「今日は残業を断りたいけど、上司との関係が悪くなったらどうしよう…」このような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。残業を断ることは決して悪いことではありませんが、断り方によっては、職場の人間関係に悪影響を与える可能性があります。
しかし、適切な断り方を知っていれば、角を立てることなく残業を断ることができます。この記事では、法的根拠と実践的なテンプレートを組み合わせて、誰でもすぐに使える残業の断り方をご紹介します。
・残業を断る法的根拠と正当な理由
・角が立たない断り方の5つのステップ
・上司・同僚・取引先への具体的なテンプレート
・口頭・メール・チャット別の対応方法
・状況別の断り方とNG行動
参考：【例文付】お誘いを上手に断るメールの書き方完全ガイド
参考：目上の人からの「ありがとうございます」への正しい返事は？状況別テンプレートと適切な敬語表現
残業を断ることができる法的根拠
まず知っておきたいのは、残業には法的な制限があることです。会社が労働者に残業を命じるためには、厳格な条件を満たす必要があります。
36協定がなければ残業命令は無効
労働基準法では、1日8時間・週40時間を法定労働時間と定めており、これを超えて労働させるためには36協定（労使協定）の締結と労働基準監督署への届出が必要です。厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーによると、36協定がない状況での残業命令は法的根拠を欠いており、断ることができます。
残業時間の上限規制
2019年の働き方改革関連法により、残業時間に罰則付きの上限が設けられました。厚生労働省東京労働局の資料によると、原則として月45時間・年360時間を超える残業は違法となります。特別条項がある場合でも、以下の上限は絶対に超えてはなりません。
- 年720時間以内
- 月100時間未満（休日労働含む）
- 2〜6か月の平均で80時間以内（休日労働含む）
- 月45時間を超えるのは年6か月まで
これらの規定に違反した場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。
正当な理由がある場合の断り方
妊産婦（妊娠中の女性と産後1年を経過しない女性）や、3歳未満の子を養育している従業員、家族の介護を行う従業員から時間外労働や休日労働の免除の申し出があれば、事業主はこれに応じなければなりません。体調不良や家庭の事情なども正当な理由として認められます。
残業の角が立たない断り方の5つのステップ
残業を断る際は、以下の5つのステップを意識することで、相手に不快感を与えることなく断ることができます。
- 感謝の気持ちを伝える
「お声をかけていただき、ありがとうございます」など、依頼してくれたことへの感謝から始めます。 - 結論を明確に述べる
「本日は残業が難しい状況です」など、断る意思を明確に伝えます。 - 理由を簡潔に説明する
家庭の事情、体調不良、終電の都合など、必要最小限の理由を1文で伝えます。 - 代替案を提示する
明朝対応、作業の分担、期日の調整など、具体的な代替案を提案します。 - 今後への意欲を示す
「明朝一番に取り組みます」など、仕事への前向きな姿勢を示します。
上司への残業の断り方テンプレート
口頭での断り方
家庭の事情の場合
「お声をかけていただき、ありがとうございます。 申し訳ございませんが、本日は子どもの迎えがあるため 残業が難しい状況です。 明朝8時30分から優先的に取り組み、 10時までに進捗をご報告いたします。」
体調不良の場合
「ありがとうございます。 申し訳ございませんが、体調がすぐれないため 本日は定時で失礼させていただきたく思います。 明朝体調を整えて、優先的に対応いたします。」
終電の都合の場合
「お声をかけていただき、ありがとうございます。 申し訳ございませんが、終電の都合で 本日は19時頃までが限界です。 可能な範囲で進めて、明朝8時から継続いたします。」
メールでの断り方
件名：本日の残業について（代替案のご相談） ○○課長 いつもお世話になっております。 本日の残業の件でお声をかけていただき、 ありがとうございます。 申し訳ございませんが、家庭の都合により 本日は定時での退社が必要な状況です。 つきましては、以下の対応でお願いできればと思います： ・明朝8:00から優先的に着手 ・10:00に中間報告 ・12:00を目途に完了予定 ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ○○
チャット（Slack・Teams）での断り方
お疲れ様です。 残業の件、ありがとうございます。 申し訳ございませんが、本日は家庭の都合で 定時退社が必要です。 明朝8:30から取り組んで、10:00に進捗共有します。 至急分があれば、17:00までに1時間程度でしたら 対応可能です。 よろしくお願いします。
同僚・取引先への残業の断り方
同僚への断り方
「お疲れ様！ 申し訳ないんだけど、今日は子どもの迎えがあって 定時で上がらせてもらいます。 A案件のチェック部分だけ、明朝9時から 引き継がせてもらえる？」
取引先への断り方
「本日は貴重なお時間をいただき、 ありがとうございました。 追加でご依頼いただいた件につきましては、 明朝一番から取り組み、明日の15時までに 初稿をお送りいたします。 ご不便をおかけして申し訳ございませんが、 よろしくお願いいたします。」
状況別の残業の断り方
| 状況 | 理由の伝え方 | 代替案の例 |
|---|---|---|
| 上限時間に近い | 「今月の残業時間が上限に近づいており」 | 翌月初めに対応、作業分担 |
| 翌朝早い会議 | 「明朝重要な会議の準備が必要で」 | 会議後の午後対応 |
| 連続残業疲れ | 「連日の残業で体調管理のため」 | 明朝早出対応 |
| 妊娠中 | 「医師の指導により」 | 通常勤務時間内で分割対応 |
やってはいけないNG行動
残業を断る際に避けるべき行動をまとめました。これらの行動は信頼関係を損なう可能性があります。
- 黙って帰る – 何の連絡もなしに帰宅する
- 長い言い訳 – 必要以上に詳細な理由を述べる
- 感情的な反応 – 不満や怒りを表に出す
- 代替案なし – 断るだけで解決策を提示しない
- 虚偽の理由 – 嘘の理由で断る
断る理由は簡潔に、そして必ず代替案とセットで提示することが大切です。相手の立場に立って考え、業務への影響を最小限に抑える姿勢を示しましょう。
押しが強い上司への対処法
正当な理由があるにも関わらず、強く残業を求められる場合の段階的な対応方法をご紹介します。
- 理由を再度明確に伝える
「申し訳ございませんが、○○の理由により本日は難しい状況です」 - 法的根拠を示す
「労働時間の管理上、今月は上限に近づいております」 - 代替案を複数提示
「明朝対応、作業分担、期日調整のいずれかでお願いします」 - 記録を残す
やり取りをメールで記録し、必要に応じて人事部に相談
よくある質問
残業を断ったら評価が下がりますか？
正当な理由があれば評価に影響することはありません。むしろ、適切な時間管理ができる人として評価される場合もあります。ただし、断る際は必ず代替案を提示し、業務への責任感を示すことが大切です。
36協定がない会社では残業を断れますか？
36協定がない場合、法定労働時間を超える残業命令は無効です。1日8時間・週40時間を超える労働をさせるためには36協定の締結と労働基準監督署への届出が必要であり、これがない状況での残業は断ることができます。
体調不良を理由に断ってもよいですか？
体調不良は正当な断り理由です。体調不良、育児や家族の介護、妊娠や出産の場合などは、残業を断る正当な理由として認められています。無理をして体調を悪化させるよりも、適切に休息を取ることが重要です。
妊娠中は残業を断れますか？
妊娠中の女性は残業を断る権利があります。妊産婦から時間外労働や休日労働の免除の申し出があれば、事業主はこれに応じなければなりません。医師の指導があることを理由に断ることができます。
残業の上限時間を超えそうな場合はどうすればよいですか？
上限時間を超える残業は違法ですので、断ることができます。月45時間・年360時間の上限を超える残業は法的に禁止されており、特別条項がある場合でも年720時間、月100時間未満などの絶対的上限があります。人事部や労務担当者に相談することをお勧めします。
断り方のメールテンプレートはありますか？
上記で紹介したテンプレートを参考にしてください。感謝→結論→理由→代替案→今後への意欲の順で構成することで、角が立たない断り方ができます。状況に応じて内容を調整してご利用ください。
残業を角を立てずに断る際のチェックリスト
□ 感謝の気持ちを表現している
□ 断る意思を明確に伝えている
□ 理由を簡潔に説明している
□ 具体的な代替案を提示している
□ 今後への前向きな姿勢を示している
□ 丁寧で敬意のある言葉遣いを使っている
□ 業務への責任感が伝わる内容になっている
□ 相手の立場を考慮した内容になっている
まとめ
残業を角を立てずに断るためには、感謝→結論→理由→代替案→今後への意欲という5つのステップを踏むことが重要です。また、36協定や残業時間の上限規制といった法的根拠を理解しておくことで、自信を持って断ることができます。
重要なのは、単に断るのではなく、建設的な代替案を提示することです。これにより、業務への責任感と協調性を示しながら、自分の時間も大切にすることができます。
体調不良や家庭の事情、法的な上限に達している場合など、正当な理由がある場合は遠慮なく断ることが大切です。適切なワークライフバランスを保つことは、長期的な仕事のパフォーマンス向上にもつながります。
残業を断ることは、適切な労働環境を維持するための重要な権利です。この記事のテンプレートを参考に、自分の状況に合わせて調整してご利用ください。健全な職場環境の構築は、個人と組織の双方にとって有益です。
参考文献・一次情報