「断るのが苦手で相手を不快にさせてしまいそう」「角が立たない断り方を知りたい」「ビジネスで失礼にならない断り文を書きたい」など、上手な断り方で悩んでいませんか。相手との関係を壊さずに、自然で丁寧な断り方を身につけたい方は多いです。
結論として、柔らかい断り方は「感謝→事情説明→代替案」の順で構成し、「いたしかねます」「難しい状況です」「見送らせてください」といった婉曲表現を使うことで、相手に配慮しながら明確に意思を伝えることができます。相手や状況に応じて表現の強さを調整することがポイントです。
- 相手を傷つけない柔らかい断り方の基本構造
- ビジネス・プライベート別の適切な表現方法
- 状況別のテンプレート集
- 効果的な件名と敬語の正しい使い方
参考：「ご放念ください」の使い方｜意味・例文・言い換え表現【ビジネスメール用語】
参考：「とんでもございません」の使い方｜基準・例文・言い換え表現【ビジネスメール用語】
参考：『ご確認ください』の言い換え完全ガイド｜失礼にしない状況別テンプレート・件名例
参考：『すいません』は不適切？ビジネスで失礼にならない言い換え一覧
柔らかい断り方の基本ルール5つ
1. まず感謝：「お声がけありがとうございます」
2. 理由は簡潔：組織方針・日程・リソースなど客観的制約のみ
3. 断りの核：「いたしかねます」「見送らせてください」
4. 代替案提示：別日・別条件・次期検討のいずれか
5. 配慮で締める：「何卒ご理解いただけますと幸いです」
強さ段階別の表現調整（弱→中→強）
| 段階 | 前置き表現 | 断りの核 | 代替案の示し方 | 使用場面 |
|---|---|---|---|---|
| 弱 | 恐れ入りますが | 難しい状況です | 別日候補を具体提示 | 日程調整・軽い依頼 |
| 中 | 大変恐縮ですが | いたしかねます | 条件変更で対応可能 | 価格交渉・条件変更 |
| 強 | 誠に恐れ入りますが | 見送らせてください | 次期検討・他者紹介 | 提案辞退・選定結果 |
状況別の断り方テンプレート集
1) ビジネス提案を丁重に辞退
件名：【ご提案の御礼とご連絡】○○案件について ○○株式会社 ○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 △△会社の○○です。 このたびは貴重なご提案をいただき、 誠にありがとうございます。 社内で慎重に検討させていただきましたが、 現在の事業方針との整合性を考慮し、 今回は見送らせていただくことになりました。 ただし、来期（10月）の方針見直し時には 改めて検討させていただきたく、 資料は大切に保管させていただきます。 せっかくのご提案にお応えできず申し訳ございませんが、 何卒ご理解いただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。 ○○ ○○ △△株式会社 ○○部 電話：03-0000-0000 メール：○○@example.com
2) 価格交渉・値下げ要求への対応
件名：【ご回答】お見積もりの件について ○○株式会社 購買部 ○○様 いつもお世話になっております。 先日ご相談いただきました価格の件について ご連絡いたします。 大変恐縮ですが、現行価格からの お値引きはいたしかねます。 ただし、以下の条件でしたら 再検討が可能です： ・ご注文数量を10％増加していただく ・仕様を一部簡略化する ・納期を1週間延長していただく 上記についてご検討いただき、 ご都合をお聞かせください。 何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。 ○○ ○○
3) 無償での依頼を角を立てずに断る
件名：【ご相談の件について】対応可否のご連絡 ○○様 お忙しい中、お声がけいただき ありがとうございます。 恐れ入りますが、無償での実施は いたしかねます。 代替案として、以下でしたら 対応可能です： ・範囲を○○のみに限定（工数1時間程度） ・基本部分のみ有償で対応 ・次回の有償案件と合わせて検討 ご予算やご都合に合わせて 調整いたしますので、 お気軽にご相談ください。 よろしくお願いいたします。 ○○
4) 会食・懇親会の招待辞退
件名：【お誘いの御礼】○月○日懇親会の件 ○○部長 いつもお世話になっております。 この度は懇親会にお誘いいただき、 誠にありがとうございます。 あいにく当日は既に予定が入っており、 参加が難しい状況です。 もしよろしければ、以下の日程で 別途お時間をいただけますでしょうか： ・○月○日（○）18:30～ ・○月○日（○）19:00～ せっかくのお誘いにお応えできず 申し訳ございませんが、 ご検討いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。 ○○
5) 社内上司への業務依頼辞退
件名：【ご相談】○○業務の担当について ○○部長 お疲れ様です。○○です。 ○○業務の件でご相談です。 申し訳ございませんが、現在進行中の △△プロジェクトの締切が迫っており、 今回は対応が難しい状況です。 以下の代替案はいかがでしょうか： ・18:00以降の時間外で着手 ・○○さんとの共同担当 ・来週からの開始 お忙しい中恐れ入りますが、 ご検討をお願いいたします。 ○○
6) 選定結果・採用見送りの通知
件名：【選定結果のご連絡】○○案件について ○○株式会社 ○○様 この度はご提案をいただき、 ありがとうございました。 社内で慎重に検討させていただきましたが、 今回は他社様にお願いすることになりました。 貴重なお時間を割いてご準備いただいたにも 関わらず、このような結果となり 大変申し訳ございません。 なお、10月頃に類似案件の募集を 予定しておりますので、 その際は改めてご案内させていただきます。 今後ともよろしくお願いいたします。 ○○ ○○
シーン別の柔らかい断り表現集
| シーン | 直接的な表現 | 柔らかい言い換え | 使用例 |
|---|---|---|---|
| 依頼拒否 | できません | いたしかねます | 現在の体制ではいたしかねます |
| 日程調整 | 無理です | 難しい状況です | 当日は難しい状況です |
| 提案辞退 | 受けません | 見送らせてください | 今回は見送らせてください |
| 価格交渉 | 安くできません | 現行価格でお願いします | 恐縮ですが現行価格でお願いします |
| 招待辞退 | 行けません | お伺いできません | あいにくお伺いできません |
電話・口頭での柔らかい断り方
1. 感謝：「お声がけありがとうございます」
2. 断り：「今回は難しい状況です」
3. 代替：「別日でしたら」「次回はぜひ」
4. 締め：「申し訳ございません」
電話での断り方例文集
- 営業電話：「お忙しい中ありがとうございます。申し訳ございませんが、現在検討の予定がございません」
- 会議出席：「ありがとうございます。あいにく他の会議と重なっており、議事録で確認させてください」
- 飲み会誘い：「お誘いありがとうございます。今回は都合がつかず、次回はぜひ参加させてください」
- 残業依頼：「申し訳ございません。今日は予定がありまして、明日朝一番では いかがでしょうか」
避けるべきNG表現と正しい敬語
× お断りさせていただきます：「させていただく」の過剰使用
○ お断りいたします：適切で簡潔な表現
× 申し訳ありません：丁寧さが不十分
○ 申し訳ございません：より丁寧な謝罪表現
× 無理です：直接的で失礼
○ 難しい状況です：柔らかく自然な表現
「させていただく」の正しい使い方
「させていただく」は相手の許可と自分の恩恵の両方が成立する場合にのみ使用します。断りの場面では条件を満たしにくいため、以下のような表現が適切です。
- 推奨：「辞退いたします」「見送らせてください」
- 推奨：「お受けできません」「いたしかねます」
- 避ける：「お断りさせていただきます」の乱用
効果的な件名テンプレート15選
– 【 】で目的を明示
– 結果を簡潔に伝える
– 次のアクションを示唆
– 相手への配慮を表現
- 【ご提案の御礼とご連絡】○○案件について（今回は見送り）
- 【ご回答】お見積もりの件（現行条件では難しく）
- 【日程再調整のお願い】○月○日会食の件
- 【選定結果のご連絡】○○案件について
- 【辞退のご連絡】○○の件（次回検討あり）
- 【ご相談の件について】対応可否のご連絡
- 【お誘いの御礼】懇親会参加の件
- 【見送りのご連絡】○○提携について
- 【代替案のご提案】○○業務の件
- 【検討結果のご連絡】今回は見送りとなりました
- 【お断りのご連絡】○○の件（方針上の理由）
- 【辞退とお礼】○○選考の件について
- 【再検討時期の共有】○月に改めてご連絡
- 【条件変更のご提案】○○の件について
- 【次回への期待】今回は見送り・次期検討
よくある質問
Q1. 「お断りさせていただきます」は正しい敬語ですか？
A. 「させていただく」は相手の許可と自分の恩恵の2条件が基本で、断り文では満たしにくいため「お断りいたします」が適切です。過剰な敬語は不自然になるので注意が必要です。
Q2. はっきり断るべきか、曖昧にぼかすべきですか？
A. 結論は明確に、言い方は柔らかくが基本です。感謝→事情→代替の順で一段落にまとめると、誤解なく相手への配慮も示せます。
Q3. 電話で角を立てずに断るコツはありますか？
A. 「ありがとうございます→今回は難しい状況です→代替案→結び」の順で30秒程度にまとめます。相手の時間を取らず、簡潔に要点を伝えることが大切です。
Q4. 無償での依頼はどう断ればいいですか？
A. 「恐れ入りますが、無償での実施はいたしかねます」と明確に伝え、範囲限定案や次期検討を代替として提示します。曖昧にすると期待を持たせてしまいます。
Q5. 同じ相手から繰り返し依頼される場合の断り方は？
A. 「重ねてのお申し出恐縮ですが」「度々申し訳ございませんが」などの表現で、継続的な関係への配慮を示します。理由も具体的に説明することが重要です。
Q6. 上司からの依頼を断る時の注意点は？
A. 現在の業務状況を具体的に説明し、代替案を必ず提示します。「申し訳ございませんが、○○の締切が迫っており、△△以降でしたら対応可能です」のように建設的に断ります。
Q7. メールと口頭での断り方に違いはありますか？
A. メールはより丁寧で詳細に、口頭は簡潔で要点を絞って伝えます。メールでは代替案も詳しく提示できますが、電話では基本的な代替案のみ伝え、詳細は後日メールで送るのが効果的です。
Q8. 断った後のフォローはどうすればいいですか？
A. 提示した代替案の実現可能性を定期的に確認し、状況変化があれば改めて連絡します。完全に断り切りにせず、将来的な協力の可能性を残すことが良好な関係維持につながります。
まとめ
柔らかい断り方は、相手への敬意を保ちながら自分の意思を明確に伝える重要なコミュニケーションスキルです。「感謝→事情→代替」の基本構造を身につけ、相手や状況に応じて適切な表現を選ぶことで、良好な人間関係を維持しながら必要な断りができるようになります。
- 基本構造の習得：感謝→事情→代替→締めの順序を守る
- 婉曲表現の活用：「いたしかねます」「難しい状況」で柔らかく
- 代替案の提示：必ず何らかの代替案や次の機会を示す
- 適切な敬語使用：「させていただく」の過剰使用を避ける
- 相手への配慮：関係性を重視した表現レベルの調整
この記事のテンプレートを参考に、あなたの状況に適した断り方を身につけて、ストレスなく円滑なコミュニケーションを実現してください。