきたく存じます」など、前向きな姿勢を見せることで、印象を良く保てます。

    当日急にキャンセルする場合はメールだけで良いですか？

    可能であれば電話で先に連絡し、後からメールで詳細を送るのが理想です。当日キャンセルは相手に大きな迷惑をかけるため、メールだけでなく、より直接的な方法で誠意を示すことが重要です。

    返信はいつまでにするべきですか？

    お誘いを受けてから24時間以内、遅くとも48時間以内には返信しましょう。早めの返信は相手への配慮を示し、相手も他の準備ができるため、迅速な対応が望ましいです。

    まとめ

    お誘いを上手に断ることは、良好な人間関係を維持するために必要なビジネススキルです。感謝→クッション言葉→明確な断り→簡潔な理由→関係継続への配慮という基本構造を守ることで、相手との関係を損なうことなく、自分の意思を伝えることができます。

    断りメール成功の5つのポイント
    ・相手への敬意を忘れない：お誘いいただいたことへの感謝を必ず表現する
    ・明確で誠実な意思表示：曖昧な表現は避け、クッション言葉を使いながらはっきりと断る
    ・今後の関係性への配慮：次回への参加意欲や代替案を示すことで、継続的な関係を保つ
    ・迅速な対応：お誘いを受けてから48時間以内には返信する
    ・適切な表現技術：状況に応じてクッション言葉と丁寧語を効果的に組み合わせる

    これらのテンプレートと技術を活用して、相手との良好な関係を維持しながら、適切にお誘いを断ることができるようになりましょう。正しい断り方は、相手からの信頼を高める結果にもつながります。

    お断りメールの本質
    お断りメールは「相手を拒絶すること」ではなく「今回のタイミングが合わないことを丁寧に伝えること」です。感謝と敬意を持って対応することで、今後も良好なビジネス関係を築くことができます。